6 problemas comunes de facturación y cómo resolverlos

Su empresa puede hacer un trabajo excelente, tener miembros de equipo dedicados y servir a un gran grupo de clientes, pero si su función de facturación no funciona correctamente, no estará en el negocio por mucho tiempo.

La facturación es fundamental para cualquier empresa. El proceso también requiere precisión y puntualidad. Hágalo mal y no se le pagará o se le pagará tarde por sus productos o servicios, lo que realmente afecta su flujo de caja. Y cuando no le pagan, no puede compensar a sus empleados ni cubrir sus gastos generales.

Los errores en el proceso de facturación también pueden despertar sospechas en los clientes sobre sus prácticas comerciales. Los errores repetidos aumentarán aún más estas posibles señales de alerta y obligarán a sus clientes a reconsiderar si quieren hacer negocios con usted (o no).

La buena noticia es que hay pasos que puede tomar para reducir los errores en las facturas e infundir un alto índice de confianza en su base de clientes.

6 Problemas y soluciones de facturación

1. Facturas faltantes

   Si las facturas no llegan a los destinatarios previstos, no se les va a pagar. Y si utiliza condiciones de pago de 30 netos con sus clientes, y no recibe confirmaciones automáticas de recepción, puede pasar un mes o más antes de que se dé cuenta de que falta la factura. Esto puede afectar significativamente el flujo de caja, por no hablar de obligarle a comenzar de nuevo el proceso de facturación.

   Evite este problema mediante el uso de software financiero que no solo envía automáticamente o envía facturas directamente a la persona adecuada en el departamento de cuentas por pagar de su cliente, pero que también le avisa cuando la factura se ha abierto y visto. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico correcta esté asociada con la cuenta de cada cliente y de que compruebe periódicamente las facturas "no visualizadas". Esa es una señal de que no se están recibiendo ni revisando. Busque un sistema automatizado que pueda configurarse para marcar y alertarle cuando las facturas no se hayan visto durante un cierto período de tiempo.

2. Facturas confusas

   Si bien el lenguaje utilizado en sus facturas puede ser lo suficientemente claro para usted (realizamos X trabajo a cambio de X cantidad de dólares), sus clientes pueden ver ese mensaje a través de una lente diferente. Esto puede generar confusión sobre las facturas, y es especialmente problemático si vende varios productos o servicios diferentes al mismo cliente, y facturarlos varias veces.

   Evite este problema siendo lo más claro posible con su idioma y formato de facturación y utilizando la orden de compra original (PO), cotización de trabajo u otra documentación para elaborar sus descripciones. Al hacer que la factura sea lo más simple de entender posible, el proceso de aprobación será más fluido porque tanto el departamento de contabilidad como el aprobador entienden exactamente por qué están pagando.

3. Datos perdidos

   Si desea que sus facturas se paguen a tiempo y sin necesidad de intervención humana adicional, tienen que ser precisos. Cuando faltan los datos que los clientes necesitan para poder procesar facturas, Es muy probable que su pago se quede al final de la fila hasta que alguien resuelva el problema.

   Por ejemplo, en lugar de simplemente usar "al recibir" como fecha de vencimiento, Sea muy específico acerca de cuándo vence exactamente una factura. Eso ayudará a sus clientes a administrar sus propios programas de pago sin tener que adivinar cuándo vence realmente una factura. Tenga en cuenta los descuentos o incentivos por pagar anticipadamente, así como las multas por demora y los tipos de pagos aceptados.

   Habiendo consistente, los datos actualizados en todos sus sistemas son cruciales, por eso es útil tener un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para unirlo todo. Su sistema automatizado debería indicarle este tipo de problemas, o puede revisarlos a mano para asegurarse de que todos los campos estén llenos de lógica, informacion relevante. De cualquier manera, tener un proceso para revisar minuciosamente los datos de las facturas antes de presionar "enviar".

   7 Facturación imprescindible

   A continuación, le indicamos cómo crear una factura eficaz.

   
   • Detallado, lista detallada de artículos facturados.
   • La fecha de emisión de la factura.
   • Desglose de facturación:¿Cobró por hora o por proyecto? ¿Hay alguna tarifa incluida?
   • Los tipos de pagos aceptados y exactamente cómo pagar.
   • La fecha de vencimiento y la claridad son la clave aquí. Algunas frases comunes que pueden causar confusión son:"Vencimiento X días desde la recepción", "primer día laborable" y "fin de mes". Todos son vagos. En lugar de, utilice "Vencimiento X días a partir de la fecha de emisión de la factura".
   • Cualquier descuento u otros incentivos por pagar anticipadamente.
   • Detalles de la penalización tardía, si es aplicable.

4. Errores en la factura

   Los errores ocurren. Tal vez se olvidó de detallar los servicios que realizaron los miembros del equipo, o quizás no se dio cuenta de que su cliente necesitaba su orden de compra impresa en la factura de una manera específica. Tal vez cobró dos veces por el mismo producto o servicio, o tal vez colocaste el punto decimal en el lugar equivocado, convirtiendo efectivamente ese $ 1, 000,00 servicio en $ 10, 000 obligación.

   Puede minimizar o eliminar los errores en las facturas mediante el uso de una plataforma financiera automatizada que hace los cálculos por usted, le avisa cuando los campos del formulario quedan vacíos e incorpora requisitos específicos del cliente, como ese número de pedido requerido. Si administra facturas manualmente, asegúrese de verificar sus matemáticas y asegúrese de que todos los campos se hayan completado antes de enviar.

   Al echar este "último vistazo" a su trabajo, podrá reducir significativamente la cantidad de remesas demoradas debido a errores en las facturas.

5. Errores recurrentes en las facturas

   Como se mencionó, precio incorrecto, matemáticas inexactas, la falta de fechas de vencimiento de pago y otros descuidos pueden provocar retrasos en los pagos que ninguna empresa puede afrontar. Cuando estos errores suceden una y otra vez, conducen a la desconfianza dentro de su base de clientes. Cuando una persona de finanzas debe tomarse el tiempo para retroceder y resolver el problema, determinar cuántos ciclos se vieron afectados, calcular los ajustes necesarios y asegurarse de que no vuelva a suceder, le está costando mucho tiempo a ese cliente. Incluso cuando los errores no son intencionales, podrías dañar la relación o incluso perder a ese cliente.

   Para evitar errores recurrentes, indague y descubra las causas fundamentales. Las soluciones puntuales simplemente están haciendo perder el tiempo a todos. Por ejemplo, si su sistema automatizado extrae información de precios de una base de datos que no se ha actualizado en seis meses, desconecte la emisión de facturas hasta que se pueda actualizar la base de datos. O, si sus facturas generadas manualmente son propensas a problemas matemáticos, revise cada uno antes de enviarlo. Tener un cliente feliz que pague puntualmente valdrá la pena el tiempo extra invertido.

6. Información de contacto incorrecta o faltante

   La mayoría de las empresas tienen una casilla de correo electrónico o un empleado específico para recibir todas las facturas entrantes. Las empresas más grandes pueden tener varias personas que se ocupan de esta tarea en varias divisiones corporativas. Si su factura no llega a la persona adecuada, es muy probable que llegue a la "pila de cartas perdidas" de facturas que nunca se pagan. Si no esperaba recibir el pago hasta más de 30 días después de enviar la factura, pasará al menos un mes antes de que detecte el problema.

   Solucione el problema de forma proactiva confirmando (y reconfirmando) el destinatario correcto de sus facturas, sabiendo que puede haber varios empleados diferentes asignados a su cuenta, dependiendo de la diversificación de sus productos y servicios. También tenga en cuenta que las personas se trasladan a nuevos puestos o abandonan las empresas por completo, así que revise y actualice los contactos periódicamente, digamos cada seis a 12 meses.

Si comete alguno o todos los errores de facturación descritos en este artículo, Piense en cómo estos errores aparentemente menores están afectando su flujo de caja y sus resultados. Quizás lo más importante, considere cómo están afectando negativamente las relaciones con sus clientes. Al seguir los consejos que se describen aquí, puede eludir muchos de estos problemas, mejore las relaciones con sus clientes y dirija una organización más rentable.