5 formas en que las empresas se benefician de la banca en línea

La banca en línea no es solo para cuentas de tarjetas de débito, las empresas también pueden beneficiarse de ella.

Cualquier cosa que proponga hacer la vida más fácil para el propietario de una pequeña empresa en una economía difícil sin duda vale la pena considerarla. La banca en línea se ha disparado en la última década y cada vez más empresas reconocen sus ventajas sobre la banca tradicional.

Por supuesto, si ha estado administrando su negocio y sus finanzas personales de cierta manera durante la mayor parte de su vida, es posible que dude en dar el salto, especialmente con algo tan importante como la forma en que trata con su banco. Y mucha gente está preocupada por la seguridad. Las estafas web, los virus y la seguridad de la información confidencial en las redes son preocupaciones legítimas.

Sin embargo, si utiliza sitios confiables y es diligente en la protección de su red de Internet (manteniendo sus contraseñas en secreto, actualizando el software de seguridad y antivirus, etc.), minimizará las amenazas [fuente:FDIC]. De hecho, algunos argumentan que la banca en línea puede ser más segura que la banca tradicional, porque su información personal está encriptada en lugar de en papel [fuente:ConsumerReports]. La banca en línea también le permite controlar su cuenta con frecuencia para que pueda detectar actividades inusuales rápidamente.

Si bien la banca en línea es más popular entre las generaciones más jóvenes, incluso los mayores comienzan a preferirla. Según la Asociación Estadounidense de Banqueros, en 2011, el 57 % de los estadounidenses mayores de 55 años prefieren realizar sus operaciones bancarias en línea, en comparación con solo el 20 % que lo prefería en 2010 [fuente:ABA]. Si aún tiene que dar el salto, considere algunas de las siguientes ventajas en las próximas cinco páginas.

5:Menos viajes al banco

Con la banca tradicional, muchas transacciones requieren viajes al banco que consumen mucho tiempo. Pocos dueños de negocios tienen mucho tiempo extra disponible durante un día laboral para luchar contra el tráfico, yendo al banco simplemente para esperar en la fila para una transacción de rutina. En cambio, los dueños de negocios pueden realizar dichas transacciones desde la comodidad de su oficina u hogar, o incluso mientras viajan. Todo lo que necesita es una conexión a Internet, y algunos bancos ofrecen banca móvil en línea. Además, no necesariamente tiene que estar limitado por el horario comercial de un banco. Por lo general, puede acceder a su cuenta en línea las 24 horas del día y los días festivos. (Sin embargo, tenga en cuenta que muchas transacciones solo tendrán efecto durante el horario comercial).

Si se enorgullece de ser consciente del medio ambiente, también puede sentirse cómodo con el hecho de que menos viajes en automóvil al banco significan menos emisiones de carbono. Además, la banca en línea elimina gran parte del papeleo del proceso bancario, lo que significa menos desperdicio de papel. Si los estadounidenses optaran por no recibir estados de cuenta, facturas y cheques en papel, las estimaciones dicen que la acción podría salvar alrededor de 16 millones de árboles [fuente:Shapley].

4:Transferir dinero rápidamente

Transfiera dinero a otras empresas en un instante.

Hablamos con David Munger de Online Resources Corporation, quien dijo que la transferencia de dinero es una de las ventajas comerciales únicas de la banca en línea. Las empresas pueden solicitar transferencias ACH (Cámara de Compensación Automatizada), que se pueden realizar durante la noche y son buenas para depósitos directos, y transferencias bancarias, que son más inmediatas y mejores para pagar a un proveedor rápidamente.

La transferencia entre cuentas también es fácil. Por ejemplo, los clientes de Bank of America que se inscriban en el programa de Banca en Línea para Pequeñas Empresas de la compañía pueden transferir fondos entre varias cuentas, incluidas cuentas de ahorro, corrientes, líneas de crédito, tarjetas de crédito y préstamos. Y no hay tarifa adicional por transferir entre esas cuentas.

Algunos bancos le permitirán dar acceso a los empleados a ciertas cuentas y no a otras, lo cual es especialmente importante para las empresas. Munger dice que puede otorgar acceso personalizado, como poder ver cuentas pero no transferir dinero. O puede permitir que los empleados inicien una transferencia que no puede realizarse sin su aprobación. Ciertos bancos también facilitan a sus clientes comerciales configurar y programar transferencias futuras e incluso recurrentes. Podrás personalizar el monto de la transferencia recurrente y la frecuencia con la que se realiza.

3:Pago fácil de facturas

En lugar de lidiar con el tiempo y los costos de los cheques, sobres y sellos, muchos bancos ofrecen una manera fácil (ya menudo gratuita) de encargarse de los pagos de sus facturas en línea. El pago de facturas en línea le permite pagar a cualquier empresa, o incluso a personas, con unos pocos clics en el teclado.

Si su empresa tiene una cuenta con una empresa, por ejemplo, puede configurar un pago ingresando el nombre de la empresa, la dirección a la que se envían los pagos y la información de su cuenta. Para una persona, debe incluir su nombre y dirección. Después de ingresar estos datos una vez, el banco almacenará la información para cualquier pago futuro que realice. El banco enviará el cheque por usted.

Para las facturas que varían cada mes, sería cuestión de simplemente iniciar sesión en su cuenta bancaria en línea e ingresar el monto de la factura de este mes. Para las facturas que tienen el mismo monto todos los meses, puede configurar el pago automático de facturas. Si le preocupa configurar un pago automático y olvidar cancelarlo, generalmente puede establecer una fecha de finalización.

2:Importación de datos al software de contabilidad

Deje que la computadora procese los números por usted.

Muchas pequeñas empresas ya usan QuickBooks u otros tipos de software de contabilidad para ayudarlos a administrar sus finanzas. Una de las grandes ventajas de la banca en línea es que muchos bancos le permiten interconectar la información de su cuenta bancaria en línea con este software. Tenga en cuenta que esto a menudo viene con tarifas adicionales, pero es posible que los beneficios valgan la pena los costos adicionales.

Por ejemplo, se facilita el proceso de conciliación, o la comparación de las transacciones en el sistema contable de su empresa con las transacciones en su cuenta bancaria. Puede configurar QuickBooks para que descargue la información de su cuenta automáticamente de forma regular (incluso a diario).

Además, QuickBooks le permite importar información de varias cuentas e incluso de varios bancos. También puede pagar facturas y transferir fondos entre cuentas directamente a través de su software QuickBooks en lugar de a través de su cuenta bancaria en línea. Algunas versiones de QuickBooks le permiten designar a otros usuarios con niveles de acceso personalizables, lo que puede permitir a los propietarios de pequeñas empresas delegar algunas tareas contables.

1:Supervisión de la cuenta

Quizás la mejor ventaja de la banca en línea para empresas es que puede monitorear su cuenta en cualquier momento y desde prácticamente cualquier lugar. Esto también es una ventaja de la banca personal, pero podría decirse que las empresas son las que más se benefician porque a menudo se ocupan de una gran cantidad de transacciones diarias.

Con la banca tradicional, debe llamar al banco para verificar si las transacciones individuales se han realizado, así como esperar a que lleguen los estados de cuenta impresos por correo para ver una lista de sus transacciones. La banca comercial en línea lo hace tan fácil como iniciar sesión en su cuenta. Puede verificar si los cheques se han cobrado o ver imágenes de cheques cobrados para verificar los detalles.