¿Qué es un gasto comercial? Diferentes tipos,

Cómo registrarlos y consideraciones fiscales

Las preocupaciones sobre los gastos comerciales ocupan un lugar destacado entre las empresas que participan en la Encuesta de problemas y prioridades de las pequeñas empresas de 2020 de la NFIB. Los encuestados informan que su principal desafío es el costo del seguro médico, con local, los impuestos estatales y federales y el precio de los suministros y el inventario también se ubican entre los 12 primeros.

Al obtener una mejor comprensión de los matices de varios gastos, los propietarios de empresas pueden decidir dónde gastar más, dónde recortar y cómo proyectar las cuentas por pagar para mantener el flujo de caja enfocado.

¿Qué es un gasto?

Para propósitos de contabilidad de cuentas por pagar (AP), todos los gastos son costos, pero no todos los costos son gastos.

A costo es el monto pagado para comprar inventario, fabricar y vender un producto y adquirir equipo mediante gastos de capital. Gastos son lo que gasta la empresa para generar ingresos durante un período determinado y se registran en el estado de resultados como una compensación a esos ingresos o ingresos.

Esencialmente, los gastos son los desembolsos que se relacionan con el funcionamiento diario del negocio, como la nómina, recibos de servicios públicos, pagos de alquiler y más.

Los gastos de capital son compras de activos, como vehículos, maquinarias o licencias comerciales. El costo de adquirir un activo se muestra en el estado de resultados de la empresa, como es el costo de mantenerlo. Activos en sí mismos, capital y liquidez, hacer no aparecer en la cuenta de resultados, sin embargo. Aparecen en el balance.

Eso no significa que los activos no generen gastos:lo que mantiene un gasto de capital en servicio:gas, mantenimiento, la persona que opera la máquina - son gastos de operación. Igualmente, la depreciación y amortización del activo son gastos y se incluyen en el estado de resultados o pérdidas y ganancias como gastos operativos, típicamente en venta, generales y administrativos (SG&A).

Tenga en cuenta que la depreciación se basa en la vida útil estimada de un activo, no el número de años que se espera que esté en uso. Los activos a menudo se mantienen en servicio mucho después de que se hayan depreciado por completo.

Gastos explicados

Esencialmente, si su empresa recibe y paga una factura, eso es un gasto. El proceso de pago de facturas es un subconjunto de la función de cuentas por pagar (AP). Al recibir una factura original o una orden de compra, alguien del departamento de cuentas por pagar lo revisa para asegurarse de que todos los detalles sean precisos y cumplan con las políticas.

Los gastos se cargan contra los ingresos en el estado de resultados mensual de la empresa y, por lo general, se pueden clasificar como gastos operativos o no operativos.

Los gastos de explotación, a veces llamado OpEx, son los costos continuos para financiar las operaciones comerciales diarias. Estos se pueden arreglar, como utilidades, alquilar, salarios, impuestos a la propiedad y contribuciones a planes de pensiones, o periódica, como impuestos trimestrales y viajes de negocios, para nombrar unos pocos.

Gastos no operativos son gastos que están indirectamente relacionados con las operaciones y el resultado de actividades de financiación o inversión, tales como depreciación y amortización y pagos de intereses sobre préstamos y tarjetas de crédito.

Como se discutio, las compras de capital y los desembolsos relacionados con la producción de bienes son costos.

Gastos de capital son artículos grandes, como un edificio o maquinaria, que se deprecian con el tiempo.

Costo de bienes vendidos (COGS) representa los costos directos de fabricar o adquirir los productos que generan ingresos. Una organización de servicios puede simplemente llamar a esto "costo de ventas, "Ya que no vende" bienes ".

Por ejemplo, digamos que un escaparate de empaquetado y envío decide iniciar un servicio de entrega. Financia la compra de $ 40, 000 furgoneta de carga, que es un gasto de capital; tendrá ese vehículo por muchos años y no tendrá que pagar el precio total de compra nuevamente. Pero voluntad tener que seguir pagando los intereses del préstamo y los costos operativos recurrentes para que la camioneta siga generando ingresos, incluido el combustible, seguro, mantenimiento, los peajes y el salario del conductor de la entrega:estos son gastos.

Ejemplos de gastos

Los gastos operativos comunes incluyen alquiler, servicios públicos y seguros. Desde allí, Los gastos típicos varían según el tipo de empresa:los restaurantes piden comida a una variedad de proveedores. Un consultorio médico puede pagar a una empresa de limpieza especializada. Nuestro paquete, El servicio de envío y entrega se gasta en suministros de oficina y combustible.

Los gastos pueden ser fijos, es decir, estable a pesar de los cambios en el volumen de producción o la prestación de servicios, o variable, lo que significa que fluctúan. Los intereses de la camioneta y el salario del conductor de la entrega son gastos fijos, mientras que el combustible y los peajes son variables.

Los gastos se consumen inmediatamente, como combustible, o representar la reducción en el valor de un activo físico o intangible, como la depreciación del valor de la furgoneta de reparto. Desde una perspectiva AP, a diferencia de los activos físicos o intangibles, como una patente o marca, una vez que los gastos se "consumen, ”No tienen valor futuro.

5 categorías de gastos deducibles que los dueños de negocios podrían perderse

Educación continua: Los dueños de negocios pueden deducir el costo de la capacitación y los seminarios para mejorar las habilidades de su fuerza laboral o mantenerse al día con las tendencias de la industria.

Cuotas y suscripciones: En la misma linea, las revistas de la industria o los diarios relacionados con su negocio se pueden deducir de sus impuestos, al igual que las cuotas de membresía pagadas a su Cámara de Comercio local y asociaciones profesionales o comerciales que ayudan a promover su empresa.

Uso comercial de su automóvil: Es posible que pueda cancelar los costos de mantenimiento y operación de un vehículo utilizado estrictamente para negocios. Sin embargo, si es mixto, puede reclamar millas relacionadas con el uso comercial.

Gastos de puesta en marcha: Las empresas que lanzaron una nueva empresa, como nuestro servicio de entrega, pueden deducir hasta $ 5, 000 en gastos de puesta en marcha, como marketing y formación de empleados.

Software como servicio (SaaS): Aplicaciones como software de contabilidad, o suscripción recurrente con empresas SaaS, utilizados para fines comerciales pueden ser totalmente deducibles de impuestos.

Gastos de registro

Los pasos del proceso para registrar y pagar los gastos incluyen la creación de un nuevo proveedor en su software de contabilidad, crear y aprobar una solicitud de compra, crear y aprobar una orden de compra, aprobar la factura, pagando el artículo, gestionar cualquier devolución o ajuste, calcular los impuestos adeudados y generar AP y otros informes necesarios.

Para registrar y deducir adecuadamente los gastos comerciales, necesita conservar la documentación. Los documentos de gastos de respaldo requeridos por el IRS deben mostrar un comprobante de pago e identificar al beneficiario, la cantidad pagada, la fecha en que se incurrió en el gasto e incluya una descripción del artículo comprado o del servicio recibido que demuestre que el monto fue para un gasto comercial legítimo.

El IRS también especifica cuánto tiempo deben conservarse varios registros.

La documentación de gastos incluye:

• Cheques cancelados u otro comprobante de pago / fondos electrónicos transferidos
• Recibos de cinta de caja registradora
• Estados de cuenta
• Recibos y extractos de tarjetas de crédito
• Facturas

Las empresas utilizan el método de contabilidad de acumulación o de caja para registrar los gastos.

El método de acumulación es el más común. En contabilidad de devengo, la empresa reconoce el gasto cuando se incurre en él, independientemente de cuándo pague el bien o el servicio. El libro mayor de la empresa refleja las cantidades que la empresa debe pero que aún no ha pagado.

El método basado en efectivo es más sencillo. Las empresas que utilizan la contabilidad de caja registran los ingresos cuando realmente se reciben, por ejemplo, cuando se deposita un cheque, la liquidación y el efectivo aterrizan en la cuenta, y los gastos cuando se realiza un pago.

Los gastos se registran en una cuenta de resultados. Un estado de resultados informa los ingresos de una empresa, gastos y pérdidas o ganancias durante un período contable específico. Los estados de resultados también se conocen como estados de pérdidas y ganancias. o simplemente "P &Ls, ”Entre otros nombres.

Tipos de gastos

Los gastos son gastos operativos o gastos no operativos. Los gastos operativos se relacionan con las actividades diarias. Gastos no operativos, como pagos de intereses, no se incurren como parte de las operaciones centrales de una empresa. Dentro de esos cubos, los gastos son fijos (generalmente no cambian durante el año) o variables, lo que significa que fluctúan. El alquiler y los salarios son gastos operativos fijos. Las comisiones por combustible y ventas son variables.

Recordar, El costo de los bienes vendidos (COGS) es una categoría separada. Si un desembolso representa un costo directo de fabricar o adquirir los productos que generaron ingresos durante el período en lugar del costo diario de hacer negocios, es COGS.

A efectos fiscales, los gastos deben agruparse en categorías, como vender, Gastos generales y administrativos (SG&A). La identificación errónea de los gastos puede resultar en que las empresas se pierdan innecesariamente las deducciones o incurran en multas del IRS.

Gastos de venta, generales y administrativos: Incluye todos los gastos operativos no relacionados con la producción, incluidos los costos de promoción, vender y entregar productos - alquilar, salarios, comisiones, Publicidad y Marketing.

Depreciación: Esto refleja la pérdida de valor de un activo fijo a lo largo del tiempo y puede aparecer en diferentes partes del estado de resultados, dependiendo del activo. La amortización se aplica a los activos intangibles, como las patentes.

¿Qué es un gasto no monetario?

Un gasto que no es en efectivo se registra en el estado de resultados, pero no requiere un pago en efectivo. El gasto no monetario más común es la depreciación, pero amortizaciones de activos, como por ejemplo para inventario obsoleto, y las acciones otorgadas como compensación son otros ejemplos.

Si nuestra empresa de embalaje y envío pagó en efectivo la camioneta de reparto, la depreciación no afectaría directamente su flujo de efectivo, pero puede tener un efecto indirecto. Por ejemplo, muchas empresas deben pagar impuestos estimados trimestralmente. La depreciación disminuye la renta imponible general y, por lo tanto, disminuye la obligación tributaria, permitiendo a la empresa retener más efectivo.

Tipos de gastos deducibles de impuestos

Para ser deducible, un gasto debe ser lo que el IRS considera "tanto ordinario como necesario". La agencia define un gasto ordinario como uno que es común y aceptado en su industria, mientras que un gasto necesario es uno que es útil y apropiado para su oficio o negocio. Un gasto no tiene que ser indispensable para ser considerado necesario; por ejemplo, La decisión de ejecutar una campaña publicitaria en las redes sociales es discrecional pero aún deducible.

Pero hay excepciones:si un gasto se incluyó en el costo de los productos fríos (COG), no se puede volver a deducir como gasto comercial. Los gastos de capital y los gastos personales tampoco son deducibles, tampoco lo son los costos de cabildeo o las donaciones políticas.

Compensación de los empleados, planes de jubilación, vehículos usados ​​para negocios, alquilar, el seguro y los intereses son deducibles, como son varios federales, estado, local, e impuestos extranjeros directamente atribuibles a su comercio o negocio.

Tenga en cuenta que la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos realizó cambios en lo que es deducible, junto con las reglas sobre depreciación, créditos fiscales y más. Por ejemplo, las empresas ya no pueden deducir los costos de entretener a los clientes en eventos deportivos, aunque las comidas son parcialmente deducibles.

La Publicación 535 del IRS enumera todos los gastos comerciales deducibles.

Cómo automatizar los informes de gastos

Automatización de cuentas por pagar, o automatización AP, reúne herramientas y un conjunto de mejores prácticas para automatizar los aspectos manuales de la aprobación, clasificando seguimiento y pago de gastos comerciales válidos. Nómina de sueldos, a menudo uno de los mayores gastos, también puede ser parte de la automatización de AP enviando obligaciones de impuestos sobre la nómina a AP para el pago de cada período.

En lugar de que un miembro del equipo de finanzas ingrese los datos del proveedor, aprobar órdenes de compra y pagar facturas manualmente, con software de contabilidad, todo el proceso puede suceder digitalmente, con los equipos de finanzas que se involucran solo cuando el sistema marca una anomalía. Además de buscar inexactitudes, como números transpuestos, un proceso de revisión automatizado busca signos de fraude, se asegura de que una factura no sea un duplicado y verifica los términos del proveedor para conocer las fechas de vencimiento y los descuentos por pago anticipado. Eso ahorra tiempo y dinero al tiempo que minimiza el fraude y los errores.

Para automatizar el proceso de gastos, la mayoría de las empresas recurren a un software moderno de gestión financiera y contable. Estos sistemas son esenciales para realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos, generar informes financieros y ayudar a las finanzas a vigilar la salud financiera de la empresa. Reduce los errores inherentes al ingreso manual de datos y genera informes y estados financieros precisos que cumplen con los estándares de contabilidad US GAAP e IFRS.