Una guía para principiantes sobre contabilidad de administración de propiedades

La contabilidad de administración de propiedades no es más difícil que cualquier otra contabilidad. The Ascent lo guía a través de un sistema para contabilizar los alquileres y los gastos relacionados.

La administración de la propiedad es estresante. A principios de este año, tuvimos un terremoto aquí en Utah. Rápidamente revisé mi calentador de agua y mi horno para asegurarme de que no tuviéramos ninguna fuga de gas. A continuación, tenía que asegurarme de que nuestras propiedades de alquiler estuvieran bien.

Un inquilino envió un mensaje de texto de inmediato y dijo que había revisado todo y que todo estaba bien. Eso fue un alivio. El otro inquilino dijo que estaba fuera de la ciudad y que no podía verificar, así que dejé el trabajo para correr al condominio y asegurarme de que no estuviera a punto de explotar. Resulta que estuvo bastante cerca.

Cuando llegué allí, descubrí que el horno se había desprendido completamente de la pared. Rápidamente apagué el gas y llamé a la compañía de gas. Varios cientos de dólares, un inquilino irritado que llegó a casa temprano a un apartamento de 50 grados y unos días más tarde con presión arterial alta, se arregló el horno. Estaba razonablemente seguro de que el condominio no explotaría pronto. ¿Pero era humo de cigarrillo lo que olí en la sala de estar?

La contabilidad de sus propiedades de alquiler no tiene por qué ser tan estresante. Siga leyendo para aprender cómo configurar un sistema para la contabilidad de administración de su propiedad.

Resumen:¿Qué es la contabilidad de administración de propiedades?

La contabilidad de gestión de la propiedad es la contabilidad del propietario. Reconoce los ingresos por todos los alquileres recibidos y los gastos de mantenimiento, paisajismo y otras salidas de efectivo.

Cómo configurar un sistema de contabilidad de administración de propiedades

Estos son los pasos que he usado personalmente para algunas situaciones diferentes en las que he estado involucrado.

1. Determine su punto de inflexión

Hago la contabilidad de administración de propiedades de dos maneras diferentes. Personalmente, soy dueño de dos condominios que se alquilan a inquilinos que encuentro en un sitio web local de anuncios clasificados. En mi trabajo diario, administro de 20 a 30 unidades que pertenecen a los propietarios de mi empresa.

Para los dos condominios, mantengo una hoja de cálculo de estados financieros actualizada anualmente para cuando estoy haciendo mis impuestos. Todos los meses, reviso para asegurarme de que el pago del alquiler se haya realizado y guardo los recibos del año en una carpeta física. Solo hago declaración de la renta. Mantener un balance actualizado sería más trabajo de lo que vale para estas pequeñas unidades.

Para la contabilidad de propiedades de alquiler en mi capacidad profesional, uso nuestro software de contabilidad para hacer conciliaciones bancarias mensuales y mantener actualizado el registro de alquileres (hablaremos de estos términos en un minuto).

No existe una regla sobre cuándo debe graduarse de la contabilidad al dorso del sobre a un sistema completo con contabilidad de doble entrada. Si solo tiene unas pocas transacciones por año, probablemente pueda ceñirse a una hoja de cálculo. Si procesa varias facturas cada mes, probablemente necesite comprar un software de contabilidad.

2. Comprar software de contabilidad

No necesitarás encontrar un software específico para propietarios. Consulte nuestras reseñas de software de contabilidad y elija el que más le guste:funcionará para la administración de propiedades.

La contabilidad para la administración de propiedades se realiza mejor cuando es como cualquier otro negocio. Entonces, el software de contabilidad normal tendrá toda la funcionalidad que necesita.

3. Configurar cada propiedad

Cada propiedad deberá tener varios elementos configurados para ella:

• Entidad: Si tiene una propiedad comercial con varias unidades, colóquela en su propia LLC para protegerse de la responsabilidad.
• Cuenta de software: Su software de contabilidad debe permitir la creación de múltiples empresas. Cree uno separado para cada entidad.
• Cuenta bancaria/tarjeta de crédito: La forma más fácil de realizar un seguimiento de los gastos de cada propiedad es usar una cuenta bancaria o una tarjeta de crédito solo para esa propiedad. Luego, cada mes revisa el estado de cuenta y agrega cada entrada de diario en el software.
• GL y catálogo de cuentas: Configure un libro mayor y un plan de cuentas para cada propiedad de alquiler. Cuanto mejor los construya inicialmente, más fácil será procesar rápidamente las transacciones cada mes.
• Rollo de alquiler: Cree una hoja de cálculo con una fila para cada unidad. Cada mes, cuando se pague el alquiler, agregue el pago. El siguiente gráfico muestra cómo debe verse la lista de alquileres.

4. Hacer el ciclo contable mensual

Estos son los pasos que debe seguir para el ciclo contable de cada mes.

1. Recibir alquileres: Muchos programas de software de contabilidad se integrarán con su cuenta bancaria y facilitarán la configuración de facturas mensuales automáticas con pagos ACH (Cámara de compensación automatizada). Si su software no hace esto, reúnase con el representante de gestión de tesorería de su banco para configurar extracciones mensuales de ACH de sus inquilinos. Alternativamente, puede solicitar a sus inquilinos que configuren el pago automático de facturas o un envío ACH a su cuenta. La clave es sacar la responsabilidad del alquiler mensual de las manos de su inquilino y convertirlo en un pago automático.
2. Procesar facturas: Recibirá facturas de servicios públicos, jardinería, mantenimiento y otros gastos aleatorios cada mes. Muchos de estos pueden pagarse automáticamente con transferencias electrónicas de fondos. Use su software de contabilidad para imprimir cheques para los demás.
3. Hacer la conciliación bancaria: Tradicionalmente, se realiza una conciliación bancaria para asegurarse de que el monto en efectivo del balance general coincida con el saldo bancario. Todavía queremos hacer eso, pero lo haremos un poco al revés. Ingrese todas las transacciones del extracto bancario en el software (a menos que la transacción sea de un cheque que ya ingresó). Cuando haya terminado, compare el saldo de efectivo del libro (la cantidad del software) con el saldo del estado de cuenta. Si no es lo mismo, revise el estado de cuenta y su GL para averiguar qué se ingresó incorrectamente.
4. Imprimir datos financieros: Puede hacer esto cada mes, trimestre o año. Para propiedades más grandes, puede tener sentido hacerlo mensualmente para asegurarse de que no está gastando una tonelada de efectivo. Siempre que haya creado el GL correctamente e ingresado todas las transacciones en la cuenta correcta, solo tendrá que imprimir los estados financieros de administración de su propiedad.

Este es el ciclo que sigo para las propiedades en mi vida profesional. Imprimimos estados financieros anualmente para los impuestos y nos mantenemos al día con el saldo bancario durante el año para asegurarnos de que no haya una quema de efectivo.

Con los dos condominios que poseo personalmente, uso un sitio web llamado Cozy para hacer pagos mensuales de alquiler y tengo una tarjeta de crédito que solo uso para las propiedades de inversión. Por lo general, tengo cuatro o cinco gastos que no pertenecen a la HOA (asociación de propietarios) al año, por lo que es bastante fácil juntarlos todos en una hoja de cálculo al final del año.

Consejos y trucos para configurar un sistema de contabilidad exitoso para la administración de propiedades

Tener un sistema de contabilidad para administrar sus propiedades lo ayudará a asegurarse de no perder ninguna fecha de vencimiento e, idealmente, le ahorrará mucho tiempo.

1. Vincular cuentas

Si puede vincular su software de contabilidad a la cuenta bancaria de cada entidad, hará que el ciclo mensual sea al menos un 240% más fácil. En lugar de trabajar para ingresar cada línea del estado de cuenta, simplemente puede verificar que las transacciones importadas se apliquen a las cuentas correctas.

2. Haz valoraciones anuales

Siempre hay un costo de oportunidad para mantener las propiedades de inversión. Acostúmbrese a obtener la opinión de precios de un corredor (BPO), o incluso haga su propia valoración de las propiedades anualmente, para decidir si desea conservarlas o intentar venderlas.

3. Analizar las finanzas al menos una vez al año

Hay cuatro formas de ganar dinero con propiedades de inversión:

1. Apreciación de capital: Cuando el valor de la propiedad sube y puedes venderla por más.
2. Flujo de caja de alquiler: El efectivo real que termina en su bolsillo al final del año.
3. Refugio fiscal: Deducciones fiscales de artículos como depreciación (no en efectivo) o intereses.
4. Pago de la deuda: Idealmente, comprará una propiedad por la menor cantidad posible y luego cobrará más en alquiler de lo que debe en la deuda. Cuando esto funciona, usted está efectivamente haciendo que un inquilino pague la hipoteca y reciba el activo de forma gratuita. Lo mejor de ambos mundos es cuando el inquilino liquida fácilmente el pago de la deuda, pero los intereses y la depreciación hacen que la propiedad muestre una pérdida en su declaración de impuestos.

Cuando ejecute sus finanzas anuales, trabaje en la preparación de un estado de flujo de efectivo. El estado de flujo de efectivo y la tasación le permitirán calificar cada propiedad en esas cuatro métricas clave cada año.

4. Comprender los tipos de arrendamiento

La mayoría de los arrendamientos comerciales son los llamados arrendamientos de triple red (NNN). Esto significa que los inquilinos son responsables de pagar su parte de todos los gastos de las áreas comunes, como el paisajismo o la remoción de nieve. Si tiene contratos de arrendamiento NNN, debe mantenerse al día con los gastos de las áreas comunes y facturar a los inquilinos anualmente.

5. No olvides la lista de alquileres

Si desea obtener un préstamo sobre la propiedad o venderla, lo primero que se le pedirá es una lista de alquileres. Tener uno preciso y actualizado contribuirá en gran medida a facilitar la interacción con terceros, sin mencionar que lo ayudará a identificar a los inquilinos morosos más rápido.

(Tierra)señor de las moscas

Si ha pasado tiempo en la administración de propiedades, es probable que haya tenido los mismos momentos (o semanas) estresantes que yo. Sin embargo, la contabilidad de sus propiedades no tiene que ser un trauma al nivel de un terremoto.