Guía esencial para el fraude de cuentas a pagar:tipos,

¿Qué es el fraude de cuentas por pagar?

El fraude de cuentas por pagar es un tipo común de engaño que se dirige al departamento de cuentas por pagar de una empresa, que es responsable de pagar a los proveedores y otros proveedores. El fraude de cuentas por pagar puede ser cometido internamente por empleados, externamente por proveedores, las dos partes trabajando en concierto, o, cada vez más, por una parte externa que busca obtener acceso a los sistemas de cuentas por pagar de la empresa.

El fraude golpea duramente a todas las empresas. Una organización típica pierde el 5% de sus ingresos por fraude cada año, con una pérdida media de $ 125, 000, de acuerdo con la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE). El fraude suele pasar desapercibido durante un promedio de 14 meses. resultando en pérdidas promedio de $ 8, 300 al mes.

¿Cómo funciona el fraude de cuentas a pagar?

Bajo el árbol de fraude de ACFE, el fraude de cuentas por pagar se incluye en la "apropiación indebida de activos". Estas son las formas más comunes de fraude laboral.

El fraude de cuentas por pagar implica desembolsos fraudulentos, los más comunes son los esquemas de facturación, comprobar los esquemas de reembolso de gastos y manipulación.

Un empleado podría ejecutar un esquema de facturación creando una empresa fantasma y luego enviando facturas falsas. Esto puede ser más fácil de realizar si las facturas son por cosas que no son bienes físicos, como servicios de consultoría. En un esquema de manipulación de cheques, un empleado roba y falsifica cheques de su empleador y luego se queda con el dinero. Los proveedores pueden cometer fraude mediante la sobrefacturación intencional o la facturación doble por los servicios y luego recolectando estos fondos adicionales.

El fraude también puede ocurrir como resultado de un mal actor que busca obtener acceso a las cuentas bancarias de una empresa a través de un esquema de phishing. en el que a menudo imitan a los proveedores clave y envían facturas falsas que, cuando se abre, darles acceso al sistema de la empresa.

Cinco banderas rojas para el fraude de AP

La inmensa mayoría de las organizaciones se enteran del fraude por parte de denunciantes, de acuerdo con el Estudio Global 2020 de ACFE sobre Fraude y Abuso Ocupacional. Las auditorías internas y las revisiones de la dirección ocupan el segundo y tercer lugar como fuentes de detección más comunes. Pero vigilancia proactiva, el establecimiento de controles de TI y la conciliación de cuentas puede reducir a la mitad el tiempo que el fraude pasa desapercibido, según el ACFE.

Algunos lugares que la ACFE recomienda buscar señales de alerta incluyen:

1. Facturas. Facturas que incluyen la misma dirección que la de un empleado, solo tiene un P.O. El número de casilla en la lista o los totales pares son señales de alerta. También busque los detalles clave que faltan en las facturas, como un número de identificación fiscal o un número de orden de compra (PO).

2. Archivo maestro de proveedores. Supervise el archivo maestro de proveedores en busca de una gran cantidad de proveedores inactivos o duplicados. Esté atento a que los mismos proveedores obtengan contratos o que un nuevo proveedor obtenga una gran contrato inesperado. Esté atento a las facturas que no coincidan con la dirección en el archivo maestro del proveedor.

3. Cheques. Los cheques faltantes y las firmas que no se ven bien son posibles signos de fraude con cheques.

4. Quejas externas. Las quejas de los proveedores sobre pagos atrasados ​​o impagos cuando sus registros sugieren que ya los pagó podrían indicar un problema.

5. Comportamiento de los empleados. Al menos una bandera roja de comportamiento estuvo presente en el 85% de los casos de fraude estudiados. Las señales de alerta comunes incluían a los empleados que vivían más allá de sus posibilidades económicas y tenían dificultades financieras, asociaciones inusualmente estrechas con proveedores o clientes y falta de voluntad para compartir deberes.

Seis tipos comunes de fraude de AP

1. Esquemas de facturación. Los esquemas de facturación fueron el tipo de fraude más común perpetrado por el departamento de contabilidad en el estudio de ACFE de 2020. Los esquemas de facturación pueden adoptar diferentes formas, incluso:

   1. Establecer una empresa fantasma para la cual el empleado puede generar facturas falsas y cortar cheques. Las facturas fraudulentas para las empresas de servicios son las más comunes porque no hay un inventario físico para contabilizar.
   2. Esquemas de transferencia, en el que un empleado que aprueba facturas y autoriza pagos establece una empresa fantasma que ordena cosas que la empresa obtiene legítimamente de otro proveedor. Luego, estos artículos se marcan y se venden a la empresa a través de la empresa fantasma, y el empleado se queda con las ganancias.
   3. Generar facturas de proveedores inactivos en el archivo maestro de proveedores y emitir cheques a proveedores con los que la empresa ya no tiene negocios.

2. Comprobar el fraude. En la Encuesta de Control y Fraude de Pagos de 2020 de la AFP, Los esquemas de pago con cheques fueron el tipo de fraude más frecuente. Los empleados que cometen fraude con cheques falsifican o roban cheques físicos y los depositan en una cuenta que controlan. A menudo, luego cambian el código en el sistema de contabilidad para ocultarlo.

3. Fraude ACH. A medida que más organizaciones cambian a los pagos ACH, esta es un área para vigilar de cerca. Los malos actores apuntan cada vez más a ACH en ciberataques, en el que obtienen acceso al sistema a través de una cuenta de correo electrónico empresarial comprometida. A menudo, estos malos actores enviarán una factura que parece ser de un proveedor, pero una vez que alguien hace clic en el enlace o abre el archivo, el atacante obtiene acceso al sistema y puede robar información valiosa. El fraude ACH también puede ocurrir cuando un empleado abre una tarjeta de crédito personal con la información de la cuenta de su empleador.

4. Informes de gastos / fraude de reembolso. Los ejemplos más comunes de este tipo de fraude incluyen la falsificación de recibos, gastos duplicados de los empleados que cenaron y viajaron juntos para las mismas comidas, enviar gastos de transporte y entretenimiento que no califiquen, reclamando el monto máximo de gastos que no requiere un recibo o exagerando el millaje.

5. Esquemas de soborno. En un esquema de soborno, los empleados y sus proveedores trabajan juntos para ganar dinero adicional. Por ejemplo, el proveedor infla una factura, el empleado de AP corta el cheque, y dividieron el dinero adicional.

6. Conflicto de intereses. Los esquemas de comisiones ilegales a menudo se deben a conflictos de intereses, lo que podría materializarse si alguien de la organización está relacionado con el proveedor o recibe obsequios importantes del proveedor. Los conflictos de intereses pueden convertirse en un problema cuando alguien usa su rol profesional u oficial para beneficio personal o corporativo.

¿Qué es la ley de Benford?

La ley de Benford tiene que ver con la aparición esperada de dígitos iniciales en un conjunto de datos. Bajo esta ley, el número 1 será el primer dígito de un conjunto de números naturales el 30,1% del tiempo, mientras que el número 2 será el primer dígito el 17,6% del tiempo y cada número después, del 3 al 9, será el primer dígito con frecuencia decreciente.

Los examinadores de fraudes utilizan la ley de Benford para determinar si los conjuntos de datos, como un grupo de montos de pago, son genuinos. Por ejemplo, si el informe de gastos de un empleado enumera 100 elementos de línea cuya distribución de los primeros dígitos difiere significativamente de la distribución descrita en la Ley de Benford, Los examinadores tienen motivos para creer que el empleado falsificó sus informes de gastos.

Investigación de fraude

Detectar e investigar el fraude de AP cometido por empleados, proveedores y partes externas comienza con la creación de pistas de auditoría, segregación de funciones e integración con los sistemas de adquisiciones. Aquí están los pasos básicos.

Cómo encontrar fraudes en su departamento de cuentas por pagar

Los denunciantes, especialmente en las empresas más pequeñas, suelen alertar a la empresa sobre posibles fraudes. Asegúrese de que su empresa cuente con procedimientos que alienten a los denunciantes a presentarse y protegerlos una vez que lo hagan. El informe 2020 de ACFE revela que los denunciantes prefieren cada vez más presentarse por correo electrónico o un formulario web. También es probable que denuncien el fraude a un supervisor directo, por lo que es fundamental que los gerentes estén capacitados y educados sobre cómo manejar las quejas.

Después de los denunciantes, Las auditorías y revisiones periódicas por parte de la gerencia son la segunda y tercera forma más común en que las organizaciones detectan el fraude. Las mejores prácticas incluyen revisar cuidadosamente los extractos bancarios, la supervisión de pagos duplicados y la comprobación periódica de los archivos maestros de los proveedores para protegerse de las facturas de proveedores inactivos son buenos lugares para comenzar.

Qué hacer si encuentra fraude AP

En los casos examinados por la ACFE en los que una organización determinó que un empleado cometió fraude, El 80% de los empleados responsables recibió algún tipo de castigo interno. Los empleados tenían más probabilidades de ser despedidos por fraude que los gerentes o ejecutivos. Aunque el 59% de las empresas denunciaron estos casos a las fuerzas del orden, un número menor resultó en una condena penal o un juicio civil.

Consejos para la detección y prevención de fraudes de AP

La mayoría de las organizaciones no recuperan sus pérdidas por fraude, lo que hace que sea aún más crucial prevenir el fraude en primer lugar.

Para evitar el fraude de cuentas por pagar:

1. Sea proactivo:realice auditorías periódicas, monitorear de cerca los KPI, Esté atento a las banderas rojas, y siempre revise los extractos bancarios.
2. Establecer una línea de información y otras formas para que los empleados denuncien el fraude, y establecer un conjunto de pautas para protegerlos una vez que lo hagan.
3. Lleve a cabo verificaciones de antecedentes de todos los empleados. Verifique sus referencias.
4. Implementar un código de ética escrito. Este código debe ser fácilmente digerible y estar en consonancia con la industria y la cultura empresarial. Debe incluir políticas que describan los conflictos de intereses.
5. Establezca políticas claras para el reembolso de gastos. Hágalos cumplir en los niveles más altos de la organización.
6. Separe los deberes y defina los roles. En el nivel básico, dividir la contabilidad y la autoridad de firma de cheques. No haga que la misma persona pague los cheques, firmar los cheques y conciliar las cuentas bancarias.
7. Eduque a los empleados sobre las amenazas que representan los intentos de phishing y cómo identificarlas.
8. Implementar políticas para proporcionar la verificación adecuada de cualquier cambio en las facturas existentes. información de depósito bancario e información de contacto.
9. Verifique y actualice el archivo maestro del proveedor con regularidad para mantener actualizada toda la información del proveedor.
10. Automatice el proceso de AP para garantizar la seguridad y la segregación de funciones.

Automatización de AP y prevención de fraudes

Automatizar el proceso de AP protege contra el fraude mediante la creación de pistas de auditoría, segregación de funciones e integración con los sistemas de adquisiciones que aseguren la correspondencia de tres vías y el cumplimiento de las políticas de compras. Y lo que es más, Un sistema de automatización de AP puede marcar automáticamente los valores atípicos que parecen fraudulentos y convertir los datos en informes que facilitan la visualización de los cambios en el gasto.

La mayoría de las soluciones de contabilidad pueden automatizar gran parte del trabajo relacionado con AP y ofrecer las protecciones descritas anteriormente. La tecnología no solo dificulta la comisión de fraudes, sino que también aumenta la posibilidad de que alguien descubra rápidamente cualquier intento de engaño.