Una guía para el principio de reconocimiento de gastos

Si utiliza la contabilidad de acumulación, también debe utilizar el principio de reconocimiento de gastos. Descubra por qué este principio es tan importante y cómo usarlo correctamente.

El reconocimiento de gastos es un componente clave del principio de correspondencia; uno de los 10 principios de contabilidad incluidos en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).

El principio de reconocimiento de gastos, siguiendo las reglas de los principios de concordancia, establece que los gastos y los ingresos deben reconocerse en el mismo período contable.

Resumen:¿Qué es el principio de reconocimiento de gastos?

De manera similar al principio de reconocimiento de ingresos, el principio de reconocimiento de gastos establece que cualquier gasto en el que incurra su empresa debe reconocerse durante el mismo período que el ingreso correspondiente.

Como parte del principio de coincidencia, el principio de reconocimiento de gastos solo se usa en la contabilidad de acumulación, ya que la contabilidad de acumulación reconoce tanto los ingresos como los gastos cuando ocurren o cuando se ganan. Esto es diferente de la contabilidad de caja, que reconoce ingresos y gastos cuando el dinero cambia de manos.

Cómo funciona el principio de reconocimiento de gastos

El principio de reconocimiento de gastos utiliza el mismo método que el principio de reconocimiento de ingresos. Por ejemplo, Sara compra 150 sillas en enero. El costo de las sillas es de $3000, pero Sara no reconocerá el gasto de comprar las sillas hasta que se vendan.

Esta es la entrada de diario que haría Sara para registrar su compra inicial:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2020	Inventario	$3,000
31-01-2020	Efectivo		$3,000

En el asiento de diario anterior, Sara debitaría su cuenta de inventario, porque ha agregado inventario por un monto de $3,000, mientras acredita su cuenta de efectivo, porque pagó las sillas de inmediato.

Tenga en cuenta que todavía no hemos gastado nada. Si Sara no registró correctamente el total de su inventario, la cantidad de inventario indicada en su hoja de balance sería inexacta.

En febrero, Sara vende las 150 sillas por $6,000. Para seguir el principio de reconocimiento de gastos, así como el principio de correspondencia, Sara deberá registrar los gastos relacionados con la compra de las sillas, así como los ingresos obtenidos en febrero por la venta de las sillas.

Esto garantizará que tanto los ingresos como los gastos se registren en el mismo mes.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
28-2-2020	Efectivo	$6,000
28-02-2020	Costo de los bienes vendidos	$3,000
28-02-2020	Ingresos		$6,000
28-02-2020	Inventario		$3,000

Mirando la entrada de diario anterior, puede ver que Sara registró su pago total de $ 6,000 en su cuenta de efectivo como débito, ya que su cuenta de efectivo aumentó cuando recibió el dinero.

También se debitó la cuenta de costo de bienes vendidos, que indica el gasto incurrido al comprar el inventario en enero.

Los ingresos aumentan, o se acreditan, ya que se recibieron $6,000 de la compra de las sillas y, finalmente, la cuenta de inventario se redujo por la cantidad de inventario vendido, que fue de 150 sillas. Si los ingresos no se hubieran registrado correctamente, la declaración de ingresos de Sara para el mes de febrero habría sido inexacta.

Usando el ejemplo anterior, digamos que Tim, el vendedor de Sara, recibe una comisión del 10 % sobre las ventas. Dado que Tim vendió todas las sillas por un total de $6000, se le debe una comisión de $600 (10 %) sobre las ventas.

Aunque Tim no recibirá su comisión hasta marzo, el gasto aún debe vincularse a los ingresos por ventas recibidos en febrero. Para contabilizar correctamente la comisión en el mes correcto (febrero), Sara deberá acumular el gasto de la comisión:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
28-2-2020	Gastos de comisión	$600
28-02-2020	Gastos acumulados		$600

Al registrar el asiento de diario anterior, Sara registró el gasto de la comisión en el mes correcto, aunque no se pagará hasta marzo. Cuando se paga, Sara debe recordar revertir la entrada de acumulación, o se sobrestimarán sus gastos de comisión.

¿Cuáles son los métodos para reconocer los gastos?

Si bien la mayoría de los gastos comerciales se incluyen en el método de causa y efecto, que combina fácilmente los ingresos y los gastos como en el ejemplo anterior, existen otros métodos que se utilizan para clasificar los gastos que ocurren y que no se pueden vincular a un ingreso en particular.

Estos son los tres métodos principales que se utilizan para reconocer los gastos correctamente:

Método #1:Causa y efecto

Los asientos de diario anteriores ilustran el método de causa y efecto de reconocimiento de gastos. Por ejemplo, el gasto de las sillas compradas en enero está claramente relacionado con los ingresos obtenidos en febrero cuando se vendieron esas mismas sillas.

En cualquier transacción de venta, el costo de los bienes vendidos está directamente relacionado con los ingresos obtenidos por la venta de bienes a los clientes. Cualquier comisión ganada por un vendedor también se incluiría en el método de causa y efecto, ya que las comisiones ganadas están directamente vinculadas a las ventas de la silla.

Método #2:Asignación sistemática y racional

Puede ser difícil asignar un gasto a una fuente de ingresos en particular, especialmente cuando se compran artículos como equipo de fábrica. Sin embargo, cuando se compra el equipo, usted contabilizará el uso del equipo durante su vida útil a través de la depreciación.

Por ejemplo, en febrero, Sam compró una máquina de $10 000 para su fábrica. Si bien no puede vincular el gasto a una fuente de ingresos específica, la máquina ayudará a generar ingresos a lo largo de su vida útil, que se estima en siete años.

Para contabilizar adecuadamente ese gasto, Sam deberá depreciar el costo del equipo durante los próximos siete años.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
28-2-2020	Activos Fijos -- Maquinaria	$10,000
28-02-2020	Efectivo		$10,000

Esta primera entrada de diario anterior muestra cómo registrar el gasto inicial.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
28-2-2020	Gastos de depreciación -- Maquinaria	$119,05
28-02-2020	Depreciación acumulada		$119,05

La siguiente entrada de diario anterior le muestra cómo contabilizar los gastos de la maquinaria comprada durante su vida útil, que es de siete años. Esta entrada de diario se registraría cada mes mientras la maquinaria aún se esté utilizando hasta el final de su vida útil, o hasta que la maquinaria se retire o se venda.

Al registrar la depreciación mensualmente, podrá vincular el gasto de la maquinaria con los ingresos obtenidos por el uso de la maquinaria.

Método #3:Reconocimiento inmediato

El reconocimiento inmediato es quizás el método más fácil de asignación de gastos, ya que se realiza de forma regular. El reconocimiento inmediato se utiliza para todos los costos de su período, que incluyen gastos operativos generales, gastos administrativos, costos de servicios públicos, costos de venta, comisiones de ventas y cualquier otro gasto incurrido.

Estos gastos generalmente se reconocen de inmediato, ya que en la mayoría de los casos es difícil, si no imposible, vincular cualquier ingreso futuro u otros beneficios directamente a estos gastos. Estos costos del período se reconocen inmediatamente en lugar de reconocerse en una fecha futura.

El reconocimiento de gastos es un componente clave de la contabilidad de devengo

Si utiliza la contabilidad en base devengado, también debe utilizar el principio de reconocimiento de gastos. Parte del principio de correspondencia, el principio de reconocimiento de gastos establece que los gastos deben reconocerse en el mismo período que los ingresos relacionados.

Si los gastos se reconocen cuando se pagan, está utilizando la contabilidad de caja. Reconocer tanto los ingresos como los gastos garantiza que sus estados financieros reflejen con precisión su negocio.

Si aún realiza un seguimiento de los ingresos y gastos de forma manual o mediante hojas de cálculo, le recomendamos que consulte las reseñas del software de contabilidad de The Ascent para automatizar el proceso y hacer su vida mucho más fácil.