Cómo administrar con éxito una asociación de condominios

Estar a cargo de una asociación de condominios no es tarea fácil. Como persona o empresa gestora, generalmente eres responsable del mantenimiento de los edificios, piscinas y otras áreas comunes. También debe hacer cumplir las reglas sobre lo que los propietarios pueden hacer con su propiedad, y esto puede causar mucha controversia. Los propietarios pagan entre $ 100 y $ 10, 000 al año para vivir en una comunidad gestionada, según CNNMoney.com, y esto crea una enorme presión sobre la asociación para que sea financieramente responsable, cumplir con los estándares de mantenimiento y limpieza y mejorar el valor general de los condominios.

Paso 1

Identifique las operaciones clave de las que será responsable. Usando software de procesamiento de textos, documentar las áreas de obligaciones de la asociación de condominios. Estos pueden incluir:mantenimiento de edificios, paisajismo, quinielas, salas de recreo y otras instalaciones compartidas públicamente; recolección de basura; limpieza de emergencia, como nieve o hielo, y seguridad del edificio. Tome nota de otras áreas de gestión, como hacer cumplir las reglas de la comunidad para los propietarios, responder a las quejas, celebrar reuniones periódicas de la asociación y cobrar cuotas mensuales o anuales.

Paso 2

Determine la mano de obra necesaria para operar la instalación. Establezca relaciones con proveedores locales para proporcionar los servicios de mantenimiento. Esté preparado para contratar un abogado en caso de que surja una acción legal.

Paso 3

Planifique el presupuesto anual con cuidado. Cree una plantilla en un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel. Comience con el nivel más grande de reparaciones, como reemplazos de techo, luego asigne apropiadamente para los servicios de limpieza, reemplazo de asfalto, paisajismo, control de plagas, calefacción y aire acondicionado, pintura exterior y más. Examine todas las unidades para determinar qué se necesita, y dejar las reservas para dar cuenta de los escenarios de desastres naturales.

Paso 4

Documente un conjunto de estándares de reparación y mantenimiento. Esto es crucial para planificar el mantenimiento a largo plazo de las operaciones típicas de un edificio. Piense en lo que constituye "limpio". Establecer un estándar para lo que considere necesario para programar el control de plagas, servicio de calefacción / aire acondicionado, y otro mantenimiento regular. Al decidir sobre la urgencia de determinadas reparaciones, reduce la posibilidad de exceder su presupuesto. También, esto le permite concentrarse en las operaciones esenciales necesarias para administrar la comunidad.

Paso 5

Sea lo más diplomático posible con los propietarios. Las disputas sobre las reglas de la asociación pueden conducir rápidamente a batallas legales. Las reuniones de la asociación son foros abiertos para que los propietarios planteen problemas. Cuando las quejas se plantean en persona o por escrito, responder de manera eficiente y respetuosa.

Paso 6

Documente y evalúe todas las operaciones de forma regular. Una evaluación de fin de año de su presupuesto y operaciones lo ayuda a determinar qué ha funcionado, y si necesita cambiar su enfoque el próximo año. Guarde todos los recibos de mantenimiento, contratos legales, información de seguros y registros financieros juntos en un sistema de archivo organizado para referencia futura.

Propina

Si su comunidad tiene 30 o más unidades, puede tener sentido contratar una empresa de administración de propiedades, ya que será difícil para un individuo administrar de manera eficiente todas las operaciones del condominio.

Considere la posibilidad de ser miembro del Instituto de Asociaciones Comunitarias (CAI). Esta organización nacional proporciona recursos educativos, boletines informativos oportunidades de talleres y otras herramientas para la gestión de asociaciones de condominios.

Advertencia

Podría enfrentarse a costosas acciones legales si no cumple con los códigos de construcción o no lleva un registro preciso de la actividad financiera.

Cosas que necesitará

• Software de procesamiento de textos

• Hoja de cálculo

• Archivador