15 beneficios de la contabilidad en la nube

Si su empresa todavía utiliza software de escritorio u hojas de cálculo para la contabilidad, puede ser el momento de considerar la actualización a un sistema de contabilidad basado en la nube. El software basado en la nube ofrece muchos beneficios sobre las soluciones locales, que incluye permitir que los usuarios trabajen desde cualquier lugar, en cualquier momento, automatización de procesos manuales que consumen mucho tiempo, mejora la precisión y el cumplimiento y la capacidad de acelerar los procesos de cierre financiero con menos esfuerzo.

Dependiendo del software, las empresas pueden obtener beneficios adicionales, como costos de software más predecibles, menos gasto en hardware, reducir los gastos generales de TI, mejor recuperación ante desastres, supervisión sofisticada de amenazas y seguridad, mayores niveles de disponibilidad, mayor rendimiento y escalabilidad.

15 beneficios de la contabilidad en la nube que debe conocer

Con un sistema en la nube, el trabajo de hospedaje y actualización de su software de contabilidad lo asume el proveedor. Mueve sus libros en línea y luego accede al software a través de Internet desde un navegador, pagar el servicio mediante suscripción. No es necesario comprar ni instalar ningún software en las computadoras de su oficina, y el software en la nube es menos costoso de implementar y desplegar en múltiples ubicaciones.

Cualquier sistema basado en la nube ofrece una serie de ventajas, como garantizar que los usuarios autorizados puedan acceder a actualizaciones, información financiera precisa desde casa o mientras viaja. Algunos sistemas también proporcionan capacidades más avanzadas, como la automatización sofisticada de los procesos contables.

1. Menos administración: Con software de contabilidad en la nube, los propietarios de negocios eliminan la necesidad de lidiar con la instalación de software que consume mucho tiempo, copias de seguridad y otras tareas administrativas, porque está accediendo al software a través de Internet. No necesita comprar ni administrar servidores u otra infraestructura de TI para ejecutar su software de contabilidad. No es necesario que realice copias de seguridad periódicas de datos financieros importantes, porque su proveedor de contabilidad lo hace automáticamente por usted. Menos tiempo dedicado a la administración libera al personal para que dedique más tiempo a las actividades productivas que hacen crecer su negocio.

2. El software siempre está actualizado: Debido a que el software está en la nube, siempre tienes la versión más actualizada. El proveedor de la nube actualiza automáticamente el software de contabilidad para incluir cambios en las tasas impositivas y las reglas de contabilidad y agrega nuevas funciones. No tiene que preocuparse por actualizar su software para mantenerse actualizado; cada vez que inicie sesión, obtendrá acceso inmediato a la última versión.

3. Automatización: Las plataformas de contabilidad basadas en la nube automatizan muchas tareas bancarias y contables, reduciendo el trabajo manual. Por ejemplo, el software puede importar automáticamente transacciones bancarias y de tarjetas de crédito, producir facturas recurrentes, programar informes, pagar suscripciones y registrar transacciones en el libro de contabilidad correspondiente. Puede calcular automáticamente descuentos e impuestos y marcar excepciones en las que las facturas no coinciden con las órdenes de compra. Algunos programas de software de contabilidad en la nube son particularmente útiles para las ventas internacionales, Manejo automático de cálculos de impuestos para muchos países diferentes.

4. Facilidad de cumplimiento: Las plataformas de contabilidad en la nube ayudan a las empresas públicas y privadas con el cumplimiento fiscal mediante la producción de estados financieros precisos, estimaciones de impuestos trimestrales y declaraciones de impuestos anuales. Esto ayuda a los dueños de negocios a evitar la obligación tributaria de declarar menos, lo que podría dar lugar a auditorías o multas, o reportar en exceso y pagar demasiado. Automatizando los cálculos de impuestos nacionales e internacionales, Las plataformas en la nube también ayudan a garantizar el cumplimiento de todos los regímenes fiscales aplicables. Algunas soluciones de contabilidad en la nube líderes incluso automatizan el reconocimiento de ingresos para cumplir con los estándares de contabilidad aceptados.

5. Sin papel / ecológico: La contabilidad tradicional a menudo implica papeleo, mucho. En el mundo digitalizado de hoy, es ineficiente e innecesario almacenar físicamente registros en papel archivados o distribuir manualmente informes en papel a los inversores, prestamistas y otras partes. Solicite a los proveedores que envíen facturas electrónicamente para que se puedan importar directamente al sistema de contabilidad en la nube. Puede ordenar la oficina escaneando facturas en papel y recibos para su procesamiento. Enviar sus facturas por correo electrónico a los clientes elimina los costos de impresión y envío y acelera los plazos de entrega de los pagos. Reducir el uso de papel también reduce su impacto ambiental:una oficina promedio genera 350 libras de papel usado por empleado al año, y 375 millones de cartuchos de impresora se incineran o se envían a vertederos cada año, y la reducción del consumo de energía al reducir el uso de servidores y hardware tiene un impacto aún mayor.

6. Seguridad de datos: Es posible que le preocupe el almacenamiento de información confidencial en la nube. Pero los servicios de contabilidad en la nube mejoran la seguridad de la mayoría de las empresas de varias formas. Primero, los proveedores de la nube aplican múltiples niveles de seguridad, incluyendo cifrado avanzado y control de acceso, para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a sus datos. También hacen una copia de seguridad automática de sus datos para que no corra el riesgo de perder registros financieros vitales. Si un empleado pierde una computadora portátil o una oficina se daña por un incendio o una inundación, sus datos siguen estando seguros, ya que se almacenan en línea. Luego, su equipo de TI puede concentrarse en proteger los puntos finales y asegurarse de que los empleados tengan los derechos de acceso adecuados para sus funciones.

7. Escalabilidad: Una de las características más atractivas de la nube es la escalabilidad. Administrar las finanzas con hojas de cálculo se vuelve rápidamente inmanejable a medida que una empresa se expande, y los sistemas de contabilidad basados ​​en escritorio suelen ofrecer una funcionalidad limitada, lo que puede obstaculizar el crecimiento de un negocio. Si es una startup con planes de expansión, por ejemplo, no querrá quedarse atascado con un sistema que se le quedará pequeño en un año. El software de contabilidad integral basado en la nube puede ampliarse y adaptarse a sus necesidades comerciales; puede comenzar con funciones contables básicas y agregar funciones y usuarios a medida que su empresa crece.

8. Precisión: El software de contabilidad basado en la nube mejora la precisión al eliminar muchos de los pasos manuales propensos a errores que se requieren cuando se utilizan hojas de cálculo. Además de categorizar automáticamente las transacciones y calcular los impuestos, El software en la nube puede hacer coincidir las facturas recibidas con los pagos y envíos e incluso automatizar los procesos de conciliación. hacer coincidir las transacciones internas con los registros bancarios y marcar los errores.

9. Fuente única de verdad: Los sistemas de contabilidad en la nube almacenan toda la información financiera en una única base de datos, por lo que todos en la organización trabajan exactamente con la misma información. Ya no hay pérdida de tiempo mientras los equipos intentan averiguar qué versión de una hoja de cálculo es la correcta. Un solo central, El conjunto de datos autorizados garantiza la coherencia en todos los procesos contables e informes financieros.

10. Personalización: Cada negocio es diferente por eso tiene sentido elegir un software de contabilidad en la nube que pueda personalizarse según las necesidades individuales de su organización. Algunas soluciones de contabilidad en la nube le permiten adaptar los procesos y los flujos de trabajo para que se adapten mejor a la forma en que opera su empresa. Puede crear paneles personalizados que brinden a cada usuario una vista de un vistazo de sus métricas más importantes y otra información. También puede agregar la marca corporativa y la terminología específica de la empresa.

11. Accesibilidad / disponibilidad: A diferencia del software de contabilidad de escritorio de la vieja escuela, Los sistemas basados ​​en la nube lo liberan de los confines de su oficina. Con software de contabilidad en línea, los usuarios autorizados pueden iniciar sesión desde cualquier ubicación, 24 horas al día, 7 días a la semana, a través de un navegador web o una aplicación móvil. Pueden aprobar pagos o enviar facturas sin tener que esperar hasta que regresen a la oficina. Los miembros del equipo de contabilidad siempre están conectados a la información financiera y análisis en tiempo real más actualizados. Debido a que todos los datos se almacenan en el mismo sistema basado en la nube, es más fácil compartir documentos electrónicos entre el personal que trabaja en casa o en la carretera. Tampoco es necesario comprar software adicional, como Citrix o VPN, para acceder al verdadero software en la nube.

12. Informes y visualización de datos en tiempo real: Cuando la empresa gestiona la contabilidad mediante hojas de cálculo o procesos en papel, es difícil conseguir un rápido preciso, visión actualizada del rendimiento empresarial. Como resultado, Es posible que los líderes no detecten los problemas con la suficiente antelación para evitar que se conviertan en problemas mayores. Los sistemas de contabilidad en la nube pueden resolver este problema proporcionando acceso en tiempo real a datos financieros centralizados. En lugar de esperar informes históricos con semanas o meses de antigüedad, los usuarios siempre tienen una visión actualizada de la situación financiera actual de la empresa. Los paneles y otras herramientas de análisis integradas traducen datos complejos en gráficos e indicadores clave de rendimiento fáciles de entender. La visualización de datos permite al equipo obtener nuevos conocimientos e identificar rápidamente las tendencias que impactan en el negocio. y cuesta significativamente menos con el software en la nube.

13. Posibilidades de integración: Algunos proveedores de soluciones de contabilidad en la nube ofrecen amplios conjuntos de aplicaciones comerciales integradas que comparten la misma base de datos central. A medida que su empresa crece, puede agregar módulos que manejen casi todos los aspectos del negocio, desde la nómina hasta la gestión de inventarios, marketing y comercio electrónico. Debido a que todos estos sistemas funcionan desde la misma base de datos, tendrás una precisa, vista en tiempo real de los datos financieros de toda la empresa. Las soluciones líderes en la nube también han creado ecosistemas que incluyen cientos de proveedores que brindan productos complementarios para agregar funciones de contabilidad especializadas o proporcionar automatización adicional. También puede conectarse a plataformas de pago y facturación en línea.

14. Colaboración: Debido a que todos los datos financieros se almacenan en línea en una única base de datos, los miembros del equipo pueden colaborar más fácilmente. No es necesario administrar varias versiones del mismo archivo o copiar datos en unidades de memoria USB para compartirlos con otros. Los empleados pueden trabajar juntos desde cualquier lugar, siempre que tengan acceso a Internet. Esto puede acelerar el proceso de cierre financiero y simplificar otras tareas, como la previsión.

15. Eficiencia: Procesos contables automatizados, el acceso en tiempo real a información precisa y una administración reducida contribuyen a una función contable más eficiente en general, lo que ayuda a impulsar la eficiencia de todo el negocio. Su personal perderá mucho menos tiempo ingresando y verificando datos manualmente, y una mayor precisión y controles integrados significan que dedican menos esfuerzo a rastrear problemas, como facturas no coincidentes. Los datos y la automatización más precisos significan que los miembros del personal no tienen que luchar para consolidar los datos de sistemas dispares para cumplir con los plazos. Y porque precisa, los datos financieros actualizados están disponibles en toda la organización, todos en la empresa pueden utilizarlo para tomar decisiones que mejoren el rendimiento empresarial.

Haga el cambio a la contabilidad en la nube

Ya sea que se trate de una empresa en crecimiento o una corporación global, El cambio a un sistema de software de contabilidad basado en la nube puede aumentar la eficiencia y proporcionar visibilidad en tiempo real del desempeño financiero. El software de gestión financiera NetSuite automatiza las transacciones diarias, acelera el proceso de cierre financiero, y ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas fiscales y contables. Debido a que el software está basado en la nube, no es necesario invertir ni administrar hardware y software locales. Los miembros del personal pueden acceder a la información, aprobar transacciones y colaborar desde cualquier lugar. El software de gestión financiera NetSuite se integra con toda la gestión de pedidos de NetSuite, inventario, Funciones de CRM y comercio electrónico, proporcionando un conjunto unificado de aplicaciones ERP para ejecutar todo el negocio.

Las soluciones de contabilidad en la nube ofrecen importantes beneficios sobre los productos de contabilidad de escritorio y los procesos manuales basados ​​en hojas de cálculo. Las soluciones líderes en la nube automatizan todas las tareas contables, reduciendo el esfuerzo manual, mejorando la precisión y acelerando los procesos de cierre financiero. Los empleados pueden acceder a información financiera en tiempo real y colaborar desde cualquier parte del mundo. Las soluciones integrales basadas en la nube se integran con una amplia gama de otras aplicaciones comerciales y son escalables y personalizables para adaptarse a las necesidades de las empresas en crecimiento.

Preguntas frecuentes sobre los beneficios de la contabilidad en la nube

P:¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad en la nube?

A: La contabilidad en la nube ofrece una amplia gama de beneficios. No es necesario comprar licencias de software ni mantener hardware en las instalaciones de su empresa; en lugar de, su proveedor ejecuta el software en la nube, y accedes a él a través de Internet, pagar el software mediante suscripción como servicio. Los usuarios pueden trabajar desde cualquier lugar. El proveedor actualiza automáticamente el software para agregar nuevas funciones y mantenerse al día con los cambios en las reglas fiscales y contables. Algunas soluciones financieras en la nube también automatizan los procesos de contabilidad de rutina y ayudan a garantizar la precisión.

P:¿Por qué la contabilidad en la nube es buena para las empresas?

A: Las soluciones de contabilidad en la nube líderes son extremadamente escalables, para que puedan respaldar las crecientes necesidades de las empresas en crecimiento. La contabilidad en la nube también puede ayudar a que una empresa funcione de manera más eficiente. Los usuarios pueden trabajar desde cualquier lugar, con acceso 24 horas al día, 7 días a la semana a información actualizada sobre su negocio. Las soluciones modernas de contabilidad en la nube automatizan los procesos manuales que requieren mucho tiempo y son propensos a errores y le permiten ahorrar dinero a su empresa en licencias. servidores y tiempo del personal de TI.

P:¿Qué es la nube y sus beneficios?

A: La nube hace que los datos estén disponibles en línea en cualquier momento, en cualquier sitio, desde cualquier dispositivo. Sus datos y programas se almacenan en una red de servidores conectados que operan como un único sistema escalable. Si su oficina se ve afectada por una situación de emergencia como una inundación o un incendio, no hay desaceleración en la productividad, porque puede iniciar sesión en el sistema a través de Internet.

P:¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad?

A: La contabilidad es una disciplina amplia que se centra en las actividades financieras actuales de una empresa. Los contadores ayudan a los dueños de negocios a crear presupuestos y controlar los gastos, administrar el flujo de caja y pronosticar los ingresos. Como resultado, los líderes empresariales pueden tomar decisiones más informadas sobre grandes gastos, evaluar la dotación de personal y la nómina, realizar un seguimiento de los gastos comerciales, controle la salud financiera y el crecimiento comercial y mantenga registros comerciales precisos.