¿Puede el software de contabilidad ayudar a reducir costos?

Entre las razones por las que las organizaciones deciden si comprar e implementar software de contabilidad está si el software puede reducir los costos o no.

Salario del equipo de finanzas

Obviamente, hay una serie de factores en juego cuando se trata de evaluar los costos contables de una empresa, pero el más grande y obvio es el salario. Los gastos de salario contable pueden acumularse rápidamente. A continuación, se muestra un resumen del salario promedio de los contadores en varios niveles, según Salary.com.

Contador Fiscal I: Generalmente responsable de mantener y preparar declaraciones de impuestos, registros de impuestos, anexos de impuestos y reportes tributarios relacionados. El salario medio es de $ 54, 491.

Contador Fiscal III: El salario medio para este puesto es de 81 dólares, 725 para mantener y preparar declaraciones de impuestos, declaraciones locales estatales y federales, y análisis de la normativa tributaria.

Contador de informes financieros IV: Responsable de preparar y mantener las devoluciones, así como recopilar y analizar cambios en locales, regulaciones estatales y federales para garantizar que los procesos de trabajo se cumplan. Los contadores de informes financieros en esta función se aseguran de que todos los informes cumplan con las pautas de informes de la SEC y GAAP. Este rol generalmente requiere más de siete años de experiencia. El salario medio es de $ 97, 355.

Contador de costos III: Responsable de preparar y analizar informes de costos y auditorías de costos, un Contador de costos III examina y revisa registros de costos inusuales y asegura que los datos de costos se asignen correctamente. Su salario medio es de 82 dólares, 479 para una persona con cuatro a siete años de experiencia.

Por supuesto, El software de contabilidad no eliminará por completo la necesidad de un departamento de contabilidad, pero se ha demostrado que proporciona los siguientes beneficios:permite que una empresa evite agregar personal al equipo de finanzas a pesar del crecimiento de dos dígitos; cambiar a un empleado de finanzas a un rol de ventas que genere ingresos; y reducir el tiempo de cierre de nueve días a dos horas. Esos son solo algunos ejemplos, pero dados los salarios exigidos hoy por los mejores profesionales de la contabilidad como se enumera anteriormente, la automatización que proporciona el software de contabilidad comienza a amortizarse con bastante rapidez, ya sea eliminando la necesidad de puestos existentes en el equipo de finanzas o eliminando la necesidad de agregar más a medida que la empresa crece. Por ejemplo, si el software de contabilidad elimina la necesidad de un solo Contador Fiscal II, en solo tres años, una empresa habrá ahorrado un promedio de $ 245, 715. Eso en sí mismo puede contribuir en gran medida a pagarse por sí mismo. Sin embargo, Si bien la eliminación de puestos de finanzas asalariados es la forma más obvia y una de las formas más efectivas de reducir los costos para una empresa, de ninguna manera es el único.

Identificación del gasto inútil

Con la automatización liberando el tiempo dedicado a la entrada manual de datos, conciliar diferentes conjuntos de números en varias hojas de cálculo de Excel y otras tareas tediosas, el departamento de finanzas puede dedicar más tiempo a evaluar el desempeño comercial. Y debido a que las finanzas y el lado comercial suelen tener más fe en los números una vez que se ingresan en un libro mayor general central, están más dispuestos a tomar decisiones críticas sobre esos datos. Por ejemplo, El software de contabilidad puede ayudar a identificar qué empleados están produciendo el mayor valor en relación con su salario. Alternativamente, El software de contabilidad puede ayudar a identificar a los clientes más rentables y garantizar que la empresa no dedique la mayor parte del tiempo y los recursos a los clientes menos rentables.

Mejor facturación

Para muchas empresas pequeñas y en crecimiento, facturar al cliente puede ser una propuesta costosa. La facturación comprende el mantenimiento de archivos maestros de clientes y productos, generar datos de facturación del cliente, transmitir datos de facturación a los clientes, publicar entradas de cuentas por cobrar y resolver consultas de facturación. Una encuesta de 896 organizaciones encontró que las organizaciones con peor desempeño gastan un promedio de $ 9 para facturar a un cliente, el gasto con mejor rendimiento es de $ 2 por factura y la mediana es de $ 3,94. El software de contabilidad que está completamente integrado con otros departamentos puede reducir este costo de manera significativa, ya que puede generar y enviar facturas a los clientes automáticamente y reconocer los pagos. El crecimiento empresarial suele implicar más facturación, lo que significa mayores costos para aquellos que todavía están atascados con los procesos manuales. Adicionalmente, facturación automatizada y facturación con software de contabilidad significa menos errores, que puede mejorar las relaciones con clientes valiosos.

Mayor visibilidad empresarial

Con un sistema de registro centralizado que todos en la organización pueden aceptar, el negocio está mejor posicionado para alcanzar los objetivos de margen y mejorar el resultado final.

Menos dependencia de Excel

Empresas en etapa inicial que no tienen un software de contabilidad moderno instalado, Por lo general, dependen de las hojas de cálculo de Microsoft Excel para administrar las finanzas. Si bien es una herramienta útil, Las hojas de cálculo de Excel pueden crear costos ocultos que muchas organizaciones no toman en cuenta.

Informes manuales

Por ejemplo, Excel requiere revisión manual y preparación de informes. Un Contador de Costos III, con un salario medio de 82 dólares, 479 como el anterior que gasta 30 horas al mes en informes de Excel podría representar casi $ 15, 000 al año en informes. Moderno, El software de contabilidad basado en la nube puede proporcionar creación de informes automatizada, permitir que una empresa reduzca su departamento de contabilidad o redirija esos recursos a otro lugar hacia un trabajo más rentable. Es más, el informe promedio va a ocho personas diferentes, creando cargas de trabajo adicionales y demoras. Los beneficios de la automatización se acumulan rápidamente.

Errores de entrada de datos

Los costos de ingresar datos incorrectos en una hoja de cálculo de Excel pueden generar pérdidas de millones de dólares. En 2003, TransAlta le costó a la empresa $ 24 millones cuando el generador de energía compró demasiado en los contratos de transmisión. El CEO Steve Snyder dijo en una conferencia telefónica que el error era "literalmente un error de cortar y pegar en una hoja de cálculo de Excel que no detectamos cuando hicimos nuestras ofertas finales de clasificación y clasificación antes de enviarlas".

En otros casos, Fanie Mae descubrió un error de $ 1.1 mil millones en el capital de los accionistas debido a un error de cálculo y RedEnvelope perdió una cuarta parte de su valor después de que reportó una pérdida en el cuarto trimestre debido a una sobreestimación de los márgenes basada en un error de hoja de cálculo.

Si bien los errores de entrada de datos no llegan a millones para la mayoría de las empresas, Existe evidencia de que depender de las hojas de cálculo puede resultar costoso.

Una solución de software de contabilidad moderna puede amortizarse rápidamente al reducir los costos como se enumeran aquí, pero también puede generar confianza en las finanzas y afectar el tipo de decisiones que impulsan el crecimiento empresarial.

La plataforma ERP en la nube de NetSuite proporciona una funcionalidad integral en contabilidad, finanzas e informes para empresas en cada etapa de crecimiento, permitiéndoles reducir los costos a través de mejores informes, automatización de tareas manuales, reduciendo errores y ahorrando en costos de personal. Las capacidades de contabilidad de NetSuite incluyen:

• Un libro mayor dinámico que permite a los clientes agregar líneas de impacto de GL personalizadas a las transacciones.
• Segmentos personalizados para garantizar la precisión y ahorrar tiempo.
• Contabilidad de libros múltiples que elimina la replicación de datos y reduce la necesidad de realizar ajustes manuales en los procesos contables
• Cuentas por cobrar automatizadas, operaciones simplificadas.
• Cuentas por pagar con procesamiento de excepciones simplificado y automatizado para facturas no coincidentes, mejores controles y procesos optimizados.
• Cumplimiento fiscal global automatizado.
• Gestión de activos fijos para controlar el ciclo de vida completo de los activos depreciados y no depreciados.
• Gestión de caja para proporcionar una visión completa de los flujos de dinero y la posición de caja de una empresa.
• Gestión de pagos para centralizada, Pagos optimizados que satisfacen todas las preferencias de los clientes.

Referencias:

Crecimiento de dos dígitos sin agregar personal financiero
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials/cornerstone-ondemand-software.shtml

Reutilice a un empleado en un rol de ventas que genere ingresos.
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials.shtml#sw

Costo de facturación
https://ww2.cfo.com/applications/2018/06/real-cost-of-invoicing-metric/

Desastres de Excel
https://www.cio.com/article/2438188/enterprise-software/eight-of-the-worst-spreadsheet-blunders.html