Cómo personalizar la nómina de su pequeña empresa en 2021

La gestión de la nómina es una tarea compleja y exigente, y es importante hacerlo bien. Las pequeñas empresas tienen muchas opciones para el procesamiento de nóminas, incluyendo software y soluciones en línea que automatizan la mayoría de los pasos y ayudan a garantizar la precisión. Pero si solo tiene unos pocos empleados, es posible adoptar un enfoque de bricolaje (hágalo usted mismo), siempre que se asegure de comprender todos los pasos, Manténgase al día con los requisitos legales y fiscales y reserve tiempo para gestionar con cuidado todo el proceso.

¿Por qué debería manejar la nómina usted mismo?

Muchos propietarios de empresas comienzan con uno o unos pocos empleados, y no puede predecir cuánto crecerá la empresa. En esas circunstancias, puede tener sentido procesar la nómina manualmente, Por lo menos al principio. Significa que la empresa no necesita buscar soluciones de nómina ni pagar por esa tecnología.

Pero procesar la nómina manualmente requiere mucho tiempo y es difícil evitar errores, especialmente a medida que la empresa agrega empleados y su nómina se vuelve más compleja. No pagar adecuadamente a sus empleados puede provocar la pérdida de empleados y dañar su reputación en la industria. Y lo que es más, si la nómina se realiza incorrectamente, puede someter a la empresa a posibles multas. Es por eso que muchas pequeñas empresas finalmente optan por utilizar software de nómina para automatizar el proceso y reducir los errores.

Desafíos comunes de nómina para pequeñas empresas

El procesamiento manual de nóminas puede ser sorprendentemente desafiante, especialmente a medida que crece el negocio, porque los cálculos de salarios e impuestos son complejos y existen importantes consecuencias negativas si comete errores o no cumple con todas las regulaciones.

• Exactitud de la nómina. Manejar usted mismo el procesamiento de nómina aumenta la posibilidad de error humano, que es una de las principales causas de inexactitudes en la nómina. Los errores en el cálculo de los salarios y los impuestos pueden generar empleados insatisfechos y multas considerables de las autoridades fiscales por incumplimiento.
• Mantenerse al día con la legislación laboral y los cambios fiscales. En general, es su responsabilidad como propietario de una empresa calcular y retener los impuestos sobre la nómina con precisión, pagar los impuestos a tiempo y presentar los formularios de impuestos comerciales correspondientes. Eso es un desafío porque las reglas están evolucionando continuamente a nivel federal, nivel estatal y local, y el incumplimiento de esas regulaciones cambiantes puede resultar nuevamente en sanciones.
• Mantenimiento de registros. Mantener registros precisos es importante no solo para fines comerciales sino también para el cumplimiento. Por ejemplo, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige que las empresas mantengan registros de las ganancias de los empleados durante al menos tres años. Muchos propietarios de pequeñas empresas descubren que no es fácil cuando intentan administrar un horario de funcionamiento diario agitado con recursos limitados.
• Clasificar erróneamente a los empleados. Muchas empresas tienen una combinación de empleados a tiempo completo, trabajadores a tiempo parcial y contratistas. Cada categoría de trabajadores tiene derecho a diferentes beneficios, y clasificar erróneamente a los trabajadores puede tener graves consecuencias. Por ejemplo, Si clasifica por error a un empleado de tiempo completo como contratista independiente, puede enfrentar multas y responsabilidades por impuestos y beneficios no pagados.

Tres pasos en el proceso de nómina

A un nivel alto, La gestión de la nómina se puede dividir en tres etapas:Preparación, pago de empleados y actividades de pospago.

1. Deberes. Deberá configurar la nómina antes de poder comenzar a pagar a los empleados. Esto incluye determinar la frecuencia de pago de los empleados asalariados y por horas y un mecanismo para realizar un seguimiento de su tiempo. Debe solicitar formularios W-4 a los empleados para determinar cuánto impuesto retener de sus cheques de pago. así como formularios I-9 para confirmar su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Su empresa también necesitará un Número de identificación de empleador (EIN) del IRS. En general, vale la pena establecer una cuenta bancaria de nómina separada para realizar un seguimiento y administrar la nómina más fácilmente. La mayoría de los empleadores pagan mediante depósito directo, lo que requiere configurar una capacidad de depósito directo con su banco y obtener los detalles de la cuenta bancaria de sus empleados, así como su autorización de depósito directo.
2. Pagar a los empleados. Para cada ejecución de nómina, calcula el salario bruto de cada empleado, retener impuestos y otras deducciones. Luego, distribuye el pago neto a los empleados mediante depósito directo, cheque u otros métodos.
3. Después del pago. Debe pagar impuestos y presentar los formularios correspondientes antes de las fechas límite del IRS. Enviará al IRS los impuestos federales que ha retenido de los cheques de pago de los empleados, más la parte del empleador de los impuestos al Seguro Social y al Medicare, normalmente todos los meses. También pagará los impuestos estatales y locales. Al final del año calendario, distribuir formularios de impuestos a los empleados.

8 pasos para procesar la nómina usted mismo

A continuación, se ofrece una descripción más detallada de los pasos necesarios para el procesamiento de nóminas de bricolaje:

1. Recopilación de formularios W-4. Necesitará un Formulario W-4 completo de cada nuevo empleado para determinar cuánto retener de su salario bruto. La retención depende de varios factores, incluyendo si un empleado es casado o soltero y cuántos dependientes tiene. Los formularios W-4 no caducan, pero debe actualizarse si hay cambios en el estado de un empleado, como casarse, divorciado o tener un hijo.
2. Obtener un número de identificación de empleador (EIN). El IRS usa los EIN para identificar empresas, del mismo modo que utiliza los números de seguro social para identificar a las personas. Necesita un EIN incluso si solo tiene un empleado, porque no puede pagar impuestos a los empleados sin él. La solicitud es gratis y fácil; puede hacerlo por teléfono, correo, fax o en línea. El IRS prefiere las solicitudes en línea y le dará un EIN de inmediato siempre que se apruebe su solicitud. Solo necesita decirle al IRS qué tipo de negocio tiene, ya sea una corporación o una LLC, por ejemplo, proporcione una dirección comercial y diga por qué desea un EIN.
3. Elija su horario de nómina. Las frecuencias de pago típicas son semanales, cada dos semanas (quincenalmente), dos veces al mes (quincenal) o mensual. Algunos estados solo permiten ciertas frecuencias de pago, así que verifique los requisitos de su estado antes de tomar esta decisión. Cada opción tiene ventajas y desventajas, y debe equilibrar los beneficios para la empresa con los beneficios para los empleados. Los períodos de pago mensuales requieren el menor trabajo para los empleadores y pueden ayudar a mejorar el flujo de caja de la empresa. pero a menudo no son la primera opción de los empleados. Muchas empresas pagan a los empleados asalariados dos veces al mes y a los empleados por horas semanalmente.
4. Determinar y retener impuestos sobre la renta. Este es uno de los aspectos más complejos del cálculo del salario de los empleados, y es fácil cometer errores. Debe deducir las contribuciones antes de impuestos para el seguro médico (médico, dental y de la vista) y planes de jubilación. Luego, para cada empleado, calcular la cantidad adeuda en el impuesto sobre la renta federal y estatal, así como en los impuestos de la Ley de Contribuciones al Seguro Federal (FICA), que financian el Seguro Social y Medicare, junto con los impuestos locales.
5. Ejecute los números. Reste las deducciones e impuestos antes de impuestos del salario bruto para obtener el salario neto de cada empleado. Para empleados asalariados, El salario bruto no cambiará de un cheque de pago a otro a menos que existan circunstancias excepcionales, como ausencias sin goce de sueldo o pagos variables como bonificaciones y comisiones. El salario bruto de los trabajadores asalariados se calcula dividiendo su salario anual por el número de períodos de pago por año. Para los trabajadores por horas, Necesitará saber las horas trabajadas con la tarifa regular de pago por hora más las horas extraordinarias. y tener en cuenta cualquier pago de vacaciones, días de vacaciones y licencia por enfermedad pagada.
6. Distribuya cheques de pago o depósito directo. El depósito directo es, con mucho, el método más popular para pagar a los empleados, pero muchas empresas ofrecen a los empleados otras opciones, como cheques o tarjetas de pago, que son tarjetas de débito recargables especializadas. Con tarjetas de pago deposita el pago de un empleado en una cuenta vinculada a la tarjeta; el empleado puede utilizar la tarjeta para realizar compras, como una tarjeta de débito normal.
7. Pagar impuestos. Debe pagar los impuestos que ha retenido de los cheques de pago de los empleados, más la parte de impuestos del empleador. Por ejemplo, los empleadores y los empleados tienen que hacer contribuciones fiscales FICA del 7,65% de las ganancias de un empleado. También debe pagar el seguro de desempleo federal y los impuestos estatales y locales. El momento de estos pagos de impuestos varía según el tamaño de su empresa y el estado en el que opera. La mayoría de las empresas deben pagar impuestos federales ya sea mensual o bisemanalmente. Muchos estados exigen pagos trimestrales.
8. Presentar formularios de impuestos. Los empleadores generalmente necesitan presentar algunos formularios de impuestos trimestralmente y otros al final del año. Por ejemplo, debe declarar los impuestos FICA y algunos otros impuestos retenidos en el formulario 941 del IRS cada trimestre. Al final del año, proporcione a los empleados regulares formularios W-2 que resuman sus salarios e impuestos retenidos, y también debe enviar esos formularios al IRS. También es responsable de enviar el formulario W-3, un formulario de resumen que acompaña a los W-2 que envía, así como el Formulario 940 para impuestos federales por desempleo. Hay fechas límite para presentar cada uno de estos formularios, con multas e intereses por morosidad.

8 pasos para el procesamiento de nómina de bricolaje 1 Verificar elegibilidad Verifique la identidad del nuevo empleado y la autorización de empleo con el formulario I-9. 2 Recoger formularios W-4 Obtenga un W-4 de cada nuevo empleado para determinar la retención de impuestos. 2 Obtenga un EIN Necesita un número de identificación de empleador del IRS para pagar a los empleados. 3 Elija un horario de nómina Las opciones varían según el estado; las frecuencias comunes incluyen semanal, quincenal y quincenal. 4 Calcular y retener impuestos Calcule los impuestos de los empleados y otras deducciones que retendrá de sus cheques de pago. 5 Ejecuta los números Calcule el salario neto de cada empleado restando los impuestos y otras deducciones del salario bruto. 6 Pagar a los empleados Las opciones incluyen depósito directo, tarjeta de cheque o pago. 7 Pagar impuestos Pagar la parte que le corresponde al empleado y al empleador de impuestos estatales y locales 8 Presentar formularios de impuestos Presentar formularios de impuestos trimestrales y anuales ante las autoridades estatales y locales. Proporcione formularios W-2 a los empleados.

Elección del software de nómina para una pequeña empresa

A medida que las empresas crecen, a Los enfoques de bricolaje se vuelven menos manejables. El software de nómina puede simplificar enormemente el procesamiento de la nómina, asegurando precisión y cumplimiento. Dependiendo de la solución El software también puede automatizar los pagos de salarios e impuestos y la presentación de impuestos, contabilización de los créditos fiscales. Aquí hay cinco cosas a considerar al seleccionar una solución de nómina:

1. ¿Cuánto puede gastar? Busque un sistema que se adapte a su presupuesto. Necesita equilibrar el costo con los beneficios, que puede incluir una mayor precisión y velocidad, además de liberar tiempo del personal para otras actividades. Muchas soluciones de nómina tienen un precio por empleado, por lo que el costo es proporcional al tamaño de su negocio. Algunas soluciones de nómina se proporcionan como parte de paquetes de software empresariales más grandes, lo que puede proporcionar beneficios adicionales, como contabilidad simplificada y análisis de costos. Asegúrese de comprender qué características de un servicio de nómina están incluidas en la tarifa base, y que cuestan extra. También considere el crecimiento potencial. Si bien migrar de un software de nómina a otro no es demasiado complicado, es una consideración si espera un crecimiento rápido.
2. ¿Qué tan complicadas son sus necesidades de nómina? Una empresa más grande con diferentes categorías de empleados en múltiples jurisdicciones fiscales necesitará un software más sofisticado que una empresa pequeña con empleados asalariados en un solo estado. Y cuanto menos experiencia en nómina tenga internamente, cuanto mayor sea el valor de un sistema que maneja todos los aspectos del procesamiento de la nómina, incluyendo pagos automáticos y declaraciones de impuestos.
3. ¿Existen soluciones adaptadas a su tipo de negocio? Algunas soluciones están diseñadas para satisfacer las necesidades de tipos específicos de negocios, como bufetes de abogados o restaurantes. Si opera en un segmento de mercado que tiene muchas pequeñas empresas, probablemente haya al menos una oferta diseñada para una empresa de su perfil, y vale la pena ver si esa solución se adapta bien a su empresa.
4. ¿Qué tipo de informes desea generar? En su mejor momento, El software de nómina puede respaldar decisiones estratégicas al permitirle analizar rápidamente los costos y el impacto de posibles decisiones comerciales. ¿Cuánto podemos ahorrar cambiando nuestra combinación de empleados permanentes y por horas para reducir las horas extraordinarias? ¿Cuánto aumentarán los costos de personal si abrimos una nueva oficina en Boston en lugar de Chicago? El software de nómina que forma parte de una suite integrada también puede facilitar la realización de análisis e informes adicionales que combinen datos de nómina con otra información comercial.
5. ¿Qué tan felices están los demás con los paquetes de software que está considerando? Leer reseñas de clientes y estudios de casos en línea puede resultar útil. Pero no se detenga ahí, póngase en contacto con los proveedores que le interesan y pídales clientes de referencia.

Preguntas frecuentes sobre la nómina de pequeñas empresas

• ¿Por qué necesito un sistema de nómina?

  Teóricamente cualquiera puede administrar la nómina por sí mismo utilizando hojas de cálculo, pero hacerlo es complicado, requiere mucho tiempo y experiencia. Si comete errores puede enfrentarse a sanciones importantes. Para la mayoría de las empresas, Tiene sentido utilizar un sistema de nómina que automatice el proceso y potencialmente consultar con un contador bien versado en las últimas leyes e impuestos.

• ¿Qué es una calculadora de nómina?

  Una calculadora de nómina es una herramienta en línea que calcula el salario neto y las retenciones de un empleado. Ingresa datos como tasa de pago, jurisdicción fiscal local y cualquier exención. Luego, la calculadora ejecuta los números.

• ¿Qué es un asiento de diario de nómina?

  Los contables y los tenedores de libros utilizan los asientos del diario de nómina para registrar la compensación pagada a los empleados. Luego, estos asientos se pueden incorporar al libro mayor de la empresa. Hay tres tipos principales de entrada:registro inicial (salarios brutos devengados por los empleados junto con retenciones y cualquier impuesto adicional), Salarios acumulados (una entrada registrada al cierre de cada período contable para registrar los salarios adeudados pero aún no pagados), y pagos manuales (estos cubren cheques de pago manuales ocasionales generados debido a ajustes de pago o terminaciones).

Es posible administrar la nómina usted mismo, pero es complicado laborioso y propenso a errores, especialmente para cualquier negocio con más de un puñado de empleados. Dado que el procesamiento de la nómina es un costo administrativo más que una actividad generadora de ingresos, la mayoría de las empresas quieren minimizar la cantidad de tiempo y dinero que gastan en ello. Para muchas pequeñas empresas, Usar software de nómina para automatizar el proceso es una opción mucho mejor que tratar de manejar la nómina manualmente.