9 ventajas sorprendentes (y algunos inconvenientes) de la facturación electrónica

En 2001, la facturación electrónica estaba todavía en su infancia, y yo era un recién graduado de la universidad que recién comenzaba en el mundo de los adultos. En el momento, mi proveedor de seguro de automóvil me ofreció un descuento si me suscribía a la facturación en línea. El descuento me ayudó a superar mi renuencia a renunciar a mis estados de cuenta impresos y mi querida rutina de emisión de cheques.

El mundo de la facturación electrónica ha evolucionado mucho desde el primer año del nuevo Milenio. Estos son los pros y los contras de utilizar la facturación electrónica en la actualidad. y algunas sugerencias para asegurarse de que los beneficios siempre superen los costos.

1. Ventaja:la facturación electrónica es mejor para el medio ambiente

Cambiar de estados de cuenta en papel a estados de cuenta en línea no solo ahorra sellos, también es una forma importante de ayudar al medio ambiente. Según los estudios de PayItGreen de 2010, si solo el 20% de los hogares estadounidenses cambiaran de facturación totalmente en papel a facturación totalmente digital, declaraciones, y pagos, el impacto colectivo sería enorme. Dichos cambios incluirían:

• Ahorre 150, 939, 615 libras de papel
• Guardar 1, 811, 275 árboles
• Evite producir casi dos millones de toneladas de gases de efecto invernadero
• Evite la creación de más de mil millones de galones de aguas residuales en el proceso de producción de papel.
• Evite el uso de más de 100 millones de galones de gasolina para enviar pagos por correo.

2. Ventaja:las empresas ofrecerán incentivos para dejar de utilizar papel

Dado que las empresas gastan menos en papel, sellos y clasificando cuando hacen toda la facturación y el pago en línea, puede marcar una gran diferencia en sus resultados finales para lograr que la mayor cantidad de clientes posible en la facturación electrónica. A menudo endulzarán la sugerencia de dejar de usar papel ofreciendo a los clientes algún tipo de incentivo para cambiar. En algunos casos, como mi aseguradora de automóviles en 2001, puede esperar un pequeño descuento. Otros incentivos pueden incluir un crédito en el estado de cuenta, una tarjeta de regalo, o incluso la oportunidad de ganar un premio.

3. Ventaja:la facturación electrónica te ayuda a ordenar

El desorden de papel a menudo parece tener vida propia. Cambiar a la facturación electrónica significa que nunca perderá una factura en una pila de correo basura, tampoco destruirá o reciclará accidentalmente una factura impaga porque decidió esconderse en la pila de solicitudes de tarjetas de crédito en su escritorio.

4. Ventaja:estará mejor protegido contra el robo de identidad

Puede ofrecer la ilusión de seguridad tener un billete de papel en la mano, pero ese no es siempre el caso. Es muy fácil para los ladrones de correo y los buzos de basura obtener información confidencial de la cuenta de una factura robada que robaron de su buzón de correo o de la basura. Cuando se dé cuenta de que su identidad se ha visto comprometida, es posible que tenga que lidiar con un verdadero dolor de cabeza, y algunos daños económicos para deshacer.

Sus estados de cuenta electrónicos enviados por correo electrónico nunca mostrarán la información completa de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria. Incluso si un estafador se infiltra en su bandeja de entrada, todavía tendrían que ingresar a la cuenta en línea de su proveedor de facturas para acceder a información confidencial. Evite esto mediante el uso de una contraseña segura que incluya varios caracteres, así como letras mayúsculas y minúsculas.

5. Ventaja:acceda a sus estados de cuenta desde cualquier lugar

Si recibe una factura electrónica, no importa dónde se encuentre, si tiene acceso a Internet, tiene acceso a su estado de cuenta. Si está fuera de la ciudad por trabajo o vacaciones, no tendrá que preocuparse por la información vulnerable que quede en el buzón mientras está fuera.

6. Con:Olvidar pagar una factura electrónica

Cuando ignoras tu correo postal, tiende a apilarse, lo que hace que sea más difícil olvidar que puede haber algo importante allí. Correo electrónico, por otra parte, es eminentemente fácil de ignorar, por lo que su factura de servicios públicos sin papel puede pasar desapercibida con mucha facilidad.

Similar, incluso si se mantiene al tanto de su correo en papel y correo electrónico, es posible que no esté listo para pagar su factura en el momento en que la reciba. Si ese es el caso con una declaración en papel, siempre puedes poner la factura en algún lugar donde la veas, para recordar pagarlo en otro momento. Es mucho más difícil marcar su correo electrónico para recordarle que debe pagar la factura, lo que significa que puede olvidar hasta después de haber perdido la fecha de vencimiento.

La solución:una cuenta de correo electrónico dedicada y recordatorios de calendario

Cree una cuenta de correo electrónico dedicada solo para todas sus facturas, y planee revisar este correo electrónico con regularidad. Además, cree recordatorios en su calendario para pedirle que revise su cuenta de correo electrónico dedicada para que nunca se pierda un pago.

7. Con:Contraseñas perdidas

Las contraseñas son una parte importante de la seguridad en línea, pero el hecho de que prácticamente todo lo que haces en línea debe estar protegido con contraseña significa que las probabilidades están en tu contra por recordar todas tus contraseñas. Muchas personas solucionan ese problema utilizando la misma contraseña para todo, lo que puede comprometer seriamente su seguridad si alguna de las cuentas que usa es pirateada.

Las empresas que ofrecen facturación electrónica a menudo requieren aún más seguridad de su contraseña, como necesitar un carácter especial, un número, y una letra mayúscula. Esto es comprensible pero hace que sea aún más difícil para la persona promedio recordar su contraseña, y varias suposiciones incorrectas a veces pueden hacer que se bloquee el sitio.

La solución:cree una contraseña basada en una oración

El secreto de las contraseñas seguras pero memorables es comenzar con una oración que signifique algo para ti. Por ejemplo:"Estoy esperando la reencarnación de Elvis".

Luego sustituye letras, números, y símbolos para cada una de las palabras:I @ w4troE

Con eso como contraseña base, puede adaptarlo a cada sitio para que aún pueda recordar sus contraseñas, pero la contraseña de cada sitio es ligeramente diferente. Por ejemplo, puede agregar letras y números que representen el sitio al final de su contraseña base.

Para Capital One 360, su contraseña se convertiría en:I @ w4troECO360

Simplemente anote la oración original en algún lugar donde pueda encontrarla. Le recordará su contraseña, y no significa nada para nadie más.

8. Desventaja:Olvidar actualizar la información de la cuenta

Si te mudaste tendría que informar a sus proveedores de facturas e informarles de su nueva dirección residencial. Bien, lo mismo ocurre con su correo electrónico cuando recibe estados de cuenta electrónicos.

Tal vez esté a punto de perder el acceso a un correo electrónico del trabajo o de la escuela que estaba vinculado a su cuenta de facturación, o está a punto de cerrar un correo electrónico antiguo que fue inundado por piratas informáticos. Si olvida actualizar este cambio en la configuración de su cuenta de facturación en línea, podría terminar perdiendo el acceso por completo.

9. Con:Sobregiros de pagos automáticos

Muchas personas que configuran la facturación electrónica también dan el salto a los pagos automáticos en línea. Para cualquier persona cuyos ingresos sean variables, o cualquiera que viva de cheque a cheque, Los pagos automáticos de facturas pueden causar grandes quebraderos de cabeza si no tiene fondos suficientes en su cuenta el día en que se debita su pago. Esto lo convierte en una especie de Catch-22, Dado que muchas personas en tal situación necesitan el descuento que proporciona un pago automático, pero la automatización los pone en peligro de sobregiro todos los meses.

La solución:solicite un cambio de fecha de pago

La mayoría de las empresas permitirán a sus clientes solicitar una fecha de pago específica, especialmente si utilizan opciones de pago automático. Si maneja ingresos variables o tiene problemas para pasar de un cheque de pago al siguiente, Configure sus pagos automáticos para que se carguen el día en que se liquide su cheque de pago. Si tiene varias facturas que se cargan automáticamente, puede escalonarlos a lo largo del mes para que coincidan con sus días de pago.

Hacer que la facturación electrónica funcione para usted

La facturación digital llegó para quedarse, pero está lejos de ser un sistema perfecto. Saber cuál de las desventajas es más probable que le haga tropezar le permitirá planificar los problemas con anticipación mientras disfruta de los beneficios.