¿Qué es el inventario MRO? Una guía experta

La mayoría de las empresas necesitan mantener un stock de repuestos, suministros y otros materiales que ayudan a mantener sus negocios en funcionamiento. Los fabricantes necesitan componentes y herramientas a mano que puedan utilizar para reparar rápidamente las máquinas y mantener las líneas de producción en funcionamiento. Los minoristas y las organizaciones de servicios necesitan artículos básicos como bombillas, material de limpieza y material de oficina.

Colectivamente, estos elementos se conocen como mantenimiento, Inventario de reparaciones y operaciones (MRO). Dado que el inventario de MRO puede representar una parte importante del gasto total en adquisiciones de una empresa, Es importante aplicar procesos de gestión de inventario de MRO eficientes que minimicen los costos al tiempo que garantizan que la empresa tenga el inventario suficiente para satisfacer sus necesidades.

¿Qué significa MRO?

MRO significa mantenimiento, reparación y operaciones. Se refiere a todas las actividades necesarias para que las instalaciones y los procesos de producción de una empresa funcionen sin problemas. Por ejemplo, MRO incluye el mantenimiento y la reparación de rutina de la maquinaria de producción, así como las actividades cotidianas como la limpieza y la obtención de material de oficina. Boston Consulting Group indica que los costos de MRO pueden llegar al 4.5% de los ingresos en algunas industrias, por lo que reducir el gasto en MRO puede tener un impacto significativo en los resultados finales.

¿Qué es el inventario MRO?

El inventario de MRO comprende los materiales consumibles, equipos y suministros necesarios para el mantenimiento, actividades de reparación y operaciones. MRO incluye artículos que se utilizan en un proceso de producción pero, a diferencia de las materias primas, no se incorporan a los productos terminados de una empresa. Las piezas de repuesto y las herramientas para reparar equipos de fabricación son artículos de inventario MRO, al igual que los guantes y las gafas protectoras que utilizan los trabajadores de la planta. El inventario de MRO afecta la productividad de prácticamente todos los departamentos, por lo que es vital mantener suficiente inventario de MRO para mantener el negocio en funcionamiento sin exceder las existencias.

Ejemplos de inventario de MRO

El inventario de MRO incluye una amplia gama de equipos y suministros. Ejemplos incluyen:

• Suministros de mantenimiento y reparación de maquinaria de producción: Aceite de máquina y otros lubricantes, bombillas, válvulas, aspectos, fluido de corte y repuestos, como motores y engranajes.

• Equipo de seguridad: Mascaras Tapones para los oídos, sombreros duros, respiradores y protectores faciales.

• Suministros de limpieza: Aerosoles desinfectantes y de limpieza, líquidos y polvos, trapeadores cubos, escobas, trapos y trapos para el polvo y guantes desechables.

• Material de oficina: Computadoras personales, impresoras y tóner, muebles, papel, plumas y lápices.

• Suministros de laboratorio para pruebas o investigación: Vasos de precipitados, jeringas tubos de ensayo y escalas.

¿Qué es la gestión de inventario MRO?

La gestión de inventario de MRO implica la compra, almacenamiento usar y reponer todos los productos que se incluyen en el inventario de MRO. Al igual que con otros tipos de gestión de inventario, el objetivo es realizar cada una de estas actividades de la manera más eficiente y económica posible para que la empresa tenga a mano el inventario de MRO adecuado en el momento adecuado, al precio correcto. La gestión del inventario de MRO puede ser compleja y llevar mucho tiempo porque las empresas pueden necesitar comprar y almacenar cientos o incluso miles de artículos diferentes.

¿Por qué es importante la gestión de inventario de MRO?

La gestión de inventario de MRO juega un papel fundamental para mantener el negocio en funcionamiento. Por ejemplo, Si un componente de la maquinaria vital de la fábrica falla en medio de una corrida de producción, todo el proceso de fabricación puede detenerse. Sin recambio disponible, el impacto puede convertirse en horas o incluso días de inactividad mientras los empleados intentan localizar, realizar el pedido y esperar a que llegue el componente. Una empresa también puede perder ingresos y poner en peligro las relaciones con los clientes si el tiempo de inactividad significa que se incumplen los plazos de entrega contratados. Es fácil ver cómo la mala gestión de los elementos de MRO puede tener un impacto importante en toda su cadena de suministro.

Por otra parte, El almacenamiento de inventario de MRO para evitar que se agote también puede causar problemas:La compra y almacenamiento de exceso de inventario inmoviliza capital que de otro modo podría utilizarse para financiar el crecimiento empresarial. Algunos elementos incluso podrían volverse obsoletos si se almacenan durante demasiado tiempo.

Desafíos de la gestión de inventario de MRO

Las empresas a menudo subestiman la importancia de la gestión de inventario de MRO, a pesar de su complejidad, costo e impacto en las operaciones. Históricamente, Algunas empresas han tratado la gestión de inventario de MRO como una ocurrencia tardía, prestando mucha menos atención a la gestión de este inventario que otros tipos como materias primas y productos terminados. La gestión de inventario de MRO a menudo está fragmentada, con diferentes departamentos comprando y rastreando sus propios artículos MRO, lo que puede hacerlo más difícil. Esto conduce a una serie de desafíos, incluso:

• Altos costos de adquisición. Las empresas compran miles de artículos MRO diferentes, muchos de los cuales son de bajo valor. Sin un eficiente proceso de compra centralizado, el costo de adquirir artículos individuales puede ser mayor que el precio de los artículos en sí. Un estudio estimó que cada $ 1 millón en gastos de MRO podría crear 3, 500 ciclos de órdenes de compra, cada uno requiere órdenes de compra por separado, facturas y recibos. Además, Los técnicos altamente pagados pueden dedicar tiempo a buscar en catálogos de piezas y realizar un seguimiento de las entregas en lugar de a las actividades de mantenimiento.

• Duplicación y gasto inconformista. Los departamentos individuales acumulan sus propios cachés de suministros idénticos para asegurarse de que tienen suficiente para satisfacer sus propias necesidades. Esto puede ocurrir incluso cuando hay un proceso de adquisición de toda la empresa si los departamentos sienten que el proceso no les proporciona los suministros adecuados rápidamente. Esta duplicación de esfuerzos e inventario aumenta los costos generales de adquisición y almacenamiento.

• Seguimiento de inventario. Sin un sistema de gestión de inventario centralizado, las empresas pueden carecer de visibilidad de la verdadera disponibilidad de artículos específicos. Un departamento puede creer que un artículo está agotado cuando, De hecho, otro departamento se ha apropiado del artículo para satisfacer sus propias necesidades. Si los elementos en cuestión son críticos, como repuestos para equipos de fabricación, estos descuidos pueden tener graves consecuencias para el negocio.

• Poca visibilidad de la demanda. Sin la capacidad de monitorear el consumo general del inventario de MRO, las empresas no pueden pronosticar con precisión presupuesto y plan para satisfacer la demanda.

Componentes de la gestión de inventario de MRO

La gestión de inventario de MRO tiene varios componentes básicos, aunque la forma en que se implementan esos componentes puede variar ampliamente.

• Identifique los elementos de MRO. Identificar todos los componentes y suministros que la empresa necesita almacenar, así como sus especificaciones y el monto actualmente en posesión. Algunos elementos pueden ser exclusivos de procesos o grupos de producción específicos, mientras que otros pueden ser utilizados por muchos grupos de la empresa. El almacenamiento de las especificaciones de cada artículo ayuda a los grupos a determinar si es lo que necesitan. Ser capaz de identificar rápidamente qué artículos están disponibles es fundamental en caso de un problema de producción.

• Organiza el inventario. Descubra cómo organizar el inventario de MRO para satisfacer de manera eficiente las necesidades de la organización. Las empresas a menudo optan por almacenar todos los artículos en un almacén o almacén central, pero en algunos casos, puede tener más sentido almacenar artículos cerca de los grupos que los necesitarán. Es fundamental implementar un sistema para organizar los elementos dentro de cada ubicación para que los trabajadores puedan localizarlos rápidamente.

• Cree un proceso de adquisición de inventario MRO. Un proceso de adquisición eficaz permite a la empresa comprar la cantidad correcta de productos MRO de forma rentable, asegurándose de que siempre tenga lo que necesita. El proceso incluye identificar los elementos necesarios, seleccionar proveedores, generar solicitudes de solicitud y aprobaciones y seguimiento de pedidos.

• Establecer control de inventario. Seguimiento de los niveles de inventario, la previsión de la demanda y el reabastecimiento oportuno son parte del control de inventario.

Cómo administrar el inventario de MRO

Gestionar el inventario de MRO implica comprar, media, distribuir y reponer suministros al menor costo práctico. El objetivo es garantizar la disponibilidad de existencias adecuadas al tiempo que se considera el espacio de almacenamiento y el presupuesto. Aquí hay cuatro pasos clave para una gestión eficaz del inventario de MRO:

1. Determine qué procesos de MRO son críticos para la continuidad del negocio. Las empresas siempre deben tener un suministro de los elementos de MRO que respalden esos procesos críticos. Estas son las cosas que las empresas necesitan para funcionar a diario.

2. Realice una auditoría. Esto determinará si todo el inventario MRO requerido está disponible o si hay inventario obsoleto o innecesario que se puede eliminar. El seguimiento con recuentos físicos regulares puede ayudar a garantizar que una empresa mantenga recuentos de inventario precisos y proporcione visibilidad de las existencias disponibles.

3. Seleccionar proveedores estratégicos. La selección de proveedores es un aspecto crítico de la gestión del inventario de MRO. Canalizar la mayor parte de las compras a unos pocos distribuidores estratégicos puede simplificar la adquisición y reducir los costos administrativos. Pero hay muchos factores a considerar, incluida la calidad del producto, confiabilidad del proveedor, Velocidad de envío y costo de envío.

4. Demanda prevista. Examine los patrones estacionales de uso del inventario y ajuste las compras en consecuencia. Esto permite que una empresa se asegure de comprar lo suficiente para satisfacer la demanda al tiempo que minimiza los costos de mantenimiento y el riesgo de que el inventario se vuelva obsoleto.

KPI de MRO

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) del inventario de MRO ayudan a las empresas a rastrear qué tan bien están administrando el inventario de MRO e identificar áreas de mejora. Los KPI de uso común se centran en los costos de adquisición, eficiencia y capacidad para satisfacer la demanda. Incluyen:

• Gasto de MRO como porcentaje del total de adquisiciones: Más bajo es mejor, siempre que la empresa mantenga suficiente inventario para satisfacer sus necesidades. El porcentaje del gasto total dirigido a MRO varía según la industria; venta minorista, Las industrias de fabricación y de bienes de consumo envasados ​​tienden a tener más inventario de MRO que otros sectores.

• Consolidación de proveedores: Este es el porcentaje del gasto total en MRO dirigido a los proveedores estratégicos seleccionados de la empresa. Una regla general es dirigir el 80% del gasto total al 15% de los proveedores.

• Días de inventario disponibles: El inventario inactivo es costoso. Mantener el stock por debajo de los 30 días es óptimo para muchas industrias.

• Porcentaje de pedidos con envío urgente: Los pedidos urgentes son costosos y, por lo tanto, deberían ser la excepción. no es la regla. Un alto porcentaje de pedidos que incluyen envíos urgentes también pueden indicar otros problemas con un proceso de gestión de inventario. como una previsión de demanda inexacta.

• Desabastecimientos: Los desabastecimientos indican que la empresa no gestiona el inventario de MRO para que siempre tenga los suministros que necesita. Esta métrica calcula el número de desabastecimientos en comparación con el total de artículos recogidos y debe ser inferior al 1%.

4 Mejores prácticas de gestión de inventario de MRO

Seguir las mejores prácticas para la gestión de inventario de MRO puede ayudar a mantener el gasto dentro del presupuesto al tiempo que se asegura de que el inventario esté disponible para cumplir rápidamente con todos los requisitos. Entre ellos:

1. Educar a los empleados. Asegúrese de que todos en la empresa comprendan el proceso de adquisición de MRO y cómo encontrar el inventario que necesitan. Brindar oportunidades para que el personal de adquisiciones se reúna con diferentes grupos dentro de la empresa puede ayudar. Esto puede reducir el gasto inconformista y reducir los costos.

2. Localice el inventario de MRO de forma centralizada. Esto facilita el seguimiento y ayuda a eliminar la posible duplicación de compras.

3. Considere el inventario administrado por el proveedor. Algunos proveedores administrarán su inventario en el sitio, monitorear los niveles de inventario y reabastecerse automáticamente cuando los artículos están bajos. Esto libera a sus empleados para que se concentren en otras tareas y agiliza el proceso de adquisición.

4. Utilice software de gestión de inventario. El software facilita el seguimiento del inventario, pronosticar la demanda y monitorear el desempeño.

Administre el inventario de MRO con el software de administración de inventario

El software de gestión de inventario puede ayudar a las empresas a asegurarse de que tienen el inventario suficiente para satisfacer la demanda. minimizando al mismo tiempo costos y esfuerzos administrativos. El software puede proporcionar información en tiempo real sobre los niveles de existencias y el inventario en ruta. Automatiza la reposición, teniendo en cuenta factores como los niveles mínimos de existencias y los plazos de entrega. Adicionalmente, el software de gestión de inventario rastrea tendencias históricas, facilitando la programación de pedidos para acumular existencias cuando se prevé una gran demanda y para disminuir los pedidos en horas de menor actividad.

El resultado final es menos tiempo y dinero invertido en rastrear productos MRO y realizar pedidos urgentes cuando se da cuenta de que le falta una pieza o herramienta clave que afectará sus operaciones. La inversión en un sistema de gestión de inventario demostrará rápidamente su valor ayudándole a realizar una operación más fluida.

La gestión eficiente del inventario de MRO es importante para casi todas las empresas. El inventario de MRO permite a la empresa operar de manera eficiente y minimizar el costoso tiempo de inactividad. Dado que este inventario puede representar una parte importante del gasto de una empresa, también es importante minimizar el costo de adquirirlo y almacenarlo. El software puede ayudar a las empresas a realizar un mejor seguimiento y administrar automáticamente los niveles de inventario, asegurando que la empresa tenga lo suficiente para satisfacer sus necesidades.

Preguntas frecuentes sobre el inventario de MRO

¿Qué significa MRO en la cadena de suministro?

Mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) se refiere a una gama de actividades que mantienen a una empresa en funcionamiento día a día. Las empresas confían en sus cadenas de suministro para proporcionar los materiales, herramientas y componentes que necesitan para las actividades de MRO. Los artículos que cada empresa almacena para este fin se conocen como inventario MRO.

¿Qué incluye MRO?

El inventario de MRO incluye consumibles, herramientas y repuestos. Los ejemplos incluyen suministros de limpieza, equipo de seguridad, suministros de mantenimiento y reparación, tecnología, material de oficina y equipo de laboratorio.

¿Por qué es importante MRO?

Sin inventario MRO, los fabricantes no podrían operar. Las empresas dependen de tener artículos tan variados como repuestos, suministros de limpieza y de oficina a la mano para que sus actividades diarias puedan continuar sin interrupciones.