10 beneficios clave de la automatización de AP

¿Qué es la automatización AP?

El software de automatización de cuentas por pagar (AP) permite a las empresas reducir las tareas manuales y liberar el flujo de caja. Puede enviar facturas, gestione las aprobaciones y procese los pagos a través de una única plataforma con aprobaciones rápidas y mejor visibilidad y control de los procesos y datos financieros importantes.

Aproximadamente el 55% de las empresas abordan los datos financieros de forma manual, según PayStream Advisors '2018 Payables Insight Report. Ese procesamiento manual lleva tiempo, requiere personal costoso e introduce espacio para errores, y eso es solo la punta del iceberg en lo que respecta a los beneficios.

10 beneficios de la automatización de cuentas a pagar (AP)

La automatización de los procesos de cuentas por pagar agrega valor al tiempo que libera a su equipo para que se concentre en mejorar el back office. Estos son algunos de los beneficios clave de la automatización de AP.

1. Ahorro de tiempo: Tradicionalmente, las facturas se depositarían en los escritorios o esperarían en las bandejas de entrada de los correos electrónicos para su aprobación. El enrutamiento automatizado elimina esos retrasos y agiliza el proceso de aprobación. Se pueden aplicar reglas específicas al flujo de trabajo para que la persona adecuada reciba automáticamente una factura en el momento adecuado con recordatorios programables. Los paneles brindan a los usuarios un alto nivel, vista en tiempo real del procesamiento de facturas, reduciendo la cantidad de tiempo que se necesita para buscar un estado. General, La automatización de AP se traduce en aproximadamente un 18% menos de días pagaderos pendientes (DPO), según el Aberdeen Group. Eso equivale a un ahorro de aproximadamente 5,55 días en promedio.
2. Facturación de bajo costo: La automatización de procesos comerciales ahorra costos laborales y reduce los costos duros, tales como suministros de oficina y franqueo para correo entre oficinas. El costo mensual promedio para procesar 5, 000 facturas manualmente son $ 64, 500, según los datos de la red APP2P. Procesar la misma cantidad de facturas en una operación automatizada costaría alrededor de $ 8, 850. Eso es aproximadamente un ahorro del 85%.
3. Precisión mejorada: Optar por la automatización de AP se traduce en errores reducidos. El software de automatización de AP está diseñado para protegerlo de algunos de los errores más comunes. No es necesario introducir los encabezados de las facturas o los datos de las líneas de pedido de forma manual. Además, los datos de la factura se validan con la información de planificación de recursos empresariales (ERP), facilitando la captura de pagos duplicados.
4. Conocimiento mejorado: Con paneles completos, El software de automatización de AP proporciona una ventana clara al ciclo de pago. Es fácil ver dónde se encuentra una factura y a quién contactar en caso de retrasos. Los datos se pueden importar y exportar con acceso en tiempo real, perfecto para informes y análisis, especialmente al final de los ciclos económicos.
5. Protección contra fraude: Se estima que el 81% de las empresas fueron objeto de fraude de pagos en 2019, toma nota de la Encuesta de Control y Fraude de Pagos de las AFP. El software de automatización AP puede ayudar a su empresa a protegerse contra el fraude al controlar qué empleados tienen acceso a la aprobación de facturas y la liberación de pagos. Puede crear flujos de trabajo de aprobación con varias personas y aumentar las posibilidades de detectar facturas fraudulentas antes de que se procese el pago. Con un sistema de gestión de procesos de este tipo, ningún empleado actúa como la única persona encargada de aprobar los pagos. Esto no solo ayuda a reducir la posibilidad de fraude, pero también le ayuda a comprobar si faltan datos o si son incorrectos.
6. Mayor transparencia de los datos: Los paneles mejorados facilitan el seguimiento de la productividad de los empleados, que también puede resultar útil para las revisiones de los empleados. Los gerentes pueden aprovechar la herramienta para realizar un seguimiento del rendimiento y la productividad individuales y del equipo.
7. Conservación de datos a bajo costo: El IRS recomienda guardar los registros hasta por siete años. Los costos de almacenamiento de todo ese papeleo pueden sumar. El costo anual promedio para mantener un solo gabinete de archivo estándar de cinco cajones es de $ 2, 603.64 según el Departamento de Tecnología de la Información de Dakota del Norte. Mientras tanto, mantener un terabyte completo de datos cuesta tan solo $ 6,99 al mes.
8. Auditoría sencilla: El software completo de automatización de AP puede ayudarlo con la gestión de documentos, que puede ser beneficioso para la auditoría. El sistema vincula todos los documentos y mensajes relacionados con cada transacción, mientras se comparan las facturas con las órdenes de compra y los recibos. Esta pista de auditoría con capacidad de búsqueda reduce las posibilidades de perder documentación importante. También puede ayudarlo a mantener el cumplimiento normativo para las presentaciones trimestrales o anuales.
9. Integración con sistemas existentes: El software de automatización de AP puede integrarse fácilmente con el ERP de su empresa, bases de datos y los principales sistemas financieros. No es necesario iniciar y cerrar sesión en diferentes aplicaciones o volver a ingresar datos en varios sistemas (y aumentar las posibilidades de error).
10. Descuentos por pago anticipado: La mayoría de los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado. Y todavía, según el Instituto de Gestión Financiera (IOFM), la mayoría de las empresas obtienen menos del 21% de todas las ofertas de descuento por pago anticipado, y el 12% de las empresas no cobran ningún descuento por pago anticipado. Hay muchas razones por las que se pierden estos descuentos. Sin embargo, según el informe de capital circulante y AP de PayStream Advisors, El 31% de los encuestados dijo que el enrutamiento manual de facturas para el pago y la aprobación se interponía en el camino de un descuento por pago anticipado.

Elegir una solución de automatización AP

Antes de comenzar a comprar software de automatización de AP, es importante hacer un balance de sus procesos de cuentas por pagar existentes. Esto comienza con la encuesta de su equipo. ¿Cuáles son sus puntos débiles? ¿Qué obstáculos enfrentan en sus interacciones diarias AP? ¿Qué necesitarán para alcanzar sus metas para el futuro? Utilice sus respuestas para formular una lista de funciones de software de automatización de AP "imprescindibles".

Una vez que haya recopilado información valiosa de su equipo, es hora de evaluar su panorama tecnológico actual. Consulte con su equipo de tecnología de la información (TI):¿Hay algún requisito de software específico que valga la pena mencionar? Además, deberá considerar las integraciones del sistema. El principal de ellos es su sistema ERP; desea reducir la doble entrada de datos. También es posible que desee integrar su sistema de gestión de gastos o software de planificación presupuestaria.

Dependiendo de cuántos sistemas existentes tenga, puede encontrar que su mejor opción es optar por un sistema de automatización independiente. Sin embargo, si tu negocio es nuevo, o está buscando reemplazar el software, está mejor con un paquete de compra a pago que incluye automatización de AP. Este software cubre todas las necesidades de adquisiciones, incluida la gestión de AP y consta de módulos separados que se pueden utilizar en diversas combinaciones.

Tenga en cuenta:La mejor solución de software de automatización de AP debe admitir todos los escenarios posibles de cuentas por pagar que pueda encontrar su empresa. lo que puede hacer con una plataforma como NetSuite que integra estas funciones. Hacer su tarea puede ayudarlo a asegurarse de que está tomando la decisión correcta a largo plazo.