Una guía para principiantes sobre pagos mediante EFT

Los pagos mediante EFT o transferencias electrónicas de fondos están diseñados para mover dinero entre cuentas bancarias mediante una red computarizada.

Las transacciones EFT están diseñadas para transferir pagos electrónicamente de una institución bancaria a otra.

Los pagos mediante EFT son una buena manera de eliminar la necesidad de imprimir y enviar cheques en papel a los proveedores, y también pueden proporcionar a sus clientes una forma rápida y fácil de pagar sus facturas. Independientemente del tipo de contabilidad que utilice su empresa, puede aprovechar los pagos mediante EFT.

Descripción general:¿Qué es un pago EFT?

En 1978, los EE. UU. aprobaron la Ley de transferencia electrónica de fondos, que ayudó a establecer los derechos de los consumidores y participantes al participar en actividades de transferencia electrónica de fondos.

Los pagos EFT transfieren fondos entre cuentas usando una red computarizada. Se pueden realizar desde una cuenta en una institución financiera a otra cuenta en esa misma institución o se pueden realizar entre dos instituciones diferentes.

Los pagos mediante EFT son útiles tanto para las empresas como para las personas, ya que eliminan la necesidad de escribir un cheque o usar efectivo para pagar un gasto comercial. Los pagos EFT a menudo se denominan pagos electrónicos, cheques electrónicos, banca electrónica o transferencias bancarias electrónicas.

Pagos EFT vs. ACH:¿Cuál es la diferencia?

La red Automated Clearing House (ACH) es un sistema que se utiliza para mover dinero entre dos instituciones financieras. De hecho, ACH conecta a todas las instituciones financieras de EE. UU. para que la transferencia de dinero entre instituciones sea fácil y segura.

Los pagos ACH se completan diariamente en lotes, y las transferencias entre instituciones suelen demorar entre 1 y 4 días, según los bancos involucrados en la transacción. Todos los pagos ACH se consideran una transacción EFT, pero no todas las transacciones EFT se consideran un pago ACH.

Los pagos ACH se utilizan con mayor frecuencia para depósitos directos y pagos directos, que incluyen el pago programado de gastos operativos como alquiler, servicios públicos y gastos de nómina. Y si actualmente paga a sus empleados mediante depósito directo, eso también se considera un pago ACH.

Quizás la mayor diferencia entre EFT y ACH es que los pagos que utilizan la red ACH se verifican a través de un sistema de procesamiento por lotes antes de que se complete la transferencia.

Este proceso puede demorar entre 1-4 días, dependiendo de la institución bancaria. Los bancos más grandes tienden a procesar transacciones ACH más rápido que los bancos y cooperativas de crédito locales más pequeños.

Por otro lado, el tiempo de procesamiento de EFT para transacciones como pagos con tarjeta de débito y retiros de cajeros automáticos se procesan inmediatamente y, aunque son más rápidos, también se consideran menos seguros.

Tipos de pagos mediante EFT

Los siguientes son todos ejemplos de pagos mediante EFT:

• Depósito directo: Si paga a sus empleados mediante depósito directo, eso es un pago EFT. Para pagar a sus empleados mediante depósito directo, deberá obtener su información bancaria, incluido su número de cuenta bancaria y número de ruta bancaria. Todos los depósitos directos pasan por el sistema ACH.
• Transacciones en cajero automático: Cada vez que utiliza un cajero automático para retirar dinero, transferir fondos entre sus cuentas o realizar un depósito, está utilizando el sistema EFT.
• Transferencias electrónicas:aunque no se usan con tanta frecuencia como en el pasado, las transferencias electrónicas pueden mover dinero rápidamente entre instituciones financieras. Las transferencias electrónicas no utilizan la red ACH.
• Transacciones con tarjeta de débito :Cada vez que elige pagar en la tienda con su tarjeta de débito, está utilizando el sistema EFT.
• Pago del proveedor: También puede utilizar pagos mediante EFT para pagar a sus proveedores. Procesado de manera similar al depósito directo, debe obtener información bancaria del proveedor para poder procesar sus pagos, que al igual que el depósito directo, pasarán por el sistema ACH.

¿Cómo funcionan los pagos mediante EFT?

Recuerde que si bien todas las transacciones ACH son EFT, no todas las EFT pasan por la red de la cámara de compensación automatizada. Echaremos un vistazo a dos transacciones, depósito directo del empleado y una compra con tarjeta de débito para ver la diferencia en el procesamiento.

1. Depósito directo

Debido a que los depósitos directos son transferencias electrónicas de fondos que siempre se realizan a través de la red ACH, deberá obtener el nombre del banco, el número de cuenta y el número de ruta bancaria del empleado, así como el tipo de cuenta.

Una vez que se recibe esta información, puede configurar los detalles del depósito directo con su propia cuenta bancaria. Luego, su banco envía la solicitud de ACH, donde se procesa por lotes y luego se transmite a las diversas cuentas que se encuentran en la entrada original.

Una vez que el banco receptor reciba la solicitud, verificará que los fondos estén disponibles en la cuenta de origen. Cuando se completa el proceso de verificación, el banco receptor acredita la cuenta con el monto del depósito directo.

Debido a que las transferencias ACH se verifican para verificar su precisión, generalmente demoran entre 1 y 4 días en aparecer en una cuenta, por lo que, en algunos casos, el proceso de depósito directo debe iniciarse hasta 4 días antes de que se deba pagar a los empleados.

2. Compra con tarjeta de débito

Cada vez que va a la tienda y toma la decisión de usar una tarjeta de débito para el pago, está usando un pago EFT. Sin embargo, su pago no utiliza el sistema ACH porque es instantáneo.

La tienda no necesita su información bancaria y usted no necesita la información bancaria de la tienda para pagarles. Pasas tu tarjeta, ingresas tu PIN y el dinero se transfiere de tu cuenta a la cuenta de la tienda, sin necesidad de verificación (aparte de tu PIN).

Debido a que las compras con tarjeta de débito y cajero automático no pasan por el sistema ACH, la transacción se completa en tiempo real sin la demora que normalmente se encuentra en las transacciones de depósito directo o débito directo que requieren información bancaria en ambos lados de la transacción.

¿Debe utilizar pagos mediante EFT en su empresa?

El uso de pagos EFT, como depósito directo y pago directo para proveedores, puede ser beneficioso para las pequeñas empresas. El uso de estos pagos automatizados reduce el papeleo, garantiza que tanto a los proveedores como a los empleados se les pague a tiempo y elimina la necesidad de crear cheques en papel.

También puede aceptar pagos mediante EFT de clientes mediante una opción de pago en línea o proporcionando a los clientes regulares su información bancaria para que puedan pagarle con regularidad.

Si utiliza pagos mediante EFT con regularidad, debe contar con un proceso para asegurarse de que todas las transacciones se registren en su libro mayor de manera oportuna.

Si está utilizando un software de contabilidad, probablemente pueda descargar todas las transacciones bancarias en su libro mayor. Si no puede conectar su banco a su aplicación de software, deberá hacer asientos de diario para todos los pagos EFT realizados y depósitos recibidos.

Si está buscando pasarse a un software de contabilidad para su pequeña empresa, asegúrese de consultar las reseñas de software de contabilidad de The Ascent.