Los beneficios de integrar su software de inventario con sus procesos contables y administrativos

La gestión de inventario consiste en saber qué tiene en su almacén y dónde se encuentran sus existencias. Sin embargo, a menos que esté integrado con sus sistemas administrativos, un sistema de gestión de inventario por sí solo no puede optimizar eficazmente su inventario, ni asegurarse de que el valor de los activos de inventario en sus informes financieros coincida con lo que está físicamente en stock, al menos no sin la intervención manual y la conciliación.

Para optimizar la gestión de inventario, las empresas líderes integran su software de inventario directamente con los sistemas administrativos y de contabilidad. Esta integración proporciona una ventaja competitiva con habilidades para planificar de manera efectiva, ejecute de manera predecible con los clientes y minimice los costos laborales y los errores asociados con la conciliación manual.

Determinar el sistema de administración de inventario adecuado para su negocio y una estrategia para la integración de back-office requiere evaluar sus necesidades actuales y sus planes de crecimiento futuro.

Para lograr los máximos beneficios, su solución integrada debe ser en tiempo real, flexible, transparente para los usuarios, conciliable y escalable.

¿Por qué integrar el software de inventario con su back office?

Los tres beneficios clave de integrar su software de administración de inventario con sus sistemas de contabilidad y back-office son:

• Optimización del inventario para cumplir con los objetivos de disponibilidad de productos y ROI
• Proporcionar visibilidad del inventario a los socios de la cadena de suministro
• Declarar el inventario con precisión en los informes financieros

Aunque existen otros beneficios de la integración entre los sistemas de inventario y de back-office, estos tres pueden generar un impacto significativo en los resultados de su empresa.

Optimización de inventario: Tener la combinación adecuada y la cantidad adecuada de inventario a mano es fundamental para la satisfacción del cliente y del inversor. Los clientes quieren un producto "fresco" a pedido, y los inversores preferirían que no hubiera capital de trabajo inmovilizado en el inventario. Equilibrar estos objetivos en conflicto es complicado y llevar un inventario adicional desperdicia dinero más allá de la inversión inicial en material y mano de obra.

Actividades como almacenar, contar y reelaborar el inventario inmoviliza capital de trabajo adicional, y potencialmente reducir la disponibilidad de los productos que desean sus clientes. Planificar el nivel y la cantidad correctos de inventario requiere su orden de venta, órdenes de compra y sistemas de planificación para tener visibilidad en tiempo real de su inventario.

Visibilidad de la cadena de suministro: Muchas empresas utilizan socios de la cadena de suministro para gestionar sus niveles de inventario y los envíos de los clientes. Para hacerlo de manera efectiva, el sistema de inventario debe estar integrado no solo con los sistemas de back office de la empresa, pero también con proveedor y 3PL, o logística de terceros, sistemas. Al ver los niveles fluctuantes de inventario de su empresa, los proveedores pueden asegurarse de que su producto esté disponible en su almacén o 3PL cuando sus clientes lo necesiten.

Informes financieros precisos: Asegurarse de que sus informes anuales y declaraciones de impuestos sean precisos es fundamental para sus inversores y el gobierno. El valor de inventario puede ser una parte significativa de sus activos declarados y el valor registrado en sus libros debe coincidir con el valor físico en su almacén. La única forma eficaz de garantizar la integridad financiera en los informes de su empresa es integrar las transacciones en su sistema de inventario con su plan de cuentas administrativo.

Qué es importante en la integración

La integración del sistema de inventario y back-office debe ser en tiempo real, flexible, transparente para los usuarios, conciliable y escalable. Ser en tiempo real brinda la mejor visibilidad a sus clientes y socios de la cadena de suministro, y garantiza que sus informes financieros estén siempre actualizados y sean precisos.

Los usuarios quieren que la integración sea flexible y transparente, ya que los cambios continuos en los procesos comerciales pueden requerir ajustes en la integración. Los usuarios no quieren tener que pensar en la integración, ¡solo quieren que funcione! A veces se olvida la escalabilidad durante el diseño de integración, pero si se descuida, volverá a atormentarlo cuando el éxito de su empresa la sobrecargue con altos volúmenes de transacciones.

El camino a la integración

La forma más fácil de lograr los objetivos y criterios de integración que hemos discutido es encontrar un sistema ERP con un módulo de gestión de inventario que satisfaga sus necesidades. Si esto no es factible, la siguiente mejor solución es encontrar un sistema de inventario y un sistema ERP que fueron diseñados desde cero con API abiertas y flexibles.

Si los sistemas con API abiertas que satisfacen sus necesidades no están disponibles, todavía puede integrar sus sistemas, pero la integración puede no ser en tiempo real y requerirá un mantenimiento constante a medida que los proveedores de su sistema actualicen sus soluciones. Incluso la actualización manual y la conciliación entre sistemas pueden funcionar para mantener los distintos sistemas sincronizados, pero en el entorno empresarial actual de rápido cambio y bajo margen, probablemente no funcionará por mucho tiempo.