¿Qué cubre el reembolso de millas?

Los empleadores que piden a los empleados que utilicen sus propios automóviles para el trabajo pagan un reembolso por kilometraje. La razón es simple. Los empleadores pueden contratar y retener mejor a empleados de calidad compensándolos por el costo de conducir relacionado con el trabajo. El reembolso de millas cubre los gastos asociados con la operación de vehículos de motor como automóviles, furgonetas y SUV.

Tarifas estándar del IRS

Cada año, el Servicio de Impuestos Internos establece una tarifa estándar para el uso comercial de vehículos. Por ejemplo, en 2015 la tasa fue de 57,5 ​​centavos por milla. La tasa de reembolso se utiliza para calcular la cancelación de impuestos cuando no se reembolsan los viajes relacionados con el trabajo. La tarifa comercial estándar cubre el costo de operación de un vehículo promedio, incluida la gasolina, mantenimiento y reparaciones, seguros y depreciación.

Cancelaciones de millas no comerciales

Algunos reembolsos son por conducción no comercial, pero aún califica para una exención de impuestos. Los viajes por motivos médicos o de mudanza podrían deducirse o reembolsarse a 23 centavos por milla a partir de 2015. La tarifa por conducir cuando se realizan actividades caritativas está fijada por ley en 14 centavos por milla.

Kilometraje permitido

HR Hero dice que se deben cumplir tres criterios para que el reembolso de millas califique como gasto comercial. Primero, El reembolso solo se puede pagar por viajes directamente relacionados con el trabajo. Viajar entre su hogar y su lugar de trabajo normal no es un viaje calificado. Segundo, los empleados deben documentar la conducción relacionada con el trabajo. Finalmente, un empleado debe devolver cualquier monto de reembolso en exceso pagado. Los empleadores no incluyen reembolsos de millas calificadas como ingresos, por lo que es completamente libre de impuestos para el empleado. Un empleador puede cancelar el monto como gasto comercial.

Mantenimiento de registros para reembolso

Los empleados suelen llevar un registro de kilometraje para documentar su conducción relacionada con el trabajo. Comienza con el primer día del año en que el automóvil se utiliza para fines comerciales y termina con la lectura del odómetro del último día. Cada entrada debe indicar la fecha, el motivo comercial del kilometraje y el lugar al que se dirige. Se deben registrar las lecturas del odómetro inicial y final. Los empleadores usan esta información para calcular los reembolsos de millas al multiplicar las millas recorridas por la tarifa estándar del IRS.

Opción de gastos reales

Los empleadores generalmente no utilizan los gastos reales del vehículo debido a los requisitos de mantenimiento de registros. Sin embargo, los empleados pueden usar los gastos reales si exceden el monto del reembolso. Para usar los costos reales, un empleado debe mantener un registro de kilometraje y registros de los pagos del seguro, compras de gasolina, reparaciones y todos los demás gastos del vehículo. Una vez que ese empleado usa los gastos reales, no puede volver a utilizar la tasa estándar si se reclama una depreciación acelerada. Solo se podrán reclamar los gastos proporcionales al uso comercial del vehículo. Por ejemplo, si el 25 por ciento de las millas recorridas en un año están relacionadas con el trabajo, Se puede amortizar el 25 por ciento de los gastos reales del vehículo.