Definición de contratos de costo-más

Es posible que los contratos no sean de su incumbencia, pero su negocio depende de los contratos. Hacer que todas las partes estén en la misma página puede proteger a su empresa y sus resultados, pero no todos los tipos de contrato son adecuados para todas las empresas.

Un tipo de contrato que está ganando popularidad, especialmente en la construcción, es el formato de costo adicional. De hecho, hoy dia, Los contratos de costo adicional se utilizan en todo, desde proyectos de construcción de carreteras hasta el desarrollo de cohetes aeroespaciales. A continuación, le explicamos por qué podrían ser adecuados para su empresa. también.

¿Qué es un contrato de costo adicional?

Un contrato de costo adicional es aquel en el que se le paga al contratista por todos los gastos de un proyecto más una tarifa adicional por el trabajo. La tarifa adicional está destinada a ser la ganancia del contratista. También conocidos como contratos de reembolso de costos, estos arreglos contrastan con los contratos de precio fijo, en el que al contratista se le paga una tarifa fija única por un proyecto, independientemente de los gastos totales.

Los contratos de costo adicional transfieren parte del riesgo de los contratistas a los clientes, que pueden tener que pagar más para cubrir el aumento de gastos.

Costo plus vs precio fijo

Como su nombre indica, un contrato de precio fijo establece un costo global para un proyecto, independientemente de si los gastos y los materiales suben o bajan. En un trato de precio fijo, el contratista debe calcular cuidadosamente cuánto cobrar para garantizar que un aumento en los costos de materiales no anule las ganancias.

Los compradores pueden preferir un acuerdo de precio fijo sobre el costo adicional porque el primero brinda certeza sobre lo que se les cobrará por un proyecto. Los contratistas deben asegurarse de rastrear y detallar cuidadosamente los materiales y los gastos generales.

Conclusiones clave

• Cost-plus reduce el riesgo de un contratista al separar las ganancias de los gastos directos e indirectos de un proyecto. Pero los clientes carecen de certeza sobre la factura final.
• Las variaciones del contrato pueden tener en cuenta los incentivos para el trabajo completado antes de lo programado o que exceda las especificaciones originales. o estipular aumentos de tarifas si aumentan los costos del proyecto.
• Los contratos de costo adicional requieren una contabilidad y un seguimiento cuidadosos, y los clientes pueden insistir en una cláusula de límite de costos.

Explicación de los contratos de costo-plus

Contratos de costo adicional, donde un contratista factura los gastos directos e indirectos de un proyecto más una tarifa adicional, permitir una flexibilidad considerable y asegurar una ganancia. Sin embargo, no son cheques en blanco. El contratista debe producir una estimación detallada de los costos esperados por adelantado, y el comprador debe aceptar un conjunto de aumentos de gastos reconocidos en los que se pueda incurrir.

Las fluctuaciones de precios típicas cubiertas en dichos contratos incluyen el costo de los productos básicos, como madera y cobre, que pueden experimentar picos en la demanda. Los gastos también pueden incluir gastos generales, como los costos de investigación y desarrollo necesarios para cumplir los objetivos contractuales.

Sin embargo, estimar errores, Los errores y los costos incurridos por negligencia no están cubiertos en la mayoría de los contratos de costo adicional. En algunos casos, el cliente puede solicitar un tope sobre los gastos totales imputables. Finalmente, cuando se espera que un contrato de costo adicional dure muchos meses o años, por lo general, prevé pagos intermedios para reembolsar los gastos del contratista a lo largo del camino.

¿Qué se incluye en un contrato de costo adicional?

Independientemente de los detalles de un proyecto, un contrato de costo adicional generalmente divide los costos en tres categorías.

Costos directos

Estos son los costos más obvios que se relacionan con el trabajo específico en el contrato. Conocido como el costo de los bienes vendidos (COGS) en otros contextos, ejemplos de costos directos incluyen mano de obra para el proyecto, materias primas necesarias para completar el proyecto, equipo comprado o alquilado para el trabajo y honorarios de especialistas externos como ingenieros o consultores.

Costos indirectos / costos generales

También conocidos como gastos generales, Los costos indirectos son las innumerables categorías de gastos asociadas con el funcionamiento de una empresa. Dichos costos incluyen gastos administrativos, como arrendamientos de oficinas, honorarios del seguro, Licencia, Gastos de transporte y utilidades. Un porcentaje de los gastos generales generales del contratista generalmente se incluye en un contrato de costo más con la cantidad dependiendo del tamaño y el período de tiempo del proyecto.

Lucro

La cantidad que su empresa ganará por completar el proyecto. Esto puede ser una tarifa fija o variar según los costos generales o incentivos particulares, por ejemplo, un bono por terminar a tiempo o temprano.

Variaciones del contrato de costo más

Los contratos de costo adicional vienen en una variedad de formulaciones, dependiendo del tipo de negocio y de los productos o servicios a entregar.

Tarifa fija de costo más costo (CPFF): Este es el tipo más básico de contrato de costo adicional. En esta versión, el comprador simplemente paga una tarifa plana además de los costos reales incurridos para cumplir con las obligaciones contractuales.

Tarifa de incentivo de costo más (CPIF): Como su nombre indica, Estos contratos incluyen una tarifa más alta siempre que el contratista cumpla o supere los objetivos de desempeño estipulados en el contrato. Por lo general, esos objetivos implican fechas de finalización, pero también pueden recompensar otros resultados, más notablemente ahorros de costos adicionales.

Costo más un porcentaje del costo (CPPC): En estos contratos, La tarifa del contratista es un porcentaje de los costos totales incurridos. Entonces, a medida que aumentan los costos, también lo hace la tarifa del contratista. Si bien tal arreglo puede proteger al contratista en caso de:decir, aumento de los costos laborales o de investigación incurridos para cumplir con un plazo, la mayoría de las grandes empresas y agencias gubernamentales son reacias a tales contratos porque hay pocos incentivos para que el contratista evite que los costos aumenten.

Tarifa de premio de costo adicional (CPAF): Estos contratos pagan una tarifa adicional basada en el desempeño laboral. Al entregar un producto, por ejemplo, se pueden ganar tarifas adicionales si el artículo es más duradero, energéticamente eficiente o más rápido que las especificaciones originales establecidas.

Tasa fija de costo-más: Raramente usado, y solo por contratistas que realmente conocen sus costos y tarifas de mano de obra, este tipo de contrato de costo-plus establece tarifas de mano de obra por adelantado. Ninguna de las partes obtiene mucha flexibilidad.

Ejemplo de contrato de costo-más

Si bien los contratos de costo adicional se utilizan en industrias que van desde la biotecnología hasta la defensa militar, el negocio de la construcción ofrece los ejemplos más frecuentes de cómo funcionan estos contratos.

En un caso típico, una empresa a la que llamaremos Apex Construction acuerda construir un complejo de oficinas que tiene un costo estimado de $ 15 millones. Como parte del contrato de costo adicional, Apex está de acuerdo en que el costo total no excederá los $ 17 millones.

En otras palabras, los costos totales anticipados tienen un tope de $ 17 millones para proteger al comprador.

Apex Construction también acepta recibir una tarifa de $ 2.25 millones, no importa cuál sea el costo final. La tarifa en este ejemplo es aproximadamente el 15% del costo del proyecto, aunque las tarifas que equivalen al 20% no son infrecuentes. Este proyecto en particular le costará al comprador al menos $ 17.25 millones:el costo total estimado más la tarifa para el contratista. Apex y el cliente también acuerdan una tarifa de incentivo de $ 1 millón adicional si el edificio se completa 30 o más días antes y el costo total no excede los $ 15 millones.

Para satisfacer elementos del contacto, Apex rastrea todos los recursos utilizados y, a intervalos establecidos, entrega recibos y documentación de sus gastos. Apex debe cumplir con los objetivos intermedios que pueden ser confirmados por un cliente o una inspección de un consultor. Para que Apex pueda continuar financiando sus operaciones comerciales durante el período de construcción, presenta facturas en coyunturas acordadas, cuando el 25%, El 50% y el 75% del edificio está terminado. Esas facturas de mitad de período incluyen no solo los gastos facturables, sino también un porcentaje de la ganancia esperada.

Cuándo usar un contrato de costo más

Los contratos de costo adicional son particularmente útiles cuando no es posible predecir los gastos finales de un proyecto a largo plazo o cuando no hay suficiente información para crear una estimación detallada de los gastos porque los diseños finales no se han completado.

Un contrato de costo adicional también permite al comprador iniciar rápidamente un proyecto sin exponer al contratista a un riesgo excesivo.

Cinco cosas que se deben y no se deben hacer para los contratos con costo adicional

Hacer: Recopile una declaración de trabajo muy detallada para que no haya ambivalencia sobre qué gastos se incluyen.

Hacer: Asegúrese de poder detallar sus gastos generales de una manera que tenga sentido para el cliente.

Hacer: Estipule lo que sucede si, y bajo qué circunstancias usted o el cliente pueden, anular el contrato.

No comete el error de poner un precio total firme por escrito para que un cliente no argumente que el contrato es de hecho una suma global.

No improvisar en estimaciones. Si no está familiarizado con un material o la tarifa de un especialista, investigue antes de establecer un costo proyectado.

Ventajas y desventajas de un contrato con costo adicional

El yin-yang de los contratos de costo adicional es la transparencia. Tanto el comprador como el vendedor conocen, y están de acuerdo, con todos los costos y las ganancias involucradas. Eso cambia muchos de los riesgos inherentes a cualquier acuerdo de este tipo y, dependiendo de las especificaciones del contrato, puede limitar los beneficios.

Los pros y los contras adicionales también distribuyen el riesgo y la recompensa.

Beneficios del contrato de costo más

Las ventajas de los contratos de costo-plus incluyen:

• Menor riesgo para los contratistas de tener que absorber costos imprevistos debido a la inflación de precios.
• Se pueden utilizar los mejores materiales para cumplir los objetivos del proyecto.
• Enfatiza la calidad del trabajo y el cumplimiento de los objetivos de desempeño en lugar de la reducción de costos.
• Tiende a equilibrar la responsabilidad de administrar los costos por igual entre el contratista y el comprador.

Desventajas del contrato de costo-plus

Sin embargo, estos contratos tienen contras, incluso:

• El costo final del proyecto no es fijo.
• Sin un seguimiento regular, los costos pueden aumentar rápidamente para el comprador.
• Requiere una gestión y seguimiento más sofisticados de todos los recursos y gastos relacionados.

Protegiendo su negocio

Los contratos de costo adicional tienen ventajas obvias para industrias como la construcción, donde los costos directos comprenden una gran parte del trabajo, pero cuando dichos costos están fuera del control del contratista y pueden estar sujetos a fluctuaciones rápidas en la oferta y la demanda. Sin embargo, para garantizar que un contrato de costo más beneficio realmente proteja su negocio, Los contratistas deben mantener registros cuidadosos y tener un buen sistema de contabilidad. De lo contrario, es posible que no puedan recuperar todos los gastos.

El mantenimiento de registros debe realizarse en tiempo real para reducir los costos administrativos, permitir un seguimiento constante de los costes, minimizar la documentación perdida o los artículos olvidados y controlar el uso de materiales y productos básicos, y poder entregar una oportuna, Informe integral al cliente para cumplir con las obligaciones contractuales.

Historial de contratos con costo adicional

El concepto de un contrato de "costo más una suma fija" fue publicado por primera vez por Frank B. Gilbreth en un artículo de 1907 en Industrial Magazine. Gilbreth dijo que utilizó esos contratos en su negocio de construcción. Gilbreth es más conocido en la actualidad como un experto en eficiencia y el padre de "Cheaper by the Dozen, ”La novela semiautobiográfica de 1948 de la que él y su esposa fueron coautores y que se ha convertido en varias películas.

Los contratos de costo adicional se generalizaron en el mercado estadounidense durante la Primera y la Segunda Guerra Mundial. Estos acuerdos se emplearon para fomentar la producción rápida para satisfacer las demandas militares. Sin embargo, Los contratos de costo-plus también impulsaron a las empresas de nuevas tecnologías, como Hewlett-Packard, que pudieron facturar cargos por investigación y desarrollo al Departamento de Defensa y así crear productos que de otra manera podrían no haber sido viables.

Tendencias en los contratos de costo más

Los contratos de honorarios fijos de costo más continuaron dominando el sector de la defensa hasta fines de la década de 1990. A principios de la década de 2000, sin embargo, Los contratos de honorarios de adjudicación de costo más se convirtieron en el instrumento preferido en los contratos de defensa.

Los contratos de costo adicional en su conjunto se utilizaron ampliamente en negocios de investigación pesada, seguido por negocios orientados a servicios y luego orientados a productos. A principios de la década de 2000, sin embargo, Los contratos de costo adicional comenzaron a ser utilizados por más empresas en el ámbito de los servicios. Esto también refleja su popularidad actual en el sector de la construcción y la edificación.

Gestión de contratos de coste-plus con NetSuite

Para asegurar el éxito de un contrato de costo adicional, los contratistas deben poder contabilizar todo el proyecto, desde el inicio hasta la finalización, sin incurrir en gastos generales adicionales. Es esencial poder hacer esto no solo para la empresa en sí, sino también para poder mostrar y justificar los costos a los compradores y clientes.

Para hacer la tarea lo más fácil posible, Los sistemas de gestión financiera automatizados basados ​​en la nube, como los de NetSuite, pueden rastrear recursos, inventario, facturación y otras partes de un trabajo sin administración adicional. La automatización del seguimiento de gastos y el mantenimiento de registros también ayuda a mantener los costos en línea. El acceso desde la nube se vuelve importante cuando los empleados necesitan actualizar el seguimiento de recursos y la contabilidad de los gastos desde el asiento delantero de un camión. o un subcontratista necesita informar la finalización del trabajo inmediatamente desde un sitio de trabajo.

La plataforma de facturación unificada de cuentas por cobrar (AR) de NetSuite admite una variedad de tipos de contratos y modelos de precios, incluidos los contratos de costo adicional.

Por último, Los contratos de costo adicional pueden funcionar para una amplia variedad de proyectos, particularmente en la construcción. En entornos empresariales inciertos, Estos contratos pueden ofrecer no solo transparencia al comprador, sino también mejores protecciones al contratista. Pero para obtener esas protecciones, las empresas deben ser diligentes en el seguimiento de los costes. Implementar las herramientas adecuadas es el primer paso.

Preguntas frecuentes sobre el contrato con costo adicional

P:¿Cómo funciona un contrato de costo adicional?

A: En un contrato de costo-plus, el comprador y el vendedor acuerdan un conjunto de gastos que serán reembolsados ​​por un proyecto, así como una tarifa, generalmente fija, además de esos costos. La tarifa representa la ganancia del contratista.

P:¿Cuáles son las ventajas de un contrato de costo adicional?

A: Las ventajas que ofrecen los contratos de costo adicional incluyen la protección contra la inflación de precios para el contratista y la capacidad de cubrir honorarios imprevistos de consultoría e ingeniería externos. Estos contratos también comparten la responsabilidad de la gestión de costes entre el contratista y el comprador.

P:¿Cuál es la desventaja de un contrato de tarifa fija con costo adicional?

A: Una desventaja de un contrato de costo-plus es que el cliente carece de certeza sobre el costo final. Los contratistas con sistemas para realizar una gestión y un seguimiento sofisticados de todos los gastos generales y los gastos generales pueden aliviar las inquietudes proporcionando documentación oportuna.

P:¿Qué es un ejemplo de precio de costo más beneficio?

A: Como ejemplo, un contrato de costo adicional puede establecer que el costo total estimado de un proyecto de construcción es de $ 10 millones más una tarifa fija de $ 1.5 millones, aproximadamente el 15% del costo total, como beneficio del contratista. Por lo tanto, el gasto total para el comprador sería de aproximadamente $ 11,5 millones, el costo más la tarifa. Los contratos pueden incluir un límite a los gastos totales, como no exceder los $ 12 millones, y tarifas de incentivo por cumplir con las fechas de finalización anticipadas.