Definición del análisis de costo-beneficio:la guía definitiva

En cualquier negocio los jefes de departamento tienen prioridades en competencia. Por ejemplo, el director de ingresos de un proveedor de software como servicio B2B desea establecer un programa de ventas de canal indirecto, mientras que el marketing quiere contratar a un redactor de contenido para que le ayude a adquirir nuevos clientes potenciales de forma orgánica. Ambos son buenos casos:cada departamento está seguro de que puede aumentar los ingresos con unas pocas personas más y un poco más de dinero. después de todo.

Los equipos financieros que actúan como mediadores deben considerar un ejercicio formal de análisis de costos y beneficios. También llamado a veces análisis de costo-beneficio, Este es un proceso bien establecido para guiar a los líderes a tomar decisiones basadas en datos sobre los objetivos y prioridades de la empresa y las realidades presupuestarias, que se basan en datos sobre las prioridades y las realidades presupuestarias.

¿Qué es el análisis de costo-beneficio (CBA)?

Un análisis de costo-beneficio implica comparar los costos explícitos e implícitos de tomar una acción con los beneficios esperados. El proceso de recopilación de esa información puede ser esclarecedor en sí mismo porque puede requerir que la empresa asigne un valor monetario a factores que no tienen costos explícitos. El análisis resultante permite a los responsables de la toma de decisiones sopesar toda la información y tomar decisiones racionales.

Como herramienta de evaluación de pros y contras, Los convenios colectivos están más estrechamente asociados con la toma de decisiones del sector público. Pero también se utilizan en los negocios cuando llega el momento de planificar proyectos para agregar empleados, comprar tecnología o equipo, Ampliación de instalaciones y más. Un CBA puede sopesar los beneficios de tomar una acción sobre el mantenimiento del status quo o ayudar a una empresa a comparar dos o más opciones para ver cuál tiene más sentido.

Conclusiones clave

• Los análisis de costo-beneficio ayudan a las empresas a sopesar los pros y los contras de una manera basada en datos para que puedan tomar decisiones complejas de manera sistemática.
• Para un CBA exitoso, Los líderes deben identificar y proyectar los costos y beneficios explícitos e implícitos de una acción o inversión propuesta.
• También es una buena idea asignar a alguien para que defienda el statu quo como una forma de comparar el costo de oportunidad de no hacer nada e invertir efectivo con las acciones propuestas.
• Un análisis de costo-beneficio solo es tan bueno como los datos en los que se basa, por lo que las empresas con informes financieros más maduros tienen una mayor probabilidad de éxito.

Análisis de costo-beneficio explicado

Cada acción que realiza una empresa tiene expectativas explícitas de costos e ingresos. Pero también hay costos implícitos, a menudo expresado como el costo de oportunidad, es decir, el dinero u otro beneficio perdido al optar por una opción sobre otra o por no tomar ninguna medida. El costo de oportunidad no es un concepto contable, es económico, pero puede asociarse con un valor cuantitativo.

Un análisis de costo-beneficio suma los beneficios y costos de un programa o compra, extrae una proporción de CBA y luego compara ese resultado con la estasis y los programas o compras alternativos.

Un CBA requiere considerar los costos monetarios y de oportunidad durante un período de tiempo. Para comparar múltiples CBA, extraer una proporción de CBA de cada uno. La fórmula para una relación de análisis de costo-beneficio se puede expresar como:

Beneficios proyectados / costos proyectados =Relación CBA

Por ejemplo, El CMO de nuestro proveedor de SaaS ficticio desea contratar a un redactor de contenido para mejorar el contenido del sitio web de la empresa, de modo que ayude a generar clientes potenciales más calificados para las ventas. El CRO cree que un programa de canal puede ganar nuevos clientes y más mentes compartidas. En todos los casos, Se pedirá a los líderes que aprueben al menos un FTE adicional junto con algunos software y otros servicios requeridos. Identificar y asignar valores en dólares a los costos explícitos e implícitos de sus proyectos y compararlos con los beneficios explícitos e implícitos. El director financiero también puede ejecutar los números en "ninguno de los anteriores".

Si eso suena sencillo, no lo es. En profundidad, El análisis de costo-beneficio preciso es una tarea compleja debido a los insumos requeridos, la necesidad de establecer parámetros, el hecho de que no todos los factores que la empresa necesita medir tienen un costo o rendimiento explícito y el número de propiedades indirectas o intangibles que dificultan la previsión de resultados futuros.

Luego está el hecho de que, si bien un proyecto o una compra con una alta relación beneficio / costo generalmente se considera la opción más favorable, eso no es un hecho.

Propósito de un análisis de costo-beneficio

Las empresas realizan análisis de costo-beneficio para ayudar a los líderes a eliminar la emoción de las evaluaciones y proporcionar una base básica para comparar prioridades en competencia. Y, cuando los beneficios intangibles se expresan como un "valor de los beneficios, ”Con montos en dólares asignados, que ayuda a las finanzas a calcular un punto de equilibrio:el tiempo que tardan los beneficios de un producto o de una compra en superar el costo.

En el futuro, un CBA puede revisarse para evaluar el costo real y el ROI de un proyecto o compra en comparación con las proyecciones y mejorar el proceso de análisis.

Por ejemplo, El plan del CMO de emplear un escritor para atraer nuevos clientes implica inversiones recurrentes tanto en suscripciones de software de marketing como en salarios y beneficios. Los retornos esperados incluyen mayores ingresos, una base de clientes más amplia y una mejor visibilidad para la empresa. Algunos de estos costos y retornos son difíciles de cuantificar. A diferencia de, El plan de las CRO requerirá la atención de los líderes de ventas para crear un flujo de ingresos completamente nuevo que puede tardar uno o dos años en ser rentable. Se pierde una oportunidad sustancial al obtener más ventas a través de los canales existentes, pero la recompensa podría ser sustancial. También está la dinámica interna que emergerá a medida que el nuevo canal de ventas indirectas tome parte de los ingresos del equipo de ventas existente. Un CBA busca seleccionar el proyecto con el mayor beneficio general para los costos incurridos.

Importancia del análisis de costo-beneficio

Los líderes necesitan tomar decisiones a veces difíciles de manera oportuna. Los análisis de costo-beneficio ayudan al proporcionar un contexto financiero y una justificación basada en datos para decisiones a veces dolorosas que pueden no ser vistas favorablemente por el personal.

Un análisis de costo-beneficio, a menudo junto con los análisis de sensibilidad o "qué pasaría si" que se utilizan en los modelos financieros, también compensa los sesgos que pueden influir en las decisiones, como la temida HiPPO, la opinión de la persona mejor pagada.

Plantilla de análisis de sensibilidad

A continuación se muestra una hoja de trabajo de análisis de sensibilidad de muestra que un CIO podría usar para evaluar la compra de un producto junto con un CBA; está demasiado simplificada por cuestiones de espacio. Combina los atributos del producto, como idoneidad para la tarea, con consideraciones comerciales. Se pueden agregar y personalizar conjuntos de criterios.

Tabla de análisis de sensibilidad para la compra de productos

Medida 1 =mala, 10 =excelente Categoría de producto en consideración Atributos del producto
(Conjunto de criterios 1) Impacto de negocios
(Conjunto de criterios 2) Promedio OPCIÓN 1 OPCIÓN 2 OPCIÓN 3

Conjunto de criterios 1 =Adaptación a las necesidades, fiabilidad, valor por precio, posicionamiento competitivo, hoja de ruta / innovación, integraciones

Conjunto de criterios 2 =Ayuda con la adquisición de clientes, agrega eficiencia operativa, familiaridad del personal, costo cargado

Pero los líderes deben ir más allá de los números y considerar los intangibles:¿Qué proyecto o compra avanza mejor en los objetivos a largo y corto plazo de la empresa? Por ejemplo, nuestro director de marketing ficticio presenta un caso sólido, pero si la empresa quiere emprender una expansión, ya sea geográficamente o vendiendo a un nuevo segmento de mercado o industria, el programa de canal de ventas indirecto defendido por el CRO puede ser la mejor opción con una recompensa eventual mayor, aunque comparar con precisión el costo de las ventas directas con las indirectas es un análisis complejo.

El punto es los datos deben desempeñar un papel fuerte pero equilibrado en el proceso de toma de decisiones. Al permitir que una empresa sopese mejor los costos implícitos de tomar o no una acción, donde no hay un costo explícito obvio o inmediato, los proyectos que pueden no generar una ganancia clara en el balance general aún pueden avanzar. Piense en el avance de los objetivos de sostenibilidad, iniciativas de diversidad e inclusión y ayudar a los empleados a navegar por las nuevas realidades del lugar de trabajo.

¿Cuándo debe una empresa realizar un análisis de costo-beneficio?

Los convenios colectivos son útiles siempre que haya prioridades que compitan por recursos limitados. Pero las empresas deben establecer algunas reglas básicas para los análisis. Por ejemplo, Todas las partes interesadas deben comprender las expectativas de la empresa sobre si un convenio colectivo abordará las impactos a medio o largo plazo. Cuanto más se extienda el análisis en el futuro, cuanto más difícil es pronosticar con precisión los costos y beneficios.

En general, la mayoría de las empresas deben realizar un análisis de costo-beneficio para las decisiones importantes en estas cinco áreas:

Inversiones de capital: Si la empresa compra un nuevo vehículo de reparto, maquinaria de producción, hardware informático o mobiliario de oficina, o invertir en reformar un edificio? Asignar costos en el entendimiento de que el beneficio de la inversión se deriva del uso del activo, no de su valor de mercado. Por ejemplo, una inversión en nuevos equipos de fabricación debería permitirme producir más bienes a un costo menor, resultando en más ingresos y mejores márgenes. Conservaré este beneficio incluso cuando el valor del equipo disminuya.

Cambio de proceso empresarial: Un proceso empresarial es cualquier conjunto definido de acciones que se repiten con frecuencia y producen un resultado deseado. Una empresa puede pensar que una tarea de gran volumen, alto contacto, repetitivo y propenso a errores es un candidato para la automatización de procesos de negocio. Un convenio colectivo puede ayudar a probar la teoría. Por ejemplo, ¿Debería comprar un software que agregue automáticamente recibos de inventario al libro mayor de inventario y la columna de activos en el balance general en lugar de la entrada manual? O, una empresa en crecimiento puede ejecutar un convenio colectivo y descubrir que contratar a un tercero para administrar el proceso de nómina ahora tiene sentido y es una fuente de ahorro.

En cualquier análisis de costo-beneficio, Asegúrese de que la parte interesada pregunte:¿Cómo podemos eliminar la ineficiencia de esta función empresarial? ¿Y cómo le damos un valor en dólares a eso?

Cambio organizacional: Esto a menudo está relacionado con el cambio de procesos comerciales y se refiere al capital humano. Un ejemplo es comparar la contratación de personal con la subcontratación. Agregar un canal de ventas indirecto, por ejemplo, es un cambio organizacional significativo. Para un convenio colectivo, Deberá tener en cuenta que un representante de ventas del personal productivo puede costar más por venta que indirecto, pero la rotación es alta. Las comisiones pueden ser un lavado. ¿Necesitarás contratar un channel manager (cambio organizacional), ¿Configurar un portal para funciones como el registro de acuerdos (un cambio en el proceso comercial) y / o asignar fondos para el desarrollo de marketing?

Ajustar precios o introducir un nuevo producto o servicio: Los gerentes de las empresas que utilizan la contabilidad de costos tienen datos bastante granulares sobre los costos e ingresos totales asociados a un bien o servicio y, por lo tanto, tienen una ventaja en los análisis de costos y beneficios. Los factores a cuantificar pueden incluir si la empresa debe introducir un modelo de suscripción, o si debería descontinuar un determinado producto o servicio debido a las bajas ventas antes de agregar un nuevo SKU.

Entrar en una fusión, adquisición o enajenación: Las decisiones sobre si adquirir o fusionarse con una empresa o vender partes del negocio se encuentran entre los análisis más complejos, y lo mas importante. Una fusión que puede parecer deseable a primera vista, tras un examen más detenido, puede venir con cambios significativos en el proceso y la organización, honorarios legales, despidos costosos y otros factores que pueden disminuir el valor relativo de la fusión.

5 errores de análisis de costo-beneficio que se deben evitar

1. Opinión de una persona: Aplicar un valor monetario a los riesgos y beneficios intangibles requiere un juicio humano y, por lo tanto, es subjetivo y propenso a sesgos. Cuantas más personas pesen cuanto más objetivo sea el análisis. Para los convenios colectivos importantes, ensamblar un panel con una combinación de experiencia - RRHH, ingenieros y empleados nuevos y veteranos.
2. Fuentes de datos dudosas: Incluso las partidas que deberían ser fácilmente cuantificables pueden estar abiertas a interpretación en ausencia de un software de gestión contable y financiera. Si la calidad de los datos está en duda, aplicar un análisis de sensibilidad u otro método de valoración para formalizar la forma en que la empresa mide la incertidumbre a los efectos del CBA.
3. Restricciones de recursos no reconocidas: Un convenio colectivo sobre la contratación de un productor de contenido, por ejemplo, debe reconocer el número limitado de escritores capacitados disponibles y el volumen de contenido que puede producir un empleado. Igualmente, Reducir el costo de un producto puede aumentar la demanda del consumidor más allá de lo que puede soportar la cadena de suministro. aumentando así los costes de producción:si un proveedor existente no puede soportar el aumento de la demanda, el fabricante venderá el producto o se verá obligado a pagar un precio más alto para comprar materias primas.
4. Cronogramas extendidos: En general, tres años es factible; cinco años es un tramo. Ajuste para proyecciones extendidas por A:Aplicando valor actual o descontado. Seleccione una tasa de interés razonable a la que se descontarán las ganancias futuras para reducirlas a su valor actual, y use esa tasa en todos los análisis. Y B:aplicando el análisis de escenarios, que proporciona una forma racional y estructurada de analizar el futuro y dar cuenta de las externalidades.
5. Beneficios o costos de doble contabilización: Por ejemplo, si se prevé que un proyecto anti-phishing reducirá la probabilidad de un ataque exitoso de ransomware en un proveedor de SaaS, el CIO podría verse tentado a incluir tanto el beneficio de un mayor tiempo de actividad para la empresa como una mayor productividad para los empleados, sin embargo, el costo del tiempo de inactividad probablemente ya incluye la pérdida de productividad.

¿Qué insumos se incluyen en un análisis de costo-beneficio?

Al realizar un análisis de costo-beneficio, incluir:

Costos

Los costos de tomar una acción o de no hacer nada incluyen:

Costos explícitos: Estos son costos contables con valor monetario explícito y pueden incluir costos directos como mano de obra, la fabricación y el costo de software o maquinaria y los costos indirectos, como servicios públicos o alquiler.

Costos intangibles: Estos son elementos cualitativos, como la pérdida de productividad o la reducción de la satisfacción del cliente si se retira un producto existente porque se está introduciendo un nuevo SKU.

Costos implícitos: Estos son costos de oportunidad, tanto financieros como no financieros, como comprar un activo de capital en lugar de invertir dinero en efectivo, o de sacar a los empleados de un proyecto para trabajar en la nueva iniciativa.

Beneficios

Al igual que con los costos, los beneficios deben categorizarse:

Beneficios directos: Esta es la ganancia contable de la decisión y podría incluir, por ejemplo, ahorros de costos o mayores ingresos de un nuevo producto o servicio.

Indirecto: Estos son beneficios tangenciales. Por ejemplo, como resultado de la implementación de una nueva tecnología, se puede incentivar a los clientes a gastar más.

Intangible: Estos beneficios podrían incluir, por ejemplo, mayor satisfacción del cliente, moral de los empleados o seguridad de los empleados.

Competitivo: Es posible que la empresa desee incluir en su CBA los beneficios de obtener una ventaja competitiva en su industria y tener en cuenta, por ejemplo, aumento de la cuota de mercado, liderazgo intelectual y ventaja de ser el primero en moverse.

Pros y contras de un análisis de costo-beneficio

Un análisis de costo-beneficio bien realizado proporciona un nivel de previsibilidad al emprender un proyecto. Sin embargo, Los líderes deben establecer parámetros y asegurarse de que todos los participantes estén trabajando con un conjunto común de supuestos.

Ventajas de los análisis de costo-beneficio:

• Eso apoya la toma de decisiones con datos para aumentar la confianza o generar apoyo para realizar un movimiento.
• Proporciona una forma de incorporar factores cualitativos en análisis cuantitativo.
• Puede ayudar a las empresas a llegar al coste total de tomar una acción en particular que eclipsa su precio explícito y contribuye a determinar el ROI de un proyecto o acción.
• Incorporando valor presente neto , las empresas pueden ver las inversiones futuras a valores en dólares actuales.

Desafíos de los análisis de costo-beneficio:

• Requiere asignar valor monetario explícito a factores intangibles. Esto puede ser un desafío e introducir ambigüedad.
• Reunión datos precisos puede ser desafiante, al igual que la previsión de costes y beneficios implícitos.
• Las empresas pueden convertirse demasiado dependiente de los convenios colectivos como herramienta para la toma de decisiones y como método de cálculo de costos y presupuestos de proyectos.
• La previsión es intrínsecamente difícil. A menos que una empresa realice periódicamente ejercicios de planificación y análisis financiero (FP&A) y planificación de escenarios, debe tener cuidado con los convenios colectivos de perspectiva extendida.

Cómo realizar un análisis de costo-beneficio

Las empresas pueden necesitar expandir el proceso CBA en función de la complejidad de las propuestas bajo consideración, pero los pasos básicos son:

1. Enumere los proyectos, inversiones o acciones para evaluar, e identificar a todas las partes interesadas. Asegurar que cada parte interesada tenga acceso a los datos financieros que se necesitarán para evaluar el proyecto o la inversión; entiende los parámetros, tales como hasta qué punto en el futuro extender el análisis; y tiene conocimientos sobre intangibles, incluido el acceso a FP&A y planificación de escenarios.
2. Determine los costos. Enumere todos los costos explícitos e implícitos de cada acción bajo consideración y asigne valores en dólares a los implícitos, u oportunidad, costos. Por ejemplo, si se redirige a los empleados de TI actuales para que instalen y ejecuten un nuevo software de seguridad, ¿Qué tareas dejarán de realizarse?
3. Documente los supuestos. Valorar los costos y beneficios implícitos requiere cierto grado de juicio. Cualquier supuesto utilizado para estimar los valores debe documentarse claramente antes de comparar alternativas.
4. Determine los beneficios. Enumere y asigne valores monetarios a todos los beneficios explícitos e implícitos de cada acción en consideración. Al igual que con los costos, esto será más fácil para los beneficios que se pueden cuantificar, por ejemplo, en términos de ahorro de costos de tiempo completo para uno o más profesionales de ventas mediante el lanzamiento de un programa de ventas de canal indirecto. Otros, como la productividad o el compromiso de los empleados, será más difícil de cuantificar. Traiga a RR.HH. u otros expertos según sea necesario para verificar las suposiciones de las partes interesadas.
5. Agrega perspectiva. No todo es una decisión puramente de dólares y centavos. Los líderes senior deben ponderar las opciones basadas en la cultura de la empresa, valores y metas.
6. Compare alternativas. Calcule la relación de análisis de costo-beneficio para cada opción bajo consideración y compárelas entre sí y con los costos y beneficios de no hacer nada.

Ejemplo de análisis de costo-beneficio

Veamos una versión simplificada del convenio colectivo que presentó el jefe de ventas para establecer un canal indirecto.

Nuestro proveedor de SaaS ficticio tiene un modelo tradicional de venta directa, donde su software de programación de mantenimiento de activos se vende como servicio directamente a los clientes finales. Los clientes también pueden comprar directamente desde el sitio web, lo cual no genera comisión.

Objetivo: La empresa vende principalmente a fabricantes, pero cree que puede expandirse para brindar servicios a grupos de atención médica. que necesitan realizar un mantenimiento regular en equipos médicos costosos.

El problema es que el equipo de ventas tendría que empezar de cero para hacer contactos en este nuevo mercado. La CMO cree que su equipo de marketing puede generar clientes potenciales calificados para ventas contratando a un productor de contenido familiarizado con la atención médica. pero el director de ingresos cree que hay una mejor manera.

Premisa: El CRO cree que la empresa puede tener éxito más rápidamente si establece un canal de ventas indirecto para complementar las capacidades de ventas existentes. El programa estaría abierto a entre 10 y 15 revendedores de valor agregado y proveedores de servicios administrados que se enfocan en la atención médica. El CRO firmaría a los socios inicialmente y luego los pasaría a un vendedor de canal. La empresa desarrollaría un portal en línea para que los socios registren oportunidades y ejecuten compras en nombre de los clientes.

Nota:Los números a continuación están diseñados para ser ilustrativos, no una representación de la industria.

Supuestos: El software cuesta $ 15000 por año, cincuenta asientos, una venta promedio. El CRO cree que el programa de socios puede atraer a 50 nuevos clientes en el Año 1 y que todos se renovarán. Para el tercer año, los socios traerán 200 nuevos logotipos por año. Los socios obtienen el 20% de las ventas. El soporte tomará1 $ 70, 000 especialistas FTE por 75 logotipos. El producto para venta indirecta es el mismo que se vende a través del canal de venta directa, y el precio será el mismo. Para evitar conflictos de canales, a las ventas directas no se les permitiría trabajar en acuerdos en determinadas verticales. Y no realizarán un seguimiento de los clientes potenciales del sitio web para esas verticales.

Año 1 Costo Ingreso Notas Desarrollar Portal $ 50, 000 Gasto único Alojamiento de aplicaciones $ 6000 Parte de los costos de entrega de la aplicación Comisiones a los socios (50 ventas) $ 150, 000 Las cifras de ventas de socios aumentan cada año. Equipo de gestión del canal $ 150, 000 Primer año, 1 administrador de canales 1 Soporte FTE $ 70, 000 Cada uno puede soportar 75 usuarios 25% CRO comp para lanzar $ 50, 000 Se traslada al equipo de canal el próximo año Ingresos 50 clientes $ 750, 000 Total del primer año $ 476, 000 $ 750, 000 Utilidad bruta $ 274, 000 Mantenimiento del portal $ 10, 000 errores seguridad, etc Alojamiento de aplicaciones $ 18, 000 Proporcional a las comisiones de ventas (50 existentes + 100 nuevas) $ 450, 000 Los socios de canal venden mejor después de un año Gestión del canal $ 300, 000 Un líder y dos administradores de canal 2 apoyan a FTE $ 140, 000 Ingresos 150 clientes $ 2, 225, 000 Suponga que no hay desgaste Total del segundo año $ 918, 000 $ 2, 225, 000 Ganancia bruta $ 1, 307, 000 Mantenimiento del portal $ 10, 000 errores seguridad, etc Alojamiento de aplicaciones $ 42, 000 Proporcional a las comisiones de ventas (150 existentes + 200 nuevas) $ 1, 050, 000 Los socios de canal venden mejor después de un año Gestión del canal $ 300, 000 Un líder y dos administradores de canal 2 apoyan a FTE $ 350, 000 Ingresos 350 clientes $ 5, 250, 000 Total del tercer año $ 1, 752, 000 $ 5, 250, 000 Ganancia bruta $ 3, 498, 000 Total $ 3, 296, 000 $ 8, 225, 000 Beneficio bruto 5, 079, 000
Margen bruto 62%

A diferencia de, La propuesta del CMO implicaría ganar esos 50 nuevos clientes de atención médica gastando $ 100, 000 en un FTE más $ 250, 000 en nuevas herramientas de marketing y compras de anuncios.

Historial de análisis de costes y beneficios

El ingeniero convertido en economista Jules Dupuit es considerado el fundador de la teoría del análisis de costos y beneficios. Dupuit propuso la idea en 1844, pero el uso de análisis de costo-beneficio no ganó popularidad como factor determinante en las decisiones de política pública hasta mucho más tarde, en la década de 1980.

Las agencias federales ahora están obligadas por ley a realizar análisis de costo-beneficio para estudiar las implicaciones de la política en una amplia gama de áreas:transporte, salud pública, Justicia penal, defensa, educación y medio ambiente. A menudo se pide a estas agencias que apliquen valores en dólares a los intangibles, como el valor del aire limpio o carreteras más seguras.

Las empresas que trabajan con clientes del sector público pueden estar más familiarizadas con el proceso CBA, pero todas las empresas pueden beneficiarse.

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Quizás una de las partes más desafiantes de un CBA es cuando un líder selecciona un proyecto que, según los números, es menos rentable que otras opciones. La razón puede ser el deseo de avanzar hacia metas a largo plazo, o que la cultura y los valores de la empresa dicten gastar más o dejar ganancias sobre la mesa.

Y por supuesto, a veces, la respuesta correcta será "no hacer nada". Al menos con un sólido análisis de costo-beneficio, las empresas pueden tomar decisiones difíciles con los ojos bien abiertos.