Una guía para principiantes sobre gastos operativos para pequeñas empresas

Los gastos operativos son gastos incurridos por su empresa que no forman parte de la producción de productos o servicios. Estos gastos incurridos sin importar en qué etapa se encuentre su negocio.

Los gastos operativos son los gastos en los que su negocio incurre diariamente. Los gastos operativos típicos incluyen el alquiler, la nómina, los servicios públicos, la impresión, el correo y los impuestos sobre la propiedad. Muchas, si no todas, de estas categorías de gastos tienen una cuenta de gastos separada en el libro mayor.

Los gastos operativos no están directamente relacionados con la producción de productos o servicios, sino que reflejan lo que realmente cuesta abrir sus puertas cada día.

Resumen:¿Qué son los gastos operativos?

Los gastos operativos reflejan el costo de mantener su negocio en funcionamiento. Por ejemplo, Jessica es propietaria de una pequeña panadería que emplea a 11 empleados a tiempo completo y parcial, incluidos cuatro panaderos y siete empleados de ventas y mostrador.

Excluyendo a los panaderos, que se consideran parte del proceso de fabricación, todos los gastos de nómina de los demás empleados, incluidos salarios, impuestos sobre la nómina y beneficios, se consideran gastos operativos y forman parte del costo de hacer negocios.

Mientras tanto, recuerde que los panaderos necesitan gas y electricidad para usar los hornos para producir productos horneados. Además, la panadería necesita encender las luces para mostrar los productos horneados correctamente, el Abrir iniciar sesión, la ventana debe estar enchufada y la computadora debe estar funcionando para usar el sistema de punto de venta.

La propietaria de la panadería también debe asegurarse de que sus empleados y sus clientes estén cómodos, por lo que se asegura de que la panadería se caliente en invierno y se enfríe en verano. Jessica también necesita pagar el alquiler de su arrendador por un monto de $1,000 cada mes. Todas estas cosas se consideran gastos operativos.

Ejemplo de gastos operativos

Los gastos operativos generalmente se dividen en varias categorías, como gastos relacionados con la nómina, gastos administrativos o generales y gastos de ventas y marketing. Ejemplos de gastos operativos incluyen:

• Salarios para empleados que no son de producción
• Impuestos sobre la nómina
• Beneficios para empleados
• Alquiler
• Reparaciones
• Utilidades
• franqueo
• Impresión
• Costos de publicidad
• Costos de marketing
• Gastos de viaje

Gastos operativos en un estado de resultados

Si bien los gastos operativos generalmente se reflejan en el estado de resultados de su negocio, también juegan un papel tanto en su estado de pérdidas y ganancias como en su estado de flujo de efectivo, ya que cada estado está diseñado para reflejar los gastos a fin de llegar a la cuenta de pérdidas o ganancias actual o niveles actuales de flujo de caja.

Sin embargo, en el estado de resultados, los gastos operativos juegan un papel más destacado, con un detalle de los ingresos totales y los gastos totales. El ingreso neto antes de impuestos, o ingreso antes de impuestos, se calcula restando los gastos operativos de los ingresos.

Este total le brinda a usted y a cualquier inversionista o institución financiera potencial una buena perspectiva de la salud financiera de su empresa, así como información detallada sobre cómo se gasta su dinero. Este es un ejemplo de cómo sería un estado de resultados:

CUENTA DE RESULTADOS

Para el año que finaliza el 31 de diciembre de 2020

Ingresos
Ingresos por ventas	$150,000
Otros ingresos	$75,000
Ingresos totales	$225,000
Costo de los bienes vendidos	$105,000
BENEFICIO BRUTO	$120,000
Gastos de funcionamiento
Tarifas contables	$1500
Gastos de publicidad	$750
Depreciación	$1250
Nómina de empleados	$40,000
Impuestos sobre la nómina de empleados	$5500
Seguro	$3,000
Alquiler	$10,000
Utilidades	$4100
Gastos de Vehículo	$750
GASTOS TOTALES	$66,850
UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS	$53,150
Gasto Fiscal	$17,540
INGRESO NETO	$35,610

¿Qué le dicen los gastos operativos sobre su negocio?

Imagine tratar de crear un presupuesto o proyecciones financieras sin saber cuáles son sus gastos operativos. Detallar sus gastos operativos puede brindarle una gran cantidad de información sobre su negocio, como costos de servicios públicos, detalles de salarios y costos de publicidad y marketing.

Además, revisar sus gastos operativos puede brindarle la siguiente información.

La verdadera rentabilidad de tu negocio

Si bien su negocio inicialmente puede parecer rentable al restar el costo de los bienes vendidos de los ingresos, la verdadera prueba de la rentabilidad del negocio se presenta cuando se tienen en cuenta los gastos operativos.

Después de todo, en el caso de Jessica, si sus productos horneados son rentables solo antes de considerar los gastos operativos, terminará perdiendo dinero y, en última instancia, cerrando el negocio si sus gastos operativos son demasiado altos.

Si necesita reducir gastos

Este es uno de los factores que los empresarios tienen en cuenta al considerar los recortes de personal. Si los productos y servicios no son lo suficientemente rentables, es posible que los dueños de negocios deban buscar áreas en las que puedan reducir gastos.

Desafortunadamente, en muchos casos, los primeros recortes generalmente se hacen en los totales de personal, particularmente porque los costos fijos como el alquiler no son negociables en la mayoría de los casos.

Si está gastando de más

En el caso de Jessica, es dudoso que los gastos de viaje desempeñen un papel importante en sus gastos operativos. Sin embargo, es probable que Jessica pueda revisar otras áreas para determinar si está gastando de más. Por ejemplo, Jessica actualmente paga a dos empleados de contabilidad, así como a una firma de contadores públicos para que supervisen las finanzas de su empresa.

Es probable que pueda eliminar a uno de los empleados de contabilidad si los gastos operativos se convierten en un problema. Jessica también ha determinado que la mayoría de sus nuevos clientes la han encontrado a través de las redes sociales, por lo que tal vez quiera considerar reducir la publicidad impresa, ya que no es una herramienta publicitaria efectiva para su negocio.

Preguntas frecuentes

• Los gastos operativos son el costo de hacer negocios, como los salarios de los empleados, los servicios públicos, los seguros y el alquiler, mientras que el costo de los bienes vendidos se relaciona directamente con los productos que se venden.

  Por ejemplo, si vende joyas, el costo de los bienes vendidos incluirá los artículos que compre de un fabricante para revenderlos, o las gemas y los metales preciosos que compre para fabricar las joyas.

• Aunque los gastos operativos tienen un impacto indirecto en la mayoría de los estados financieros, los detalles de los gastos operativos generalmente se encuentran en un estado de resultados.

• Sí. Los costos de publicidad y relaciones públicas, como volantes, folletos, anuncios impresos, de radio y de televisión, se consideran gastos operativos.

• Sí. Observar los gastos operativos es una parte importante para determinar qué tan rentable es su negocio. También es una de las mejores formas de detectar tendencias y abordar posibles problemas antes de que afecten a su empresa.

Conoce tus gastos operativos, conoce tu negocio

Ya sea que esté comprando un automóvil, comprando una casa o buscando un nuevo par de zapatos, siempre determina el costo de ese artículo antes de comprarlo. Ese costo, o gasto, a menudo determina si compra ese artículo o se va. El mismo principio se aplica cuando se analizan los costos operativos de una empresa.

No hay forma de administrar con éxito un negocio de manera sostenible sin conocer y comprender cuáles son sus gastos operativos. Una de las mejores formas de determinar el éxito comercial actual y futuro es examinar periódicamente sus gastos operativos y hacer ajustes cuando sea necesario.

Puede administrar fácilmente sus gastos operativos utilizando un software de contabilidad. Si está listo para dejar de escribir diarios y libros de contabilidad escritos a mano o está buscando un software más adecuado para sus necesidades comerciales, asegúrese de consultar las revisiones del software de contabilidad de The Ascent.