Control de inventario frente a gestión de inventario:¿cuál es la diferencia?

Este artículo describe las diferencias entre el control de inventario y la gestión de inventario, así como cómo trabajan juntos. También cubre características a considerar cuando se busca un sistema de inventario para su negocio.

Gestión de inventario frente a control de inventario

La gestión de inventario y el control de inventario son similares pero tienen enfoques diferentes. La gestión de inventario maneja la previsión y el pedido de stock. Control de inventario, también conocido como control de stock, es una parte de la gestión de inventario que gestiona el stock disponible.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario gestiona el proceso de pedido, almacenar y usar inventario, tanto a nivel de las materias primas utilizadas como de los productos terminados. La gestión de inventario ayuda a las empresas a identificar qué stock pedir, cuánto pedir y cuándo.

A veces conocido como gestión de existencias, la práctica implica rastrear el ciclo de vida de los productos en bruto y terminados desde el momento de pedir un producto a los proveedores hasta entregarlo a los clientes y todo lo demás. La gestión de inventario es una parte clave de la cadena de suministro y garantiza que haya suficiente stock disponible para cumplir con los pedidos de los clientes. pero no más de lo que una empresa puede vender. Por ejemplo, un camión de tacos puede usar datos de inventario para predecir correctamente que necesita cinco libras de tomates durante una semana. La empresa no desperdiciará dinero tirando tomates demasiado maduros que no puede usar. Similar, una organizadora de eventos no gastará dinero en alquilar un espacio adicional para almacenar vasos de papel que no usará. Obtenga más información sobre las técnicas de gestión de inventario.

La implementación de una práctica de gestión de inventario eficaz puede ayudar a su empresa a tener menos inventario disponible, aumente la precisión del cumplimiento de los pedidos y disminuya los costos.

Algunos de los elementos fundamentales de la gestión de inventarios incluyen:

• Gestionar el stock de principio a fin, desde ordenar hasta vender.
• Pronóstico de la demanda utilizando datos de ventas anteriores para estimar la demanda futura de productos de los clientes. Con una mejor comprensión de la posible demanda, las empresas pueden tomar mejores decisiones sobre el inventario. La gerencia puede utilizar estos datos para comprender el potencial del mercado, ajustar los precios e identificar formas de crecer.
• Determinar cuándo reponer las existencias.
• Seguimiento de giros de inventario, o la frecuencia con la que un artículo se vende o se mueve dentro de un cierto tiempo.
• Realización de recuentos de ciclos, o controles periódicos de un pequeño conjunto de productos para confirmar los niveles de existencias. Obtenga más información leyendo la guía para el conteo cíclico.
• Realizar auditorías para verificar que los recuentos de inventario sean correctos a medida que el stock avanza en cada etapa.

Consulte la guía de gestión de inventario para obtener más información.

¿Qué es el control de inventario?

El control de inventario es parte del proceso de gestión de inventario. Es la actividad diaria de gestionar el stock dentro del almacén. Las actividades de control de inventario incluyen recibir, almacenar y transferir stock, así como el seguimiento y cumplimiento de pedidos y devoluciones.

Tomar el control de la rotación de existencias es una parte importante del control de inventario y de un proceso de gestión de inventario eficiente en general. Definir el flujo de existencias asegura que tenga control sobre qué artículos se utilizan para cumplir con los pedidos de los clientes, y cuando. Dependiendo de su cartera de productos, puede dictar cómo se implementa el producto para cumplir con los pedidos de los clientes. Algunos métodos de control de inventario comunes son:

• FIFO (Primero en, Primero en salir):el inventario más antiguo se usa primero para cumplir con los pedidos de los clientes.
• LIFO (último en, Primero en salir):el inventario recibido más recientemente se utiliza para cumplir con los pedidos de los clientes.
• FEFO (primer vencimiento, Primero en salir):el inventario más cercano a su fecha de vencimiento se utiliza para cumplir con los pedidos de los clientes.

La organización del almacén también cae bajo el control de inventarios. Cuando llega un nuevo producto, el personal escanea el código de barras o la etiqueta RFID utilizando un escáner móvil. Cada tipo de producto recibido tiene un código único. Las empresas también pueden asignar códigos únicos a productos de alto valor. Por ejemplo, un dispositivo costoso, como un sistema de sonido de alta gama, se puede etiquetar en función de su número de serie único.

El equipo verifica los envíos entrantes y anota los detalles de la entrega. Cuando se vende un producto, registros de cumplimiento y paquetes de pedidos para salir.

El inventario administrado por el proveedor (VMI) es el modelo comercial que elimina la administración de inventario del minorista. El cliente trata directamente con el proveedor que suministra la mercancía (aunque no siempre es consciente de este acuerdo). El proveedor decide cuándo reabastecer los pedidos y cuánto enviar. A menudo, estas opciones se basan en los datos que recibe de los sistemas de punto de venta (POS).

Algunos de los elementos fundamentales del control de inventario incluyen:

• Guardar stock y rastrear su ubicación exacta dentro de un almacén.
• Asegurar que el stock se mantenga en buenas condiciones, sin deterioro, y se usa antes de su fecha de vencimiento.
• Ubicar artículos populares cerca de las áreas de empaque para acelerar el cumplimiento de los pedidos.

Los beneficios del control de inventario pueden incluir mayores ingresos y clientes más felices. Cuando realiza un seguimiento de las existencias con precisión, reduce los desabastecimientos y los pedidos atrasados. Reducir el exceso de existencias y el inventario obsoleto puede ayudar a eliminar el deterioro y eliminar los costos de almacenamiento adicionales.

Obtenga más información sobre el control de inventario en esta "Guía esencial para el control de inventario".

Diferencias entre el control de inventario y la gestión de inventario

El control de inventario es responsable del movimiento de inventario dentro del almacén. Con control de stock, realiza un seguimiento de los bienes o materiales que tiene y en qué cantidades. También realiza un seguimiento de la condición y el estado de los artículos. Por el contrario, La gestión de inventario abarca todo el proceso de previsión de la demanda. ordenar y administrar el stock disponible. Esta práctica mira hacia el futuro para ver qué querrán comprar los clientes y realiza los pedidos en consecuencia.

Similitudes del control de inventario y la gestión de inventario

Tanto el control de inventario como la gestión de inventario realizan un seguimiento y gestionan el stock. El control de inventario es parte del proceso general de administración de inventario y rastrea las tendencias diarias de cada artículo. La gestión de inventario sigue tendencias más amplias durante períodos más largos. Ambas prácticas utilizan dispositivos móviles para escaneos de códigos de barras e identificación por radiofrecuencia (RFID) para actualizaciones en tiempo real.

¿De qué se ocupa primero:el control de inventario o la gestión de inventario?

Algunos expertos creen que la gestión de existencias exitosa comienza con un buen control de existencias. Sugieren que comience por comprender qué existencias hay en su almacén y su estado. Próximo, revisar temas estratégicos, como la ubicación y el diseño del almacén, previsiones y estacionalidad. Finalmente, ajustar los tipos de stock, cantidades y ciclos de pedidos para satisfacer los cambios en la demanda, proveedores y eventos.

Según otros expertos, el beneficio real se obtiene una vez que comprende hacia dónde se dirige su negocio desde el punto de vista del inventario. Para ellos la gestión de inventarios debe anteponerse al control de inventarios.

Sistemas de gestión de inventario frente a sistemas de control de inventario

Los sistemas de gestión de inventario y los sistemas de control de inventario son herramientas para administrar el stock. Puede utilizar un programa con funciones tanto para la gestión como para el control de inventarios, o puede usar una solución separada para cada tarea. Idealmente, desea que los sistemas de inventario se comuniquen entre sí.

Sistema de gestión de inventario

Actualmente, la mayoría de las empresas venden a través de varios canales, como en línea, en la tienda y a través de terceros minoristas. Adicionalmente, muchas empresas almacenan su inventario en varios almacenes, y muchos también utilizan un 3PL para almacenar algunas existencias. Todo esto agrega complejidad a la administración de su inventario de manera eficiente y efectiva. Un sistema que brinda visibilidad para rastrear el inventario en múltiples ubicaciones le permite usar su inventario de manera más efectiva y tener menos inventario disponible.

Un sistema de gestión de inventario permite una comunicación fluida y un seguimiento de los productos en todo el mundo. Estos sistemas también tienen API que se conectan con muchos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Las empresas con múltiples almacenes y múltiples canales de venta utilizan ERP para coordinar sus sistemas de gestión de inventario. ERP genera producto en tiempo real, costo, información sobre la oferta y la demanda para que las empresas no necesiten tener tanto inventario disponible, puede satisfacer mejor la demanda de los clientes y planificar las fluctuaciones del mercado. Obtenga más información sobre "Cómo elegir el sistema de gestión de inventario adecuado".

Las características clave de un sistema de gestión de inventario incluyen:

• Articulo maestro:
  Rastrea el inventario por tamaño, color, lote, número de serie, paquete o kit.
• Gestión de pedidos:
  Proporciona una vista del proceso completo de pedido y cumplimiento.
• Trazabilidad de inventario:
  Realiza un seguimiento de lotes o números de serie de un extremo a otro, desde las materias primas hasta la producción y la distribución.
• Auditoría de inventario:
  Permite tanto los recuentos físicos como el inventario cíclico.
• Informes:
  Observa e informa sobre las tendencias del inventario.
• Pedir planificación:
  Le ayuda a predecir la demanda de productos, para que pida la cantidad correcta de stock.
• Pronóstico de inventario:
  Predice cuánto venderá basándose en tendencias pasadas y datos históricos.
• Control de inventario:
  Utiliza un análisis de panorama general para administrar el proceso de un extremo a otro y el diseño del almacén.
• Optimización de inventario:
  Mantiene el stock y las cantidades correctas con los costos de mantenimiento más bajos, para que nunca tenga demasiado ni demasiado poco.

Sistema de control de inventario

Un sistema de control de inventario gestiona las actividades diarias de stock y almacén. Los mejores sistemas pueden escalar a medida que agrega más productos e instalaciones. Son personalizables y se integran con los sistemas ERP.

Las características clave de un sistema de control de inventario incluyen:

• Seguimiento de inventario:
  Sistemas que reportan cantidades de inventario, detalles del producto y ubicaciones de almacenamiento.
• Llegada Salida:
  Realiza un seguimiento de las transferencias de stock y el movimiento de pedidos y devoluciones.
• Actualizaciones en tiempo real:
  Relojes estado de stock, minuto por minuto.
• Notificaciones:
  Advierte sobre existencias bajas, artículos que vencen y artículos con exceso de existencias y reordena el stock para mantener un inventario adecuado.
• Auditorías e informes:
  Audita el stock para rastrear patrones e informa los resultados.

Sistema de control de inventario frente al sistema de gestión de inventario

La siguiente tabla de características para el control de inventario y los sistemas de administración de inventario puede ayudarlo a decidir si necesita uno de los sistemas o ambos.

Sistema de control de inventario Sistema de gestión de inventario Gestiona el stock existente y el diseño del almacén. El sistema también rastrea el estado del stock. Planifica reabastecimientos de existencias y pronostica la demanda futura. Indica los ciclos de pedido y la cantidad y tipo de artículos. Pide inventario automáticamente. Recibe nuevo inventario y devuelve y procesa transferencias. Gestiona la planificación y previsión de la demanda. Gestiona el inventario de recogida y embalaje para el envío. Decide el stock de seguridad, ciclos de reposición y reabastecimiento de existencias. Utiliza código de barras o RFID para rastrear y registrar transacciones de acciones. Recopila datos en tiempo real y cercano mediante códigos de barras o RFID y encuentra tendencias para evitar desabastecimientos y exceso de existencias. Recibo de pistas, transferencia o embalaje de artículos por lote o número de serie, paleta, ubicación o fecha y notas de dónde reside el stock en el almacén. Rastrea y respalda el procesamiento de inventario a medida que los artículos se mueven a través de las fases de almacenamiento y producción hasta la entrega o la venta. Gestiona facturas de venta y pedidos de proveedores. Encuentra inventario obsoleto. Envía alertas sobre niveles bajos de existencias o fechas de vencimiento. Mejora la distribución del almacén y el almacenamiento de existencias. Soporta conteos físicos y cíclicos, audita el inventario y genera informes. Soporta conteos físicos y cíclicos.

Cómo elegir el sistema de inventario adecuado para su empresa

Su sistema de inventario debe adaptarse a las necesidades únicas de su empresa. Cuando se trata de evaluar posibles soluciones, hay algunos pasos que pueden ayudarlo a comenzar:

1. Evalúe su solución de inventario existente, e identificar lugares para mejorar y características que les guste tener.
2. Hable con el personal de su almacén y los proveedores para averiguar si necesita una solución que se integre con otros sistemas.
3. Diferentes empresas ofrecerán una variedad de opciones de gestión de inventario. Todavía, por lo menos, desea asegurarse de que la solución que elija admitirá el reabastecimiento automático, recuento cíclico y trazabilidad. Obtenga más información sobre estas características leyendo "3 características clave que debe buscar al seleccionar el software de administración de inventario".

Para profundizar en todas las funciones de gestión de inventario para todo tipo de empresas, lea la guía detallada de las funciones de gestión de inventario.

NetSuite puede ayudar a proporcionar visibilidad e información sobre su inventario

La gestión y el control de inventarios van de la mano. Tener una solución que incorpore ambos sistemas significa que puede eliminar redundancias y simplificar las actividades de seguimiento y generación de informes. Los responsables de la toma de decisiones saben que tener las herramientas adecuadas es esencial para una gestión eficaz del inventario. NetSuite ofrece un conjunto de herramientas nativas para rastrear el inventario en múltiples ubicaciones, determinar los puntos de reorden y gestionar el inventario de seguridad y los recuentos de ciclos. Encuentre el equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda en toda su organización con las funciones de planificación de la demanda y planificación de los requisitos de distribución.

Obtenga más información sobre cómo puede usar NetSuite para ayudar a administrar y controlar el inventario para reducir los costos de manejo y aumentar el flujo de efectivo.