Guía de inventario obsoleto:cómo identificar,

Manejarlo y evitarlo

El inventario atrae la mayor cantidad de efectivo para cualquier negocio basado en productos; por lo tanto, también es un área con muchas oportunidades de ahorro.

La Oficina del Censo de EE. UU. Dice que a fines de julio de 2020, la relación total de inventario comercial / ventas, basado en datos desestacionalizados, fue 1,33. Eso significa que, como terminó julio, Los fabricantes y minoristas de EE. UU. Tenían aproximadamente $ 1.33 de inventario por cada $ 1 en ventas.

Una forma en que las empresas pueden superar las probabilidades de inventario es minimizando el volumen de bienes o materias primas no vendidos o no utilizados que tienen a mano. pero eso requiere dominar la gestión de inventarios. Vale la pena el esfuerzo aunque, porque la gestión sólida de inventarios es buena para el flujo de caja; con los datos y la tecnología adecuados, las empresas pueden limitar la cantidad de acciones que necesitan para amortizar y liberar ese dinero para iniciativas de crecimiento.

¿Qué es el inventario obsoleto?

Inventario obsoleto, también llamado inventario "en exceso" o "muerto", es una acción que una empresa no cree que pueda usar o vender debido a la falta de demanda. El inventario generalmente se vuelve obsoleto después de un cierto período de tiempo y llega al final de su ciclo de vida.

Los productos que se vuelven obsoletos o muertos pasan por varios pasos antes de que se vuelvan imposibles de vender. Por lo general, comienza como un inventario de movimiento lento, luego se convierte en exceso de inventario y finalmente se convierte en inventario obsoleto.

Las materias primas también pueden volverse obsoletas. Minimizar ambos es una función de las mejores prácticas de inventario y técnicas de análisis.

Conclusiones clave

• Las organizaciones deben revisar inmediatamente sus balances generales para ver si el inventario obsoleto está afectando negativamente sus finanzas.
• Pronóstico deficiente, diseño defectuoso, Las compras imprecisas y los sistemas de gestión de inventario obsoletos producen una visibilidad deficiente del inventario. Estas son las causas fundamentales del inventario obsoleto.
• Las empresas pueden limitar la necesidad de amortizar existencias controlando el inventario en tiempo real y midiendo periódicamente la rotación del inventario. días de inventario disponible y otras métricas clave hasta el nivel de SKU.
• El empleo de las mejores prácticas de gestión y previsión de inventario, además de la tecnología, ofrece dos beneficios:evita que se acumulen grandes cantidades de exceso de inventario. y Ayude a los líderes a detectar acciones que se mueven lentamente y descubra cómo venderlas antes de que pierdan todo su valor.

Explicación del inventario obsoleto

Empresas que venden productos físicos, así como los de la industria de mantenimiento y reparación, necesidad de realizar un seguimiento del inventario obsoleto. La cantidad de inventario obsoleto que tiene una organización es un indicador importante de si está optimizando la gestión de compras y de inventario, también conocida como planificación de requisitos de material (MRP), o necesita reevaluar esos aspectos de su negocio.

Debido a que el inventario obsoleto puede generar importantes problemas de flujo de efectivo, puede dañar la capacidad de una empresa para superar una mala racha. Si una empresa con márgenes reducidos se encuentra constantemente con un inventario obsoleto y no soluciona el problema, podría terminar en un hoyo profundo.

¿Cómo funciona el inventario obsoleto?

Las empresas deben crear sus propios parámetros para cuando los diferentes tipos de inventario se vuelvan obsoletos, y esto variará de una industria a otra:piense en alimentos y muebles, por ejemplo, y categorías de productos. Comience con estándares específicos de la industria para crear pautas sobre cuándo los artículos del inventario deben clasificarse como de movimiento lento, exceso y obsoleto.

Las razones por las que el inventario podría volverse obsoleto incluyen problemas con el producto, mala previsión, deficiencias en la gestión de inventarios u otros problemas. Pero la buena noticia es que las empresas pueden minimizar el inventario muerto siguiendo de cerca sus posiciones de inventario:si puede detectar artículos mientras aún se encuentran en las etapas de movimiento lento o exceso, puede ganar algo de dinero con ellos antes de que se vuelvan obsoletos.

En un panel reciente de minoristas de Brainyard, distribuidores y fabricantes, la mayoría de los participantes citaron la previsión de la demanda como una de las principales áreas de preocupación.

Las 5 mayores preocupaciones minoristas para 2020 frente a 2019

Observación de estadísticas:el 80% o más de nuestro panel dijo que cada uno de estos elementos es mucho más o algo más preocupante: 1. Previsión de la demanda 2. Obtención de existencias adecuadas 3. Mantenimiento de la seguridad del personal y los clientes 4. Gestión de envíos 5. Gestión de la experiencia en la tienda

¿Por qué es importante el inventario obsoleto?

Dado que el inventario obsoleto es stock que una empresa ya no puede vender, puede afectar negativamente la salud financiera general de una empresa. La empresa ya ha invertido dinero y, en el caso de los fabricantes, tiempo en estos bienes y ya no puede recuperar esos costos, y cuanto más tiempo almacene el inventario no rentable, más dinero acabará costando.

Entre el 20% y el 30% del inventario de la empresa está obsoleto en un momento dado, y pueden cancelar la mayoría o la totalidad de esos bienes como pérdida. Ese es un gran número y podría representar el punto de ruptura para una organización en apuros.

Incluso para un negocio saludable, duele el resultado final.

Análisis de inventarios

Es fundamental que las empresas observen de cerca con regularidad los niveles y las tendencias de inventario como parte de sus esfuerzos para maximizar la visibilidad y la eficiencia de la cadena de suministro.

El personal debe revisar las cifras de ventas como parte de su análisis de inventario al menos una vez al mes y compararlas con los niveles de inventario actuales. a menudo se determina con un recuento de inventario físico. Las empresas pueden usar estos números para calcular la rotación de inventario, que es una proporción de la frecuencia con la que se vende el inventario durante un cierto período de tiempo.

La fórmula para calcular la rotación de inventario es:

Rotación de inventario = Ventas / Inventario promedio

Una organización puede encontrar que ciertos productos son altamente estacionales:se venden mucho más en otoño e invierno que en primavera y verano. por ejemplo, o que las ventas cayeron repentinamente para una determinada categoría de bienes. En este caso, pueden realizar el recuento del ciclo de inventario para categorías específicas.

Otra métrica que puede ayudar a detectar el origen del inventario obsoleto son los días (o meses) de inventario disponible. Esto le dice a una empresa cuánto tiempo ha tenido determinadas existencias en su almacén. Para medir los días disponibles, usa esta fórmula:

Días de inventario disponible = Inventario promedio / costo de bienes vendidos x 365

Revisar estas y otras métricas de inventario con regularidad ayudará a las empresas a mejorar la gestión de compras y de inventario. lo que ayuda a disminuir el inventario obsoleto.

Consecuencias del inventario obsoleto

Las altas tasas de inventario obsoleto pueden, en última instancia, afectar la rentabilidad y la viabilidad a largo plazo de una empresa. A medida que la salud financiera de una organización se deteriora, que daña su capacidad para atraer inversores o calificar para préstamos.

El inventario obsoleto también aparece como un gasto en el balance, uno de los documentos financieros más importantes de una empresa.

Adicionalmente, El inventario obsoleto a menudo se ignora durante demasiado tiempo, incluso cuando ocupa un espacio valioso en el almacén. En lugar de utilizar este costoso inmueble para almacenar productos rentables y de rápido movimiento, Las existencias viejas acumulan polvo y continúan depreciándose.

Beneficios de deshacerse del inventario obsoleto

Por otra parte, Reducir el inventario obsoleto puede mejorar la salud financiera de una empresa. Reduce los costos generales de inventario y las pérdidas que se derivan de la cancelación de este stock. No desperdiciar dinero en inventario obsoleto libera efectivo que la empresa puede invertir en otras áreas para ayudarla a tener éxito.

Para empresas jóvenes, Evitar el inventario obsoleto podría ser un paso crítico en el camino hacia márgenes unitarios más sólidos.

Adicionalmente, Minimizar el inventario obsoleto facilita a las empresas la elaboración de estados financieros precisos y obtener una imagen clara de sus costos actuales de mantenimiento de inventario. Hay menos posibilidades de errores de contabilidad o de pasar por alto el exceso de inventario en un rincón polvoriento del almacén.

5 causas de inventario excesivo y obsoleto

Hay una serie de problemas comunes que hacen que el inventario se vuelva obsoleto. Las empresas deben observar de cerca sus operaciones para ver si alguno de estos son problemas y, de ser así, abordarlos antes de que pierdan dinero:

Previsión inexacta

Una previsión deficiente es uno de los principales impulsores del inventario obsoleto. Si una empresa prevé que ciertos SKU serán los más vendidos durante los dos primeros trimestres, naturalmente, hará grandes pedidos a los proveedores de esos artículos. Pero si la demanda no está a la altura de esas expectativas, la empresa se queda con mucho inventario adicional. Tiempo extraordinario, ese inventario perderá su valor.

Sistema de gestión de inventario inadecuado

Un sistema de gestión de inventario que muestra números inexactos o carece de la capacidad de generación de informes para brindar una visión completa del stock actual solo exacerbará el problema del inventario obsoleto. Si el sistema de gestión de inventario le dice a un minorista que tiene 100 pares de pantalones de una determinada talla, pero en realidad hay 400 pares en el almacén, por ejemplo, terminará comprando más producto del que necesita. Similar, si una empresa no puede controlar la rotación de inventario o los días de inventario disponibles, tiene que estimar cuándo debería pedir más inventario.

Calidad o diseño deficiente del producto

A veces no es difícil ver por qué fracasan los productos. Quizás un artículo se rompe fácilmente o no funciona como se anuncia, debido a un descuido del diseño o un error en el proceso de fabricación. Los clientes pueden devolver estos artículos, un problema en sí mismo, y dejar comentarios negativos. A medida que otros escuchan sobre problemas, las ventas se desploman. Similar, un artículo nuevo que no tiene ventaja sobre productos similares que ya están en el mercado podría tener un rendimiento inferior y resultar en un exceso de inventario.

Compras descuidadas

Las compras deben basarse en datos y estar estrechamente vinculadas a la previsión y la planificación de la demanda. Cuando no lo es, y el equipo de compras está comprando basándose en conocimientos anecdóticos u otros factores poco fiables, conduce a problemas. Los gerentes de compras ávidos de ofertas y dispuestos a comprar todo al por mayor para reducir el costo por artículo también pueden dejar a una empresa con demasiado producto en sus manos.

Plazos de entrega inexactos

Los plazos de entrega dificultan el trabajo de los compradores. Deben saber cuánto tiempo después de realizar un pedido recibirán realmente los productos. que puede variar entre proveedores. Plazos de entrega extendidos, especialmente si son más largos de lo esperado, puede ser especialmente problemático porque la demanda de un producto podría caer en los meses que transcurren antes de que una organización reciba los bienes.

6 formas de deshacerse del inventario obsoleto

Por mucho que las organizaciones intenten eliminar el inventario obsoleto, la mayoría se quedará con al menos una pequeña cantidad de artículos que no pueden vender. Cuando eso pasa, esto es lo que pueden hacer con esas acciones, en orden de lo que es probable que genere los mejores rendimientos financieros:

Artículos de remarketing

Si los artículos aún tienen un sólido potencial de ventas, reconsidere cómo los coloca. Esto podría incluir moverlos a un lugar diferente en una tienda o en un sitio web, o destacándolos en un correo electrónico de marketing para los clientes. Las empresas también pueden experimentar con diferentes canales, si ciertos artículos no se venden en la tienda, promocionarlos a través de las redes sociales o anuncios en línea que dirijan a los compradores al sitio de comercio electrónico.

Véndalo con descuento

Las promociones son una forma comprobada de mover productos que no se venden tan rápido como se esperaba. Si bien esto podría afectar los márgenes de beneficio, Ofrece un mejor retorno de la inversión que las otras opciones que se enumeran a continuación. Pruebe con un pequeño descuento al principio, y auméntelo según sea necesario hasta que el producto comience a salir de los estantes a un ritmo más rápido.

Productos del paquete

Los artículos que no se venden bien por sí solos pueden funcionar mejor como parte de un paquete. Vender un artículo básico con dos o tres relacionados, Los accesorios económicos pueden ayudarlo a deshacerse de los productos que se mueven lentamente o en exceso. Es una buena idea ponerle un precio al paquete más bajo de lo que cuesta comprar los tres artículos por separado para fomentar las ventas.

Liquidar sus artículos

En la mayoría de las industrias, hay liquidadores que compran el inventario sobrante con un gran descuento y luego lo revenden. Esta es una buena opción si probó el remarketing, descuentos y paquetes y no movió suficiente producto. Si bien el precio que pagan los liquidadores puede ser igual o inferior al costo, aún es mejor que cancelar acciones obsoletas como una pérdida.

Donar inventario obsoleto

Las empresas pueden donar su inventario obsoleto a organizaciones benéficas. Esto no solo es mucho más preferido que deshacerse de los artículos, pero puede hacer que las organizaciones sean elegibles para una deducción de impuestos equivalente al costo de esos productos. Esta opción es más relevante para los minoristas y distribuidores que venden productos terminados, en lugar de fabricantes o proveedores que trabajan con materias primas.

Inventario obsoleto de cancelación

Cuando una organización ha agotado todas las demás opciones, debe cancelar el inventario obsoleto como pérdida. Según los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), debe incluir el inventario obsoleto como un gasto y usar una cuenta de reserva de inventario (un tipo de cuenta de contra activos) para compensar la pérdida.

4 formas de prevenir el inventario obsoleto

¿Qué es incluso mejor que deshacerse del inventario obsoleto? No quedarse atascado con eso en primer lugar. Aquí hay algunas formas de vender la mayor cantidad posible de acciones que compra:

Pronostique con precisión la demanda

Como se menciono anteriormente, la previsión es clave para lograr el equilibrio adecuado con el inventario. Las empresas deben dedicar tiempo a estudiar de cerca la demanda histórica, incluidas las tendencias estacionales para ciertos productos, a medida que elaboran pronósticos. Potentes herramientas de previsión, como un módulo de optimización de inventario, que pueda tener en cuenta factores internos y externos ayudará a cerrar la brecha entre las expectativas y la realidad. Una previsión precisa requiere tanto las personas adecuadas como las herramientas adecuadas.

Asegúrese de que el inventario sea visible y esté disponible en todos los canales

Si algo no se vende en la tienda, pero está en línea o en otra ubicación física, puede acceder al inventario que está almacenado y venderlo antes de que se vuelva obsoleto y no pida más para reponer las ubicaciones. donde se está vendiendo.

Conozca su punto de reorden

Para evitar inventarios innecesarios, El personal debe saber cuándo deben pedir más artículos y qué tan grandes deben ser esos pedidos. El software puede activar alertas para los compradores cuando sea el momento de volver a realizar un pedido, pero los empleados de la cadena de suministro deben estar atentos a un aumento o una caída en las ventas de un determinado artículo del inventario.

Esta es la fórmula general para calcular el punto de reorden:

Punto de reorden = (Ventas unitarias diarias promedio x Plazo de entrega promedio en días) + Stock de seguridad

Seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real

La visibilidad de los niveles de inventario en tiempo real es fundamental para permitir que las organizaciones optimicen la gestión de compras y de inventario. lo que minimizará el stock obsoleto. Los empleados de la cadena de suministro necesitan acceso constante a sus posiciones de inventario para cada SKU para que puedan realizar órdenes de compra o promocionar productos cuando las existencias sean bajas o altas. respectivamente. Estos números pueden cambiar rápidamente, por lo que los empleados necesitan la información más actualizada. Los sistemas de inventario ERP se basan en una variedad de fuentes de datos para ayudar a las empresas a comprender mejor el historial de rendimiento de varios SKU, entre otras ideas.

Utilice software de gestión de inventario

El software de administración de inventario adecuado ayudará a las empresas a adoptar todas estas estrategias y reducir el inventario obsoleto al rastrear el movimiento de artículos dentro y fuera del almacén a medida que ocurren y alertar al personal cuando el negocio se está quedando sin un artículo específico. El software de gestión de inventario puede realizar un seguimiento automático de los KPI relevantes para el inventario, como el punto de reorden, días de inventario disponible y el inventario gira y entrega informes diarios con números clave. Una solución de administración de inventario también puede ayudar a generar pronósticos más precisos cuando se integra con el software financiero y de ventas.

Sistema de control de inventario frente al sistema de gestión de inventario

La siguiente tabla de características para el control de inventario y los sistemas de administración de inventario puede ayudarlo a decidir si necesita uno de los sistemas o ambos.

Sistema de control de inventario Sistema de gestión de inventario Gestiona el stock existente y el diseño del almacén. El sistema también rastrea el estado del stock. Planifica reabastecimientos de existencias y pronostica la demanda futura. Indica los ciclos de pedido y la cantidad y tipo de artículos. Pide inventario automáticamente. Recibe nuevo inventario y devuelve y procesa transferencias. Gestiona la planificación y previsión de la demanda. Gestiona el inventario de recogida y embalaje para el envío. Decide el stock de seguridad, ciclos de reposición y reabastecimiento de existencias. Utiliza código de barras o RFID para rastrear y registrar transacciones de existencias. Recopila datos en tiempo real y cercano mediante códigos de barras o RFID y encuentra tendencias para evitar desabastecimientos y exceso de existencias. Recibo de pistas, transferencia o embalaje de artículos por lote o número de serie, paleta, ubicación o fecha y notas de dónde reside el stock en el almacén. Rastrea y respalda el procesamiento de inventario a medida que los artículos se mueven a través de las fases de almacenamiento y producción hasta la entrega o la venta. Gestiona facturas de venta y pedidos de proveedores. Encuentra inventario obsoleto. Envía alertas sobre niveles bajos de existencias o fechas de vencimiento. Mejora la distribución del almacén y el almacenamiento de existencias. Soporta conteos físicos y cíclicos, audita el inventario y genera informes. Soporta conteos físicos y cíclicos.

Ejemplo de inventario obsoleto

Central City Electronics es un minorista de electrónica para el hogar con cuatro tiendas y un sitio web. El año pasado, su beneficio cayó por primera vez en una década, y durante dos trimestres de este año, el beneficio total sigue siendo bajo. Después de revisar los números, El equipo de contabilidad del minorista nota un aumento reciente en los costos de inventario.

Tras una inspección más cercana, los contadores se dan cuenta de que la empresa canceló productos por valor de cientos de miles de dólares el año pasado, gran parte de ellos televisores LCD de 1080p. Su pronóstico requería que los televisores de 1080p fueran grandes ventas, pero mucha más gente compró juegos 4K y OLED en su lugar. Un gerente de compras empeoró las cosas al comprar 200 televisores de 1080p más de lo que pedía el pronóstico a cambio de un precio más bajo por televisor.

Central City Electronics solo recibe informes de inventario mensuales, por lo que no se da cuenta del problema hasta que es demasiado tarde. En ese punto, incluso la mayoría de los liquidadores no están interesados ​​en televisores con esta tecnología obsoleta.

Esta experiencia convence a la empresa de invertir en un sistema de gestión de inventario que actualizará los números de inventario en tiempo real. El sistema también permite a los empleados de Central City Electronics ver la rotación de inventario y los días de inventario disponibles por categoría de producto o SKU y les notifica cuando es el momento de realizar una nueva orden de compra, con las cantidades sugeridas. Cualquier orden de compra se envía automáticamente a un gerente para su aprobación para evitar pedidos en exceso.

Después de dos trimestres con el software de gestión de inventario, los costos de inventario obsoletos se redujeron en un 70%, ahorrando a Central City un paquete de dinero y volviendo a poner las ganancias en una trayectoria ascendente. Cuando la empresa necesita cancelar el inventario, una integración con el sistema de contabilidad automatiza gran parte del trabajo involucrado en la creación de un asiento de diario de inventario obsoleto que debita la cancelación y los créditos de la cuenta de contra activo.

Conclusión

Muchas empresas gastan demasiado dinero en inventarios obsoletos. Si bien la cancelación de pequeñas cantidades de inventario es a menudo inevitable, Las acciones obsoletas no necesitan ser un gran contribuyente a los pasivos en el balance.

Encontrar un segundo hogar para el inventario que ha permanecido en el almacén durante demasiado tiempo es una forma de recuperar el costo del exceso de inventario. El software que proporciona una visibilidad detallada del inventario y una amplia generación de informes puede ayudar a prevenir el problema antes de que suceda al brindar a los empleados la información que necesitan para tomar decisiones de compra y administración de inventario más inteligentes.

Por último, Reducir el inventario obsoleto es una forma sencilla para que las empresas basadas en productos mejoren sus resultados finales.