Los 15 mejores consejos de contabilidad para pequeñas empresas y nuevas empresas

Gestión adecuada de las finanzas de una empresa. y tener a alguien dedicado a ese proceso, es un componente crucial del éxito tanto para las pequeñas empresas como para las nuevas empresas.

Según la Oficina de Estadísticas Laborales, El 20% de las empresas no superan el primer año, y solo el 30% de las pequeñas empresas permanecerán en el negocio 10 años después de su lanzamiento. Cumplimiento de las mejores prácticas contables y contratación o subcontratación de una persona dedicada a esta función, puede ayudar a prevenir los problemas de flujo de efectivo que son los culpables de muchas fallas comerciales. Más lejos, estas mejores prácticas también pueden señalar el camino hacia conocimientos que pueden conducir al crecimiento de las pequeñas empresas.

Los 15 mejores consejos de contabilidad para pequeñas empresas y nuevas empresas

Toda pequeña empresa debe seguir procesos contables básicos para garantizar sólidas prácticas de gestión financiera. Éstos incluyen:

1. Separe los gastos comerciales y personales. Uno de los primeros pasos que debe tomar una pequeña empresa es abrir una cuenta bancaria comercial, lo que puede hacer después de obtener su Número de Identificación de Empleador, o EIN (los propietarios únicos pueden usar números de seguro social). Las cuentas bancarias comerciales ofrecen varias ventajas sobre las personales, incluso:

   • Facilitando el seguimiento y la justificación de los gastos comerciales para aprovechar las deducciones fiscales.
   • Ofreciendo protección de responsabilidad personal manteniendo los fondos comerciales separados de los fondos personales.
   • Brindar la opción de una línea de crédito que la empresa pueda utilizar para cubrir los déficits de efectivo.

   Las empresas deben abrir una cuenta corriente, cuenta de ahorros, cuenta de tarjeta de crédito y cuenta de servicios comerciales, lo que permite a la empresa aceptar transacciones con tarjetas de crédito y débito de los clientes.

2. Obtenga un software de contabilidad (y un contador). La contabilidad es el proceso organizado de seguimiento de todos los ingresos y gastos. Es un componente fundamental de la gestión financiera que garantiza que los propietarios de negocios tengan la información que necesitan para tomar decisiones comerciales acertadas. Para muchos propietarios de pequeñas empresas, la contabilidad no se encuentra entre sus habilidades. Contratación de una persona dedicada a la tarea o, para pequeñas empresas, subcontratar la función suele ser una buena inversión.

   El software de contabilidad automatiza los procesos de contabilidad que requieren mucho tiempo y son propensos a errores si se completan manualmente. y facilita la búsqueda de toda esa información para completar los estados financieros. Las pequeñas empresas están teniendo mucho éxito con el software de contabilidad basado en la nube, en particular, con más de la mitad de los encuestados de EE. UU. encuestados por Robert Half que informan que sus empresas usan algunas o solo soluciones basadas en la nube para contabilidad y finanzas. Aunque la mayoría de las empresas comienzan con un software contable básico, a medida que crecen y se vuelven más complejos, pueden necesitar invertir en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Una vez que una empresa tiene un sistema ERP, puede agregar módulos para otras funciones comerciales, con todo ligado a una sola base de datos.

3. Desarrolle un presupuesto. Uno de los primeros pasos en la creación de un plan de negocios es elaborar proyecciones de ingresos y una lista de gastos anticipados. y luego comparar ese presupuesto con los gastos e ingresos reales. Un estudio de los Bancos de la Reserva Federal de Chicago y San Francisco informó que más del 60% de las empresas con excelente salud financiera siempre elaboraron un presupuesto y, Posteriormente abrió una cuenta bancaria separada para la nómina. Menos del 5% de las empresas con mala salud financiera participaron en estas dos prácticas de planificación y gestión financiera.

4. Mantenga registros comerciales precisos. El mantenimiento de registros es una de las responsabilidades más importantes para el propietario de una pequeña empresa. El software de contabilidad puede automatizar gran parte del proceso de mantenimiento de registros y almacenar registros financieros de forma digital. Eso facilita documentar la cantidad, tiempo, lugar y propósito comercial de una transacción cuando declara gastos como deducciones de impuestos. Los requisitos del IRS exigen mantener los registros, en general, durante al menos tres años; los contadores recomiendan conservarlos durante siete años. Los registros que una empresa necesita mantener se enumeran en detalle en la Publicación 583 del IRS. Pero algunos que vale la pena mencionar para las pequeñas empresas y las nuevas empresas incluyen:

   1. Ingresos brutos son los ingresos que recibe de su negocio, y los registros incluyen:cintas de caja registradora, información de depósito (ventas en efectivo y a crédito), talonarios de recibos, facturas y Formularios 1099-MISC.

   2. Gastos son los costos en los que incurre para operar su negocio, y los registros incluyen:cheques cancelados u otros documentos que reflejen comprobante de pago / fondos electrónicos transferidos, recibos de cinta de caja registradora, estados de cuenta, recibos y extractos de tarjetas de crédito y facturas.

      Los escáneres de recibos facilitan la digitalización de recibos y facturas para facilitar el seguimiento al asignar automáticamente el contenido a los campos definidos en el software de contabilidad. El software de contabilidad puede ofrecer su propia aplicación móvil o admitir una aplicación de terceros que permite a un empleado o propietario de una empresa escanear recibos con la cámara de su teléfono inteligente. Estas aplicaciones utilizan tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para traducir texto en código legible por máquina.

   3. Activos fijos deben registrarse para calcular la depreciación anual y su ganancia o pérdida cuando los venda. Los documentos de activos incluyen facturas de compra y venta; declaraciones de cierre de bienes raíces; cheques cancelados u otros documentos que identifiquen al beneficiario, monto y comprobante de pago / fondos electrónicos transferidos; recibos y extractos de tarjetas de crédito y facturas. Los costos relacionados con la compra de activos intangibles de vida limitada se amortizan. Otras categorías de activos, como intangibles corrientes o de vida indefinida, no se deprecian ni amortizan.

5. Elija un método de contabilidad. Cada pequeña empresa y nueva empresa debe elegir un conjunto de reglas para determinar cuándo reportar ingresos y gastos. Esto proporciona un método contable coherente a efectos fiscales. En general, bajo los cambios implementados por la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos, las pequeñas empresas con $ 25 millones o menos en ingresos brutos anuales durante los tres años fiscales anteriores pueden elegir entre la contabilidad de acumulación y la contabilidad de caja. Sin embargo, debido a que los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) requieren contabilidad de acumulación (o devengo), muchas empresas prefieren este método.

   La contabilidad de caja puede ser más sencilla y más fácil de administrar para las pequeñas empresas porque los ingresos se registran cuando se recibe el pago. Similar, los gastos se deducen cuando el dinero realmente sale de la cuenta de la empresa. La contabilidad de acumulación registra las ventas cuando se envía un producto o se entrega un servicio. En un entorno minorista, una venta se reconoce en el momento de la compra, y en otras industrias, es posible que los ingresos no se registren durante varias semanas o incluso meses después de la venta. Requiere contabilidad de doble entrada. Dado que la contabilidad de acumulación (o devengo) tiene una visión a largo plazo del negocio, generalmente proporciona una mejor imagen de la salud financiera de una empresa.

6. Mantenga los libros actualizados. Sin mantener los libros al día, los propietarios y empleados no tienen una idea clara del estado financiero de la empresa. Automatizar la captura de recibos y facturas es una forma de garantizar que los libros estén siempre actualizados. Otro paso importante es vincular las cuentas bancarias con su software de contabilidad. Las empresas pueden descargar extractos bancarios y de tarjetas de crédito e importarlos manualmente como CSV (Excel), pero algunos sistemas de contabilidad ofrecen un complemento que extraerá información de su cuenta bancaria y recuperará automáticamente las transacciones bancarias diarias y los archivos de extractos. La empresa puede definir las reglas de coincidencia en su sistema para conciliar las declaraciones, lo que facilita mucho el proceso de reconciliación. Algunos software de contabilidad ofrecen una integración directa a los bancos, para que el propietario de la empresa pueda administrar y completar todas las tareas bancarias en el sistema de contabilidad sin tener que iniciar sesión en el portal de su cuenta bancaria.

7. Optimice los términos de AP y la facturación. Para conservar el efectivo por más tiempo, Aproveche las condiciones crediticias de los proveedores clave. Pague las facturas en un horario que maximice su flujo de caja, y cuando sea posible, Pague temprano con los proveedores que ofrecen un descuento por hacerlo. Para garantizar un flujo de caja estable, haga todo lo posible para fomentar el pago puntual de los clientes. Eso podría incluir ofrecer descuentos por pago anticipado, realizar comprobaciones crediticias de los clientes potenciales antes de hacer negocios con ellos y, cuando sea necesario, revocación de los términos de crédito. El software de contabilidad que puede automatizar los procesos de facturación mediante el envío automático de facturas y recordatorios de seguimiento también podría ayudar a evitar que se acumulen facturas pendientes.

8. Funciones contables independientes. Las empresas públicas deben seguir las regulaciones que requieren controles para garantizar la segregación de funciones. Es más probable que las pequeñas empresas tengan una sola persona a cargo de muchas funciones contables, pero esto crea un entorno que introduce el riesgo de fraude contable. Sin embargo, los propietarios pueden minimizar este riesgo poniendo en práctica algunos controles sencillos. Un control efectivo es asegurarse de que la misma persona que corta los cheques no los firme y concilie los extractos bancarios.

9. Esté atento a ciertos gastos de alto costo. Los costos laborales son el mayor gasto para la mayoría de las pequeñas empresas, y el inventario es a menudo otro. Para reducir los gastos laborales, muchas pequeñas empresas subcontratan el trabajo a contratistas que facturan a una tarifa por hora. Esto puede resultar más económico porque los contratistas pueden no necesitar 40 horas a la semana para completar su trabajo y no requieren beneficios. El software de seguimiento del tiempo puede ayudar a los líderes a comprender cuánto le cuestan a la empresa determinadas tareas, permitiendo a la empresa hacer un mejor presupuesto y encontrar formas de controlar estos gastos. Las empresas pueden reducir los costos de inventario mediante el seguimiento de los costos de mantenimiento de inventario, Índice de rotación de inventario, cantidad perdida por inventario obsoleto y otras métricas clave.

10. Planifique inversiones importantes. Al realizar un seguimiento constante de los gastos y los ingresos, la empresa puede identificar el mejor momento para realizar grandes inversiones y establecer el crédito que pueda necesitar para cubrir el costo. Las tarjetas de crédito comerciales pueden ayudar a una organización a establecer un historial crediticio para que tenga una mejor oportunidad de calificar para financiamiento (y condiciones de financiamiento óptimas). incluyendo líneas de crédito y préstamos, cuando necesita más capital. Asegurar estas fuentes de financiamiento es importante para la salud financiera general de una empresa:el 45% de las empresas con excelente salud financiera recibieron préstamos o tarjetas de crédito de un banco, en comparación con solo el 3% de las empresas con una salud financiera deficiente o por debajo del promedio, según el estudio de la Reserva Federal. Adicionalmente, las tarjetas de crédito ofrecen ventajas para el negocio, como recompensas comerciales o recompensas de viaje.

11. Supervise cuidadosamente la preparación de impuestos. El IRS generalmente requiere que los propietarios únicos, los socios y los accionistas de la corporación S realizan pagos de impuestos estimados si esperan adeudar impuestos de $ 1, 000 o más cuando se presenta su declaración. Hay registros de impuestos sobre el empleo específicos que debe mantener (detallados en los recursos del IRS sobre Mantenimiento de registros para empleadores y Guía de impuestos del empleador). El IRS proporciona hojas de trabajo en el Formulario 1040-ES, Impuesto estimado para personas físicas, o el formulario 1120-W, Impuesto estimado para corporaciones que ayudan a calcular el impuesto estimado. Las empresas también deben consultar el calendario de impuestos del IRS. El calendario fiscal incluye fechas de vencimiento y acciones para cada mes. Una empresa puede registrarse para recibir recordatorios por correo electrónico, o incluso importar recordatorios a Outlook.

12. Busque orientación profesional en la preparación de impuestos. La NSBA dice que una de cada tres pequeñas empresas informa que gasta más de 40 horas cada año en impuestos federales. No es de extrañar, entonces, que aproximadamente dos tercios de las pequeñas empresas paguen a un profesional / contable de impuestos externo para que maneje sus impuestos. Aquí hay incluso más beneficios para un propietario único, ya que el costo de contratar a alguien para que prepare la declaración de impuestos de su empresa es deducible.

13. Asegúrese de que los datos del inventario sean precisos. Para preparar estados financieros, la empresa necesita datos de inventario precisos. Debe calcular el costo de los bienes vendidos (COGS) para el estado de resultados, y el valor del inventario disponible para el balance. El inventario físico se rastrea contando manualmente los artículos de forma regular o emparejando los recuentos con un sistema de administración de inventario que puede ajustar automáticamente los números a medida que ocurren las ventas si está integrado con el sistema de punto de venta y el software de contabilidad. El software de gestión de inventario no solo facilita mucho el seguimiento del inventario, pero la información será más precisa.

14. Utilice estados financieros para evaluar el desempeño comercial. Los gastos e ingresos de la tala son la base para generar estos tres estados financieros clave. Las declaraciones de ingresos ayudan a la empresa a determinar sus ganancias (o la falta de ellas), un balance muestra los activos, pasivos y acciones de los accionistas para obtener una instantánea de su situación financiera en un momento determinado, y el estado de flujo de efectivo muestra si la empresa tiene suficiente dinero entrando y saliendo de una empresa en un período determinado y cuánto efectivo queda. Cuando se combina con el balance general, sin embargo, el estado de flujo de efectivo puede mostrar si una empresa tiene suficiente efectivo para cumplir con sus obligaciones actuales. Los bancos y los inversores exigen los tres estados de cuenta para garantizar el financiamiento o la financiación.

15. Generar proyecciones financieras. Las proyecciones financieras ayudan a las empresas a estimar los ingresos y gastos futuros para anticipar si necesitan financiamiento o si deben realizar gastos de capital. Los pronósticos financieros ayudan a los líderes empresariales a estimar el flujo de caja y a determinar cuándo cambiar los planes de producción o de precios.

    Los pronósticos brindan información financiera importante a las partes interesadas externas cuando la empresa busca un préstamo o financiamiento, o si el negocio es el objetivo de una adquisición. Una empresa también puede utilizar estos pronósticos para crear estados financieros proforma, que son estados de resultados proyectados, balances y estados de flujo de caja. Las proyecciones se basan en técnicas de modelos financieros y brindan las respuestas a las preguntas que pueden surgir de los prestamistas, inversores u otras partes interesadas del negocio. En su nivel básico, dan respuesta a una pregunta como:si te prestamos este dinero, ¿Qué hará con él y cómo lo devolverá?

Tomando medidas para establecer sólidos procesos contables desde el principio, las pequeñas empresas y las nuevas empresas aumentan sus probabilidades de éxito. Los estudios muestran que cuanto más a menudo una pequeña empresa revisa sus cifras financieras, cuanto mejor sea su salud financiera, lo que, en última instancia, debería impulsar el éxito a largo plazo. Aunque la contabilidad no es la pasión de la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, deben revisar con frecuencia estas métricas financieras críticas para capitalizar las oportunidades de crecimiento y asegurarse de que su empresa no esté en camino a la insolvencia.