Una guía para principiantes sobre conceptos básicos de contabilidad

A menudo puede ser difícil mantener en orden los diferentes términos relacionados con la contabilidad de las pequeñas empresas. En esta guía, The Ascent desglosa los conceptos básicos para ayudarlo a dominar firmemente esos términos.

Esta guía está diseñada para simplificar el proceso de contabilidad para usted, brindándole los conceptos básicos, desde la configuración adecuada de todas sus cuentas hasta por qué es importante registrar las transacciones con prontitud.

Estos son los conceptos básicos de contabilidad que debe saber:

• Familiarícese y configure su plan de cuentas.
• Comience a registrar todas sus transacciones financieras.
• Conciliar cuentas bancarias.
• Cerrar el mes y ejecutar los estados financieros.

Resumen:¿Qué es la contabilidad?

En pocas palabras, la contabilidad es el registro de las transacciones financieras de una empresa. Cualquier transacción con implicaciones financieras debe ser registrada por un tenedor de libros. Suena bastante simple, ¿no?

Sin embargo, para el novato, la introducción del vocabulario específico de contabilidad y las reglas que rigen los procesos contables adecuados puede ser abrumador.

Contador vs. tenedor de libros:¿Cuál es la diferencia?

Si bien el trabajo del tenedor de libros puede parecer similar (o el mismo) que el de un contador, solo son similares en la superficie. Un tenedor de libros registra todas las transacciones financieras de una empresa, mientras que el trabajo de un contador es interpretar y analizar los datos registrados por el tenedor de libros.

Contabilidad básica:las cuentas que debe conocer

Hay cinco cuentas contables que debe conocer y comprender:

1. Activos: Cualquier cosa de valor en su negocio se considera un activo. Esto incluye efectivo en sus cuentas bancarias, sus cuentas por cobrar (A/R), saldo (dado que es dinero que los clientes le deben), así como inventario, computadoras y muebles.
2. Pasivos: Todas las deudas de su empresa se consideran pasivos, como el saldo de sus cuentas por pagar (A/P) (ya que eso es lo que se debe a los proveedores), así como cualquier préstamo que deba la empresa.
3. Ingresos/ingresos: Los ingresos, también llamados ingresos, son simplemente cualquier dinero ganado por su empresa, ya sea a través de productos vendidos o servicios prestados.
4. Gastos: Todos estamos familiarizados con los gastos. Su factura de electricidad, los salarios de sus empleados y su almuerzo de trabajo con un cliente potencial se consideran gastos.
5. Patrimonio: Cuando resta los pasivos de su negocio de los activos de su negocio, tiene capital, que refleja su interés financiero en el negocio.

También debe comprender qué son los débitos y los créditos antes de poder comenzar a ingresar cualquier transacción. Cualquier transacción registrada en su libro mayor o en su software de contabilidad será un débito o un crédito.

Si está utilizando la contabilidad de doble entrada, que es la recomendada, tendrá una entrada de crédito correspondiente para cualquier entrada de débito que realice, y viceversa.

Tipo de cuenta	Para aumentar el saldo	Para disminuir el saldo
Activos	Débito	Crédito
Pasivos	Crédito	Débito
Ingresos	Crédito	Débito
Gastos	Débito	Crédito
Equidad	Crédito	Débito

Los débitos se registran en el lado izquierdo de un libro mayor de contabilidad, mientras que los créditos se registran en el lado derecho del libro mayor.

Una entrada de débito puede aumentar el saldo de algunas cuentas, mientras que una entrada de crédito puede aumentar el saldo de otras cuentas. Será útil que comprenda este principio antes de publicar cualquier transacción.

Cómo llevar la contabilidad de su pequeña empresa

Hay algunas cosas que debe hacer para comenzar a llevar la contabilidad de su negocio. Estos pasos se describen a continuación.

Paso 1:familiarícese y configure su plan de cuentas

Su plan de cuentas es la columna vertebral de su negocio y es una necesidad para registrar correctamente las transacciones. Si bien puedes comprar un libro de contabilidad en una tienda de suministros de oficina, ten en cuenta que es mucho más fácil configurar tu plan de cuentas si usas un software de contabilidad, como Wave.

La mayoría del software diseñado para propietarios únicos y pequeñas empresas incluirá un plan de cuentas predeterminado, por lo que no tendrá que crear uno desde cero.

Tenga en cuenta que, en la mayoría de los casos, puede editar el plan de cuentas para adaptarlo mejor a su negocio. También es una buena idea familiarizarse con las cuentas incluidas en su plan de cuentas, lo que hará que sea mucho más fácil cuando comience a ingresar transacciones financieras.

Paso 2:Comience a registrar las transacciones financieras

Todas y cada una de las transacciones que realice deben registrarse, ya sea en su libro mayor o en su aplicación de software de contabilidad.

Este proceso puede ser tan simple como preparar una factura para un cliente o configurar su factura de electricidad para pagarla. Una de las mejores cosas de usar un software es que los débitos y créditos involucrados en la creación de una factura se manejan en segundo plano.

Por ejemplo, si prepara y publica una factura por un monto de $150 a John Brown por consultoría, deberá registrar esa información en un asiento de diario.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
25-10-2019	Cuentas por cobrar	$150
25-10-2019	Ingresos/Ingresos		$150

Cuando John Brown pague la factura y se registre el pago, la entrada correcta será la que se muestra a continuación. Notará que la cuenta de A/R, que se debitó en la primera entrada, se acreditará (reducirá) porque la factura se pagó.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-10-2019	Efectivo	$150
31-10-2019	Cuentas por cobrar		$150

Paso 3:Concilia tus cuentas bancarias

Tradicionalmente, tendría que esperar para recibir su extracto bancario mensual y conciliar las transacciones en el extracto con las registradas en su libro mayor o software de contabilidad. El propósito detrás de completar una conciliación mensual es ver qué cheques aún están pendientes, publicar cualquier transacción bancaria y agregar cargos adicionales, como tarifas de cuenta.

La conciliación le brinda un saldo de efectivo preciso, lo que puede ser particularmente importante para las empresas más pequeñas con un flujo de efectivo limitado.

Una de las ventajas de usar un software de contabilidad es que gran parte del proceso de conciliación se completa simplemente vinculando sus cuentas bancarias al software de su elección. Esto permite una fácil conciliación diaria o semanal, lo que hace que el proceso de fin de mes sea mucho más simple.

Si opta por no vincular su software con su banco, deberá conciliar sus cuentas manualmente. De cualquier manera que lo haga, es importante completar el proceso regularmente.

Paso 4:Cierre el mes y ejecute los estados financieros

Una vez que se hayan conciliado sus cuentas bancarias y se hayan realizado los ajustes en la herramienta de registro de su elección, querrá cerrar el mes e imprimir los estados financieros.

Si está utilizando un libro mayor manual, deberá cerrar cada cuenta individual y combinarlas en los tipos de cuenta adecuados, un proceso tedioso que justifica firmemente el uso de un software de contabilidad, que completa este proceso automáticamente.

Muchos de los productos más nuevos no tienen un proceso de cierre de fin de mes específico, sino que le permiten elegir una fecha límite para ingresar transacciones y preparar estados financieros que reflejen con precisión los saldos de ese mes.

Los informes financieros son una parte importante del proceso de contabilidad, ya que los estados de cuenta le brindan una visión precisa de la salud financiera de su negocio, que puede compartir con su contador o CPA.

Los tres estados financieros básicos incluyen:

1. Saldo hoja: Un balance muestra los activos, pasivos y patrimonio de su empresa en una fecha determinada.
2. Ingresos declaración: Los estados de resultados pueden ser particularmente útiles para las pequeñas empresas, ya que muestran los ingresos netos durante un período de tiempo específico.
3. Flujo de caja declaración :Los estados de flujo de efectivo muestran las entradas y salidas de efectivo durante un período de tiempo específico.

¿Debería usar un software de contabilidad para su contabilidad?

Como propietario único, autónomo o propietario de una pequeña empresa, puede elegir entre usar un libro de contabilidad tradicional escrito a mano, un software de hoja de cálculo o un software de contabilidad.

Quédese con lápiz y papel si:

• No tienes una computadora y no quieres comprar una.
• No tienes acceso a Internet.
• Tu negocio es más como un pasatiempo.

Usar software de contabilidad si:

• Quiere una imagen precisa de su empresa. Si bien el software de contabilidad puede parecer intimidante para quienes no tienen experiencia en contabilidad o contabilidad, muchos productos están diseñados específicamente para principiantes en finanzas.
• Desea dedicar menos tiempo al mantenimiento de registros y más tiempo a su negocio. En lugar de escribir todo y tener que conciliar manualmente todos sus libros y cuentas, el uso de un software de contabilidad le permite dedicar menos tiempo a realizar un seguimiento de sus transacciones, lo que le brinda más tiempo para dedicarlo a su negocio.
• Quiere hacer crecer su negocio. Lleva mucho tiempo mantenerse al día con varios libros de contabilidad y mantener la precisión, por lo que si sus planes incluyen hacer crecer su negocio, deberá usar un software de contabilidad.

Encontrar el método de contabilidad adecuado para usted

Si tiene un negocio, ya sea como autónomo, propietario único o propietario de una pequeña empresa, debe poder facturar a sus clientes, realizar un seguimiento de sus gastos y saber exactamente qué tan estable financieramente es su negocio. La mejor manera de hacerlo es usando un software de contabilidad.