Teneduría de libros vs. Contabilidad:¿Cuáles son las diferencias?

La teneduría de libros y la contabilidad comparten algunos puntos en común, pero son cosas muy diferentes. Conozca esas diferencias y por qué ambas pueden ser importantes para una pequeña empresa.

Ya sea que venda cromos de béisbol, pelotas de béisbol o boletos para un juego de béisbol, su negocio aún necesita un tenedor de libros o un contador, o idealmente, ambos.

Aunque teneduría de libros y contabilidad son dos términos que se usan indistintamente, son diferentes. Las responsabilidades de un tenedor de libros son principalmente transaccionales, recopilando e ingresando transacciones financieras. Por el contrario, las responsabilidades de un contador son analíticas y se enfocan en el desempeño financiero, utilizando esa información para ayudarlo a administrar mejor su negocio.

Si bien el software de contabilidad ha jugado un papel muy importante en la automatización de los procesos contables y contables, sigue siendo útil para los propietarios de pequeñas empresas comprender las similitudes y diferencias entre los dos.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad se centra en el registro adecuado de las transacciones financieras de su empresa. Por lo general, su tenedor de libros usaría la contabilidad de doble entrada para registrar todas sus transacciones financieras. La contabilidad de partida doble significa que por cada entrada de débito que realice, se debe realizar una entrada de crédito correspondiente.

Si bien principalmente registran transacciones financieras, los tenedores de libros son responsables de una variedad de tareas, que son importantes para mantener un negocio exitoso.

• Organizar y categorizar transacciones: Esto incluye revisar la exactitud de las facturas entrantes y prepararlas para el pago.
• Escribir facturas: Es imposible que te paguen si tus clientes nunca reciben una factura. Las responsabilidades del tenedor de libros incluyen el seguimiento de las ventas y la redacción de facturas por los bienes y servicios proporcionados.
• Pagar facturas: Las pequeñas empresas necesitan mantener una buena relación con sus proveedores, por lo que es tan importante pagar las facturas antes de la fecha de vencimiento.
• Registrar pagos de clientes: Registrar los pagos de los clientes con prontitud garantiza que el saldo de sus cuentas por cobrar sea preciso y que no envíe un aviso de vencimiento a un cliente cuando ya pagó.
• Mantener caja chica: Con las tarjetas de crédito de la empresa, una cuenta de caja chica no es tan importante como lo era antes, pero si su empresa todavía tiene una, es el trabajo del contador asegurarse de que los fondos se administren y se desembolsen correctamente.
• Conciliar extractos bancarios: Una tarea que a menudo se pasa por alto, la conciliación regular de los extractos bancarios reduce los posibles errores y le proporciona un saldo bancario preciso cada mes.
• Ingrese las entradas de ajuste de fin de mes: Si bien el software de contabilidad ha reducido la cantidad de entradas de diario necesarias, es probable que se necesiten entradas de ajuste de fin de mes para contabilizar gastos como depreciación, gastos de intereses, cargos bancarios y otros elementos que pueden haberse omitido.
• Preparar estados financieros: Si bien el trabajo de un contador es analizar los estados financieros, a menudo es el trabajo del tenedor de libros preparar estados financieros mensuales, trimestrales o anuales, según las necesidades de la empresa.

Los tenedores de libros también pueden ser responsables de otras tareas, como revisar los informes de gastos y ayudar a preparar un presupuesto. El trabajo de un tenedor de libros es un elemento importante para cualquier pequeña empresa y no debe subestimarse.

¿Qué es la contabilidad?

A veces, el trabajo de un contador puede superponerse al de un tenedor de libros. Sin embargo, mientras que el trabajo del tenedor de libros generalmente se centra en la entrada de transacciones, el del contador es analizar la información registrada por el tenedor de libros, utilizando principios contables.

Las principales funciones contables realizadas por contadores incluyen las siguientes:

1. Preparación de estados financieros: Si bien los tenedores de libros pueden ejecutar informes estándar que incluyen estados financieros, los contadores suelen ejecutar estos informes, que incluyen un balance general, un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo, junto con cualquier otro informe que se considere necesario. También es trabajo del contador analizar la información en los estados financieros, observando elementos como los gastos mensuales, los totales de ingresos mensuales, la cantidad de efectivo que su empresa tiene disponible y las formas de mejorar el rendimiento empresarial.
2. Análisis de ingresos y costes: Los tenedores de libros ingresan las transacciones, pero es el trabajo del contador entender lo que significan. Este análisis puede incluir todo, desde el cálculo de índices contables hasta el ajuste del libro mayor. Los contadores también analizan los datos históricos para detectar tendencias, como el aumento de los gastos, la disminución de los ingresos o la rentabilidad del producto.
3. Impuestos: Una de las mejores razones para tener un contador a bordo es a efectos fiscales. Si bien los contadores pueden ayudar con la preparación de declaraciones de impuestos, es lo que aportan con respecto a las deducciones de impuestos, la planificación fiscal y las formas de reducir la obligación tributaria lo que los hace tan valiosos. Todos tenemos que pagar impuestos, pero los contadores pueden mostrarle formas de reducir su factura fiscal anual.
4. Planificación financiera: Los contadores están capacitados para ver el panorama general. Si bien los tenedores de libros pueden detectar tendencias, los contadores pueden brindar información específica y consejos sobre cómo generar más ingresos, reducir gastos y hacer que sus productos sean más rentables, entre otras cosas. Los contadores también pueden ofrecer consejos sobre aspectos como la estructura y la expansión de la empresa.

Teneduría de libros versus contabilidad:¿Cuáles son las principales diferencias?

La teneduría de libros y la contabilidad son esenciales para su pequeña empresa. Si bien ambos se ocupan de las transacciones financieras, la contabilidad se centra en la organización y el registro de las transacciones financieras, mientras que la contabilidad analiza esas transacciones financieras y su impacto en su negocio.

Tanto la teneduría de libros como la contabilidad utilizan la ecuación contable Activos =Pasivos + Patrimonio , considerado el fundamento del sistema contable de partida doble.

Pero a pesar de lo similares que pueden parecer los dos, existen diferencias importantes.

Contabilidad	Contabilidad
Organiza y registra transacciones financieras	Revisa los estados financieros y los saldos del libro mayor
Crea facturas y registra pagos	Prepara asientos de ajuste y cierre para tenedores de libros
Concilia extractos bancarios	Ejecuta índices contables para determinar la rentabilidad, la deuda y los ingresos
Está más preocupado por la actividad diaria	Está más preocupado por el panorama general
Maneja el cierre de fin de mes	Maneja todas las declaraciones de impuestos y la planificación fiscal
Ejecuta estados financieros	Crea previsiones y presupuestos

¿Su pequeña empresa necesita un tenedor de libros o un contador?

Idealmente, tendría ambos. La mayoría de las pequeñas empresas pueden arreglárselas en las primeras etapas con un tenedor de libros, y eso puede ser suficiente para administrar la actividad diaria. En muchos casos, un tenedor de libros calificado puede realizar muchas de las mismas tareas que haría un contador. Sin embargo, siempre es una buena idea tener un contador para revisar las entradas, observar el flujo de caja y brindar comentarios sobre el desempeño de su negocio, incluidas las medidas de reducción de costos y otras sugerencias.

La contabilidad y la contabilidad son importantes

Si bien contar con un sistema de contabilidad adecuado puede ser suficiente para muchas pequeñas empresas, no disminuye la importancia de un contador.

Hay un lugar tanto para la teneduría de libros como para la contabilidad en su pequeña empresa, y como propietario de una pequeña empresa, es probable que se le solicite ser ambos en un momento u otro. Si bien el software de contabilidad ciertamente facilita mucho el proceso de contabilidad, requiere un conjunto diferente de habilidades y conocimientos para manejar la contabilidad de su negocio.

En cualquier caso, familiarizarse con los términos de contabilidad y los conceptos básicos de contabilidad sin duda puede contribuir en gran medida a facilitar el proceso.