21 formas de automatizar una pequeña empresa en 2020

La señal más segura de una pequeña empresa es la omnipresencia de "quien usa muchos sombreros". Eso suele ser cierto tanto si la empresa es una operación de una sola persona como si tiene un personal considerable.

El problema de usar muchos sombreros en el trabajo es que ninguna de sus responsabilidades recibe toda su atención. Esta situación generalmente tiene uno de dos resultados:o usted (y sus colegas) trabajan todo el tiempo, o las cosas a menudo se pierden y el trabajo se queda atrás eternamente.

Es más, sin procesos estandarizados para tareas comerciales clave, se pueden omitir algunos detalles o pasos, pasado por alto, repetidos innecesariamente o abandonados antes de su finalización. Los procesos comerciales garantizan la conformidad en las operaciones diarias de una empresa. Dado que ciertos procesos son repetitivos y no cambian, son los principales candidatos para la automatización.

Afortunadamente, Las herramientas de automatización no son solo para grandes empresas, se han vuelto simples y asequibles, por lo que se encuentran dentro de los presupuestos de muchas pequeñas empresas. Eso significa que puede automatizar gran parte del trabajo tedioso y concentrarse en iniciativas estratégicas que harán crecer el negocio. La combinación de los talentos y la automatización de su personal le ahorrará tiempo al tiempo que amplifica el crecimiento.

Hay dos categorías de funciones empresariales:básicas y de apoyo. Las funciones principales son las actividades que generan ingresos para el negocio y la razón principal por la que existe el negocio. Las funciones de apoyo son actividades secundarias que apoyan las funciones básicas.

Las empresas pueden automatizar numerosos pasos en las funciones básicas y de soporte para aumentar la eficiencia y reducir los costos. Por último, la automatización hace que una empresa sea más competitiva y la prepara para el éxito.

Tipos de automatización que deben utilizar las pequeñas empresas

A menudo, Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) aprovechan el software que automatiza los procesos y genera información e informes en un panel de control fácil de usar.

Una sola solución puede automatizar varias tareas en todos los departamentos y marcar una gran diferencia. Por ejemplo, Los sistemas CRM líderes pueden automatizar los procesos relacionados con el marketing, Ventas, operaciones y soporte al cliente.

Si bien hay muchos tipos de automatización que las pequeñas empresas pueden y deben usar, por lo general, se encuentran en una de tres categorías generales:marketing, operaciones y ventas.

Tipos de automatización de marketing para pequeñas empresas

La automatización del marketing ha existido por un tiempo y se ha vuelto extremadamente popular. Si bien es posible que no haya enviado mensajes masivos de correo electrónico a través de una plataforma de automatización de marketing, es probable que hayas recibido mensajes de este tipo antes. La automatización de marketing es una herramienta poderosa para las pequeñas empresas porque coordina los mensajes de marketing y los entrega a través de muchos canales en un horario establecido.

Las soluciones de automatización de marketing están estrechamente vinculadas a los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM). La plataforma de automatización de marketing extrae datos del CRM, y varias soluciones de CRM populares también tienen capacidades de marketing por correo electrónico que ayudan a las empresas a dirigirse a clientes potenciales o existentes con ofertas de marketing relevantes.

La automatización del marketing puede ayudar con esfuerzos como:

1. Manejo de liderazgo: A medida que ingresan nuevos clientes potenciales, el sistema de automatización de marketing puede rastrear estos prospectos a medida que avanzan en el ciclo de ventas. El sistema clasificará los clientes potenciales en varias categorías:clientes potenciales calificados de marketing, clientes potenciales calificados de ventas, etcétera. Registrará cualquier comunicación o desarrollo clave, y algunos sistemas asignarán a los clientes potenciales una puntuación en función de su potencial para convertirse en clientes de pago.
2. Campañas de correo electrónico :El software de automatización de marketing puede ayudar a coordinar las campañas de marketing por correo electrónico y aumentar su eficacia con métricas de rendimiento. Por ejemplo, podría rastrear la fecha en que su cliente compró un refrigerador y enviarle recordatorios de mantenimiento anualmente o notificarle sobre productos complementarios actualmente en venta.
3. Anuncios de display: Es más probable que los clientes potenciales se conviertan cuando ven varios mensajes en diferentes canales, y mostrar anuncios en sitios web o plataformas de redes sociales son otra forma eficaz de llegar a su audiencia. La automatización del marketing puede garantizar que las personas adecuadas vean estos anuncios. Por ejemplo, una empresa podría dirigirse a alguien que hizo clic a través de un correo electrónico sobre una nueva línea de productos con un anuncio de Facebook sobre esa misma línea.
4. Publicaciones en redes sociales: Un sistema de automatización de marketing ayuda a las empresas a administrar sus publicaciones en todas las plataformas y programar publicaciones futuras. Es un lugar centralizado para que todos puedan ver la actividad de las redes sociales de la empresa.
5. Campañas de correo directo: El sistema podría, por ejemplo, activar el envío de un cupón a los clientes que descargan la aplicación de la marca.
6. Bots de chat: Los bots de chat han ganado popularidad rápidamente porque permiten a las empresas conversar con prospectos y clientes sin la ayuda de los empleados. Un bot de chat puede responder preguntas sobre un producto, ayudar a resolver problemas con un pedido o incluso promover ciertos bienes o servicios. Muchos proveedores de bots de chat se integran con las principales plataformas de automatización de marketing.

Las empresas que adoptan la automatización del marketing ven un aumento promedio del 14,5% en la productividad de las ventas y una reducción del 12,2% en los gastos generales de marketing. según Invesp. El ochenta por ciento de las empresas que adoptaron la automatización del marketing vieron un aumento en la cantidad de clientes potenciales, y el 77% experimentó un aumento en las conversiones.

Tipos de automatización de operaciones de pequeñas empresas

Las pequeñas empresas pueden automatizar numerosos procesos operativos para liberar tiempo del personal, garantizar el cumplimiento de las leyes e incluso ejecutar tareas mientras las personas no están trabajando.

Las áreas en las que las empresas pueden automatizar las operaciones incluyen:

7. Secuencias de comandos y escaladas del centro de llamadas: El software puede introducir datos de clientes y productos en los scripts del centro de llamadas para que los agentes no necesiten buscar la información para brindar asistencia al cliente. Detecte oportunidades de ventas adicionales o solucione problemas de garantía. En caso de que el agente no pueda resolver el problema del cliente, la automatización puede escalar la llamada a un agente de soporte más experimentado o un gerente.
8. Nómina y hojas de tiempo: Los empleados pueden informar de sus actividades y horas en línea, que se alimenta en las hojas de tiempo y en un sistema de nómina automatizado. Luego, los impuestos y beneficios de los empleados se calculan y se restan de cada cheque de pago, que se distribuye automáticamente a cada empleado.
9. Recursos humanos: La automatización de la incorporación y la inscripción de beneficios permite a los empleados proporcionar fácil y rápidamente su información personal en línea para calcular las retenciones de impuestos y beneficios. Con software de gestión de recursos humanos, Los empleados también pueden programar sus días de vacaciones de acuerdo con las reglas del empleador y las necesidades de personal por período.
10. Parches de software y seguridad: Una solución de software como servicio (SaaS) automatizará las actualizaciones de software y los parches de seguridad. Eso garantiza que su información esté protegida y que pueda aprovechar las funciones más recientes, trabajo que podría fracasar cuando el personal está ocupado en otro lugar.
11. Cadena de suministro: Las órdenes de compra se pueden automatizar en función de la necesidad actual de suministros o inventario de la empresa. Por ejemplo, el sistema puede solicitar automáticamente materias primas de proveedores confiables para garantizar un suministro adecuado según el programa de producción del fabricante. O, imagine una tienda de comestibles que pueda recibir automáticamente pedidos de reabastecimiento para igualar las ventas en tiempo real, de modo que los estantes no estén vacíos y los almacenes no estén llenos de productos que se mueven lentamente.
12. Planificación / programación de viajes de negocios: La planificación y programación automatizada de viajes de negocios permite a los empleados programar y calcular los gastos de viajes de negocios dentro de las reglas y presupuestos de gastos establecidos por el empleador. Esto libera a los gerentes para que se concentren en tareas clave que requieren su experiencia en lugar de estas actividades administrativas que distraen pero son necesarias.
13. Administración de gastos: Los empleados pueden tomar una fotografía de los recibos de viaje, comidas u otros gastos y envíelos a través de una aplicación que luego activa un flujo de trabajo para su aprobación, reembolso y registro en los registros contables de la empresa.
14. Utilización de los empleados: Los sistemas automatizados pueden calcular la cantidad de empleados necesarios para períodos de tiempo específicos basados ​​en datos históricos y planes diarios. La solución puede mostrar solo los empleados disponibles, teniendo en cuenta los tiempos de vacaciones, horarios de viaje y otras licencias permitidas para que los empleadores puedan asignar turnos de trabajo en consecuencia. Más lejos, los empleados pueden clasificarse según sus niveles de productividad.

Tipos de automatización de ventas para pequeñas empresas

Si bien muchos tienden a pensar en el comercio electrónico cuando se trata de automatización de ventas, Es importante recordar que algunos aspectos de la venta minorista tradicional también se pueden automatizar. Por ejemplo, piense en un taller de reparaciones que envía mensajes de texto a un cliente cuando finaliza su servicio.

Más lejos, Las líneas entre las tiendas físicas y en línea continúan difuminando a medida que más clientes usan múltiples canales, a veces en la misma transacción. Por ejemplo, pueden pedir un producto en línea y luego recogerlo en la acera o hacer un pedido en línea en la tienda con la ayuda de un asociado para un producto que está agotado. Cuando la información fluye entre estos canales, Debería ofrecer una experiencia perfecta para el cliente tanto en el punto de compra como después.

Las áreas maduras para la automatización de ventas incluyen:

15. Mapeo de progreso de ventas: Las herramientas de automatización pueden rastrear y medir el progreso de las ventas para que los vendedores puedan determinar rápidamente el estado de clientes potenciales o clientes específicos y el desempeño general de las ventas.
16. Comunicación: Una herramienta de automatización de ventas puede enviar automáticamente correos electrónicos de seguimiento y recordatorios para futuras reuniones después de que un cliente potencial exprese interés en un producto o servicio. Si ha pasado mucho tiempo desde la última interacción entre el representante y el cliente potencial, el sistema podría recordarle al representante que se registre.
17. Actas: La automatización completa los detalles de la transacción desde el pago en el momento de la compra hasta las verificaciones de crédito automatizadas y las facturas enviadas de acuerdo con los términos de venta.
18. Gestión de contratos: La automatización garantiza el cumplimiento de las reglas de los contratos comerciales para evitar problemas en el futuro. También puede activar alertas para ayudar a garantizar que tanto la empresa como el cliente cumplan los términos.
19. Ventas adicionales y recordatorios de comercio electrónico: El sistema puede aumentar las oportunidades de ventas adicionales o cruzadas al enumerar automáticamente recomendaciones como "los clientes que compraron esto también compraron, "" Se necesitan piezas o herramientas de montaje adicionales "o" porque le gustó X, creemos que te gustará Z ". Los clientes también pueden recibir recordatorios automáticos por correo electrónico sobre un artículo que vieron o pusieron en su carrito pero que no compraron.
20. Mensajes y cupones en la tienda: Una empresa puede detectar los teléfonos de los consumidores cuando entran a la tienda, activar cupones u otros incentivos de ventas directamente en su teléfono.
21. Desarrollo de propuesta: La automatización puede rellenar previamente los campos para personalizar propuestas y otros acuerdos con los clientes sin dejar de cumplir con las reglas de la empresa con respecto a los precios. descuentos y otras ofertas especiales.

6 beneficios de la automatización para su pequeña empresa

Son muchos los beneficios que conlleva la automatización de los procesos comerciales. Muchos de esos beneficios se aplican a empresas de todos los tipos y tamaños, mientras que algunos son exclusivos de una industria específica. A continuación, se muestran los cinco mayores beneficios de la automatización para las pequeñas empresas.

1. Productividad: La automatización acelera los procesos para que el trabajo se complete más rápido y evita el trabajo repetitivo. como volver a introducir datos. También aumenta drásticamente la productividad en todas las áreas de su negocio, incluidas las ventas, márketing, nómina de sueldos, contabilidad, cadena de suministro y procesamiento de pagos.
2. Visibilidad: Cuando la información es accesible para todos los departamentos porque fluye automáticamente entre sistemas, hay una mejor visibilidad de los procesos comerciales. Esto hace que sea más fácil identificar el origen de los problemas y perfeccionar los procesos.
3. Análisis de datos mejorado: La automatización también le permite descubrir más conocimientos y analizar más datos de los que haría si realizara un seguimiento manual del rendimiento de su empresa. Por ejemplo, puede ver si los trabajadores de mantenimiento o instalación están a tiempo o se retrasan. Puede saber con anticipación si venderá un producto antes de que llegue un nuevo envío. Y, puede identificar fácilmente los cambios que aumentarán sus ganancias, ya sea usando un proveedor diferente o aumentando sus precios.
4. Comunicación: La automatización puede rastrear las ventas o el estado de un proyecto, actualice al equipo sobre el progreso y envíe recordatorios e indicaciones importantes a los empleados y clientes. Esto aumenta la organización y facilita la gestión y el crecimiento de su negocio. Por ejemplo, el software puede generar automáticamente hitos e informes de progreso y compartirlos en un horario regular que elija la empresa. Los suministros se pueden reponer automáticamente, llamadas de ventas programadas automáticamente, proveedores notificados de cambios en la política de compras, y datos de clientes compartidos entre departamentos.
5. Costos de nómina reducidos: La automatización de tareas libera los horarios de los empleados, permitiendo a las empresas aumentar la producción de trabajo sin ampliar la fuerza laboral o tener que pagar horas extraordinarias. En cambio, las empresas pueden reducir los costos de nómina y mantener el mismo nivel de producción y productividad a través de la automatización.
6. Eficiencia operacional: Forrester predice que la automatización puede reducir los costos operativos en un 90%. Pero más allá de ahorrar dinero, la automatización puede brindarle la tranquilidad de saber que su empresa cumple con las leyes y regulaciones, hay muchos menos errores y poco o nada ha pasado desapercibido. Dado que la automatización permite a los empleados hacer su trabajo más rápido, pueden disfrutar de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.