¿Qué es la facturación progresiva y por qué es importante?

El efectivo es el rey. Obtenerlo internamente de los clientes puede ser un desafío, aunque, especialmente si trabaja con proyectos a largo plazo y ciclos de facturación extendidos. Este problema, que es endémica en la construcción, industrias aeroespacial y de defensa, también es omnipresente entre las pequeñas y medianas empresas en muchas industrias donde los problemas de flujo de efectivo están detrás del 90% de las fallas comerciales. Facturación progresiva, también llamada facturación progresiva, puede beneficiar tanto al proveedor como al cliente.

¿Qué es la facturación progresiva?

La facturación progresiva es un enfoque de facturación en el que se factura a los clientes de forma incremental durante la vida de un proyecto. Es una alternativa a la facturación por adelantado o a la facturación cuando se completa un contrato. Cuando se utiliza la facturación progresiva, el monto total adeudado en un contrato se divide en partes más pequeñas y se factura periódicamente, dando a los clientes la posibilidad de "pagar por uso". Para la empresa proveedora, es una forma de recibir flujos de efectivo durante la duración de un proyecto. De muchas maneras, es una victoria tanto para el comprador como para el vendedor. Más lejos, es el estándar de la industria para algunas industrias, al igual que con los estándares del Instituto Americano de Arquitectos (AIA) para la facturación en el negocio de la construcción.

Conclusiones clave

• La facturación progresiva es un enfoque de facturación en el que se factura a los clientes periódicamente en función de la parte del proyecto completada.
• La facturación progresiva es una alternativa a los esquemas de facturación inicial y final y es ventajosa debido a sus beneficios de flujo de caja.
• Las prácticas de la industria y otros factores pueden hacer que el progreso de la facturación sea complicado y requiera mucha mano de obra.
• El software de facturación que es flexible e integrado con la contabilidad puede evitar que las desventajas de la facturación progresiva superen a las ventajas.

Explicación de la facturación progresiva

La facturación progresiva es una forma de facturar a los clientes con la intención de acelerar el cobro de efectivo durante el transcurso de un proyecto. Es una táctica de gestión del flujo de caja y está separada de los métodos de reconocimiento de ingresos en los libros de una empresa; los hitos del proyecto y el porcentaje de finalización impulsan el reconocimiento de ingresos, sin horario de facturación. La facturación del progreso se puede personalizar y documentar en el contrato de un proyecto, siempre que el cliente y el proveedor estén de acuerdo. Típicamente, sin embargo, el momento de cada factura de progreso se basa en el porcentaje de progreso logrado en el proyecto o la finalización de un entregable específico.

Cómo funciona la facturación progresiva

El precio total de un proyecto se establece en el contrato o presupuesto y es acordado tanto por la empresa proveedora como por el cliente al inicio del proyecto. A medida que el proyecto continúa, Las facturas se envían periódicamente al cliente. El monto de cada factura se basa en un porcentaje estimado del proyecto que se ha completado o en un programa de valor más detallado (SOV). SOV es un formulario AIA que detalla el trabajo en un contrato y se utiliza para rastrear el porcentaje de finalización y cualquier sobrecosto para cada artículo.

Es común que un porcentaje predeterminado del contrato, como 5% o 10%, ser retenido hasta el final del contrato para asegurar que todo se ha entregado satisfactoriamente. Cuando tales disposiciones, llamado retención, existen en la industria de la construcción, Las facturas de progreso se basan en el monto del contrato menos el monto retenido.

Otros elementos que pueden complicar potencialmente el progreso de la facturación incluyen órdenes de cambio, sobrecostos, disputas de facturación, pagos parciales por parte del cliente, otras disputas y sanciones contractuales.

¿Cuál es el propósito de la facturación progresiva?

El propósito principal de la facturación progresiva es obtener efectivo del cliente para ayudar a sostener el proyecto sin esperar a que se complete toda la asignación. Reduce la tensión del flujo de caja en el proveedor y reduce la necesidad de que financie el proyecto a largo plazo de un cliente. La facturación progresiva ayuda a cubrir costos como la mano de obra, subcontratistas y materiales, y este enfoque progresivo de la facturación también ayuda a la empresa a gestionar sus gastos generales y otras obligaciones.

¿Quién usa la facturación progresiva?

La facturación progresiva se puede utilizar en cualquier industria para un proyecto de cualquier duración si tanto la empresa proveedora como el cliente están de acuerdo. Más amenudo, se utiliza para gran valor, proyectos a largo plazo, y se asocia comúnmente con las industrias aeroespacial y de la construcción. Otras aplicaciones, como proyectos de diseño y desarrollo web, Por lo general, emiten facturas de progreso a medida que se completa el trabajo en el transcurso de meses. La fabricación, Las industrias de ingeniería y defensa del gobierno a menudo utilizan la facturación progresiva.

Beneficios comerciales de la facturación progresiva

La facturación progresiva ayuda tanto a la empresa que proporciona el servicio como al cliente. Y cuando una empresa ayuda a sus clientes, normalmente siguen otros beneficios. Algunas ventajas son directas e inmediatas, mientras que otros aportan valor de forma indirecta. Algunas de las recompensas de la facturación progresiva son:

1. Permite a la empresa proveedora o al contratista obtener fondos internos para respaldar las operaciones y los siguientes pasos del proyecto. Los ejemplos incluyen comprar materiales para las próximas etapas del proyecto y pagar a los subcontratistas a medida que se completa su trabajo.

2. La facturación progresiva factura una mayor cantidad de cantidades más pequeñas, que puede ser más fácil de cobrar al cliente. En lugar de perseguir un pago único de un cliente, El equipo de cobranza de una empresa puede tener más éxito al cobrar pagos más pequeños. Los montos más pequeños también pueden permitir que se ofrezca a los clientes una variedad más amplia de opciones de pago.

3. Puede motivar a los socios y subcontratistas a quienes se les paga a medida que se completa el trabajo. La conexión directa entre el progreso del proyecto y el pago puede ayudar a mantener a terceros, como los electricistas, fontaneros desarrolladores web o autónomos a tiempo.

4. Obliga a una comunicación regular con un cliente, ayudando a mantener a ambas partes en sintonía con respecto al estado del proyecto. En los casos en que se utilizan SOV, muchos interesados ​​en el proyecto revisan el porcentaje de finalización de cada tarea.

5. La facturación progresiva puede facilitar la elaboración de presupuestos y previsiones. Debido a que requiere un seguimiento estrecho de la finalización del proyecto, puede ayudar a informar estimaciones sobre los ingresos futuros, gastos y ganancias.

6. Proporciona una ventaja estratégica potencial para ganar nuevos clientes al reducir sus costos iniciales y reducir el riesgo de trabajar con un nuevo proveedor. Los nuevos clientes pueden dudar en pagar los proyectos por adelantado sin una relación probada. La alternativa, pago al final del proyecto, aprieta el flujo de caja para el proveedor del proyecto. La facturación progresiva reduce el riesgo en ambos lados.

7. La facturación progresiva mejora la retención de clientes a través de una facturación transparente. La documentación y la conexión directa con los entregables que forman parte de la facturación progresiva pueden proporcionar un nivel de comodidad para los clientes que desean saber por qué están pagando. Los estudios muestran que el desgaste de los clientes se reduce cuando existe un nivel de claridad y comodidad en el proceso de facturación.

Facturación en 4 pasos de progreso

A un nivel alto, Hay cuatro pasos involucrados en la facturación del progreso de un proyecto. En la práctica, cada uno de estos pasos puede tener varios componentes, puede ser iterativo y puede requerir múltiples tareas. El software de gestión financiera, especialmente cuando está integrado con otras áreas de su empresa, como la relación con el cliente y la gestión de proyectos mediante herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP), puede ayudarle a crear estimaciones precisas. Automatice la facturación y realice un seguimiento de cuándo se recibe el pago. Los cuatro pasos en la facturación en curso son:

1. Firma el contrato. Dentro del acuerdo general del proyecto que establece las responsabilidades tanto para el proveedor como para el cliente, debe haber acuerdo sobre el uso de un método de facturación progresiva y sobre la frecuencia de facturación. Los términos de facturación deben estar detallados, como métodos de pago aceptables, términos de pago, descuentos sanciones y contactos.

2. Configure el horario. Determine el cronograma del proyecto, porque eso forma la base para el cronograma de facturación del progreso. Esto requerirá dividir el proyecto en partes más pequeñas, tanto desde una perspectiva de entregables como desde una perspectiva financiera. Esto se puede lograr a través de un SOV o mediante calendarios y estimaciones de apoyo.

3. Mide el progreso. Usando el SOV o hitos preestablecidos, medir el progreso de finalización del proyecto. En función de la frecuencia de facturación contratada, determinar cuándo se deben generar las facturas dado el trabajo real realizado. Por ejemplo, un proyecto puede indicar que las facturas deben generarse en intervalos de finalización del 5% (es decir, 5%, 10%, 15% y así sucesivamente). Otro proyecto puede dictar hitos específicos de finalización que desencadenan una factura de progreso, como la finalización de toda la estructura del edificio.

4. Emitir facturas. Genere la factura de progreso, incluyendo la información apropiada, envíelo al cliente y comience los esfuerzos de recolección.

¿Qué se incluye en una factura de progreso?

Las facturas siempre deben ser informativas y claras. Las facturas de progreso comparten muchos de los mismos elementos básicos de otras facturas, incluida la fecha de la factura, fecha de vencimiento, métodos de pago aceptables, incentivos por pago anticipado y recargos por pagos atrasados. Mas allá de lo básico, las facturas de progreso contarán con detalles específicos, tal como:

• El monto del contrato original y cualquier modificación, si es aplicable.
• Valor acumulado de la facturación progresiva a la fecha de la factura.
• Saldo pagado a la fecha.
• Porcentaje de finalización del proyecto.
• Saldo del monto del contrato aún por pagar.

Ejemplo de facturación de progreso

A continuación, se muestra un ejemplo hipotético de facturación progresiva en la industria de la construcción, que ilustra cómo funciona el proceso y destaca los beneficios del flujo de caja.

Un cliente hipotético llamado SKSN Enterprises negocia y firma un contrato con Acme Construction para construir un edificio de oficinas para su negocio en crecimiento. Un SOV está incluido en el contrato, mostrando los entregables detallados durante el período esperado de dos años. El contrato incluye los siguientes términos:

• Precio total del contrato - $ 8 millones
• Plazo del proyecto - 2 años
• Frecuencia de facturación:trimestral (4 veces al año)
• Retención:10% al finalizar

Al final de los primeros tres meses, SKSN y Acme revisan el estado del proyecto y acuerdan que los elementos del SOV están bien encaminados y que el proyecto está completo en un 12,5%. Acme envía la factura de progreso # 1 a SKSN por $ 900, 000, que es el 12,5% de $ 7,2 millones (el monto del contrato original menos el 10% de retención que ambas partes acordaron "quitar la parte superior"). SKSN realiza el pago de progreso con prontitud. Cada tres meses se realiza una revisión similar, se genera una factura y SKSN paga. Al comienzo del segundo año, una tormenta de nieve hace que la construcción se ralentice, por lo que el progreso de ese trimestre es solo del 8%, reflejado en la factura # 5. Debido a la buena relación que Acme tiene con sus trabajadores y subcontratistas, compensa el tiempo perdido durante el próximo trimestre (factura n. ° 6) y vuelve a poner el proyecto en el cronograma. Al final del proyecto, SKSN está encantado con el edificio, Acme completa la lista de puntos pendientes y se paga la factura final (por la retención deducida al principio).

La facturación de progreso de Acme para este escenario durante la vida del proyecto es la siguiente:

Año 1 Año 2 Factura n. ° 1 Factura # 2 Factura # 3 Factura # 4 Factura # 5 Factura # 6 Factura # 7 Factura # 8 Factura final Monto del contrato original $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 Retención 10% $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 Monto pagado hasta la fecha $ - $ 900, 000 $ 1, 800, 000 $ 2, 700, 000 $ 3, 600, 000 $ 4, 176, 000 $ 5, 400, 000 $ 6, 300, 000 $ 7, 200, 000 Saldo del contrato $ 7, 200, 000 $ 6, 300, 000 $ 5, 400, 000 $ 4, 500, 000 $ 3, 600, 000 $ 3, 024, 000 $ 1, 800, 000 $ 900, 000 $ - Porcentaje completado para el período 12.5% ​​12.5% ​​12.5% ​​12.5% ​​8.0% 17.0% 12.5% ​​12.5% ​​100.0% Monto facturado $ 900, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 576, 000 $ 1, 224, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 800, 000

En total, Acme facturó $ 3.6 millones en el primer año del proyecto y los $ 4.4 millones restantes en el segundo año, destacando el impacto positivo que tuvo la facturación progresiva en el flujo de caja libre de Acme (o la cantidad que queda después de restar los costos operativos y los gastos de capital).

Plantilla gratuita de facturación de progreso

Para ayudar a una empresa nueva a progresar en la facturación, visualizar todos los elementos necesarios en una factura progresiva, Se proporciona una plantilla de facturación de progreso descargable gratuita en formato PDF. Naturalmente, la apariencia de una factura de progreso puede ser cualquier cosa que desee la empresa. Pero las facturas de buen progreso siempre deben incluir todos los elementos de la plantilla, y el lenguaje debe ser claro y preciso para que no haya lugar a malas interpretaciones.

Administre la facturación de progreso con software de contabilidad

De vez en cuando, Pueden surgir complicaciones de facturación que hagan que la facturación progresiva parezca más un problema que un problema. a menos que tenga un software de facturación flexible que pueda facilitar el progreso de la facturación. Estos incluyen órdenes de cambio, materiales almacenados, cambios de costos imprevistos y desacuerdos sobre los porcentajes de finalización, entre otros problemas potenciales.

Las dos herramientas más útiles para la facturación progresiva son los formularios AIA G702 / G703 y un sistema de contabilidad que tiene una función de facturación integrada. La facturación progresiva puede volverse compleja y llevar mucho tiempo incluso para proyectos pequeños. No es infrecuente que los grandes proyectos de varios años para requerir cientos de facturas. Aunque vale la pena dados los beneficios de flujo de caja de la facturación progresiva, realizar un seguimiento de los horarios de facturación, saldos de contratos, Los cambios y el estado del proyecto pueden ser una tarea enorme. El software de administración de facturas y facturación puede ayudar a su empresa a administrar el volumen y la complejidad de una manera más precisa y precisa. forma más rápida y eficiente. Adicionalmente, cuando el software de contabilidad está integrado con una solución ERP, se elimina la reentrada manual de los datos de la factura, y la facturación progresiva y el reconocimiento de ingresos se pueden conciliar más fácilmente.

Conclusión

El efectivo permite que una empresa pague sus gastos operativos, mantener los proyectos encaminados y financiar oportunidades de crecimiento. La facturación progresiva es una herramienta útil para mantener el flujo de efectivo en una empresa durante un proyecto a largo plazo. Es un enfoque utilizado por muchas industrias, especialmente aquellos con alto valor, proyectos largos, pero puede volverse complicado y laborioso. Un software de contabilidad robusto puede ayudar a mantener a los pros por delante de los contras.

Preguntas frecuentes sobre facturación progresiva

¿Qué es una factura progresiva?

Una factura de progreso solicita el pago parcial de un proyecto en función de su porcentaje de finalización o hitos entregables más específicos. Es un método común de facturación de proyectos a largo plazo en muchas industrias, especialmente construcción, aeroespacial y defensa.

¿Qué significa facturación progresiva?

La facturación progresiva es otro término para la facturación progresiva, que es un enfoque para facturar a un cliente en etapas predeterminadas, a medida que se completa el trabajo en un proyecto. Es un método alternativo a la facturación por adelantado o la facturación cuando se completan los proyectos.

¿Cómo implemento la facturación progresiva?

Una empresa establece una frecuencia para la facturación de avance como parte del contrato del proyecto que negocia y firma con un cliente. Un programa de valor (SOV) puede ser parte del contrato y usarse para detallar los detalles de las tareas a realizar. Las facturas de progreso se envían periódicamente al cliente con la frecuencia contratada por un monto que se correlaciona con el porcentaje de trabajo completado, usando el SOV, ciertos hitos u otros métodos de estimación. Debido a que este proceso puede volverse complicado y laborioso, muchas empresas utilizan software de facturación que es flexible e integrado con los sistemas de contabilidad para ayudar a facilitar el progreso de la facturación.