Lista de verificación de conteo de inventario físico definitivo en 24 pasos

Realizar un recuento de inventario físico es una actividad importante para empresas de todo tipo. Si bien es posible que los minoristas sean los primeros en pensar en medir el inventario físico, en verdad, todo tipo de empresas, desde fabricantes hasta organizaciones de servicios, llevan algún tipo de inventario.

Un recuento de inventario físico requiere atención a los detalles, precisión y un proceso bien pensado. Una lista de verificación del recuento de inventario físico puede ser una excelente manera de asegurarse de que comprende y sigue los pasos correctos. asegurando precisión y aprovechando al máximo sus esfuerzos.

¿Qué es un recuento de inventario físico?

Como el nombre sugiere, un recuento de inventario físico es un proceso metódico y estructurado utilizado para contar las acciones de una empresa. Las empresas utilizan recuentos de inventario físico para proporcionar una auditoría o verificación de los datos en los sistemas de inventario y realizarlos en horarios programados que generalmente coinciden con los períodos de informes financieros. Los recuentos de inventario también son fundamentales para garantizar la confiabilidad de la previsión de ventas y compras.

Hay dos métodos principales para realizar un recuento de inventario físico:

• Manual - Utilizar papel y lápiz para contar y registrar el inventario.
• Electrónico - Confiando en tecnología como escáneres, RFID, códigos de barras o dispositivos móviles para contar artículos.

Si está tratando de determinar la mejor manera de contar el inventario, las empresas a menudo optan por el recuento cíclico. El software de conteo de ciclos y control de inventario puede ayudar a eliminar las causas fundamentales de los errores al crear procesos de control más confiables. Apoyar una estrategia de recuento cíclico con software de gestión de inventario puede solicitar automáticamente a los empleados que cuenten ciertos artículos y categoricen los productos en función del volumen o el valor. Por último, esto conduce a una información de inventario más precisa y a una mejor garantía de calidad.

El objetivo final al realizar un recuento de inventario físico es que los registros coincidan lo más posible con los productos disponibles.

Lista de verificación del recuento de inventario físico de 24 pasos

Al realizar un recuento de inventario físico, Los empleados deben tomar varios pasos para garantizar que el proceso sea lo más fluido y preciso posible. A continuación, se incluye una lista de verificación del recuento de inventario físico, que cubre el recuento previo, durante el recuento y después del recuento.

Precontar

• Seleccione y notifique a los empleados involucrados en el recuento de inventario físico. Puede ser una combinación de empleados nuevos y experimentados, pero desea seleccionar confiable, Empleados concienzudos y detallistas. Coloque a estos empleados en parejas donde un empleado cuente y el otro registre.
• Programe una hora para el recuento. Por lo general, esto se realiza fuera del horario comercial habitual y después de las prisas estacionales. especialmente en entornos minoristas, para evitar interrumpir a los clientes y las operaciones diarias.
• Capacite a todos los empleados involucrados en el recuento de inventario físico. Asegúrese de que reciban detalles claros sobre los pasos que deben seguir y cómo realizar y documentar el recuento.
• Organice su recuento por ubicación en lugar de por producto. Eso ayuda a que el proceso sea más eficiente y proporciona una forma ordenada para que los empleados lleven a cabo el recuento de inventario.
• Crear mapas o diagramas que indiquen las áreas de conteo. y etiquetar claramente el inventario almacenado en cada área.
• Asegúrese de que todo el inventario esté claramente etiquetado con etiquetas fijas (por lo que no es probable que se muevan o se caigan de las estanterías) y esas etiquetas son fáciles de encontrar y leer, si no utiliza la gestión de contenedores.
• Asignar empleados a áreas específicas que son responsables de contar. Eso ayuda a administrar el proceso de recuento y facilita la identificación de los empleados que puedan necesitar proporcionar o aclarar información una vez finalizado el recuento.
• Realice un seguimiento de los productos en consignación que tenga en stock por separado. Evite incluirlos en el mismo recuento que otros artículos del inventario. El inventario de consignación se refiere a los artículos que siguen siendo propiedad del productor mientras que otra empresa (como un minorista o distribuidor) los almacena y los envía a los clientes. solo pagando por el inventario una vez que se vende.
• Obtenga etiquetas de conteo. Las etiquetas de recuento son formularios de dos partes que completan quienes realizan el recuento físico del inventario. Están numerados para ayudar a documentar el inventario y garantizar un mantenimiento de registros preciso. Los escáneres y otros dispositivos electrónicos de conteo automatizan este proceso.
• Haga planes para observar las áreas donde se cuenta el inventario . Considere programar "visitas sorpresa, "especialmente en áreas donde se encuentran artículos valiosos, para reducir las posibilidades de robo o fraude.

Durante el Conde

• Designar a una persona para demostrar el proceso. el día del recuento para asegurarse de que los empleados comprendan lo que están haciendo y cómo funciona el proceso. Asegúrese de que todos reciban ejemplos del método de documentación que utiliza como guía para que lo sigan.
• Evite detener toda actividad en el almacén. Pero es crucial asegurarse de que no entren o salgan existencias del área mientras se realiza el recuento de inventario físico. Eso generará confusión y aumentará las posibilidades de cometer errores.
• Los miembros del equipo deben completar una etiqueta de conteo , adjuntando una copia al artículo del inventario y conservando la otra copia, ya sea que estén contando manualmente o usando un escáner. El líder del proyecto recopila las etiquetas y confirma que se han completado correctamente y que no faltan etiquetas.
• Las etiquetas deben revisarse para verificar su precisión , luego se entrega a los miembros del personal asignados para ingresar la información en el sistema de administración de inventario. Si usa escáneres, esto no será necesario ya que la información ingresa automáticamente al sistema.
• A medida que se cuentan las áreas, el personal debe marcarlos por lo que es evidente que ya se ha realizado el recuento de inventario en esa zona.
• Realización de controles al azar es un paso crucial para garantizar la precisión y ayudar a detectar posibles errores o fallas en los procesos que deben corregirse.
• Deje los artículos extraviados donde están si encuentra alguno durante el conteo.
• Realice un recorrido final por las áreas que se están contando. Realice este paso para asegurarse de que se hayan etiquetado todos los elementos, indicando que han sido contados.
• Planifique el tiempo para los descansos y proporcione comida y refrigerios. a los empleados para agradecerles sus contribuciones, especialmente cuando los recuentos ocurren fuera del horario laboral habitual.

Recuento de entradas

• Analizar los resultados del recuento de inventario físico para identificar y resolver cualquier área problemática o donde se puedan necesitar mejoras en el proceso para mejorar la precisión del inventario.
• Comunicarse ampliamente con los empleados , no solo los involucrados en el conteo sino todos los empleados de la organización. Hágales saber los resultados de los recuentos físicos, cualquier discrepancia importante, y solicite su opinión sobre lo que podría haber provocado estos desajustes.
• Tome medidas para investigar cualquier sospecha de robo. si el recuento de su inventario generó alguna inquietud de este tipo.
• Tomar medidas para evaluar y actualizar los procedimientos. , implementar el conteo cíclico para facilitar los conteos futuros, e instituya la capacitación o mejore la comunicación si el recuento de su inventario físico sugiere un error del empleado.
• Reconocer y recompensar a los empleados en áreas donde el recuento de inventario mostró altos niveles de precisión. Ofrezca comentarios constructivos a los empleados en áreas donde hubo inconsistencias significativas. Buscar sus aportes para establecer nuevas políticas, procedimientos y prácticas para minimizar tales problemas en el futuro.

Vaya más allá de las hojas de cálculo con el software de gestión de inventario

Si bien algunas empresas usan hojas de cálculo o incluso papel para administrar el inventario, esto está lejos de ser una solución ideal. Estos enfoques no solo son propensos a errores, pero no ofrecen la funcionalidad más sólida del software de administración de inventario que puede ayudar a minimizar el desperdicio y maximizar la capacidad de tomar decisiones informadas relacionadas con compras y ventas.

El software de administración de inventario en la nube actual puede rastrear productos en numerosas ubicaciones y brinda a su fuerza laboral acceso a datos actualizados al minuto sobre los niveles de inventario en todo momento. Esta tecnología puede automatizar el reabastecimiento, seguimiento de lotes y series y recuento cíclico. El sistema adecuado ayudará a establecer mejores prácticas de gestión de inventario que le ayudarán a ahorrar tiempo, Reduzca los errores y proporcione a su personal de administración la información que necesitan para tomar decisiones comerciales esenciales.

Un sistema de gestión de inventario y un recuento cíclico pueden reducir la frecuencia de los recuentos físicos, ya que se realiza un seguimiento de cada artículo a medida que ingresa. se mueve y sale de sus instalaciones al tiempo que produce menos discrepancias que resolver. Cuando necesite completar un recuento físico, serán más rápidos y precisos con este software en su lugar. Esto es especialmente cierto para las empresas que utilizan escáneres conectados a la solución de gestión de inventario.

La gestión de inventario es un elemento crítico de las operaciones de cualquier negocio y tiene un impacto significativo en los resultados finales y el éxito general. Llevar a cabo recuentos físicos de inventario con regularidad, a menudo anualmente junto con los ciclos anuales de elaboración de presupuestos y generación de informes, garantiza registros precisos y ayuda a tomar decisiones importantes sobre los niveles de existencias para satisfacer la demanda de los clientes y garantizar la continuidad de las operaciones comerciales. El uso de tecnología para mejorar el proceso de administración de inventario y agilizar los recuentos físicos puede ayudar a su empresa a reducir los costos de manejo y aumentar el flujo de efectivo.