Cómo realizar un seguimiento de los gastos de su pequeña empresa en 7 sencillos pasos

Muchas pequeñas empresas luchan por mantenerse al tanto de sus gastos comerciales. En efecto, pagar los gastos operativos fue el desafío financiero más común descubierto por la Encuesta de Crédito para Pequeñas Empresas de la Reserva Federal, y el 47% de los dueños de negocios dijeron que se verían obligados a usar sus fondos personales si los ingresos desaparecieran durante dos meses.

Seguimiento, registrar y analizar los gastos es un componente básico de la gestión financiera, y cuando se hace correctamente, puede aumentar drásticamente las posibilidades de que una empresa evite estos problemas financieros. Al rastrear los gastos, una empresa puede planificar mejor, anticipe la ralentización del flujo de caja y asegúrese de que siempre se cubran los gastos comerciales más importantes, como la nómina.

Los gastos comerciales son costos "ordinarios y necesarios" en los que se incurre para operar su negocio, como inventario, Gastos de nómina y alquiler. También conocido como deducciones, Los gastos comerciales son los costos de operación de una empresa. Se registran en el estado de resultados; estos gastos se restarán de los ingresos comerciales para mostrar la ganancia o pérdida neta y la renta imponible de la empresa.

¿Por qué debería realizar un seguimiento de los gastos?

La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA) dice que la administración financiera cubre la contabilidad, proyecciones, estados financieros y financiación. Las prácticas básicas de gestión financiera incluyen la creación de un presupuesto, encontrar fuentes de crédito (y tener siempre algo de crédito disponible) y tener una cuenta bancaria separada para pagar a los empleados.

Los Bancos de la Reserva Federal de Chicago y San Francisco encontraron una correlación directa entre una gestión financiera sólida y la salud financiera de las pequeñas empresas. Las empresas con una salud financiera excelente o superior al promedio tenían cuatro cosas en común:conocimiento y experiencia con productos crediticios, un mayor nivel de saldos acreedores no utilizados, presupuestos que revisaron con regularidad y efectivo reservado para nómina.

El seguimiento de los gastos comerciales ayuda a una empresa a:

• Crea un presupuesto. Un presupuesto es una lista de todos los gastos mensuales o anuales, organizado por categoría. Para presupuestar adecuadamente, la empresa necesita saber cuánto dinero tiene, lo que probablemente gastará y hacer un seguimiento de los gastos presupuestados frente a los reales.
• Aprovecha las deducciones fiscales. El IRS dice que es deducible, Los gastos comerciales deben ser tanto ordinarios como necesarios. Un gasto ordinario es común y aceptado en el comercio o negocio en particular. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para el oficio o negocio. La mayoría de los gastos comerciales pueden cancelarse total o parcialmente siempre que estén justificados con pruebas documentales (recibos y declaraciones). Esto reduce los ingresos comerciales sujetos a impuestos de una organización.
• Gestione y optimice el flujo de caja. El seguimiento y el registro regular de los gastos de acuerdo con el método contable elegido por la empresa garantiza que haya suficiente efectivo disponible para pagarlos. Esto también ayuda al plan de negocios al uso responsable de las tarjetas de crédito, líneas de crédito o préstamos para cubrir déficits. También ayuda a una empresa a maximizar las condiciones de pago favorables con los proveedores para aprovechar los descuentos y conservar el efectivo por más tiempo.
• Detecte valores atípicos e identifique ahorros de costos. El registro y la revisión periódica de los gastos ayudan a los líderes empresariales a detectar rápidamente aumentos no planificados en los costos, determinar si son legítimos y abordarlos. Es una forma sencilla de reducir costes innecesarios.
• Benchmark contra otras industrias. La Oficina del Censo de EE. UU. Proporciona datos por industria, estado y región para ayudar a las empresas a determinar si sus gastos están en línea con los de otros en su industria. Si la empresa realiza un seguimiento de los gastos, regularmente puede comparar esos datos con otros en su industria y geografía para asegurarse de que sus costos sean razonables y buscar oportunidades para reducirlos.
• Garantizar la condonación de préstamos PPP. Muchas pequeñas empresas recibieron préstamos del Programa de protección de cheques de pago (PPP) para cubrir la desaceleración durante la pandemia de coronavirus. y esa deuda será perdonada por el gobierno federal si se usó para cubrir ciertos gastos comerciales. Los gastos comerciales elegibles incluyen nómina y costos específicos relacionados con los intereses hipotecarios comerciales, alquiler y arrendamientos y servicios públicos.

¿Cuál es la mejor manera de realizar un seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas?

Para realizar un seguimiento preciso de los gastos, todas las pequeñas empresas deben dedicarse a la contabilidad, que la SBA define como el método organizado de monitorear todas las transacciones de ingresos y gastos.

Hecho manualmente, el seguimiento de los gastos de una pequeña empresa puede verse así:a medida que el propietario de la empresa pasa por la semana, recopila todos los documentos relacionados con los gastos, como facturas, ingresos, recibos de crédito, etc. El contable toma todos esos documentos y los ingresa en una plantilla de Excel para asegurarse de que se contabilice el efectivo que ingresa y que los gastos se paguen a tiempo. Esos números se juntan para producir varios informes completados al menos una vez al mes, incluida la cuenta de resultados, hoja de balance, estado de flujo de efectivo, informe de cuentas por pagar, informe de cuentas por cobrar e informe de inventario. El propietario de la empresa revisa esos informes, señala lo que no tiene sentido o podría mejorarse y realiza los cambios correspondientes.

Incluso el software de contabilidad de nivel de entrada para pequeñas empresas puede automatizar la mayor parte del proceso descrito anteriormente. Este software puede facilitar este proceso al permitir que los usuarios comerciales capturen recibos con la cámara de un teléfono inteligente y los relacionen con categorías de gastos predefinidas a través de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Dependiendo de la complejidad del negocio y la cantidad de ingresos que genera, puede elegir entre una variedad de soluciones de contabilidad que tienen diferentes capacidades que simplifican y automatizan los procesos de gestión contable y financiera. Pero hay pasos básicos que las pequeñas empresas que comienzan deben seguir para asegurarse de que los datos que ingresan al sistema y los procesos que lo rodean sean confiables.

7 pasos para realizar un seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas

Para realizar un seguimiento y gestionar los gastos de forma eficaz, Los líderes de pequeñas empresas deben seguir estos pasos:

1. Abra una cuenta bancaria comercial. El estudio de la Reserva Federal informó que más del 60% de las empresas con excelente salud financiera crearon un presupuesto y una cuenta bancaria separada para la nómina. Mientras tanto, menos del 5% de las empresas con mala salud financiera completaron estos dos pasos básicos.

Establecer una cuenta bancaria separada para los gastos comerciales facilita su seguimiento y luego reclamarlos como deducciones de impuestos. Las cuentas bancarias comerciales de la SBA también ofrecen protección de responsabilidad personal al mantener los fondos comerciales separados de los fondos personales. Además, Las cuentas bancarias comerciales generalmente vienen con la opción de una línea de crédito que se puede utilizar para cubrir los déficits de flujo de efectivo.

Las empresas deben abrir una cuenta corriente, cuenta de ahorros, cuenta de tarjeta de crédito y cuenta de servicios comerciales. Este último permite que la empresa acepte transacciones con tarjetas de crédito y débito de los clientes. La empresa necesitará su número de identificación laboral federal (EIN) para abrir una cuenta bancaria comercial. Un propietario único puede usar su número de seguro social.

2. Utilice una tarjeta de crédito comercial dedicada. Con una tarjeta de crédito comercial dedicada, la empresa puede establecer un historial crediticio para recibir financiamiento (y condiciones de financiamiento óptimas) cuando sea necesario. Tener crédito también le da a la empresa una forma de realizar grandes compras cuando recién está comenzando. No es sorprendente, El crédito disponible es un indicador de la salud financiera general:el 65% de las empresas con mala salud financiera informaron que no tenían crédito disponible en sus tarjetas de crédito. pero el 87% y el 95% de las empresas con una salud financiera excelente y por encima del promedio, respectivamente, tenía crédito disponible, según el estudio de la Reserva Federal. La SBA dice que las tarjetas de crédito ayudan a las empresas a negociar acuerdos favorables con los proveedores y pueden ayudar a proteger a las empresas contra el robo de identidad. Las tarjetas de crédito ofrecen ventajas para el negocio, así como, como recompensas comerciales o recompensas de viaje.

3. Elija efectivo o contabilidad de acumulación (o devengo). Toda pequeña empresa debe elegir un conjunto de reglas para determinar cuándo reportar ingresos y gastos. Esto proporciona un método contable coherente a efectos fiscales. En general, las pequeñas empresas con $ 25 millones o menos en ingresos brutos anuales durante los tres años fiscales anteriores pueden utilizar la contabilidad de acumulación o la contabilidad de caja (el límite anterior era de $ 5 millones).

Sin embargo, porque la contabilidad de acumulación (o devengo) es el método contable reconocido según los principios contables generalmente aceptados (PCGA), la mayoría de las empresas privadas, con algunas excepciones limitadas, requieren este enfoque para la presentación de informes financieros.

La contabilidad de caja puede ser un enfoque más sencillo y más fácil de administrar para las pequeñas empresas porque registra la transacción cuando se recibe el pago. Los gastos se deducen en el año fiscal en que se pagan. La contabilidad de base devengada registra la transacción en los libros al completar la venta y permite que las empresas la deduzcan en el año fiscal en el que se incurrió, independientemente de cuándo se realice el pago. La contabilidad de valores devengados requiere una contabilidad de doble entrada y presenta una imagen financiera más precisa y completa porque toma una visión a largo plazo del negocio.

4. Elija un software de contabilidad para automatizar el mantenimiento de registros y realizar un seguimiento de los gastos en un solo lugar. El cincuenta y ocho por ciento de los encuestados estadounidenses encuestados por Robert Half informaron que sus empresas ahora usan algunas o solo soluciones basadas en la nube en funciones de contabilidad y finanzas. Estas soluciones facilitan la monitorización, organizar y pagar gastos, si facturas de un proveedor, un pago de alquiler o nómina. Pueden reducir el trabajo necesario para realizar un seguimiento de los gastos y aumentar la precisión de esta información. Adicionalmente, El software de contabilidad tiene herramientas de informes que pueden revelar el dinero gastado en cada categoría o proporcionar comparaciones año tras año.

5. Digitalice los recibos con un escáner de recibos. Cierto software de contabilidad incluye o admite aplicaciones móviles que permiten a los empleados o propietarios de empresas escanear recibos con la cámara de su teléfono inteligente. El software de cada uno utiliza tecnología OCR, que convierte el texto en código legible por máquina. Pero comprar un escáner de recibos por separado permite a las organizaciones escanear un documento, revíselo y categorícelo, ya sea mapeando automáticamente el contenido a campos definidos en el software de contabilidad o brindando la capacidad de hacerlo manualmente. Escáneres de recibos de escritorio, cuestan tan solo $ 100, son una inversión valiosa para las empresas tanto para la gestión de gastos como de documentos, y se conectan fácilmente con la mayoría de los sistemas de software de contabilidad.

6. Conecte su cuenta bancaria a su software de contabilidad para importar transacciones. Existen diferentes niveles de integración que una pequeña empresa puede habilitar con su banco dependiendo del software que elija. Las empresas pueden descargar extractos bancarios y de tarjetas de crédito e importarlos manualmente como archivos CSV (Excel) en el sistema. La mayoría de los programas de contabilidad ofrecen un complemento de conectividad que le proporcionará información bancaria. Este enlace digital entre la cuenta bancaria y el software de contabilidad importa transacciones bancarias diariamente, junto con declaraciones. La empresa puede definir las reglas de coincidencia en su sistema para conciliar las declaraciones, lo que hace que el proceso de reconciliación sea más eficiente.

Existe algún software de contabilidad que ofrece una integración directa al banco, para que el propietario de la empresa pueda administrar y completar todas las operaciones bancarias en el sistema de contabilidad sin tener que iniciar sesión en el portal de la cuenta bancaria.

7. Revise y categorice los gastos con regularidad. Cuanto más a menudo una pequeña empresa revisa sus números, y cuanto mejor los entienda, es más probable que sobreviva y crezca. Los líderes empresariales deben comprender la salud financiera actual y a corto plazo de su organización y analizar los gastos y las métricas relacionadas con frecuencia es una parte crucial de eso.

Las pequeñas empresas enfrentan dificultades difíciles. Incluso antes de la pandemia, solo alrededor de la mitad de los establecimientos de pequeñas empresas permanecieron abiertos durante cinco años o más y casi un tercio duró 10 años. Pero su papel en la salud de la economía nacional es enorme y esencial. Las empresas con menos de 500 empleados representan casi la mitad de la fuerza laboral del sector privado, y la Oficina de Defensa de la SBA les atribuye el 44% de la actividad económica de los EE. UU.

El seguimiento de los gastos comerciales es un primer paso fundamental para tener los datos necesarios no solo para una mejor gestión diaria o mensual, sino una mejor toma de decisiones a largo plazo que beneficiará a los empleados, clientes y toda la economía.