36 categorías de gastos comerciales para pequeñas empresas y nuevas empresas

Es posible que la atención a las deducciones de gastos no desempeñe un papel destacado en el proceso de planificación financiera de las pequeñas empresas y las nuevas empresas, y eso puede estar costando. Seguro, está enfocado en el servicio al cliente y en la mejora de sus productos y servicios. Pero algunos movimientos fáciles podrían reducir significativamente su factura de impuestos.

Por ejemplo, digamos que está gastando 250 millas por semana en su vehículo privado para ofrecer productos a los clientes. Puede parecer que lleva mucho tiempo mantener un registro que separe el uso comercial y personal, pero está perdiendo cerca de $ 600 en deducciones. O tal vez cerró su oficina y comenzó a administrar su empresa desde una habitación libre. Siempre que el espacio se utilice exclusivamente para negocios, puede deducir $ 5 por cada pie cuadrado, hasta $ 1, 500.

Los gastos comerciales son los costos de administrar una empresa y generar ventas. Dado ese amplio mandato, el IRS no proporciona una lista maestra de deducciones permitidas para pequeñas empresas y nuevas empresas. Siempre que un gasto sea "ordinario y necesario" para administrar un negocio en su industria, es deducible. Eso hace que valga la pena dedicar tiempo a organizar sus gastos para que su empresa acepte todas las cancelaciones legítimas, crea un plan financiero eficaz, paga la cantidad adecuada en impuestos trimestrales y no necesita preocuparse por una auditoría.

¿Qué es un gasto comercial deducible de impuestos?

Los gastos que se pueden amortizar varían según la naturaleza de su negocio. Empiece por revisar la Publicación 535 del Servicio de Impuestos Internos, que analiza la deducibilidad de los gastos comerciales comunes y las reglas generales para declarar sus impuestos.

Esos gastos “ordinarios y necesarios” deben ser incurridos en una organización motivada por el lucro. Incluso si su pequeña empresa enfrenta problemas financieros y en realidad no genera ganancias, la intención debe estar ahí. De lo contrario, el IRS puede determinar que su negocio es un pasatiempo y no permitir gastos.

El IRS también sugiere distinguir los gastos comerciales habituales de las categorías que se incluyen en el costo de los bienes vendidos (COG) y los gastos de capital para garantizar la precisión. ya que algunos gastos comerciales no se pueden deducir en el año en que se incurren.

¿Qué son las categorías de gastos comerciales?

Desarrollando categorías de gastos que se adapten a su negocio y registrando y organizando los gastos sobre la marcha, le resultará más fácil obtener todas las deducciones adeudadas.

También le ahorrará importantes dolores de cabeza a su contable o preparador de impuestos. Hablando de, Vale la pena pasar tiempo con un asesor financiero para comprender los tipos de gastos que puede y no puede incluir en una categoría específica.

A continuación se muestra un ejemplo de una lista de categorías de gastos de pequeñas empresas que se aplica a la mayoría de las empresas. describiendo lo que está incluido y cómo puede calificar para una deducción. Agregue a estas categorías específicas de la industria, como los costos de I + D o el gasto para buscar financiación de capital riesgo.

36 categorías de gastos comerciales para pequeñas empresas y nuevas empresas

1. Publicidad: Esto cubre el costo de los artículos y servicios para promover o comercializar directamente su negocio. Los ejemplos incluyen tarifas pagadas a empresas de publicidad o marketing para producir materiales promocionales, vallas publicitarias, folletos, carteles, sitios web e imágenes de redes sociales. Incluso puede deducir el gasto en una campaña de relaciones públicas.

2. Educación continua: Esto puede incluir cursos de educación continua o seminarios para mantenerse actualizado sobre las tendencias de la industria. Materiales relevantes, los libros y las tarifas de registro para usted y sus empleados son deducibles de impuestos. También puede deducir los pagos realizados a los empleados para reembolsarles los gastos educativos relevantes.

3. Tasas de crédito y cobranza: Empresas que utilizan contabilidad de base devengada, donde los ingresos y los gastos se registran cuando se obtienen o se incurre en ellos, incluso si no hay dinero cambia de manos en ese momento, puede deducir las facturas impagas como deudas incobrables de la empresa. Cualquier tarifa gastada tratando de cobrar una deuda, como contratar a una empresa externa para cobrar lo adeudado, también cuenta. Una mejor apuesta:minimice las deudas incobrables y aumente el flujo de caja optimizando sus procesos de facturación.

4. Comisiones bancarias: Intereses pagados por préstamos comerciales, Las líneas de crédito en curso y las tarjetas de crédito comerciales son gastos deducibles de impuestos. Comisiones bancarias, como mantenimiento mensual o cargos por sobregiro, también cuenta.

5. Cuotas y suscripciones: Las suscripciones a revistas de la industria o diarios relacionados con su negocio pueden deducirse de sus impuestos. Las tarifas de membresía incluyen las pagadas a asociaciones profesionales o comerciales que pueden ayudar a promover su negocio e incluso a su Cámara de Comercio local.

6. Programas de beneficios para empleados: Pagos realizados para beneficios como seguro por discapacidad, seguro de vida, asistencia para el cuidado de dependientes, Los planes de salud para usted y sus empleados y la asistencia para la adopción son deducibles de impuestos. Tenga en cuenta que esta es un área, junto con el seguro de compensación para trabajadores, donde las empresas tienden a gastar más de lo necesario.

7. Seguro: Además de ese seguro de compensación para trabajadores, puede deducir las primas de los seguros relacionados con la empresa, incluso por responsabilidad, negligencia y bienes raíces. Las primas del seguro de automóvil en un vehículo personal son un poco más complicadas:si deduce una tarifa fija por millaje, no puede detallar y debe utilizar el método de gasto real, donde se determina lo que realmente cuesta operar el automóvil para la parte del uso general del automóvil que se usa en la empresa.

8. Mantenimiento y reparaciones: Las empresas que utilizan vehículos de flota como parte de sus operaciones pueden deducir la parte utilizada para el negocio. Los gastos deducibles incluyen tarifas de estacionamiento y gasolina. De lo contrario, puede optar por utilizar la tarifa estándar por millaje. Adicionalmente, También puede contar la reparación y mantenimiento de otros tipos de equipos y maquinaria utilizados en su negocio.

   Bajo los cálculos de gastos reales para vehículos, puede incluir gas, petróleo, refacción, llantas, seguro, Cuotas de inscripción, licencias y depreciación (o pagos de arrendamiento) prorrateados al total de millas comerciales conducidas.

9. Gastos legales y profesionales: Estos pueden incluir honorarios pagados a contadores públicos certificados (CPA), planificadores financieros, abogados u otro tipo de profesionales.

10. Gastos y suministros de oficina: Artículos como productos de limpieza, papel, cuadernos artículos de papelería e incluso bocadillos y bebidas para los empleados se pueden deducir como suministros. los gastos la categoría incluye los costos relacionados con la operación de su negocio, como alojamiento de sitios web y software.

11. Teléfono: Se pueden deducir las tarifas mensuales de telecomunicaciones en un espacio comercial, al igual que las líneas telefónicas adicionales en una oficina en casa, así como los contratos de telefonía celular como una subcategoría de los gastos de oficina.

12. Utilidades: Para un espacio comercial, servicios públicos como la electricidad, Internet, Las tarifas de recolección de residuos y alcantarillado son totalmente deducibles. Para una oficina en casa, puede deducir los servicios públicos en proporción a la cantidad de su casa que se utiliza para el negocio.

13. Gastos de envío y envío: Sellos, tarifas de flete y franqueo para enviar artículos relacionados con el negocio, incluidos los productos a los clientes y las etiquetas de envío de devolución, contar. Los sobres y los materiales de embalaje se incluyen en los suministros de oficina.

14. Impresión: Elementos como cartuchos de tinta, Las impresoras o los pagos por servicios de impresión se pueden incluir en esta categoría de gastos comerciales. Tenga en cuenta que si decide hacer marketing por correo directo, puede deducir el costo de producción de los materiales aquí, pero el franqueo debe indicarse por separado incluso si la impresora manejó los correos.

15. Alquilar: Cualquier pago de alquiler realizado para ocupar un almacén para inventario o espacio de oficina para realizar negocios es deducible de impuestos. Su estructura comercial — corporación C (C-corp) o corporación S (S-corp) — dicta si puede pagar una cantidad razonable para alquilar una propiedad a los accionistas.

16. Salarios y otras compensaciones: Salarios de los empleados, Salario Bruto, comisiones, las bonificaciones y otros tipos de compensación cuentan como gastos deducibles de impuestos. La compensación puede incluso extenderse a los salarios pagados a los hijos y cónyuges, siempre que los pagos se hicieran a través de la nómina y esas personas prestasen servicios para su negocio. La cantidad pagada debe considerarse razonable.

17. Viaje: Los gastos de viaje relacionados con el negocio incluyen vuelos, hoteles y comidas, pero tenga en cuenta que solo el 50% del costo de las comidas para empleados y clientes es deducible. Los costos para los candidatos que viajan para una entrevista son deducibles. Los ejemplos incluyen tarifas de estacionamiento y vuelos.

18. Utilidades: Los costos incluyen teléfono celular, electricidad, Internet, tarifas de recolección de basura y alcantarillado (para espacios comerciales).

19. Comidas de empresa: Puede deducir el 50% de las compras de alimentos y bebidas que califiquen. Debe estar relacionado con el negocio, como conferencias de trabajo y comidas en viajes de negocios. Como pequeña empresa, puede deducir el 50% de las compras de alimentos y bebidas que califican.

20. Uso comercial de su automóvil: Es posible que pueda cancelar los costos de mantenimiento y operación de su vehículo si es estrictamente para uso comercial. Sin embargo, si es mixto, puede reclamar millas relacionadas con el uso comercial.

21. Gastos de mudanza: Para gastos de mudanza relacionados con el trabajo, es posible que pueda deducir el 100% de los costos relacionados con su mudanza. Deberá aprobar la prueba de distancia, como que su nueva ubicación de trabajo esté al menos a 50 millas de su ubicación anterior.

22. Depreciación: Estos son los costos de artículos costosos como maquinaria o un vehículo durante su uso de por vida. en lugar de hacerlo durante un solo año fiscal.

23. Contribuciones caritativas: Puede deducir las contribuciones caritativas realizadas a organizaciones calificadas; es posible que deba detallar estas deducciones.

24. Cuidado de niños y / o dependientes: Los costos calificados asociados con el cuidado de niños o dependientes pueden amortizarse, aunque deberá cumplir con los requisitos del IRS.

25. Gastos de puesta en marcha: Las empresas que lanzaron una nueva empresa pueden deducir hasta $ 5, 000 en gastos iniciales previos a su lanzamiento. Los ejemplos incluyen los costos de marketing y capacitación de los empleados.

26. Intereses hipotecarios: Si va a comprar un edificio o solicitar un préstamo para construir o mejorar su casa con fines comerciales, es posible que pueda deducir los intereses incurridos.

27. Software: Unos, como software de contabilidad o suscripción recurrente con empresas SaaS, utilizados para fines comerciales pueden ser totalmente deducibles de impuestos.

28. Suscripciones a libros y revistas: Revista, Los libros y revistas especializados y directamente relacionados con su empresa pueden ser deducibles de impuestos. Por ejemplo, los periódicos pueden no serlo, pero las revistas específicas de la industria lo harían.

29. Ingresos del trabajo en el extranjero: Si tiene un negocio en el extranjero, es posible que pueda omitir cualquier ingreso extranjero obtenido en su declaración de impuestos. conocida como exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero. Deberá cumplir con ciertos requisitos, como estar por debajo de un determinado umbral de ingresos.

30. Gastos médicos: Trabajadores por cuenta propia, que pagan sus propios gastos de atención médica o primas de seguro, puede deducir estos gastos en su declaración de impuestos. Los ejemplos incluyen los honorarios del médico y los medicamentos recetados.

31. Licencias y permisos: Las licencias y permisos requeridos pueden ser deducibles de impuestos. Los ejemplos incluyen permisos de construcción y licencias para ejercer la abogacía en su estado.

32. Fabricación o materias primas: Estos están directamente relacionados con el costo de los bienes vendidos o los artículos y el almacenamiento pagados para vender sus productos.

33. Contribuciones de jubilación: Contribuir a una cuenta con ventajas fiscales, como una IRA o 401k, puede reducir su ingreso imponible, una excelente manera para que aquellos que trabajan por cuenta propia ahorren en impuestos.

34. Impuestos de bienes inmuebles: Si tiene una oficina en casa y detalla sus impuestos, es posible que pueda deducir algunos de los impuestos que paga.

35. Regalos para clientes: Regalos para empleados, los clientes o proveedores pueden ser completamente deducibles de impuestos. Por ejemplo, le da a sus empleados canastas de regalo durante la temporada navideña o envía tarjetas de regalo a los proveedores.

36. Préstamos para empleados: Si paga un anticipo a un empleado y espera que le devuelva el dinero (como en, no hicieron ningún trabajo adicional para obtener este ingreso "adicional"), puede deducir esta cantidad. Sin embargo, cualquier interés pagado puede contarse como ingreso comercial.

¿Saltarse el golf?

Gastos Monto deducible Fiesta o comida al aire libre para empleados 100% Comidas reembolsables para empleados 50% Comidas con clientes o prospectos 50% Otro entretenimiento para clientes o prospectos, como un evento deportivo o una ronda de golf 0%

Si tiene empleados que viajan con frecuencia por negocios, asegúrese de seguir las mejores prácticas de administración de gastos de pequeñas empresas, como facilitarles la carga de los recibos requeridos por el IRS.

3 pasos para categorizar los gastos de su pequeña empresa o inicio

El cumplimiento tributario deficiente y el flujo de caja inconsistente se encuentran entre los 10 principales desafíos financieros para las pequeñas empresas. Puede romper ese molde siendo coherente en la categorización de los gastos. Eso le permite ver dónde y cuánto está gastando para operar su empresa mientras está preparado para la época de impuestos.

También recopilará información que le permitirá crear un estado financiero que agregue visibilidad a la rentabilidad y el flujo de caja. Estas declaraciones son necesarias para las auditorías y, a menudo, las solicitan los inversores.

Aquí hay tres pasos para categorizar los gastos comerciales.

1. Determine las categorías correctas para su negocio específico. La elección de las categorías adecuadas dependerá de su industria. Por ejemplo, un negocio de tarjetas de felicitación puede tener categorías dedicadas para el alquiler de envíos y almacenamiento, mientras que las empresas de software como servicio (SaaS) pueden tener categorías de servicios digitales.

   Empiece por identificar las categorías de gastos que más utiliza su empresa (ese estado financiero le ayudará aquí) y las que necesitará para crecer. Consulte la lista anterior para comenzar.

2. Concilie y revise las cuentas financieras con regularidad. Revisar las cuentas financieras es un buen hábito que lo alentará a estar al tanto de sus gastos. La conciliación de extractos bancarios se puede realizar fácilmente utilizando un software de contabilidad. Si descubre que tiene desafíos, una tarjeta de crédito solo para empresas es una de las mejores prácticas de gestión de gastos.

3. Asignar una categoría a todas las transacciones. Usando la lista de categorías que se le ocurrió, mire los detalles de sus gastos y asigne cualquier deducible. Preste especial atención a dónde se requieren los recibos. Tenga en cuenta que mantener las finanzas personales y comerciales separadas es un consejo financiero importante para las pequeñas empresas y lo protege de la responsabilidad. para que asigne un gasto, asegúrese de que esté relacionado con la empresa.

¿Qué más puedo deducir como gasto comercial?

Como mencionamos, su hogar puede generar muchas oportunidades de deducción, según el porcentaje de espacio que ocupa su oficina, pero deberá detallar los intereses hipotecarios, utilidades seguros e impuestos sobre la propiedad. O, puede reclamar la deducción estandarizada, que es de $ 5 por pie cuadrado hasta 200 pies cuadrados.

Algunos otros elementos que puede que no hayas considerado:

los Crédito fiscal por oportunidad de trabajo (WOTC) es un crédito fiscal federal disponible para los empleadores por contratar personas de ciertos grupos, incluidos algunos veteranos y personas discapacitadas, que se enfrentan a importantes obstáculos al empleo.

Costos para proteger la propiedad intelectual creado por usted o sus empleados, como el código de software, un logotipo para su empresa o una patente para un nuevo producto o servicio.

Pérdidas por desastres naturales o delitos. Si un incendio o una inundación destruyen su ganado, o se roban artículos, puede deducir las pérdidas no cubiertas por su seguro.

Utilice software de contabilidad para realizar un seguimiento de los gastos y clasificar los gastos comerciales

Una de las formas más sencillas para que los propietarios de empresas clasifiquen los gastos y hagan un seguimiento de los gastos es utilizar un software de contabilidad, que a menudo tiene categorías de negocios rellenadas previamente. Puede modificar o agregar según sea necesario, y compilará automáticamente las transacciones.

El software de contabilidad también le ayuda a utilizar los datos de sus gastos para ejecutar informes de pérdidas y ganancias. Al hacerlo, se muestra la cantidad que está gastando en cada categoría para que pueda evaluar si necesita controlar sus costos o si está bien encaminado. Puede desglosar los gastos en intervalos de tiempo específicos para ver cómo cambian los gastos. Estos informes simplifican el proceso de deducción al tiempo que revelan sus gastos comerciales anuales.

Hoja de trabajo gratuita de gastos comerciales

Una de las guías más exhaustivas sobre los requisitos que deben cumplirse para calificar los gastos comerciales es la publicación 535 del IRS. Sin embargo, si desea un recurso que sea más fácil de recorrer, descargue nuestra guía de descripción general gratuita. Puede revisar una lista de categorías de gastos comerciales comunes, así como elementos no deducibles.

Preguntas frecuentes sobre gastos de puesta en marcha y pequeñas empresas

¿Qué se puede cancelar como gasto comercial?

Generalmente, si un gasto se considera ordinario y necesario para realizar negocios, puede deducirlo como gasto comercial. No existe una lista completa porque lo que se considera "ordinario y necesario" depende en gran medida de la industria.

¿Qué no se puede cancelar como gasto comercial?

Cualquier gasto que se considere un gasto personal no se puede amortizar. Además, no puede deducir gastos relacionados con el entretenimiento del cliente, con la excepción de las comidas; multas o sanciones por violar una ley; cuotas del club de campo; y pagos ilegales.

¿Puede deducir los gastos del trabajo?

A partir de 2018, gastos de trabajo, como por una reubicación u otros costos pagados por los trabajadores pero no reembolsados ​​por los empleadores, ya no son elegibles. Sin embargo, si una empresa reembolsa a un empleado, entonces el empleador puede deducir ese reembolso como gasto.

¿Puedo cancelar los costos de inicio de mi negocio?

Las empresas pueden amortizar los costos iniciales, dependiendo del tipo de gasto. Las deducciones permitidas deben estar directamente relacionadas con la puesta en marcha de la empresa y su naturaleza organizativa. como el personal de capacitación y las tarifas de incorporación. Es posible que pueda deducir hasta $ 5, 000 para el inicio y $ 5 adicionales, 000 para gastos de organización.

¿Puedo tomar la deducción estándar y aún así deducir los gastos comerciales?

Sí, puede deducir los gastos relacionados con el negocio incluso si toma la deducción estándar.

¿Cuáles son los tres tipos principales de gastos?

Los tres tipos principales son fijos, variable y periódica.

• Gastos fijos son aquellos que no cambian en el futuro previsible. Estos pueden incluir pagos de arrendamiento de automóviles o alquiler.
• Gastos variables son gastos como los servicios públicos, que puede cambiar de un mes a otro.
• Gastos periódicos son las que ocurren ocasionalmente, como viajes de negocios o reparaciones de automóviles de emergencia.