W-9 vs. 1099:aprenda las diferencias y cuándo usar cada una

La mayoría de las empresas serán subcontratistas o contratarán contratistas independientes en algún momento. The Ascent le muestra cómo completar los formularios que el IRS requiere de los contratistas.

Para muchas pequeñas empresas, hay tareas que se quedan esperando durante años para ser completadas. Ninguno de los empleados de tiempo completo tiene el tiempo o el deseo de completarlos, pero no son lo suficientemente importantes como para contratar a alguien nuevo.

Ahí es donde entran los contratistas independientes. Los contrata para proyectos a corto plazo, no paga beneficios ni retiene impuestos y, si les va bien, pueden ser considerados para futuros trabajos. Como resultado, los contratistas independientes suelen tener relaciones con varias empresas.

Cuando llega el momento de completar todos los impuestos comerciales al final del año, los empleados de tiempo completo obtienen formularios W-2 y los contratistas independientes obtienen formularios 1099. Repasemos cómo completar los formularios 1099 y cómo el Formulario W-9 entra en la ecuación.

¿Qué es el Formulario W-9?

El Formulario W-9 del IRS, o Solicitud de Certificación y Número de Identificación del Contribuyente, se utiliza para obtener el número de identificación fiscal oficial de cualquier contratista que esté trabajando para usted. Esto incluye a las personas que trabajan como empleados subcontratados y otras empresas que realizan trabajos subcontratados.

Es una buena práctica exigir que se complete el formulario W-9 antes de realizar cualquier pago a un contratista. No lo necesita estrictamente para imprimir cheques, como lo haría con un Formulario W-4 para empleados de tiempo completo, pero si llega al final del año y no lo tiene, rápidamente se interpone entre una roca y un lugar difícil a medida que se acerca la fecha límite de presentación.

¿Qué es el Formulario 1099?

El Formulario 1099 es el formulario de impuestos del contratista independiente. Los empleadores envían formularios W-2 a todos los empleados de tiempo completo que detallan los ingresos que obtuvieron ese año, así como las deducciones de impuestos. El 1099 es la versión para contratistas independientes del W-2. No tiene que incluir ninguna deducción en el 1099 porque los contratistas deben realizar un seguimiento y pagar todos los impuestos de contratistas independientes por su cuenta.

Durante años, los empleadores completaron el formulario 1099-MISC para los contratistas 1099. A partir de 2020, se requiere que se presente el Formulario 1099-NEC del IRS (compensación de no empleados) para contratistas independientes. Usamos ese formulario en un ejemplo a continuación.

Tenga a mano el artículo anterior sobre el 1099-MISC. Si es un contratista general que utiliza subcontratistas durante todo el año, aún deberá completar los formularios 1099-MISC para ellos. En términos generales, el 1099-NEC es solo para humanos.

W-9 versus 1099:¿Cuál es la diferencia?

El W-9 es el formulario que enviará a sus contratistas (o que le enviará un contratista general o un banco) para obtener su información. El 1099 es el formulario que completa y envía a sus contratistas y al gobierno al final del año.

Cómo completar un W-9

Afortunadamente, las instrucciones W-9 en el formulario son claras, ya que probablemente no podrá sentarse con sus contratistas y ayudarlos a completarlo. Sin embargo, es probable que algún día obtenga el formulario de otra compañía con la que está trabajando como contratista W-9, así que consulte las instrucciones a continuación para saber cómo completarlo.

Si recientemente abrió algunas cuentas bancarias o solicitó un crédito comercial, probablemente podría completar este formulario completo en cinco minutos sin pensarlo. Solo necesita saber el nombre de su empresa, el tipo de entidad y el número de identificación fiscal.

Si no ha hecho ninguna de esas cosas, puede encontrar toda esta información en los documentos de registro de su empresa o en una declaración de impuestos empresarial reciente. Si aún no puede encontrar su número de identificación fiscal, este artículo puede ayudarlo.

Cómo completar el Formulario 1099

A medida que reciba formularios W-9 de sus contratistas, cárguelos en su software de contabilidad. El programa que uso tiene una sección de mantenimiento de proveedores donde ingreso el nombre comercial, la dirección y la identificación fiscal para imprimirlos en los cheques.

Con la mayoría de los programas de contabilidad, podrá completar directamente los formularios 1099 con la información de este proveedor y los pagos realizados durante el año. También debería poder filtrar fácilmente a contratistas independientes específicos del formulario 1099 y completar el formulario manualmente, que es lo que veremos a continuación.

Por lo general, cuando el gobierno cambia una forma, es frustrante. Anteriormente en mi carrera, pasé cuatro años completando el formulario SBA 1919 para clientes casi a diario y luego, de la noche a la mañana, todo el formulario cambió. Siempre pensé que la memoria muscular era solo para karate hasta que me encontré llenando sin pensar cuadrados inexistentes que se habían movido tres páginas hacia abajo.

El 1099-NEC es uno de los pocos cambios de formulario que he visto donde ahora es mucho más fácil de completar. Agregas la información de tu empresa en las casillas del pagador y la información del contratista en las casillas del destinatario. El número de cuenta es el número de contratista 1099 en su sistema. Si no retiene impuestos, lo que la mayoría de las empresas no hacen, simplemente complete el cuadro n.º 1 y estará listo para enviar los 1099.

Aquí hay algunos otros elementos a tener en cuenta:

• Los 1099 solo se requieren si los pagos totales realizados al contratista superan los $600 durante el año.
• El monto informado corresponde al pago en efectivo, no al pago devengado. Si tiene un contratista trabajando en un proyecto masivo que abarca dos años por un pago único, debe informarlo todo en el año en que se realiza el pago.
• Las empresas a menudo usan contratistas independientes para no tener que proporcionar beneficios ni pagar impuestos sobre la nómina. No llame contratistas independientes a los verdaderos empleados de tiempo completo. (Imagínese al IRS como un ojo gigante de Sauron buscando compañías que hagan esto, y no tiene águilas para sacarlo rápidamente de Mordor).

Cómo presentar el formulario 1099 ante el IRS

Asegúrese de comprar sus 1099 directamente del IRS o de su compañía de software de contabilidad. Hay cinco copias de la información que completamos arriba. Uno es para el gobierno federal, otro para el departamento de impuestos del estado, dos para el destinatario y uno para sus archivos.

El formulario debe entregarse a los destinatarios y al IRS el 1 de febrero de cada año. Puede presentar su declaración en línea con el IRS si su software de contabilidad puede crear el tipo de archivo correcto para los formularios. No se pueden escanear.

El camino más fácil es simplemente enviar por correo todos los formularios con el Formulario 1096, que es un resumen de todos los 1099 que está presentando. La dirección es la misma que la de todos los demás impuestos para pequeñas empresas:

Mantenerse informado

Es una especie de rito de iniciación para las empresas completar un W-9 de un socio o banco y comenzar a enviar 1099 a fin de año. Ambos formularios son bastante fáciles de completar y no deberían impedirle explorar todas las vías comerciales.