¿Qué es la contratación? Tipos,

Procesos y tecnología

Las adquisiciones han sido un factor vital parte transaccional de la realización de negocios durante casi todo el tiempo que existe el comercio. Aunque los días de los escribas que rastreaban las compras en rollos de papiro ya pasaron, el proceso de seleccionar y comprar cuidadosamente los bienes y servicios necesarios para las operaciones comerciales diarias sigue siendo tan importante como siempre. Al permitir que la empresa obtenga de manera confiable los suministros que necesita al menor costo, las adquisiciones pueden tener un impacto directo en el resultado final.

¿Qué es la contratación?

Las adquisiciones abarcan una variedad de actividades involucradas en la obtención de bienes o servicios. ¿Cuál es el propósito de la contratación? En general, Los equipos de adquisiciones trabajan para obtener suministros a precios competitivos que ofrezcan el mayor valor. Sin embargo, no todas las empresas definen las adquisiciones de la misma manera. Muchas empresas consideran que el aprovisionamiento abarca todas las etapas, desde la recopilación de requisitos comerciales y la búsqueda de proveedores hasta el seguimiento de la recepción de bienes y la actualización de los términos de pago, mientras que otros definen las adquisiciones como una gama más limitada de actividades, como emitir órdenes de compra y realizar pagos.

Conclusiones clave

• La contratación es una función empresarial vital. Cuando se gestiona de forma eficiente y se hace bien, puede ayudar a aumentar la rentabilidad de su empresa.
• Incluye una gama de actividades relacionadas con la obtención de bienes y servicios, incluido el abastecimiento, términos de negociación, haciendo compras, rastrear cuándo se reciben los suministros y mantener registros.
• Es importante monitorear y evaluar continuamente el proceso de adquisición para mejorar los puntos débiles o las ineficiencias.
• La tecnología puede reducir los costos de adquisición y los gastos administrativos al automatizar y rastrear los procesos de adquisición.

Adquisiciones explicadas

Tradicionalmente, algunas empresas han utilizado el término adquisiciones como sinónimo de compras. Pero ahora, la compra se considera a menudo como una sola etapa en una proceso de adquisiciones más estratégico. Entonces, ¿Qué es exactamente la contratación?

Las adquisiciones implican todas las actividades involucradas en la obtención de los bienes y servicios que una empresa necesita para respaldar sus operaciones diarias. incluido el abastecimiento, términos de negociación, comprar artículos, recibir e inspeccionar los bienes según sea necesario y mantener registros de todos los pasos del proceso.

¿Por qué son importantes las adquisiciones en los negocios?

Las adquisiciones son un paso importante para comprender las cadenas de suministro, porque ayuda a una empresa a encontrar proveedores confiables que puedan proporcionar bienes y servicios a precios competitivos que coincidan con las necesidades de la empresa. Ese es el caso si la empresa está buscando materias primas para la fabricación, un proveedor de servicios de marketing o nuevos suministros de oficina.

Por ejemplo, Si una empresa necesita un nuevo proveedor para proporcionar un servicio continuo durante un período de tiempo indefinido, como una solución de seguridad de correo electrónico, el proceso de adquisición ayuda a la empresa a elegir el proveedor que mejor cumpla con todos los requisitos de la empresa a un precio razonable. Permite a la empresa evitar perder tiempo, dinero y recursos valiosos tratando con un proveedor inadecuado.

Minimizar los costos es un aspecto importante para mejorar sus procesos de adquisición. Pero también es vital identificar proveedores que brinden la calidad de bienes y servicios que la empresa necesita y que tengan la capacidad de entregar de manera confiable y un historial de hacerlo.

Tipos de adquisiciones

Las adquisiciones se pueden clasificar de varias formas. Puede clasificarse como contratación directa o indirecta, dependiendo de cómo la empresa utilizará los artículos adquiridos. También se puede clasificar como adquisición de bienes o servicios según los artículos que se adquieran.

• Contratación directa se refiere a obtener todo lo necesario para producir un producto final. Para una empresa de fabricación, esto incluye materias primas y componentes. Para un minorista, incluye todos los artículos comprados a un mayorista para revenderlos a los clientes.
• Adquisición indirecta Por lo general, implica compras de artículos que son esenciales para las operaciones diarias pero que no contribuyen directamente al resultado final de la empresa. Esto puede incluir cualquier cosa, desde suministros y muebles de oficina hasta campañas publicitarias, servicios de consultoría y mantenimiento de equipos.
• Adquisición de bienes se refiere principalmente a la adquisición de artículos físicos, pero también puede incluir elementos como suscripciones de software. La adquisición eficaz de bienes generalmente se basa en buenas prácticas de gestión de la cadena de suministro. Puede incluir adquisiciones tanto directas como indirectas.
• Adquisición de servicios se centra en la contratación de servicios basados ​​en las personas. Dependiendo de la empresa esto puede incluir la contratación de contratistas individuales, trabajo contingente, despachos de abogados o servicios de seguridad in situ. Puede incluir adquisiciones tanto directas como indirectas.

Tipos de adquisiciones

Adquisiciones directas Adquisición indirecta Adquisición de bienes Adquisición de servicios ¿Qué es? Cualquier bien o servicio requerido para producir un producto final.Todos los bienes o servicios no relacionados con la producción. ya sea con fines de contratación directa o indirecta Todos los servicios basados ​​en personas adquiridos, ya sea para fines de contratación directa o indirecta Ejemplos de Materias primas, componentes y piezas, maquinaria, artículos comprados para reventa Material de oficina, servicios de marketing, servicios públicos Materias primas, artículos al por mayor, suministros de oficina Bufetes de abogados contratistas, trabajo contingente, servicios de seguridad in situ

Cómo funcionan las adquisiciones

El proceso de adquisición generalmente implica una serie de pasos. La empresa identifica bienes y / o servicios particulares que necesita, busca los proveedores que ayudarán a la empresa a alcanzar sus objetivos comerciales, negocia los términos y costos y luego compra y recibe los artículos relevantes.

Una empresa pequeña puede tener una sola persona a cargo de la adquisición de todos los bienes y servicios. Las empresas más grandes pueden tener un equipo de personas especializadas en tratar con diferentes proveedores o apoyar a grupos comerciales internos específicos. Para algunos artículos, es posible que el equipo deba recopilar información de varios grupos comerciales diferentes para determinar los requisitos generales de la empresa.

Es importante recordar que las adquisiciones no consisten en una serie de actos aislados, es un proceso continuo. Por ejemplo, Las empresas generalmente tienen como objetivo establecer relaciones con proveedores clave para ayudar a obtener el mejor servicio y los costos más bajos posibles. que en última instancia se traducen en mayores márgenes de beneficio. Es posible que las empresas también necesiten realizar comprobaciones periódicas de control de calidad y análisis de rendimiento para asegurarse de que los proveedores cumplan constantemente las expectativas.

9 pasos en el proceso de adquisiciones

Los procesos de adquisición varían mucho según la estructura y las necesidades de cada empresa, pero generalmente incluyen los siguientes nueve pasos básicos:

1. Identificar qué bienes y servicios necesita la empresa. Primero, una empresa debe identificar sus requisitos para un artículo o servicio específico. Este puede ser un artículo nuevo que la empresa no haya comprado anteriormente, un reabastecimiento de bienes existentes o una renovación de suscripción. Este paso generalmente implica profundizar en los detalles esenciales de lo que necesita la empresa, como las especificaciones técnicas precisas, materiales números de pieza o características del servicio. En este punto, Es una buena idea consultar a todos los departamentos comerciales afectados por la decisión de compra para asegurarse de que los artículos adquiridos reflejen con precisión las necesidades de cada departamento.

2. Envíe la solicitud de compra. Cuando un empleado o grupo empresarial necesita adquirir una cantidad significativa de nuevos suministros o servicios, realizan una solicitud de compra formal (también conocida como solicitud de compra). Una solicitud de compra notifica a la empresa que existe una necesidad, generalmente a través de los gerentes de departamento, personal de compras o el equipo financiero, así como especificaciones como precio, marco de tiempo necesario, cantidad y otras cosas importantes que el equipo de compras debe tener en cuenta. El departamento que supervisa la compra puede aprobar o rechazar la solicitud de compra. Si se aprueba, el equipo de adquisiciones puede proceder a seleccionar un proveedor y realizar la compra.

3. Evaluar y seleccionar proveedores. Con una lista clara de requisitos y una solicitud de compra aprobada, ahora es el momento de encontrar el mejor proveedor y enviar una solicitud de cotización (RFQ); esto es lo que el equipo de compras envía a los proveedores potenciales para recibir una cotización; es importante ser lo más detallado posible para poder comparar manzanas a las manzanas. La evaluación del proveedor debe centrarse no solo en el costo sino también en la reputación, velocidad, calidad y fiabilidad. Muchas empresas también consideran la ética y la responsabilidad social, dado que la contratación a menudo está entrelazada con la identidad corporativa. Un minorista que se enorgullece de la sostenibilidad se beneficiaría de asociarse con proveedores ambientalmente responsables, por ejemplo.

4. Negociar precios y condiciones. Una buena práctica común es obtener al menos tres cotizaciones de los proveedores antes de tomar una decisión. Examine cada cotización cuidadosamente y negocie cuando sea posible. Si necesita alejarse de un trato, asegúrese de tener opciones alternativas concretas. Una vez que haya acordado las condiciones finales, asegúrese de tenerlos por escrito.

5. Cree una orden de compra. Complete una orden de compra (PO) y envíela al proveedor. La orden de compra debe ser lo suficientemente detallada para identificar los servicios o bienes exactos que se necesitan y permitir al proveedor completar el pedido.

6. Recibir e inspeccionar la mercancía entregada. Examine cuidadosamente las entregas en busca de errores o daños. Asegúrese de que todo se entregue según lo especificado en la orden de compra y que la calidad cumpla o supere las expectativas.

7. Realice un emparejamiento de tres vías. Las cuentas por pagar deben realizar una correspondencia de tres vías comparando la orden de compra, Recibo de pedido o lista de empaque y factura. El objetivo es garantizar que los bienes o servicios recibidos coincidan con la orden de compra y evitar el pago de facturas no autorizadas o inexactas. Resalte cualquier discrepancia entre los tres documentos y resuelva los problemas antes de organizar el pago.

8. Apruebe la factura y organice el pago. Si la coincidencia de tres vías es precisa, aprobar y pagar la factura. Las empresas deben esforzarse por tener un proceso de pago de facturas consistente a través de cuentas por pagar que verifique que los pagos coincidan con el monto de la factura y la fecha de vencimiento. Un proceso estandarizado puede ayudar a garantizar que las facturas siempre se paguen a tiempo, lo que puede evitar cargos por pagos atrasados ​​y establecer buenas relaciones con los proveedores.

9. Mantenimiento de registros. Es importante mantener registros de todo el proceso de adquisición, desde solicitudes de compra hasta negociaciones de precios, facturas, recibos y todo lo demás. Estos registros pueden resultar útiles por varias razones. Ayudan a la empresa a reordenar productos al precio adecuado en el futuro, así como asistir con procesos de auditoría y cálculo de impuestos. Claro, Los registros precisos también pueden ayudar a resolver posibles disputas.

Etapas de la contratación

Los nueve pasos principales del proceso de adquisiciones también se pueden considerar en tres etapas distintas:la etapa de abastecimiento, la etapa de compra y la etapa de recepción.

• Etapa de abastecimiento: Esto cubre los pasos iniciales en los que la empresa identifica sus necesidades, crea una solicitud de compra y evalúa a los proveedores. Incluso después de completar los pasos iniciales de abastecimiento, es una buena práctica construir relaciones sólidas con los proveedores. Pueden sentar bases para que los proveedores aprendan de los socios, mejorar los productos y procesos y desarrollar la confianza.
• Etapa de compra: Esta etapa incluye las condiciones de negociación, crear pedidos y recibir e inspeccionar bienes y servicios.
• Etapa de pago: Las cuentas por pagar realizan una conciliación de tres vías para garantizar la precisión del pedido y la factura. A continuación, se puede aprobar la factura y se organiza el pago. Registros de todas las facturas, los pedidos y pagos deben guardarse y mantenerse cuidadosamente.

Ciclo de vida de las adquisiciones

Las organizaciones suelen pensar en los pasos del proceso de adquisición como un ciclo de vida. Esta perspectiva proporciona un recordatorio de que todas las tareas y etapas del proceso de adquisiciones se superponen y dependen unas de otras y que el proceso es continuo. Un ciclo de vida de adquisiciones cuidadosamente pensado también reconoce la integración entre el proceso y el negocio en su conjunto, incluyendo la necesidad de alinearse con las reglas y procedimientos existentes de la compañía que cubren áreas como la presupuestación. El proceso no siempre es lineal, y, a veces, es necesario realizar ajustes para tener en cuenta una cadena de suministro digital dinámica con proveedores cambiantes, disponibilidades y costos.

Tres componentes de las adquisiciones

Tres componentes clave trabajan juntos para que el proceso de adquisición se lleve a cabo:personas, proceso y papeleo.

• Gente: Las personas generalmente son responsables de iniciar o autorizar cada paso del proceso de adquisición. Además de los especialistas en adquisiciones, las personas involucradas incluyen otras partes interesadas, como las cuentas por pagar y los grupos empresariales que solicitan los bienes y servicios. El número de personas involucradas a menudo depende del valor de los bienes y servicios; más partes interesadas pueden participar en la especificación y aprobación de compras de alto valor.
• Proceso: Un proceso de adquisición eficaz puede ayudar a una empresa a tener éxito al mantener bajos los costos y garantizar que los suministros lleguen cuando la empresa los necesita. Un proceso bien diseñado y metódico ayuda a promover la precisión y la puntualidad porque cada persona involucrada sabe exactamente lo que necesita lograr y cuánto tiempo tiene para completar las tareas. A diferencia de, un proceso de adquisición desorganizado da como resultado ineficiencias y errores potencialmente costosos. Pagos en exceso, por ejemplo, puede impactar el resultado final, mientras que los pagos atrasados ​​afectan negativamente las relaciones con los proveedores.
• Papeleo: Es importante mantener registros para cada etapa del proceso de adquisición y asegurarse de que sean fácilmente accesibles. Estos registros actúan como un almacén de conocimiento organizacional sobre las condiciones de pago y el desempeño de los proveedores. ayudar a la empresa a mantener un proceso de adquisiciones eficiente, incluso si el personal de adquisiciones cambia con el tiempo. En el caso de una auditoría o una disputa, una empresa debe poder seguir fácilmente el rastro en papel o electrónico a través de cada etapa del proceso de adquisición.

Obtención, Compras y cadena de suministro:¿cuál es la diferencia?

Los términos adquisición, adquisitivo, El abastecimiento y la cadena de suministro a menudo se usan indistintamente. Sin embargo, existen importantes distinciones entre ellos.

• Adquisiciones frente a compras: Si la adquisición implica compras, quizás se esté preguntando:¿Cuál es la diferencia entre compras y adquisiciones? La respuesta es que la compra es esencialmente transaccional, centrándose en la gestión de pedidos específicos para satisfacer las necesidades de la empresa. La contratación es un conjunto de procesos mucho más amplio y complejo, incluido el establecimiento y mantenimiento de relaciones con proveedores. Otra forma de pensar en la diferencia entre compras y adquisiciones es que las adquisiciones adoptan un enfoque proactivo que comienza con el análisis de las necesidades de la empresa. mientras que la compra es un enfoque reactivo, que simplemente se centra en obtener lo que la empresa ya ha decidido que necesita.
• Adquisición versus abastecimiento: Abastecimiento, como comprar, es solo parte del proceso general de adquisiciones. El abastecimiento es una etapa temprana del ciclo de adquisiciones. Abarca actividades como la identificación y evaluación de posibles proveedores de bienes o servicios, negociar los términos y seleccionar los proveedores que mejor se adapten a las necesidades de la empresa.
• Adquisiciones vs. s cadena de suministro : Las adquisiciones cubren un aspecto de la gestión de la cadena de suministro. Las adquisiciones incluyen el abastecimiento, obtención y pago de bienes y servicios. La gestión de la cadena de suministro también cubre la logística involucrada en la obtención de bienes, como la gestión de envíos y almacenes, así como transformar los bienes adquiridos en productos y distribuirlos a los clientes.

Obtención, Compras y cadena de suministro:¿cuál es la diferencia?

Obtención Adquisitivo Abastecimiento Gestión de la cadena de suministro Definición Todas las actividades relacionadas con el abastecimiento y la obtención de bienes y servicios necesarios para respaldar las operaciones comerciales. Compra de bienes y servicios. Selección y verificación de proveedores para proporcionar bienes y / o servicios. Gestión de la red coordinada de empresas. instalaciones y actividades comerciales involucradas en el abastecimiento, desarrollando, fabricar y entregar productos Alcance Incluye abastecimiento, negociación, adquisitivo, recepción y mantenimiento de registros Parte del proceso de adquisición Parte del proceso de adquisición Incluye todo el proceso de adquisición Atención Asegurar que la empresa obtenga el máximo valor de los bienes o servicios para aumentar la rentabilidad de la empresa Por lo general, se enfoca en obtener un buen precio Establecer bien, relaciones a largo plazo con los proveedores Reducir los costos y entregar los productos al cliente lo más rápido posible, sin sacrificar la calidad ni la precisión

Principios de contratación

En las organizaciones del sector público, El proceso de adquisiciones es generalmente similar al proceso de las organizaciones del sector privado, pero con algunas diferencias importantes. Debido a que las personas involucradas manejan fondos públicos, por lo general, deben seguir principios rigurosos durante el proceso de contratación. Estos principios pueden considerarse como un código ético de conducta que responsabiliza a los servidores públicos por sus compras. Algunos de los principios también pueden ser beneficiosos para las organizaciones del sector privado.

Los principios varían algo según la organización. A continuación, se muestran siete de los principios de contratación más comunes:

1. Relación calidad-precio: La organización debe administrar los fondos de manera eficiente y económica al adquirir bienes y servicios. Esto puede incluir la realización de análisis de costos-beneficios y evaluaciones de riesgos. Vale la pena señalar que un bajo costo no necesariamente equivale a un mayor valor; características como la calidad y la durabilidad también influyen en la determinación de si la compra representa una buena relación calidad-precio.
2. Justicia: Las adquisiciones no deben otorgar un trato preferencial a personas o proveedores. Todas las ofertas deben evaluarse objetivamente, en función de qué tan bien satisfacen las necesidades de la organización.
3. Competencia: Las organizaciones deben buscar ofertas competitivas de múltiples proveedores, a menos que existan razones específicas para no hacerlo, como un proveedor de fuente única donde el bien o servicio solo está disponible a través de un solo proveedor.
4. Eficiencia: Los procesos de adquisición deben llevarse a cabo de manera eficiente para ayudar a maximizar el valor y evitar retrasos.
5. Transparencia: Las organizaciones deben poner a disposición de todos la información pertinente sobre adquisiciones, incluyendo tanto al público como a los proveedores. La información debe mantenerse confidencial solo cuando existan razones legales u otras razones válidas para hacerlo.
6. Integridad: Quienes practican la contratación pública deben esforzarse siempre por ser percibidos como dignos de confianza, de confianza, honesto y responsable. Los fondos deben utilizarse para el propósito previsto y en el interés público.
7. Responsabilidad: Las personas involucradas en el proceso de adquisiciones son responsables de sus acciones y decisiones. Están obligados a informar con precisión las actividades de adquisiciones, incluyendo cualquier error.

Adquisiciones y finanzas

En muchas empresas, Los equipos de adquisiciones y finanzas operan como departamentos separados. Históricamente, a veces han estado en desacuerdo por una razón importante:las adquisiciones gastan dinero, mientras que las finanzas se enfocan en la rentabilidad, lo que a veces significa encontrar formas de gastar menos.

Sin embargo, una asociación estratégica entre los dos grupos puede beneficiar a la empresa en su conjunto, en parte porque cada grupo puede proporcionar información única sobre las operaciones de la empresa. Por ejemplo, Un equipo de adquisiciones bien dirigido puede tener un conocimiento profundo de cómo los bienes y servicios cuidadosamente seleccionados pueden ayudar a los grupos empresariales a maximizar la rentabilidad. Esto ayuda al grupo financiero a obtener una mejor imagen general del gasto de la empresa y cómo afecta el resultado final. Software integrado de gestión de la cadena de suministro que puede conectar información de toda la empresa. incluyendo finanzas, es una herramienta importante para cerrar la brecha tradicional y ayudar a los equipos a trabajar juntos para promover los objetivos comerciales. El software de gestión de la cadena de suministro también puede ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso hacia los objetivos al proporcionar la información que necesita para los indicadores clave de rendimiento (KPI) en un formato fácil de entender para su equipo de adquisiciones.

KPI de adquisiciones

Al monitorear los KPI de adquisiciones, las empresas pueden aumentar la eficiencia de su proceso de adquisiciones, rastrear el progreso hacia los objetivos comerciales e identificar áreas de mejora. A continuación, se muestran algunos KPI de adquisiciones que se miden comúnmente:

Tiempo de ciclo de la orden de compra: Supervise la cantidad promedio de horas o días que se necesitan para procesar las solicitudes y enviar órdenes de compra a los proveedores.

Tiempo de ciclo de la orden de compra = # de horas o días que se necesitan para procesar las solicitudes y enviar órdenes de compra a los proveedores / # de órdenes de compra enviadas a los proveedores

Plazo de ejecución del proveedor: La cantidad promedio de días que tardan los proveedores en enviar artículos después de recibir una orden de compra.

Plazo de entrega del proveedor = # de días que tardan los artículos en llegar después de que el proveedor recibe la orden de compra / # total de órdenes de compra enviadas al proveedor

Numero de proveedores: Tener más proveedores le da a la empresa más opciones pero también aumenta el trabajo administrativo. Muchos grupos de adquisiciones controlan la cantidad de proveedores en sus redes de proveedores y eliminan periódicamente a los proveedores poco utilizados para aumentar la eficiencia.

Tasa de defectos del proveedor: Una medida importante de la calidad del proveedor, esto generalmente se mide como el número de piezas defectuosas dividido por el número total de piezas suministradas.

Tasa de defectos del proveedor = # de piezas defectuosas del proveedor / # total de piezas del mismo proveedor

Disponibilidad del proveedor: Esto mide la capacidad de cada proveedor para responder a demandas de última hora o de emergencia.

Disponibilidad del proveedor = # de veces que el proveedor cumplió con los pedidos comerciales / # de pedidos enviados al proveedor

Precisión de cumplimiento: Esto mide el porcentaje de pedidos que los proveedores completan con precisión y coinciden exactamente con el pedido de compra.

Exactitud de cumplimiento = # de pedidos precisos del proveedor / # total de pedidos del mismo proveedor

ROI total del proceso de adquisición: Mide el valor que la estrategia de adquisiciones de una empresa ofrece a la organización. Es la relación entre los ahorros anuales generados por el grupo de adquisiciones y la cantidad anual total gastada en adquisiciones.

Video:¿Qué es el software de adquisiciones?

Cómo la tecnología puede ayudar a gestionar las adquisiciones

Como ocurre con casi cualquier otra área del negocio, la tecnología puede aumentar la productividad de los grupos de compras, reduciendo al mismo tiempo los costes del proceso hasta en un 30%. También puede simplificar pasos como solicitar ofertas, creación de pedidos y pago de suministros utilizando soluciones ERP con software de adquisiciones. También puede permitir a los equipos analizar mejor los ahorros y realizar un seguimiento del desempeño de los proveedores.

Paneles de control de adquisiciones Muestre métricas y KPI de adquisiciones seleccionados en una sola pantalla para que las empresas puedan monitorear fácilmente tendencias importantes y detectar problemas. Puede realizar un seguimiento de métricas como el rendimiento del proveedor, gasto total, transacciones pendientes. Las soluciones líderes incluyen paneles de control preconfigurados para diferentes roles dentro de la empresa, con la capacidad de personalizar los paneles según las necesidades de cada usuario.

Las adquisiciones pueden desempeñar un papel clave en la rentabilidad y el éxito general de una empresa. Incluye una amplia gama de actividades relacionadas, cada uno de los cuales requiere atención al detalle para garantizar que la empresa obtenga el máximo valor. Las soluciones de software de gestión de la cadena de suministro pueden ayudar a acelerar, simplificar, analizar y reducir el costo de todo el proceso de adquisiciones.