¿Qué es la automatización AP y cómo funciona?

Como la mayoría de los equipos financieros saben muy bien, un proceso manual de cuentas por pagar puede ser tedioso y propenso a errores. Trabajando a través de montones de facturas en papel, contactar individualmente a los aprobadores relevantes y enviar cheques por correo no solo es lento, abre a la empresa al fraude y hace que las auditorías sean dolorosas.

La tecnología de automatización de cuentas por pagar (automatización AP) tiene como objetivo proporcionar una forma rápida y precisa de manejar este proceso financiero de back-end. Al eliminar los procesos manuales y las pilas de papel, La automatización de AP puede mejorar sus relaciones con proveedores y socios mientras ahorra tiempo y dinero, reducir los días de ventas pendientes (DSO), mejorando así el flujo de caja.

Video:¿Qué es la automatización AP?

¿Qué es la automatización de cuentas a pagar (automatización de AP)?

La tecnología de automatización de AP automatiza los pasos de rutina, como recibir facturas, codificación, enrutamiento para aprobación, pago y conciliación. Puede encontrar el término procesamiento "sin contacto", lo que generalmente significa que la automatización de AP elimina la necesidad de ingresar datos manualmente en cualquier etapa, aunque es posible que los aprobadores deban firmar los pagos con un clic del mouse.

El software de automatización de AP generalmente también proporciona paneles de control y herramientas analíticas que lo ayudan a administrar el proceso de AP y diagnosticar problemas. Debido a que todos los datos de las cuentas por pagar se digitalizan y almacenan en un solo sistema, es más fácil buscar y auditar la información.

¿Cómo funciona la automatización de cuentas por pagar?

El software de automatización de AP convierte las facturas de sus proveedores en un formato digital estándar y luego las impulsa a través de un flujo de trabajo digital que culmina con los proveedores de pago.

Al comienzo de este proceso, La automatización de AP utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer información de las facturas. Algunos productos utilizan el aprendizaje automático para reconocer patrones a lo largo del tiempo y mejorar la precisión; por ejemplo, pueden sugerir códigos específicos del libro mayor o enrutamiento de aprobación según la experiencia pasada. Al personalizar las reglas para su negocio, como variaciones aceptables o jerarquías de aprobación, es posible que pueda eliminar la necesidad de una intervención manual para la mayoría de las facturas.

¿Por qué automatizar las cuentas a pagar?

Hay muchas razones para automatizar AP. Algunos implican un retorno de la inversión rápido y tangible. Al reducir la necesidad de esfuerzo manual, La automatización de AP puede reducir sus costos de procesamiento. También puede ayudarlo a escalar AP más fácilmente a medida que su negocio crece al reducir la necesidad de contratar a más personas.

La automatización de AP también proporciona herramientas que pueden ayudarlo a administrar los pagos y el flujo de caja de manera más estricta. Al hacer que el proceso de pago sea más rápido y sencillo, La automatización de AP también puede aumentar su capacidad para capturar descuentos de pago de proveedores.

Otros beneficios incluyen menos fraude, menos errores y auditorías más fluidas.

Principales tareas de cuentas a pagar para automatizar

Las tareas de AP que probablemente se beneficiarán más de la automatización son aquellas en las que puede reducir el tiempo de procesamiento o aumentar la precisión, ambos ahorran dinero. En comparación con el procesamiento manual, La automatización de AP puede mejorar enormemente los siguientes pasos:

• Entrada de datos. Automatizar la captura de datos de todos los documentos de origen es más rápido y menos propenso a errores que ingresar datos manualmente.
• Coincidencia de facturas . Las facturas se pueden hacer coincidir automáticamente con los documentos de respaldo, como órdenes de compra y recepción de documentos (emparejamiento de tres vías). Esta coincidencia automática es más rápida y precisa que la coincidencia manual, especialmente para empresas que de otro modo tendrían que hacer coincidir los documentos almacenados en diferentes ubicaciones.
• Codificación de facturas . Puede establecer reglas que establezcan automáticamente el código de libro mayor correcto para cada factura, eliminando el tiempo y las inconsistencias inherentes a la codificación manual.
• Ruta de aprobación . El enrutamiento electrónico a todos los aprobadores necesarios es más rápido que enviar documentos manualmente a cada uno de ellos, y también proporciona un mejor seguimiento a lo largo del flujo de trabajo.

¿Cómo automatizar las cuentas a pagar?

Las empresas generalmente aplican software de automatización AP mediante la implementación de software AP, ya sea en un modelo de software como servicio, donde la aplicación está alojada en la nube, o en las instalaciones, para empresas que prefieren alojar y gestionar sus propios sistemas.

Una vez que un sistema está en su lugar, el personal de finanzas y los aprobadores deben estar capacitados, y vale la pena dedicar tiempo a configurar reglas para que pueda automatizar tantos pasos como sea posible. Y aunque el proceso de AP es bastante estándar, Es posible que las empresas tengan algunos requisitos únicos por los que querrá asegurarse de que la solución pueda adaptarse a esos flujos de trabajo. Esto proporcionará el mayor retorno de la inversión.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de AP?

La automatización de AP también puede proporcionar beneficios no solo para el grupo financiero sino para toda la organización:

• Hay menos necesidad de almacenar papel y pagar los gastos de envío y envío.
• Menos errores manuales reducen la necesidad de que varios departamentos dediquen tiempo a investigar problemas y a gestionar las quejas de los proveedores.
• Las auditorías y los esfuerzos de cumplimiento son más fáciles. Las funciones integradas de seguridad y responsabilidad pueden marcar actividades sospechosas, ayudando a detectar el fraude.
• Pagar con prontitud y de manera predecible puede mejorar su reputación y ayudarlo en futuras negociaciones con los proveedores.
• El personal puede ser reasignado para tareas de mayor valor. como analizar datos de pagos, en lugar de dedicar su tiempo a la entrada manual de datos.

¿Cómo seleccionar el software AP?

La selección del software de automatización de AP adecuado para su empresa debe incluir los siguientes cuatro pasos:

• Planificación. Reúna un equipo multifuncional que pueda definir los objetivos de su empresa para la automatización de AP.
• Recopilación de requisitos. Su departamento de AP documenta cómo funciona el procesamiento de sus cuentas por pagar actuales y crea una lista de requisitos para una solución de automatización de AP. Al final de esta etapa, usted crea una solicitud de propuesta (RFP) y la envía a los proveedores seleccionados que cumplen con los criterios.
• Evaluación de proveedores . Evalúa las propuestas de los proveedores que responden a su RFP, examinar aspectos de sus soluciones propuestas, como características, costos y enfoque de implementación.
• Selección del vendedor . Profundiza para descubrir exactamente qué tan bien los proveedores más prometedores cumplen con sus requisitos; esto puede implicar el desarrollo de documentos de descubrimiento detallados y la solicitud de demostraciones. Luego, seleccione su proveedor.

Automatización de cuentas a pagar con NetSuite

La solución de cuentas a pagar de NetSuite ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, mejore el control y aumente la productividad mediante la automatización del procesamiento y pago de facturas. Por ejemplo, el software puede minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para procesar las facturas eliminando la entrada manual y calculando automáticamente los descuentos. Maneja automáticamente el procesamiento de excepciones cuando hay discrepancias entre las facturas y las órdenes de compra. NetSuite también proporciona información en tiempo real sobre todo el proceso de cuentas por pagar para reducir la posibilidad de facturas perdidas o pagos de facturas fraudulentas.