Conceptos de contabilidad de proyectos y cálculos comerciales

Guía esencial para contadores, Gerentes de negocios, y gerentes de proyectos

Esta guía proporciona a los estudiantes y profesionales todo lo que necesitan saber para comprender la contabilidad de proyectos. Nuestros expertos en contabilidad explican las definiciones, fórmulas, ejemplos consejos prácticos de expertos, visuales y orientación que le ayudarán a dominar la contabilidad del proyecto.

Incluido en esta página:

• En qué se diferencia la contabilidad de proyectos de la contabilidad estándar
• Calcular el porcentaje de finalización
• Qué buscar en el software de contabilidad de proyectos
• Cómo aprender contabilidad de proyectos

¿Qué es la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos se centra en las transacciones financieras relacionadas con la gestión de un proyecto, incluidos los costos, facturación e ingresos. Profesionales como gerentes de proyectos y contadores utilizan este método para integrar tareas financieras clave proyecto por proyecto e informar su progreso y éxito a la gerencia.

Los gerentes de proyecto confían en la contabilidad del proyecto para informarles sobre el estado de los costos directos, costos generales y cualquier ingreso en un proyecto específico. Los contables de proyectos generan estas cifras en los informes financieros. Un director de proyecto utiliza estos informes para determinar si necesita ajustar el presupuesto del proyecto y la estructura de desglose del trabajo (WBS).

Los contadores de proyectos a menudo desarrollan un plan de contabilidad de proyectos para garantizar que los proyectos que administran se completen dentro del presupuesto y a tiempo. Este plan delinea cada elemento de costo en el proyecto e incluye verificaciones regulares, incluso diarias. Los gerentes pueden rastrear el gasto de recursos, como personas, a través de sus hojas de tiempo y ajustar las horas asignadas, si necesario.

Una subespecialidad de la contabilidad de proyectos es la contabilidad de producción, que es lo que utiliza un proyecto de cine o televisión. Los contables de proyectos convierten cada producción en una oportunidad única de contabilidad de proyectos.

La contabilidad de proyectos también incluye proyectos internos como construcciones, lanzamientos de nuevos productos, campañas publicitarias, investigación o investigación clínica, compras a largo plazo y planificación estratégica de la empresa. Estos son proyectos de capital con períodos de inicio y finalización discretos que no son un trabajo de tipo normal.

El control de proyectos es otro procedimiento contable esencial. Cualquier desviación del plan del proyecto afecta el resultado final del proyecto. El control del proyecto puede lograr ahorros de costos significativos durante la fase de planificación y diseño, así como en las etapas avanzadas del proyecto. Por lo tanto, El rol principal del gerente de proyecto es ayudar a lograr la mejor configuración y desarrollo del plan del proyecto. El papel del contador del proyecto es garantizar que las finanzas del proyecto, como la facturación y los ingresos, estén configuradas correctamente para coincidir con los términos del contrato del proyecto. Deben cumplir con este plan antes de comenzar a identificar y mitigar los cambios más adelante.

Len Holm (en la foto, medio), autor de "Contabilidad de costos y gestión financiera para directores de proyectos de construcción" y propietario de Holm Construction Services, ayuda no solo a la industria de la construcción, sino también a otras empresas e individuos a poner en marcha sus proyectos. Explica la importancia de comprender la contabilidad de proyectos desde una perspectiva práctica:

“La mayoría de las empresas de construcción no tienen contadores específicos que trabajen para ellas, pero en cambio tienen ingenieros de costos. Estas son personas internas que utilizan las herramientas y que son mejores en matemáticas que la mayoría, ”Dice Holm. "Al final del año, contratamos a un contador de proyectos para que revise los libros y prepare los impuestos. Por lo tanto, todos deben comprender estos principios de contabilidad de proyectos ".

Contabilidad de costos del proyecto

Aunque los principios de la contabilidad de costos del proyecto tienen una intención y una escala diferentes a las de la contabilidad financiera o de gestión estándar en la contabilidad empresarial, son los mismos conceptos. La contabilidad del proyecto (contabilidad de costos del proyecto) rastrea los costos del proyecto además de la facturación y el reconocimiento de ingresos para la rentabilidad del proyecto.

La contabilidad empresarial estándar contabiliza los gastos, ingresos y presupuestos en una organización. La contabilidad habitual se centra en los ingresos y los gastos por departamento y analiza el flujo de ingresos. Los métodos de contabilidad del proyecto son los mismos, ya sea para proyectos de negocios como de costumbre o para proyectos específicos y si los contadores utilizan un método de acumulación, base de efectivo o algún método de contabilidad híbrido. Los contadores tienen una amplia variedad de cálculos para elegir para cumplir con los requisitos metodológicos.

La contabilidad de proyectos se distingue de la contabilidad estándar mediante el uso de diferentes sistemas, procesos y normas de presentación de informes. El método debe incluir:

• Sistema de contabilidad independiente: Este proceso es más detallado que el seguimiento financiero general de la empresa, y los contables pueden querer utilizar una contabilidad más granular. En algunos casos, La aplicación financiera de la empresa puede permitirles completar todos los procesos contables en un solo programa.
• Frecuencia de informes: Los proyectos requieren informes frecuentes para garantizar que van por buen camino desde el punto de vista financiero y cumplen los entregables. Los contadores pueden querer aumentar la frecuencia de sus informes, especialmente cuando el proyecto y su contrato están llegando a su fin.
• Simplificado, Informes específicos: Los gerentes de proyecto y los contadores deben determinar los indicadores clave de desempeño (KPI) específicos del proyecto. Por ejemplo, cuando el personal no cumple con un KPI, como la variación del presupuesto, el tablero podría mostrar la figura en rojo. Cuando el director del proyecto ve el número rojo, saben rápidamente que deben ajustar la proyección presupuestaria o su plan para cumplirla.
• Procesos de identificación de transacciones: Los contadores y los directores de proyectos deben trabajar juntos para establecer procesos que identifiquen las transacciones específicas del proyecto. De esta manera, pueden asignar estas transacciones a los centros de costos apropiados.
• Pronóstico: Los gerentes de proyecto deben pronosticar el presupuesto del proyecto y actualizar este pronóstico a medida que el proyecto avanza y se completa. Las partes interesadas a menudo están preocupadas por el progreso financiero en curso y el costo completo, así como los entregables requeridos. Inicialmente, Estas actividades de cálculo de costos del proyecto desarrollan un pronóstico con un alcance definido que completa la estimación de costos general.

La contabilidad de proyectos también se centra en la gestión de recursos. Todo proyecto requiere recursos internos, recursos externos y en algunos casos, costes de material de terceros. Los gerentes de proyecto deben realizar un seguimiento de sus recursos de cerca para evitar costos en espiral, que se conoce como tiempo y materiales o T&M. Esto es lo que debe considerar para cada elemento:

• Típicamente, el costo más caro es la mano de obra trabajada por los recursos en un proyecto. Hay una variedad de costos y tarifas de facturación según los servicios prestados, pericia, localización, etc. Materiales, como costos de terceros o gastos de transferencia, Tienen costos iniciales y subsidiarios. Los materiales pueden incurrir en costos adicionales por una entrega tardía o si los instaladores pierden una cita programada.
• El tiempo se relaciona con el trabajo de parto. Los recursos deben realizar un seguimiento de su tiempo de forma precisa y regular, identificando cuándo son horas asignadas cortas o por encima de la cantidad presupuestada. También deben notificar a los gerentes de proyecto cuando completen su trabajo o usarán horas adicionales para completarlo. superando el presupuesto.

Los contables de proyectos desglosan el flujo del proceso de contabilidad del proyecto en seis áreas principales:inicio, presupuesto, administración, asignación, mantenimiento y analítica e informes.

Diagrama de flujo del proceso de contabilidad del proyecto

• Iniciación: Antes de iniciar un proyecto, los gerentes de proyecto deben decidir quién es responsable de cada tarea y cómo esos recursos codificarán su tiempo. Pueden configurar roles en su software usando diferentes niveles de permiso, según sea necesario.
• Presupuesto: Los gerentes de proyecto deben confirmar que el presupuesto general está dividido en categorías o grupos. Una solución de software debe ayudar a definir el presupuesto y ofrecer presupuestos variables, como el control de versiones que incluye un presupuesto de referencia inicial. Estos presupuestos deben basarse en los informes requeridos por la empresa.
• Administración: Los contadores de proyectos procesan las transacciones registrando y procesando los costos e ingresos, así como haciendo un seguimiento de los compromisos financieros. ejecutar facturación y facturación, reconociendo ingresos y generando informes de rentabilidad del proyecto.
• Ejecución: Durante esta fase, los jefes de proyecto asignan costos, ingresos y mediciones a actividades. Los contables pueden basar las asignaciones en porcentajes fijos, factores especificados, combinaciones de porcentaje y factor, cálculos o una lista de parámetros.
• Mantenimiento: El personal del proyecto debe tener un proceso para revisar y validar continuamente los datos y tener una forma de identificar inconsistencias.
• Análisis e informes: El acceso regular a los datos contables del proyecto ayuda a los contables y gerentes del proyecto a crear informes definidos por el usuario. Pueden utilizar esta información para realizar análisis y tomar decisiones comerciales precisas y oportunas.

Las técnicas y procesos de contabilidad de proyectos también apoyan la facturación de proyectos. Muchas empresas desarrollan estándares para facturar por tiempo y materiales (por hora, diario, semanal o mensual), por proyecto, haciendo hincapié en el entregable o por tarifa fija (según lo determinado por un entregable o un hito, porcentaje completo o monto fijo). Muchas empresas también cobran una tarifa fija de alcance o descubrimiento para el inicio del proyecto.

Métodos de reconocimiento de ingresos contables de proyectos

Los contadores eligen métodos de reconocimiento de ingresos de contabilidad de proyectos basados ​​en una industria en particular, circunstancias del proyecto y el efecto del método en los impuestos. Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) requieren que los contadores realicen el reconocimiento de ingresos (reconocimiento de ingresos) de manera consistente y de acuerdo con una metodología aprobada. Estos métodos de reconocimiento de ingresos difieren con cada industria y con las circunstancias de los entregables acordados o la obligación de desempeño que la firma hace con su cliente por los servicios que se prestan.

A continuación, se muestra una lista de los diferentes métodos de reconocimiento de ingresos que pueden utilizar las empresas y ejemplos de cuándo utilizarlos:

• Base de ventas: Los contables registran los ingresos del momento de la venta, a veces denominado facturado (tiempo y materiales), que ocurre cuando las empresas intercambian bienes o servicios. Es posible que el receptor de estos aún no haya realizado un pago. Por ejemplo, si un cliente paga por adelantado un servicio, la empresa registrará el pago cuando entregue el servicio.
• Entrega: Este método tiene en cuenta a los clientes que deben pagar a plazos. Por lo tanto, las empresas registran ingresos cuando los clientes realizan un pago. Por ejemplo, la empresa registra cuando un cliente realiza un pago inicial, alcanza un hito o una fecha específica. Cuando el cliente realiza cada pago posterior, la empresa lo registra como ingresos.
• Porcentaje de finalización (basado en horas o costo): Los requisitos de este método estipulan que los contadores solo pueden utilizarlo si existe un contrato a largo plazo que se pueda hacer cumplir por ley. Adicionalmente, la configuración del proyecto debe permitir a los contadores estimar el porcentaje de finalización para asignar ingresos y gastos. Independientemente del nivel de finalización, los proveedores de servicios deben poder demostrar que están generando ingresos. Típicamente, Las empresas de construcción e ingeniería utilizan este método.
• Contrato completado: Una vez que se completa un proyecto y la empresa cumple con sus entregables, Los contables reconocen los ingresos y gastos. Las empresas utilizan este método cuando no pueden cumplir con los requisitos del método de porcentaje de finalización.
• Recuperación de costos: Este método registra los ingresos solo cuando los contadores contabilizan todos los gastos del proyecto. La recuperabilidad de costos significa que los contadores subestiman los ingresos al principio del proyecto y los han exagerado para la empresa en años futuros.

En mayo de 2014, el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) publicó la Actualización de Normas de Contabilidad No. 2014-09, Ingresos por contratos con clientes. Esta actualización eliminó las prácticas inconsistentes de reconocimiento de ingresos entre industrias y permitió cierta coherencia en esas prácticas. independientemente de la industria.

Esta actualización agregó un proceso de cinco pasos a los requisitos de reconocimiento de ingresos:

Por qué utilizar la contabilidad de proyectos

Utilice la contabilidad de proyectos para profundizar en los detalles que a menudo se encuentran a nivel micro en los proyectos. El método garantiza que la empresa cumpla con los objetivos financieros generales del proyecto mediante un estrecho seguimiento de los costos del proyecto, gastos de material, facturación e ingresos.

Beneficios contables del proyecto

Contabilidad de proyectos, la práctica así como el software, tiene varios beneficios. Dado que está realizando un seguimiento del proyecto de forma tan exhaustiva, tiene información sobre exactamente dónde está teniendo éxito y dónde la gerencia necesita hacer cambios. Por lo tanto, La gerencia tiene una idea de la verdadera rentabilidad del proyecto. Otros beneficios incluyen:

• Vigilancia: Puedes ver incremental, gastos e ingresos diarios, permitiendo a la gerencia ajustar la mano de obra, materiales personal y pagos rápidamente.
• Seguimiento de contratos: Dado que la contabilidad del proyecto rastrea todo, La facturación y la entrega del contrato son exactas y puntuales.
• Alineación: Algunos contratos caen en diferentes departamentos o períodos fiscales. El uso de la contabilidad del proyecto permite al contador del proyecto crear informes que ayuden a realizar un seguimiento del progreso a través de diferentes departamentos y conciliar a través de diferentes períodos financieros.
• Predecir el crecimiento: Tener un manejo detallado de los proyectos ayuda a las empresas a predecir su futuro. Las empresas comprenderán las necesidades de contratación, ver sus oleoductos con más claridad y prever sus flujos de efectivo.

A veces, la contabilidad de proyectos tiene otros desafíos, como el personal de departamentos geográficos o funcionales dispares. Los procedimientos de contabilidad del proyecto pueden permitir que todos en su organización vean el estado de sus tareas del proyecto en función de su función asignada. Esta estructura ayuda a los contadores y gerentes a monitorear proyectos que abarcan varios años porque no tienen que generar informes anuales o de otro período contable.

Finalmente, Las técnicas de contabilidad de proyectos permiten a las empresas que tienen el desafío adicional del cobro cruzado. El cobro cruzado ocurre cuando los recursos se comparten para trabajar en un proyecto en un departamento diferente, centro de costos o subsidiaria. Algunos miembros del personal pueden estar cobrando códigos y departamentos fuera de los normales en sus hojas de tiempo, y es posible que sus gerentes no vean su codificación. El contador del proyecto debe vigilar de cerca estas horas facturadas. De esta manera, el director del proyecto controla el total de horas facturadas del proyecto.

Mejores prácticas y consejos de contabilidad de proyectos

Las mejores prácticas de contabilidad de proyectos se centran en el proceso de gestión de proyectos, controles y procedimientos y actividades cuando surgen problemas. Las decisiones que toma al comienzo de un proyecto, el precio, el proceso de licitación y contrato y las disposiciones del contrato influyen en la forma en que se desarrollan los controles y los documentos.

Los gerentes de proyecto deben revisar periódicamente los siguientes elementos cuando determinen y actualicen los controles y la documentación cuando sea necesario:

• La Lista de Valores (SOV): Mantenga un cronograma detallado donde el costo del contrato delimite las partes del trabajo.
• Actas de reuniones e informes de progreso: La revisión de las actas de las reuniones y los informes de progreso periódicos pueden indicar cuándo el proyecto se está desviando del acuerdo original.
• Informes de costos: La revisión periódica de los informes de costos garantiza que no haya costos no respaldados.
• Solicitudes de información (RFI): Las empresas a veces usan RFI cuando hay brechas de información en los planes, contratos, documentos o especificaciones.
• Cambiar ordenes: Particularmente en construcción, una orden de cambio a menudo indica un cambio en la declaración de trabajo original presentada al cliente. Gestione los posibles retrasos antes de que sucedan asegurándose de que haya un plan de orden de cambio.
• Horas laborales: Revise la documentación de horas de trabajo con regularidad (incluso semanalmente) para asegurarse de que las horas de trabajo se registren con el pronóstico del proyecto.
• Facturas de subcontratistas: Asegúrese de que todas las facturas de los subcontratistas sean por cargos aprobados.
• Cronograma del proyecto: Un recálculo regular del cronograma del proyecto que comienza en el nivel de la tarea, luego se eleva al proyecto general, luego se eleva al nivel macro para garantizar que la línea de tiempo se ejecute como se esperaba.

Realice el siguiente trabajo antes de que comience un proyecto para trabajar de manera más eficaz.

• Definir alcance y expectativas: Una vez que el director del proyecto define el alcance del proyecto y establece expectativas, pueden evaluar las oportunidades de mejora y limitar los montos de gasto por fase del proyecto.
• Se Flexible: Dar a partes del proyecto cierta flexibilidad financiera, por lo que hay espacio para la adaptación en caso de que surjan nuevos requisitos o problemas.
• Seguimiento a menudo: El seguimiento regular de las transacciones proporciona información sobre la salud financiera del proyecto.
• Elija un software simple: Al comenzar con la contabilidad de proyectos, Lo mejor es un software simple y directo. Busque software que tenga menos funcionalidad y flujos simples para que pueda adaptarse a los procesos antes de agregar una capa compleja.
• Mantener informes financieros actualizados: Los informes y análisis financieros frecuentes pueden garantizar el éxito, especialmente cerca de la finalización de un proyecto. Los informes financieros muestran riesgos para el presupuesto del proyecto. Los detalles de estos informes ayudan a crear un plan de mitigación específico, donde sea necesario, con datos financieros actualizados.

Los proyectos fallan con regularidad. El Grupo Standish estudió la tasa de fracaso de los proyectos de 2005-12, y entre el 29% y el 39% de los proyectos emprendidos tuvieron éxito, es decir, puntuales y dentro del presupuesto. El informe revela que muchos proyectos se desmoronan debido a la falta de apoyo administrativo (33%), gerentes de proyectos no calificados (44%) o la falta de un vínculo claro entre los objetivos del proyecto y el plan estratégico de la empresa. El mayor desafío del proyecto es la incapacidad de capturar el tiempo y el costo con precisión al principio. Las malas prácticas de contabilidad de proyectos solo hacen que estos desafíos sean aún más sorprendentes.

Los gerentes de proyecto desarrollan un informe anual de sus proyectos para mostrar las ganancias, inversiones y cualquier otro dato relevante del año. El informe también debe contar la historia del proyecto y compartir el panorama general para las partes interesadas. El director del proyecto puede incluir estados financieros y verificación de cifras en estos informes, así como los logros del proyecto, cartas del CEO, estudios de caso y otros aspectos destacados.

Qué incluir en un informe anual de contabilidad de proyectos

A continuación, se muestra un ejemplo de lo que incluye un informe anual de contabilidad de un proyecto:

• Tabla de contenido y resumen ejecutivo: Desarrolle un esquema de informe claro con los números de página correspondientes. Si tiene un formato digital, Permita que los lectores salten de la tabla de contenido directamente a la entrada específica. El resumen ejecutivo debe incluir las cifras y los hallazgos generales del informe. De esta manera, los ejecutivos tienen el resultado final por adelantado y pueden explorar si quieren más detalles.
• Indicadores clave de rendimiento (KPI): Los KPI deben describir el equilibrio y el progreso financiero del proyecto durante el año. Ejemplos de qué incluir son las ganancias totales específicas del proyecto, hoja de balance, estado de resultados y estado de flujo de efectivo.
• Gráficos que muestran los datos: El informe anual tendrá muchos números. Agregue diagramas de flujo, gráficos y tablas para ayudar al lector promedio a comprender estos detalles, y resalte las cifras clave e informe los hallazgos.
• Interpretación de datos: El lenguaje que use en el informe debe explicar los datos y describir lo que sucedió durante el año. Los escritores deben resaltar cualquier causa y efecto del panorama financiero.
• Estrategia: Si esta sección tiene información confidencial y privada, el director del proyecto puede omitirlo o designarlo únicamente para fines internos. Sin embargo, si no están revelando secretos comerciales, mostrar las estrategias junto con los resultados ayuda a diseñar la hoja de ruta futura. Los gerentes pueden resaltar tanto las malas decisiones como las buenas y cómo harían las cosas de manera diferente o similar el año siguiente. Los gerentes también pueden revelar las expectativas del proyecto y las mejoras que harán.
• Proyecciones: Finalmente, los gerentes de proyecto deben trabajar con los contadores para desarrollar un pronóstico a partir de los informes históricos. Pueden combinar varios años, si es apropiado, analizar tendencias y establecer proyecciones. Este detalle puede mostrar la dirección del negocio y la lógica detrás de él.

¿Qué es un contador de proyectos?

Un contador de proyectos es responsable de ayudar a un gerente de proyecto a monitorear el progreso y las transacciones, incluido el seguimiento de las variaciones financieras, gastos e ingresos. Supervisan la facturación de los clientes y los pagos a los proveedores. Todo lo relacionado con las finanzas de un proyecto está en su ámbito.

Los contadores de proyectos deben comprender la contabilidad de gestión y la contabilidad financiera de su empresa y aplicar estos conceptos a los proyectos que la dirección les asigne. A menudo, Los contadores de proyectos necesitan conocimiento de la función financiera completa de la empresa para administrar sus proyectos de manera efectiva. Son los guardianes de la información de una empresa sobre el desempeño de sus proyectos y asesoran a los equipos de proyectos sobre cómo sus decisiones afectan las finanzas del proyecto.

Actúan como traductores entre el personal del proyecto, el personal directivo de alto nivel y las diferentes funciones financieras y contables. Los sueldos varían ampliamente para el puesto y dependen de la profundidad con la que la empresa integra al contador en su agencia y de si éste se desempeña en otros roles. Un contador de proyectos puede estar en una posición estratégica o táctica, independientemente de sus deberes específicos del proyecto.

Los deberes principales de financiamiento de proyectos incluyen:

• Facturación
• Conciliar gastos
• Informar las finanzas del proyecto
• Gestión de activos del proyecto (solo financieros)
• Seguimiento de todas las horas de los recursos del proyecto
• Proyectar el reconocimiento de ingresos

Holm recomienda que los contadores de proyectos comprendan todo lo posible sobre el campo al que prestan servicios.

Él dice que su industria construcción, "es único. Los contadores deben comprender la terminología. Contrataría a un contador, así como un abogado o un banquero según su experiencia con la construcción porque necesitan comprender nuestro lenguaje y nuestras reglas ".

¿Cómo funciona la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos utiliza técnicas de gestión financiera adecuadas para permitir la supervisión de los proyectos. La práctica permite a los gerentes de proyecto y a sus equipos ver el costo, calendario, recursos y avance de sus proyectos a nivel detallado. En contabilidad de proyectos, solo un contador gestiona un proyecto.

Reconocimiento de ingresos en la contabilidad de proyectos

Un método el método de porcentaje de finalización, permite a las empresas registrar sus ganancias mientras un proyecto está en curso. Este método funciona mejor cuando el director del proyecto puede estimar razonablemente el proyecto por etapas. Para medir el porcentaje de finalización, los contadores pueden utilizar el método de costo a costo, el método de esfuerzo invertido o el método de unidades entregadas.

Método de costo a costo

Para determinar la cantidad de ingresos reconocidos, los contables pueden utilizar el método de costo a costo. El método solo es válido si el contador realiza una revisión y conciliación periódicas del costo total estimado del proyecto. Dado que la mayoría de los gastos de material directo ocurren al comienzo de un contrato, este método reconoce la mayor cantidad de ingresos en las primeras etapas.

Por ejemplo, una empresa de construcción está construyendo un $ 20, 000, 000 complejo, cobrarle a su cliente $ 32, 000, 000. La empresa compró la mayor parte de los materiales, vale $ 4, 000, 000, en el primer trimestre. Al final de este primer trimestre, sus costos totales incurridos son el 20% del costo total del proyecto, permitir que el contador reconozca el 20% de los ingresos proyectados, o $ 6, 400, 000.

Cálculo de costo a costo
El cálculo del método de costo a costo del porcentaje de finalización es sencillo. La formula es:

De esto, las empresas también pueden calcular los ingresos acumulados reconocidos para el mes:

Por ejemplo, El gerente de proyecto Edwin tiene un contrato para construir un estribo de carretera para la ciudad. El costo estimado del proyecto es de $ 10, 000. La compañía de Edwin tiene una política que dicta que agrega un 18% a la estimación de costos. La cotización final acordada por ambas partes es de $ 11, 800. La empresa también estima que puede completar el proyecto en dos meses. En el primer mes, la empresa incurrió en $ 2, 000 en costos y completó el 40% del proyecto. En el segundo mes, la empresa incurrió en otro $ 1, 200 en costos y completó el 60% restante del proyecto. El costo total incurrido fue de $ 3, 200.

El desglose del método de costo a costo del porcentaje de finalización para los dos meses es:

Usando la fórmula para los datos de enero (como se muestra en la imagen de arriba), la empresa informa:

Usando la fórmula de febrero (como se muestra en la imagen de arriba), la empresa informa:

Esta fórmula podría funcionar para cualquier período, mes o año. Si la empresa reconoció ingresos en otros períodos de este contrato, debe restarlo. Por ejemplo, si la empresa completó el 40% del trabajo en enero pero reconoció $ 2, 000 del proceso de determinación del alcance que no facturó por separado, el nuevo total de ingresos reconocidos para enero sería:

Método de esfuerzo invertido

Este método reconoce la cantidad de esfuerzo invertido o las horas trabajadas hasta la fecha en comparación con el esfuerzo total proyectado para el proyecto. Estas horas pueden ser horas-hombre directas, horas máquina o cantidades de material consumido. Esta forma de determinar el porcentaje de finalización también incluiría las horas de cualquier subcontratista o trabajador temporal. Los contadores solo pueden utilizar este método si el director del proyecto puede estimar las horas requeridas del proyecto por adelantado (al comienzo del período del contrato).

El método también es útil para un proyecto en el que las horas de mano de obra son el principal costo de finalización. Por ejemplo, la Compañía de Limpieza ABC presentó una oferta por un contrato para preparar un nuevo edificio para sus habitantes. Calcula que se necesitarán alrededor de 400 horas de trabajo durante tres meses para completar. El costo total estimado del proyecto es de $ 60, 000.

Cálculo de esfuerzos invertidos

Usando el método de esfuerzo, el contador usa las horas registradas en las hojas de tiempo para calcular:

De esto, las empresas también pueden calcular los ingresos acumulados reconocidos para el mes:

El desglose del método de esfuerzo invertido para el porcentaje de finalización para los tres meses es:

Usando la fórmula de abril (como se muestra en la imagen de arriba), la empresa informa:

Usando la fórmula para mayo (como se muestra en la imagen de arriba), la empresa informa:

Usando la fórmula de junio (como se muestra en la imagen de arriba), la empresa informa:

Esta fórmula también podría funcionar para cualquier período, mes o año. Los contadores deben restar los ingresos reportados antes del período y las horas laborales trabajadas de este contrato, como en el cálculo del método de costo a costo.

Método de unidades de entrega

Las unidades de entrega es el método contable preferido por los GAAP para el cálculo del porcentaje de finalización porque es directo y se verifica fácilmente. Preferiblemente medido contando la salida, este método permite a los contables contar los insumos para calcular el costo o la producción. Los contables deben configurar este método cuidadosamente para medir las cifras adecuadas. Para el reconocimiento de ingresos, los contables utilizan el precio del contrato de las unidades entregadas. Para el reconocimiento de gastos, los contadores utilizan los costos asignados a las unidades entregadas.

Este método es útil en la construcción, entornos de producción o fabricación porque una empresa puede contar fácilmente las unidades producidas y entregadas y calcularlas en función de los requisitos del contrato. Las empresas pueden dividir un contrato a largo plazo en varias unidades más pequeñas para entregar al cliente e incluir los precios, Unidades y cronograma de entrega de cada uno en el contrato.

Como ejemplo, Better Building Construction Company tiene las siguientes cifras incorporadas en un contrato:

A continuación se muestran las unidades reales entregadas a partir de la información del contrato anterior.

The Better Building Construction Company puede reconocer $ 19, 870, 000 en ingresos para el año, basado en lo que logró lograr en ese período contable.

Como nota al margen, el contratista debe decidir al crear el contrato cuál es una asignación razonable para cada unidad que entregará, lo que significa que deben decidir cuánto sobre el costo de los materiales y la instalación cobrarán. Cada material tiene su propio costo y tarifa de instalación (o construcción). El contratista aún debe cobrar una tarifa adicional por llevar el material al proyecto de construcción a tiempo y terminado.

Por ejemplo, cada estación de lavado de ojos de arriba le cuesta al cliente $ 2, 000 por unidad. Si el gasto real con materiales e instalación experta es de aproximadamente $ 1, 600, luego, Better Building Construction Company ha agregado un 25% sobre este estándar de costo para asegurar sus ganancias. Para cada artículo de línea del contrato, el cliente puede asumir una tarifa porcentual sobre el material real y el costo de instalación.

Software de contabilidad de proyectos para pequeñas empresas

El software de contabilidad de proyectos para pequeñas empresas es la automatización para las necesidades financieras específicas del proyecto. A menudo incluido en soluciones de automatización de servicios profesionales (PSA) o soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), El software de contabilidad de proyectos gestiona los costes. facturación e ingresos para un negocio basado en proyectos.

Las pequeñas empresas ocasionalmente pueden encontrar opciones específicas de contabilidad de proyectos integradas en el software de contabilidad regular, haciéndolo escalable. Las empresas también compran un sistema de contabilidad de proyectos porque es más personalizable, ahorra tiempo (y dinero) y puede ayudar a mejorar sus márgenes de beneficio. Todo esto se traduce en menores costos comerciales, un buen retorno de su inversión en software y clientes más felices.

La facturación y la comunicación con otros departamentos y ubicaciones geográficas pueden llevar mucho tiempo y causar problemas en el flujo de trabajo. Más lejos, Los proyectos pueden tener problemas con informes de reconocimiento de ingresos inexactos. Las soluciones de contabilidad específicas del proyecto pueden resolver estos problemas con la comunicación, margen de beneficio y seguimiento de la utilización e informes completos.

Más beneficios del software de contabilidad de proyectos incluyen:

• Seguimiento de los ingresos y el presupuesto en todas las etapas del proyecto
• Empoderamiento del gerente de proyecto
• Acceso ejecutivo
• Disponibilidad en dispositivos móviles
• Seguridad de cifrado de datos y proyectos
• Visualización financiera en tiempo real
• Informes
• Seguimiento de tiempos y horarios

Las pequeñas empresas tienen necesidades diferentes a las de las grandes organizaciones y requieren soluciones rentables. No necesitan productos que tengan herramientas complejas que nunca aprenderán, sino algo que funcione a pedido y sea fácil de configurar y ejecutar.

Small businesses should look for software with an affordable price tag and various pricing plans. Some products have features they can scale up for a growing business. Integration with other software systems should also be an option and compatible with existing tools. The program should reduce manual data entry and some of the more tedious processes such as automated billing. Since small businesses need the flexibility that mobile apps provide, the solution should have robust mobile capabilities.

How to Buy Project Accounting Software

When researching project accounting software, keep in mind your company and your budget. You should also make a list of features you need currently and in the future. Key features that fall under professional services automation (PSA) platforms include what is necessary for project accounting. These features enable companies to see all cost, recursos, schedule and finance transactions in one place.

Essential project accounting software features are:

• Timesheet Views: Integration with the system your company uses for timesheets is crucial. Labor hours worked equals money spent on the project. These timesheets tell managers how many hours employees coded to their projects and keeps the budget and timeline up-to-date.
• Resource Management: The resource information tells the project manager the availability and skills they have for their projects. They use these details to adjust which resources they use on the project based on where they are in the project timeline and its needs.
• Presupuesto: The budget is based on what the business determined it can achieve and what it plans to achieve.
• Forecasting: Project managers should have the ability to quickly and easily update the forecast to ensure there is consistent communication about the budget, milestone dates and completion date.
• Earned Value Management (EVM): EVM is a project management best practice metric that comes from the project manager’s policies. EVM basics are planning, ejecución, performance assessment and project monitoring. At the task level, project managers should assess the completion of the work and calculate EVM regularly.
• Facturación: The bid-to-bill lifecycle is a metric that all companies want to shorten and improve. Revenue recognition and billing should be hand-in-hand procedures. You should be able to share the details of these two functions. Por ejemplo, bills should automatically generate with all the customer details intact and accurate instead of requiring the accountant to fill them in manually.
• Metrics and Reports: The software system should provide the KPIs that the project manager selects early in the project. The project accountant needs regular access to these KPIs. Dashboards, where the stakeholders can see KPIs quickly and easily, provide visually appealing information.

Some software suites for project accounting also include options like customer relationship management (CRM), a module that captures all customer interactions. Others contain opportunity management features that help companies visualize their sales pipeline and plan for resources, growth and the revenue course.

How to Learn Project Accounting

Both professionals and students can take project accounting training formally or informally. There are many courses offered on the principles and methods, both standard accounting courses and specialty ones. Más lejos, employees can learn on the job, if given the opportunity.

To work as a project accountant, many companies require a bachelor’s degree in the field of accounting, along with licensure as a Certified Public Accountant (CPA) or Chartered Accountant (CA). Many programs that teach project accounting focus on the GAAP and the difference between tracking and billing cycles in a project versus standard accounting.

Other main principles of project accounting include:

• How to initiate accounting projects
• How to perform the planning and setup with metrics and software
• How to execute contracts
• How to avoid scope creep
• How to close out projects

All of these are critical and unique to working with multiple projects as compared to standard accounting practice.

Automate Project Accounting With NetSuite’s Accounting Module

Effective project accounting can make or break a project and is a vital tool for project managers. Finding the right tool that can streamline accounting processes and provide project visibility to all who need it is essential. NetSuite’s PSA module lets you manage costs across currencies and organizational boundaries. Project managers will appreciate that they can use Oracle NetSuite to store project plans and transactions, process project costs and create corresponding accounting entries.

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