Principales indicadores clave de rendimiento de cuentas a pagar (AP) para realizar un seguimiento

Está bastante bien establecido que los líderes financieros se esfuerzan continuamente por utilizar los datos de manera más eficaz, con el imperativo de producir mejores informes sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) e identificar áreas para lograr ahorros de costos en toda la empresa. Pero gran parte de la búsqueda de desperdicios e ineficiencias comienza dentro de la propia función contable y financiera. Un área clave de optimización en este sentido es el proceso de cuentas por pagar y las personas que lo gestionan.

Supervisar de cerca los KPI en torno a lo que la empresa debe a sus proveedores, proveedores y acreedores ayudan a eliminar errores, reducir los costos derivados de las ineficiencias de los procesos y optimizar el flujo de caja, que son muchos de los beneficios de la automatización de AP.

¿Qué son los KPI?

Un KPI es una métrica empresarial que está vinculada a un objetivo de rendimiento. El seguimiento de los KPI ayuda a la empresa a ver si se está moviendo hacia sus objetivos y a tomar las decisiones comerciales correctas para lograrlo. Los KPI proporcionan una brújula para monitorear y cambiar de dirección internamente, pero también se pueden usar para ayudar a comparar el desempeño de una organización con sus pares en su industria. Los KPI brindan formas de medir la eficiencia, costo o resultado de las diferentes partes de los procesos comerciales.

Hay KPI que son relevantes para las empresas en una amplia gama de industrias y otros que son exclusivos de la industria. Por ejemplo, Las métricas de gestión de inventario, como la tasa de cumplimiento de pedidos o el tiempo del ciclo de pedidos, son importantes para las empresas de distribución mayorista. La tasa de abandono de clientes y los costos de adquisición de clientes son indicadores clave de rendimiento importantes para las empresas de software SaaS. Pero la mayoría de los KPI financieros son relevantes en todas las industrias, con KPI en torno a los procesos de cuentas por pagar que brindan muchas pistas sobre dónde se pueden lograr eficiencias o ahorros de costos.

¿Por qué son importantes los KPI de AP?

Las cuentas por pagar son los pasivos a corto plazo de la empresa:el efectivo que debe a sus proveedores, proveedores y acreedores que vencerán en menos de un año. Las personas que gestionan ese proceso componen el departamento de cuentas por pagar.

Los KPI de AP proporcionan formas de medir el proceso de AP en sí, así como la productividad y eficiencia de las personas que lo administran. Asegurarse de que los proveedores estén contentos mientras equilibran los beneficios del crédito para el flujo de caja es un trabajo realmente importante. Si esos proveedores, a los proveedores y acreedores no se les paga en el plazo que esperan, la empresa no puede obtener los bienes o servicios que necesita para hacer negocios. Y si la empresa no tiene suficiente efectivo mes tras mes, no puede administrar su negocio y mucho menos hacer planes de crecimiento.

¿Por qué su departamento de AP necesita KPI / metas?

Debido a que el departamento de cuentas por pagar se encuentra en la intersección de muchas funciones comerciales, los errores y las ineficiencias en ese proceso tienen un efecto dominó en los procesos de conexión. Los KPI de AP proporcionan señales de que la empresa necesita profundizar en el proceso para encontrar respuestas. Una tasa pendiente de pago de días altos podría ser el resultado de retrasos en el pago a los proveedores porque no llega suficiente efectivo para pagarlos, un problema obvio con los ingresos que la empresa debe analizar más a fondo.

Procesar una gran cantidad de facturas en comparación con otras en el espacio podría indicar que la empresa está trabajando con demasiados proveedores y está perdiendo descuentos y ahorros de costos al consolidar el negocio. Una gran cantidad de errores de pago o pagos duplicados podrían indicar prácticas AP fraudulentas, que se logran mediante el pago de empresas fantasmas o proveedores de pago con los que la empresa ya no hace negocios.

Los 12 principales KPI de AP que debe seguir

Los KPI de AP ayudan a la empresa a avanzar hacia un mejor rendimiento porque se pueden utilizar para alcanzar objetivos internos y compararlos con otros en la industria.

1. Días por pagar pendientes (DPO). Este es el número promedio de días que le toma a la empresa reembolsar sus cuentas por pagar. Este número debe lograr un equilibrio entre pagar a los proveedores y asegurarse de que estén satisfechos y asegurarse de que haya suficiente efectivo en el negocio. Si es demasiado alto, es una indicación de que la empresa está pagando al proveedor con retraso, lo que podría tener varios efectos:condiciones de pago más caras, y calificaciones crediticias más bajas. Si esta tasa es demasiado baja, puede significar que la empresa no se está aprovechando de los términos del crédito. La relación ayuda a la empresa a ver qué tan bien está administrando el flujo de caja.

   Para calcular el DPO:

   Calcular las cuentas por pagar promedio

   Cuentas por pagar promedio =
   (Cuentas por pagar iniciales - Cuentas por pagar finales del período) / 2

   DPO =
   (Cuentas por pagar promedio / Costo de bienes vendidos) x Número de días en el período contable

   Si ese número es 30, por ejemplo, significa que la empresa tarda una media de 30 días en pagar sus facturas.

2. Costo de procesar cada factura. Esta es una métrica de productividad importante. Incluye todos los costos de procesamiento de pagos para AP:personas, gastos operativos y cargos de proveedores. Tome ese total y divídalo por el número total de facturas procesadas para obtener el costo promedio por factura. APQC dice que las empresas con mejor desempeño gastan $ 2.07 por factura. Los que tienen el peor desempeño gastan más de $ 10 por factura.

3. Mejores métodos de pago. Mover a los proveedores hacia métodos de pago electrónicos puede reportar muchos beneficios, pero muchas empresas todavía dependen de los cheques. Una encuesta reciente de Pymnts.com encontró que los cheques siguen siendo el método más popular utilizado para pagar a los proveedores, a pesar de que el departamento de AP los clasifica como su séptimo método de pago favorito (ACH ocupó el primer lugar). Los encuestados clasificaron los cheques como el método de pago "menos rápido".

4. Errores de pago. Los errores de pago pueden dañar las relaciones con los proveedores y afectar los términos del crédito. OpsDog dice que el error de pago del proveedor es un error común. Realice un seguimiento del error de pago del proveedor tomando el número de pagos salientes procesados ​​por el departamento de cuentas por pagar que contenían un error (como una dirección incorrecta, monto incorrecto o pago duplicado) dividido por el número total de transacciones iniciadas durante el mismo período de tiempo.

   Entre esos errores, otro KPI en el que centrarse es la tasa de pago duplicada. Los datos de la empresa de evaluación comparativa APQC muestran que, en promedio, incluso en organizaciones que se desempeñan mejor cuando se trata de pagos duplicados, El 0,8% de los desembolsos anuales son duplicados o erróneos. Los peores resultados reportan más del doble de esa cantidad al 2%.

   El porcentaje de pagos de facturas duplicadas se calcula tomando el número de facturas pagadas más de una vez durante un cierto período de tiempo y dividiéndolo por el número de facturas pagadas durante ese período de tiempo.

5. Facturas procesadas por empleado. Calcular cuántas facturas se procesan por empleado a tiempo completo por año es una excelente manera de medir la productividad. Una métrica estrechamente relacionada es el número promedio de facturas procesadas por empleado por día. Esto puede brindar una vista detallada de la productividad y permitir que la empresa investigue las razones detrás de los fallos. Este KPI diferirá según la industria en la que opera la empresa.

6. Facturas electrónicas como porcentaje del total de facturas. Las facturas electrónicas se basan en formatos EDI o XML o en un formulario basado en la web. Los archivos EDI o XML se envían directamente desde el sistema de cuentas por cobrar del proveedor al sistema de cuentas por pagar de la empresa compradora. Esto ahorra tiempo porque no requiere trabajo manual en el extremo del departamento de AP, ahorra dinero asociado con ese trabajo y es más seguro. Walmart y Ford han ordenado que todos sus proveedores pasen a EDI, pero comunicar el valor a los proveedores puede ser el mayor desafío.

7. Porcentaje de descuentos de proveedores capturados. Aprovechar todos los descuentos de proveedores que se ofrecen en términos de pago anticipado siempre puede tener sentido. Depende de la posición de caja de la empresa. Por otra parte, La captura de descuentos de proveedores puede generar importantes beneficios en ahorros en efectivo y crédito comercial. Los datos del Instituto de Finanzas y Gestión muestran que el 80% de los proveedores están dispuestos a intercambiar descuentos por pagos anticipados. Un KPI estrechamente relacionado, el porcentaje de facturas pagadas según los términos proporciona una medida de si la empresa está cumpliendo con las obligaciones del proveedor.

8. Tiempo medio para aprobar una factura. Obtener aprobaciones de facturas y pagos se clasifica constantemente como uno de los principales desafíos para los profesionales de AP. Pymnts.com dice que se necesita la aprobación de dos a cinco personas para procesar una factura y 14.1 días. Y la investigación de Ardent Partners demuestra que más tiempo dedicado a las aprobaciones no siempre se traduce en un pago más preciso, con 1/10 de los pagos en promedio siendo impugnados por los proveedores.

9. Gastos de cuentas por pagar como porcentaje de los ingresos. Si bien los costos asociados con AP son gastos operativos necesarios, El seguimiento del gasto como porcentaje de los ingresos proporciona información para tomar decisiones sobre cómo reducir los procesos manuales y aumentar o disminuir el personal. OpsDog dice que esto se calcula tomando el gasto total incurrido por la función de cuentas por pagar dividido por los ingresos durante un período. Si bien no desglosa AP específicamente, El informe de contabilidad y finanzas de Robert Half Benchmarking de 2019 puso algunas cifras en torno al tamaño promedio de la función financiera en las pequeñas y medianas empresas. Las empresas con ingresos inferiores a $ 25 millones emplearon a una mediana de tres personas en la función financiera. Entre $ 25 y $ 99 millones emplearon a seis y entre $ 100 millones y $ 499 millones emplearon 13.

10. Facturas procesadas por año. Esta cantidad de facturas procesadas anualmente es necesaria para calcular muchos otros KPI, incluidas las facturas procesadas por FTE, así como el costo por factura. Es una buena indicación de si una empresa debería buscar software para automatizar aún más el proceso. Pero este número también debe compararse con la cantidad de proveedores con los que trabaja la empresa.

    El KPI se puede utilizar para comparar con sus pares en la industria y dar a una empresa una buena indicación de si está trabajando con demasiados proveedores (o no con los suficientes). cada uno de los cuales presenta su propio conjunto de riesgos. Trabajar con demasiados proveedores reduce la visibilidad de la cadena de suministro. En el otro extremo, Trabajar con dos pocos proveedores podría presentar desafíos cuando hay interrupciones en el suministro.

11. Porcentaje de facturas procesadas directamente. Al observar cuántas facturas se pueden emparejar con las órdenes de compra de inmediato y pagar sin ninguna intervención manual, las empresas pueden ajustar mejor los procesos y gestionarlos mediante excepciones. En las mejores empresas de su clase, un estudio dijo que, en promedio, el 71% de las facturas se pueden procesar directamente.

12. Tiempo de ciclo de la factura. El tiempo de ciclo de la factura o el tiempo de entrega de la factura es el tiempo que transcurre entre que la empresa recibe la factura de un proveedor y el momento en que se realiza el pago. Un estudio de Canon dijo que las organizaciones promedio tardan 13,5 días, mientras que los mejores de su clase toman 3.3. Acortar este ciclo puede impulsar las relaciones con los proveedores. Los tiempos de ciclo de pago extendidos pueden dañar las relaciones con los proveedores y señalar problemas de productividad y calidad del trabajo dentro de la función de AP.

Mida los KPI de sus cuentas por pagar

Para aprender y tomar decisiones comerciales a partir de los KPI, el primer paso es obtener los datos precisos necesarios para realizar los cálculos.

La automatización de las partes del proceso de AP que son más propensas a errores hace que la recopilación de datos sea mucho más fácil. Una de las primeras áreas que las organizaciones buscan automatizar es el proceso de facturación. El software de contabilidad puede extraer los datos de la factura y completar automáticamente los campos en el sistema de cuentas por pagar. Los flujos de trabajo integrados en el software garantizan que las personas adecuadas vean el gasto, puede verificar su legitimidad y aprobarlo. Ese flujo de trabajo puede garantizar que la factura se envíe a AP para remitir el pago.

Reducir la cantidad de trabajo manual para ingresar datos de facturas y lograr el proceso de aprobaciones ahorra tiempo y aumenta la precisión, pero también asegura que todos esos datos alrededor de la factura estén en una ubicación central. Métricas sobre el número de facturas procesadas ese mes, los números necesarios para calcular el promedio de cuentas por pagar y cuántas facturas se procesaron sin necesidad de información manual pueden surgir con facilidad para realizar más cálculos de KPI en hojas de cálculo o, idealmente, ver paneles que muestran los datos de KPI establecidos automáticamente calculados por el sistema.

¿Cómo puede la automatización de AP mejorar sus KPI?

Automatizar el proceso de AP puede:

1. Reduzca los costos para procesar facturas mediante la automatización de la entrada
2. Disminuya el DPO acelerando las aprobaciones
3. Permita que menos empleados procesen más facturas, Mantener bajos los costos de AP a medida que crece el negocio.
4. Permitir que las facturas se paguen directamente sin intervención manual para permitir que el departamento de cuentas por pagar se administre por excepción
5. Automatice el pago para alinearse con los términos de descuento del proveedor para construir relaciones sólidas
6. Aumente la precisión para reducir las facturas en disputa
7. Disminuir el riesgo de fraude y garantizar el cumplimiento normativo de las funciones y la segregación de funciones.
8. Mover a los proveedores hacia métodos de pago electrónicos y EDI para continuar ganando eficiencias

Los KPI ayudan a las finanzas a formular la pregunta correcta y ver el impacto de las mejoras en los procesos. Por ejemplo, ¿Un aumento en la facturación electrónica redujo el DPO? ¿Y eso resultó en condiciones de pago más favorables por parte de los proveedores, como descuentos o plazos de pago más largos para que la empresa pueda conservar efectivo? El seguimiento de los KPI AP hace mucho más que acelerar el procesamiento de facturas, pero es una estrategia clave para impulsar la liquidez de la empresa.