Comprensión de los costos detrás de la nómina de pequeñas empresas

Pagar a los empleados y contratistas de forma precisa y puntual es una tarea fundamental para cualquier pequeña empresa. Pero también es un trabajo que requiere mucho tiempo y está orientado a los detalles, y los errores pueden tener graves consecuencias, incluidas las sanciones fiscales. De hecho, El cumplimiento tributario deficiente es uno de los principales desafíos financieros de las pequeñas empresas que puede terminar costando mucho dinero.

Si bien es posible que no pueda dedicar un equipo a administrar la nómina, eso no significa que esté solo. Muchas pequeñas empresas han tenido éxito con servicios en línea que manejan una variedad de tareas de nómina, como calcular salarios e impuestos y pagar a los empleados mediante depósito directo o cheque, por una tarifa mensual.

En la Encuesta sobre impuestos a las pequeñas empresas de 2018 de la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas, El 45% de las pequeñas empresas utilizan servicios de nómina, y el 42% gasta entre $ 101 y $ 500 por mes. El veintitrés por ciento gasta más de $ 500.

A continuación, se muestra un resumen de estos servicios basados ​​en software, algunos factores que influirán en lo que paga y sugerencias para obtener el máximo valor de su proveedor.

¿Cuál es el costo promedio de subcontratar la nómina?

El costo de utilizar un servicio de nómina basado en software varía ampliamente, en parte porque estos proveedores suelen ofrecer varios niveles de servicio.

Un paquete de nómina para pequeñas empresas de nivel inicial puede ser muy económico, a partir de aproximadamente $ 20 por mes más una tarifa por empleado. Estos paquetes ofrecen funciones básicas, como calcular los salarios y depositar los pagos directamente en las cuentas bancarias de los empleados. También suelen calcular local, impuestos estatales y federales y presentar los formularios pertinentes. Algunos servicios permiten a los empleados acceder a su información financiera en línea desde un navegador o una aplicación móvil.

Los niveles de nivel superior pueden incluir acceso a información y especialistas de recursos humanos, por una tarifa base que suele ser varias veces el costo del servicio de nivel de entrada. El soporte de RR.HH. puede variar desde una base de conocimientos con formularios y plantillas estándar, como para los manuales de los empleados, para acceder a asesores de recursos humanos para consultas individuales. Esto les ahorra a las pequeñas empresas el gasto de contratar a un especialista, y potencialmente agregar un sistema de gestión de recursos humanos, proporcionando experiencia según sea necesario.

Factores que afectan el costo de la nómina

Otros factores que pueden afectar los costos de nómina de las pequeñas empresas incluyen la frecuencia de pago de su empresa, Número total de empleados, cuántos usan el depósito directo, si tiene equipos dispersos en varios estados y la complejidad de su local, impuestos estatales y federales.

Frecuencia de nómina

Algunos servicios de nómina cobran en función de cada ejecución de nómina, mientras que otros incluyen un número ilimitado de ejecuciones de nómina por mes, incluidas las ejecuciones fuera de ciclo. Si un servicio cobra por ejecución de nómina, Tenga en cuenta que, si bien los empleados generalmente prefieren un cheque de pago semanal, cuanto más frecuentemente pague a sus empleados, cuanto más puede costar.

La frecuencia de la nómina puede tener implicaciones de costos menos obvias para su empresa y sus empleados también. Por ejemplo, si su proveedor de servicios de nómina cobra por ejecución, pagar mensualmente puede ser la opción menos costosa para la empresa, pero puede que no sea legal en su estado, o para algunas clases de trabajadores.

Pagando quincenalmente, en una fecha fija cada mes, como el 15 y el 30, puede ser más complicado de administrar porque cada período de pago tiene un número diferente de días y, a menudo, termina en medio de una semana laboral.

Número total de empleados en nómina

Los servicios de procesamiento de nómina generalmente cobran una tarifa mensual por empleado además del costo de suscripción básico. La tarifa por empleado puede oscilar entre $ 2 y $ 15 por empleado por ejecución de nómina o por mes. El costo por empleado puede ser mayor para las empresas más pequeñas porque las empresas más grandes a menudo califican para descuentos por volumen de los proveedores.

Deposito directo

En general, Las tarifas por servicios de nómina incluyen el depósito directo a las cuentas bancarias de los empleados. El depósito directo elimina el costo potencial de reemplazar los cheques de papel que se pierden en el correo y asegura que el pago de los empleados siempre llegue a sus cuentas bancarias en una fecha específica. incluso si viajan por negocios o de vacaciones.

El uso de un servicio de nómina que incluye depósito directo también puede ahorrar dinero en comparación con el costo de administrar su propia nómina y configurar el depósito directo con su banco. Según la Federación Nacional de Empresas Independientes, Las tarifas de instalación de depósito directo oscilan entre $ 50 y $ 149, dependiendo de factores como el tamaño del empleador y el tipo de cuenta bancaria. Además, los bancos pueden imponer una tarifa fija por cada período de pago más un cargo por cada pago de los empleados.

Equipos dispersos en todos los estados

El procesamiento de la nómina puede costar más si tiene empleados en varios estados simplemente porque la contabilidad es más complicada. De hecho, Tener trabajadores en múltiples jurisdicciones fiscales puede tener implicaciones importantes más allá de la nómina.

Si tiene una fuerza laboral dispersa geográficamente, Pregúntele al proveedor acerca de la asistencia antes de suscribirse porque algunos paquetes básicos no podrán proporcionar la información detallada que se necesita cuando los empleados son residentes de diferentes estados. Generalmente, los impuestos locales y estatales se retienen para el estado donde el empleado realizó el trabajo, y su empresa debe registrarse en cada agencia tributaria estatal. Por ejemplo, digamos que tiene empleados que viven en Connecticut y trabajan a tiempo completo en su empresa en Nueva York. Retendría los impuestos de Nueva York. Pero si ese empleado trabaja a tiempo completo en su instalación de Connecticut, retendría los impuestos de Connecticut.

Si otro empleado vive y trabaja de forma remota desde un estado libre de impuestos, no se cobraría ningún impuesto.

Cualquier servicio de impuestos adicional

Los empleadores deben contribuir localmente, impuestos estatales y federales para los empleados en sus nóminas. Para todos los empleados permanentes, las empresas deben pagar la parte del empleador de los impuestos al Seguro Social y al Medicare, que en conjunto suman el 7,65% de los salarios. Los empleadores también son responsables de pagar los impuestos federales y estatales por desempleo, que varían según el estado.

Otras posibles tarifas de nómina

Según el nivel de servicio y el proveedor que elija, Puede haber tarifas adicionales para cubrir funciones como:

Beneficios para empleados: Algunos proveedores de nómina ofrecen beneficios adicionales para los empleados, ya sea en paquetes básicos o en niveles superiores. Por ejemplo, pueden calcular automáticamente, deducir y pagar el seguro de indemnización laboral. Algunas empresas también se asocian con proveedores externos para ofrecer servicios médicos, seguro dental y oftalmológico. Tenga en cuenta que aún debe prestar mucha atención a los gastos en compensación de trabajadores y atención médica porque estas son dos áreas que, según los expertos, muchas pequeñas empresas pagan de más.

Agregar o eliminar empleados : Debido a que hay un costo por agregar los datos de impuestos comerciales y de empleados al sistema, algunos proveedores cobran una tarifa cuando agrega o quita empleados de su nómina.

Deposito directo: Las tarifas de depósito directo no siempre están incluidas en los proveedores de servicios de nómina, lo que puede aumentar los costos.

Seguridad basada en el usuario: Un modelo de seguridad configurable le permitirá otorgar acceso a usuarios específicos a funciones e información seleccionadas en función de sus roles en la empresa. Por ejemplo, un gerente de contratación debe poder revisar las tarifas de pago de todos los empleados. Algunos proveedores cobran más por esta funcionalidad.

Autoservicio para los empleados: La funcionalidad de autoservicio para empleados permite a los empleados realizar cambios en las deducciones electivas, cuentas de depósito directo y retenciones de impuestos y recupera copias de declaraciones de ingresos sin asistencia de recursos humanos, pero algunos proveedores cobran más por esta función.

Impresión y envío de cheques: Aunque el depósito directo es el método preferido para la mayoría de los servicios de nómina, algunos empleadores y empleados todavía prefieren los cheques en papel. Los servicios de nómina generalmente permiten a las empresas imprimir sus propios cheques en plantillas estándar, pero si desea que el servicio imprima y envíe cheques por usted, Se pueden aplicar cargos de envío.

Una tercera opción:tarjetas de nómina

Los empleados que prefieren cheques de papel porque carecen de cuentas bancarias ahora tienen otra opción:tarjetas de débito de nómina recargables que se financian automáticamente en cada período de pago.

Pros

Contras

Seguridad y conveniencia: Los empleados ya no tienen que preocuparse por la pérdida de cheques en el correo o por llegar a un banco durante el horario comercial. Las tarjetas tienen PIN únicos para cada empleado. Las tarjetas perdidas se pueden desactivar y reemplazar con una llamada telefónica.

Ahorros: Los empleadores evitan el costo de imprimir y enviar cheques por correo, mientras que los empleados no bancarizados evitan las tarifas por cambio de cheques.

Amplia aceptación: Estas tarjetas son emitidas por Visa y MasterCard, lo que significa que se pueden utilizar en cualquier lugar donde se acepten tarjetas de crédito y tengan el mismo seguro de la FDIC y protección contra el fraude. Los empleados también pueden retirar su paga de un cajero automático.

Tarifa: Los posibles costos adicionales que pueden afectar los salarios incluyen la inactividad, Cargos por sobregiros y cajeros automáticos. Los empleadores deben investigar la estructura de tarifas del emisor de la tarjeta y educar a los empleados sobre cómo evitar cargos.

Reglamentos: Algunos estados regulan el uso de tarjetas de nómina, incluida la imposición de límites a las tarifas que se pueden imponer. El Consejo Nacional de Legislaturas Estatales tiene una guía de leyes estatales y federales.

Talones de pago: Los empleadores aún deben asegurarse de que los trabajadores tengan acceso a sus recibos de pago, así que trabaje con su proveedor de servicios para decidir la mejor manera de proporcionar talones; después de todo, el papel de impresión y envío elimina gran parte de la comodidad y seguridad de la tarjeta.

Procesamiento de W-2 y 1099: Algunos servicios cobran más por completar y presentar formularios de impuestos de fin de año para sus trabajadores:formularios W-2 para empleados y formularios 1099 para contratistas independientes. Sin embargo, Esa tarifa puede valer la pena para algunas empresas que carecen de contables internos o por contrato.

¿En qué se diferencia cuando la nómina se realiza internamente o mediante software?

Es posible que las pequeñas empresas manejen la nómina por sí mismas en lugar de utilizar un servicio basado en software, especialmente si solo tienen un puñado de empleados. Sin embargo, que requiere una cantidad considerable de trabajo y conocimiento, tanto para configurar el proceso como para ejecutarlo de forma continua. Además, alguien debe realizar un seguimiento continuo de las leyes fiscales cambiantes.

Las empresas que carecen de experiencia financiera interna pueden considerar contratar los servicios de un contable o contador público certificado (CPA). Un contable tendrá las tarifas más asequibles; Por lo general, pagará mucho más por un CPA que pueda ofrecer servicios de planificación fiscal. mantener registros financieros y brindar asesoría de consultoría comercial.

Independientemente de si contrata a un contador, alguien dentro de la empresa tendrá la responsabilidad de administrar las tareas de nómina, por lo tanto, tenga en cuenta el costo del tiempo de esa persona al decidir si administrar la nómina manualmente o utilizar un servicio. Las tareas involucradas en el manejo de la nómina incluyen el cálculo de salarios, deducciones y retenciones fiscales; creando Federal, formularios de impuestos estatales y locales; establecimiento de depósito directo; y pagar la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina.

Ahorro de tiempo y dinero con el software de automatización de nóminas

Para muchas pequeñas empresas, Es más eficiente utilizar un servicio de software para automatizar la nómina en lugar de abordar la tarea que requiere mucho tiempo de administrar los cálculos de nómina internamente o pagarle a un contador para que lo haga.

La automatización de la nómina te libera a ti y a tu personal para que se concentren en hacer crecer el negocio. La automatización también reduce la probabilidad de errores debido a la entrada y los cálculos manuales, lo que puede tener implicaciones costosas. Por ejemplo, La automatización de la nómina puede garantizar que esté pagando sus impuestos federales y locales correctamente; eso por sí solo puede ser enormemente complejo, porque hay miles de jurisdicciones fiscales de EE. UU. Por ejemplo, las pequeñas empresas con ingresos brutos de $ 5 millones o menos pueden enfrentar multas de más de $ 1 millón por no presentar involuntariamente los formularios W-2 o 1099.

Algunos servicios de nómina también ahorran dinero a las empresas al incluir el acceso a información de recursos humanos y especialistas dentro de la tarifa mensual.

Cuando se trata de software de gestión de hojas de tiempo, debe hacer que sea simple y fácil para los empleados ingresar las horas trabajadas y la información de respaldo de la hoja de horas. Cuanto más manejable sea el proceso, lo más probable es que las hojas de tiempo sean precisas y se ingresen a tiempo.