Contabilidad basada en valores devengados explicada:qué es,

Ventajas y ejemplos

La contabilidad de valores devengados es uno de los dos métodos contables principales y el método de contabilidad preferido para proporcionar una imagen financiera precisa de las operaciones comerciales de una empresa.

La contabilidad en valores devengados reconoce los ingresos comerciales y los gastos de contrapartida cuando se generan, no cuando el dinero realmente cambia de manos. Esto significa que las empresas registran ingresos cuando se obtienen, no cuando la empresa recauda el dinero. También significa reconocer los gastos cuando la empresa incurre en el pasivo por ellos, no cuando les paga.

Conclusiones clave

• La contabilidad de base devengada crea una visión más precisa del estado financiero de una empresa al registrar los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurre en ellos, haciendo coincidir efectivamente los ingresos con los gastos.
• Bajo este método, las empresas registran ingresos y gastos utilizando cuentas de balance como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, activos pagados anticipadamente y gastos devengados.
• La contabilidad de caja es una alternativa viable para algunas pequeñas empresas. Por lo general, simplifica la contabilidad.

¿Qué es la contabilidad de base devengado?

La contabilidad de base devengado combina dos principios contables clave:el principio de concordancia y el principio de reconocimiento de ingresos. El principio de emparejamiento dice que los gastos deben reconocerse en el mismo período que los ingresos que ayudan a generar. El principio de reconocimiento de ingresos establece que los ingresos deben reconocerse cuando se obtienen o se realizan, es decir, cuando una empresa realiza las acciones que le dan derecho a los ingresos.

La contabilidad de acumulación (o devengo) generalmente aclara las relaciones entre ingresos y gastos, proporcionando una mejor comprensión de la rentabilidad. También ofrece una imagen más precisa de los activos y pasivos de una empresa en su balance. Por estas razones, La contabilidad en valores devengados es el único método permitido según los Principios contables aceptados generales (GAAP) y es requerido por la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) para las empresas que cotizan en bolsa.

¿Cómo funciona la contabilidad de devengo?

En contabilidad de devengo, una empresa reconoce ingresos durante el período en que se obtienen, y reconoce los gastos cuando se incurren. Esto es a menudo antes, o algunas veces después, de que en realidad recibe o dispensa dinero.

La contabilidad de acumulación funciona registrando las acumulaciones en el balance general que actúan como marcadores de posición para los eventos de efectivo. Por ejemplo, Las cuentas por cobrar son una cuenta de activos que refleja los ingresos que una empresa ha obtenido pero que aún no se han pagado. Similar, cuentas por pagar es una cuenta de pasivo que refleja los montos que la empresa debe pero que aún no ha pagado.

Ejemplos de contabilidad de acumulación

Ejemplo de ingresos: Un ejemplo simple de contabilidad de acumulación para ingresos es cuando una empresa realiza una venta a un cliente a crédito comercial, lo que significa que el comprador paga al vendedor dentro de un período de tiempo determinado después de la transacción. En este caso, los ingresos se obtienen antes de recibir el efectivo, principalmente cuando los bienes cambian de manos o se ha realizado un servicio.

Tom’s Services ofreció servicios de TI por un valor de $ 5, 000 al cliente Smith’s Computers el 10 de febrero. Tom’s Services envía una factura a Smith’s Computers cuando produce facturas a fines de ese mes, el 28 de febrero, y si utiliza un sistema de contabilidad basado en la nube, los ingresos se reconocen cuando se registra la transacción.

Los términos de la factura de Tom’s Services requieren el pago dentro de los 30 días. Smith's Computers envía un cheque a Tom's el 15 de marzo, que es depositado el mismo día por Services Inc.

A continuación, se muestran las cuentas por cobrar y los asientos del diario de efectivo de Tom’s Services para esta transacción:

febrero

Débito Crédito Cuentas por cobrar - Smith's Computers $ 5, 000 Ingresos $ 5, 000

Registrar los ingresos por servicios del mes de febrero.

marcha

Débito Crédito Efectivo $ 5, 000 cuentas por cobrar - Smith's Computers $ 5, 000

Para registrar el efectivo recibido y eliminar el monto adeudado por Smith’s Computers.

Ejemplo de gastos: Un ejemplo común de contabilidad de acumulación de gastos es cuando una empresa compra inventario a crédito.

Mundo del deporte, una tienda de artículos deportivos, recibe $ 5, 000 en balones de fútbol del fabricante Soccer Experts el 1 de marzo y los almacena en sus estantes antes de la temporada de fútbol. Sport’s World recibe una factura de Soccer Experts el 5 de abril que paga el 10 de abril.

Las cuentas por pagar y los asientos del diario de efectivo de Sport’s World para esta transacción son:

marcha

Débito Crédito Inventario - Balones de fútbol $ 5, 000 Cuentas por pagar - Expertos en fútbol $ 5, 000

Registrar la recepción del inventario de balones de fútbol y establecer una deuda con Soccer Experts.

abril

Débito Crédito Cuentas por pagar - Expertos en fútbol $ 5, 000 Efectivo $ 5, 000

Para aliviar las cantidades adeudadas a Soccer Experts y reducir el efectivo.

Otros ejemplos: Hay muchas otras formas en que los ingresos y gastos se reconocen con la contabilidad de acumulación (o devengo). Algunos otros casos de uso:

• Si se trata de contratos anuales o plurianuales, las membresías o suscripciones se pagan en una sola suma global, los ingresos o gastos se distribuyen en varios períodos durante la vigencia del contrato o suscripción.
• Para nómina, vacaciones o beneficios para empleados que se acumulan entre ciclos de nómina, la empresa reconoce cada gasto durante el período al que se aplica, aunque paga los gastos más tarde.
• Cuando los servicios públicos o el alquiler se facturan después del período al que se aplican, la empresa acumula el gasto durante el período en que utiliza los servicios públicos o la propiedad alquilada.
• Para el impuesto sobre la renta o el impuesto sobre las ventas adeudado sobre los ingresos, la empresa reconoce el impuesto durante el mismo período en que reconoce los ingresos, aunque paga el impuesto cuando lo requiere el IRS.
• Los intereses de los préstamos se registran durante el período en que el principal está pendiente, aunque se paga en una fecha posterior.

Cuándo utilizar la contabilidad de base devengado

Se debe utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo) para cualquier presentación regulatoria que requiera PCGA, como la presentación anual 10-K de una empresa a la SEC. La mayoría de los inversores los prestamistas y las instituciones financieras requieren estados financieros GAAP al evaluar un negocio, que es una de las principales razones por las que la contabilidad de acumulación (o devengo) es el método más popular.

Sin embargo, existen algunas excepciones, principalmente en torno a los impuestos sobre la renta. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) permite que las pequeñas empresas con menos de $ 25 millones en ingresos anuales utilicen la contabilidad de acumulación o de caja. Propietarios únicos, las asociaciones y los S-Corps también pueden utilizar la contabilidad de caja. Tenga en cuenta que cambiar su método de contabilidad requiere requisitos de presentación adicionales ante el IRS.

Contabilidad devengado vs.Contabilidad de efectivo

La alternativa a la contabilidad de acumulación (o devengo) se llama contabilidad de caja.

¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja tiende a ser utilizada por pequeñas empresas y organizaciones que pagan impuestos a través de las declaraciones de impuestos personales de sus propietarios. Bajo el método de base de efectivo, los ingresos y gastos se registran únicamente en función del flujo de caja. Los ingresos se reflejan cuando la empresa recibe efectivo de un cliente, y los gastos se registran cuando se paga en efectivo. Esto hace que la contabilidad bajo el método de contabilidad de caja sea muy sencilla y el seguimiento del flujo de caja simple.

Diferencias clave

La diferencia clave entre el efectivo y los métodos de acumulación se resume en la siguiente tabla:

Base de acumulación Base de efectivo Ingresos reconocidos Cuando se gana Cuando se recibe efectivo Gastos reconocidos Cuando se incurre Cuando se realiza el pago Impuestos pagables Sobre todos los ingresos obtenidos Solo sobre el efectivo recaudado

El momento en que se registran los ingresos y los gastos puede dar lugar a grandes cambios en las ganancias del período del informe al siguiente. Dado que la contabilidad de acumulación (o devengo) no tiene en cuenta cuándo el dinero realmente cambia de manos, reduce el impacto de la sincronización en los registros financieros de una empresa. Por ejemplo, considere una empresa de software que vende una suscripción de cinco años a su solución y recibe el pago completo como una suma en efectivo al inicio de la suscripción. Con contabilidad basada en efectivo, registraría todos los ingresos durante el primer período y nada durante los próximos cinco años, lo que podría dar lugar a cifras muy diferentes en dos períodos de informes consecutivos. Con contabilidad basada en valores devengados, la empresa distribuye esos ingresos a lo largo de la suscripción para suavizar el impacto de esa transacción.

Implicaciones fiscales

Las diferencias entre contabilidad devengada y de caja también tienen importantes implicaciones fiscales. Por ejemplo, una posible consecuencia fiscal de la contabilidad de acumulación (o devengo) es que los pagos de impuestos pueden ser debidos sobre ingresos que han sido reconocidos, a pesar de que la empresa aún no ha recibido el efectivo para algunas de esas transacciones.

Ventajas de la contabilidad de devengo

La contabilidad de acumulación (o devengo) es el método de contabilidad preferido para la mayoría de las empresas porque ofrece una representación más precisa de las finanzas de una empresa. Los inversores y prestamistas pueden requerir este método, e incluso si no lo hacen, la coherencia de las métricas clave podría hacer que su negocio parezca más estable y aumentar las posibilidades de recibir financiación. Adicionalmente, la contabilidad de acumulación lo hace compatible con GAAP, que es una mejor práctica, y podría volverse importante en el futuro.

Incluso las startups que comienzan usando el método de efectivo debido a su simplicidad, tienden a pasar eventualmente a la contabilidad de acumulación (o devengo) cuando llega el momento de solicitar financiamiento externo. Por lo tanto, incluso si no sigue este estándar ahora, probablemente tendrá que hacerlo en el futuro.

¿La contabilidad de devengo es adecuada para su negocio?

Si su negocio depende completamente de pagos en efectivo, tanto para ingresos como para gastos, entonces, la contabilidad de acumulación (o devengo) puede no ser adecuada para su negocio. Para la mayoría de las otras empresas, las que otorgan crédito a los clientes o utilizan el crédito con sus proveedores, la contabilidad de acumulación brinda una imagen más precisa de su salud financiera general. En general, cuanto mayor sea el retraso en el tiempo de pago, cuanto más fuerte sea el argumento a favor de la contabilidad basada en valores devengados. Empresas basadas en productos que llevan inventario, incluso si son pequeños, Por lo general, se utiliza la contabilidad de acumulación (o devengo) porque el método de efectivo no contabiliza adecuadamente el costo de los bienes vendidos y reduce la ganancia bruta.

Además, cualquier empresa con más de $ 25 millones en ingresos o que cotizan en bolsa debe utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo). Entonces, una vez que su empresa alcance una determinada etapa, este método contable es un requisito.

¿Cómo ayuda el software de contabilidad con la contabilidad basada en valores devengados?

Una de las principales razones por las que las empresas dudan en utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo) es el tiempo y el esfuerzo necesarios para mantener los libros y registros. Es más complejo administrar las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos pagados por adelantado o diferidos que simplemente realizar un seguimiento de las entradas y salidas de efectivo según el método de caja. Adicionalmente, El método de acumulación requiere que las empresas cierren los libros con más frecuencia (es decir, mensualmente, en lugar de anualmente). Más lejos, las empresas generalmente administran libros de contabilidad subsidiarios como cuentas por cobrar y cuentas por pagar con más frecuencia, semanalmente o quincenalmente.

Este obstáculo potencial para adoptar la contabilidad de acumulación (o devengo) se reduce en gran medida mediante la implementación de software de contabilidad, que puede automatizar y agilizar el proceso, reduciendo errores y costes de personal. Entradas de diario recurrentes, Las conciliaciones y el balance del libro mayor subsidiario, todos los componentes clave de la contabilidad de acumulación, se incluyen en la funcionalidad principal de la mayoría de los programas de contabilidad y simplifican la contabilidad de acumulación.