¿Qué es la gestión de inventario? Beneficios,

Tipos, Y técnicas

En este articulo, Aprenda sobre la gestión de inventarios y sus disciplinas relacionadas con los expertos en inventarios. Al final, encontrará una lista de preguntas frecuentes sobre el inventario.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario ayuda a las empresas a identificar qué y cuántas existencias pedir en qué momento. Realiza un seguimiento del inventario desde la compra hasta la venta de bienes. La práctica identifica y responde a las tendencias para garantizar que siempre haya suficiente stock para cumplir con los pedidos de los clientes y una advertencia adecuada de una escasez.

Una vez vendido, el inventario se convierte en ingresos. Antes de que se venda el inventario (aunque se informa como un activo en el balance) inmoviliza efectivo. Por lo tanto, demasiadas existencias cuestan dinero y reducen el flujo de caja.

Una medida de una buena gestión de inventario es la rotación de inventario. Una medida contable, La rotación del inventario refleja la frecuencia con la que se venden las existencias en un período. Una empresa no quiere más stock que ventas. Una rotación deficiente del inventario puede conducir a existencias muertas, o stock sin vender.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

La gestión de inventario es vital para la salud de una empresa porque ayuda a garantizar que rara vez haya demasiado o muy poco stock disponible. limitar el riesgo de desabastecimientos y registros inexactos.

Las empresas públicas deben rastrear el inventario como requisito para cumplir con las reglas de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) y la Ley Sarbanes-Oxley (SOX). Las empresas deben documentar sus procesos de gestión para demostrar el cumplimiento.

Beneficios de la gestión de inventario

Los dos principales beneficios de la gestión de inventario son que garantiza que pueda cumplir con los pedidos entrantes o abiertos y aumenta las ganancias. La gestión de inventario también:

• Ahorra dinero:
  Comprender las tendencias de las acciones significa que puede ver cuánto y dónde tiene algo en existencia para poder utilizar mejor las acciones que tiene. Esto también le permite tener menos existencias en cada ubicación (tienda, depósito), ya que puede tirar de cualquier lugar para cumplir con los pedidos, todo esto reduce los costos inmovilizados en el inventario y disminuye la cantidad de existencias que no se venden antes de que se vuelvan obsoletas.

• Mejora el flujo de caja:
  Con una adecuada gestión de inventario, gastas dinero en inventario que se vende, por lo que el efectivo siempre se mueve a través del negocio.

• Satisface a los clientes:
  Un elemento para desarrollar clientes leales es asegurarse de que reciban los artículos que desean sin esperar.

Desafíos de la gestión de inventario

Los principales desafíos de la gestión de inventario son tener demasiado inventario y no poder venderlo, no tener suficiente inventario para cumplir con los pedidos, y no comprender qué artículos tiene en el inventario y dónde se encuentran. Otros obstáculos incluyen:

• Obtención de detalles precisos de las existencias:
  Si no dispone de información precisa sobre las existencias, no hay forma de saber cuándo reponer existencias o qué existencias se mueven bien.

• Procesos deficientes:
  Los procesos obsoletos o manuales pueden hacer que el trabajo sea propenso a errores y ralentizar las operaciones.

• Cambio de la demanda del cliente:
  Los gustos y necesidades de los clientes cambian constantemente. Si su sistema no puede realizar un seguimiento de las tendencias, ¿Cómo sabrá cuándo cambian sus preferencias y por qué?

• Usando el espacio del almacén bien:
  El personal pierde tiempo si los productos similares son difíciles de localizar. Dominar la gestión de inventario puede ayudar a eliminar este desafío.

Obtenga más información sobre los desafíos y beneficios de la gestión de inventario.

¿Qué es el inventario?

El inventario son las materias primas, componentes y productos terminados que una empresa vende o utiliza en la producción. La contabilidad considera el inventario como un activo. Los contadores utilizan la información sobre los niveles de existencias para registrar las valoraciones correctas en el balance.

Obtenga más información sobre el inventario en el artículo "¿Qué es el inventario?".

Inventario vs. stock

El inventario a menudo se denomina stock en las empresas minoristas:los gerentes utilizan con frecuencia el término "existencias disponibles" para referirse a productos como ropa y artículos para el hogar. En todas las industrias, “Inventario” se refiere más ampliamente a los bienes de venta almacenados y las materias primas y las piezas utilizadas en la producción.

Algunas personas también dicen que la palabra "stock" se usa más comúnmente en el Reino Unido para referirse al inventario. Si bien existe una diferencia entre los dos, los términos inventario y stock son a menudo intercambiables.

¿Cuáles son los diferentes tipos de inventario?

Hay 12 tipos diferentes de inventario:materias primas, trabajo en curso (WIP), productos terminados, desacoplar inventario, stock de seguridad, materiales de embalaje, ciclo de inventario, inventario de servicios, tránsito, teórico, exceso y mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). Algunas personas no reconocen a MRO como un tipo de inventario.

Obtenga más información sobre los 12 tipos diferentes de inventario.

Proceso de gestión de inventario

Si produce bajo demanda, el proceso de gestión de inventario comienza cuando una empresa recibe un pedido de un cliente y continúa hasta que se envía el pedido. De lo contrario, el proceso comienza cuando pronostica su demanda y luego coloca órdenes de compra para las materias primas o componentes requeridos. Otras partes del proceso incluyen analizar las tendencias de ventas y organizar el almacenamiento de productos en los almacenes.

Cómo funciona la gestión de inventario

El objetivo de la gestión de inventario es comprender los niveles de existencias y la ubicación de las existencias en los almacenes. El software de gestión de inventario rastrea el flujo de productos desde el proveedor a través del proceso de producción hasta el cliente. En el almacén la gestión de inventario rastrea la recepción de stock, cosecha, empaque y envío.

Términos y técnicas de gestión de inventario

Algunas técnicas de gestión de inventarios utilizan fórmulas y análisis para planificar las existencias. Otros se basan en procedimientos. Todos los métodos tienen como objetivo mejorar la precisión. Las técnicas que utiliza una empresa dependen de sus necesidades y existencias.

Descubra qué técnica funciona mejor para su negocio leyendo la guía de técnicas de gestión de inventario. A continuación, se muestra un resumen de ellos:

• Análisis ABC:
  Este método funciona identificando los tipos de acciones más y menos populares.

• Seguimiento de lotes:
  Este método agrupa artículos similares para rastrear las fechas de vencimiento y rastrear los artículos defectuosos.

• Envíos a granel:
  Este método considera materiales desempaquetados que los proveedores cargan directamente en barcos o camiones. Implica comprar, almacenamiento y envío de inventario a granel.

• Envío:
  Al practicar la gestión de inventario en consignación, su empresa no pagará a su proveedor hasta que se venda un producto determinado. Ese proveedor también conserva la propiedad del inventario hasta que su empresa lo venda.

• Cross-Docking:
  Usando este método, descargará los artículos directamente de un camión proveedor al camión de reparto. Básicamente se elimina el almacenamiento.

• Previsión de la demanda:
  Esta forma de análisis predictivo ayuda a predecir la demanda de los clientes.

• Dropshipping:
  En esta práctica, el proveedor envía los artículos directamente desde su almacén al cliente.

• Cantidad de orden económica (EOQ):
  Esta fórmula muestra exactamente cuánto inventario debe ordenar una empresa para reducir los costos de mantenimiento y otros.

• FIFO y LIFO:
  Primero en, Primero en salir (FIFO) significa que mueve primero el stock más antiguo. Ultima entrada, first out (LIFO) considera que los precios siempre suben, por lo que el inventario comprado más recientemente es el más caro y, por lo tanto, se vende primero.

• Inventario Just-In-Time (JIT):
  Las empresas utilizan este método en un esfuerzo por mantener los niveles de existencias más bajos posibles antes de una recarga.

• Manufactura esbelta:
  Esta metodología se enfoca en remover desperdicios o cualquier artículo que no aporte valor al cliente del sistema de manufactura.

• Planificación de requisitos de materiales (MRP):
  Este sistema maneja la planificación, programación y control de inventarios para la fabricación.

• Cantidad mínima de pedido:
  Una empresa que depende de la cantidad mínima de pedido solicitará cantidades mínimas de inventario a los mayoristas en cada pedido para mantener bajos los costos.

• Fórmula de punto de reorden:
  Las empresas utilizan esta fórmula para encontrar la cantidad mínima de stock que deben tener antes de realizar un nuevo pedido. luego gestione su inventario en consecuencia.

• Gestión de inventario permanente:
  Esta técnica implica registrar las ventas y el uso de existencias en tiempo real. Lea “La guía definitiva para el inventario perpetuo” para obtener más información sobre esta práctica.

• Stock de seguridad:
  Un espíritu de gestión de inventario que prioriza el stock de seguridad garantizará que siempre haya stock adicional reservado en caso de que la empresa no pueda reponer esos artículos.

• Seis Sigma:
  Este es un método basado en datos para eliminar los desechos de las empresas en lo que respecta al inventario.

• Lean Six Sigma:
  Este método combina la gestión ajustada y las prácticas Six Sigma para eliminar el desperdicio y aumentar la eficiencia.

Inventario frente a recuento cíclico

"Hacer inventario" es el proceso de contar físicamente todas las existencias, una vez al año en la mayoría de los casos. El recuento cíclico es la práctica de contar un conjunto seleccionado de existencias con más frecuencia. El recuento cíclico sirve como un medio importante de control y equilibrio para garantizar que la cantidad de inventario representado en el sistema de gestión de inventario sea lo que tiene en el estante.

Una de las mejores prácticas de recuento cíclico es contar los SKU específicos con regularidad e integrarlos en las tareas diarias del personal del almacén. Las empresas pueden determinar diferentes estándares para diferentes tipos de inventario, como realizar un recuento cíclico de los SKU que se mueven en la parte superior o de los artículos de mayor valor. Obtenga más información sobre los beneficios del recuento cíclico.

Planificación de la demanda y gestión de inventarios

La planificación de la demanda es una parte importante de una gestión de inventario exitosa. Es el proceso de determinar cuánto de cada artículo anticipa vender, y cuando. Una vez que se determina la demanda, La gestión de inventario sigue el flujo de mercancías del proveedor a través de la producción y, en última instancia, el cumplimiento de los pedidos de los clientes.

Obtenga más información sobre cómo la planificación de la demanda y la gestión de inventario funcionan juntas en la "Guía esencial para la planificación de inventario".

Fórmulas de gestión de inventario

Comprender las fórmulas de gestión de inventario es fundamental para optimizar los niveles de stock. Varios profesionales de inventarios y contabilidad han examinado fórmulas para facilitar los cálculos de inventario.

KPI de gestión de inventario

La gestión eficaz del inventario juega un papel importante en toda la cadena de suministro. Existen muchos indicadores clave de rendimiento para medir el éxito de la gestión de inventario en las diferentes organizaciones del negocio. Es importante comprender qué cálculos brindan la mayor información sobre sus procesos comerciales. Aprender más, consulte los KPI de gestión de inventario.

¿En qué se diferencia la gestión de inventario de otros procesos?

La gente a veces confunde la gestión de inventarios con prácticas relacionadas. La gestión de inventario controla todas las existencias dentro de una empresa. La gestión de la cadena de suministro gestiona el proceso desde el proveedor hasta la entrega del producto al cliente. La gestión del almacén es parte del control de inventario y se centra en el stock en una ubicación específica.

Gestión de inventario frente a control de inventario

El control de inventario es parte del proceso general de gestión de inventario. El control de inventario gestiona el movimiento de artículos dentro del almacén.

Obtenga más información sobre cómo estas prácticas funcionan juntas en nuestro artículo sobre control de inventario frente a gestión de inventario.

Gestión de inventario frente a optimización de inventario

La optimización del inventario es el proceso de utilizar el inventario de la manera más eficiente. y como resultado, minimizar los dólares gastados en existencias y almacenar esos artículos.

También puede pensar en la optimización del inventario como ver el inventario en todas las ubicaciones y canales de venta, poder usar cualquiera de ellos para cumplir con los pedidos de los clientes; al hacerlo, puede tener menos existencias en general.

Gestión de inventario frente a gestión de pedidos

La administración de inventario es responsable de ordenar y rastrear el stock a medida que llega al almacén. La gestión de pedidos es el proceso de recepción y seguimiento de los pedidos de los clientes. El software a menudo combina ambas tareas.

La gestión de inventario juega un papel importante en la gestión de pedidos. A medida que se reciben los pedidos, el inventario se puede asignar a pedidos específicos, y luego se puede cambiar el estado en el registro de inventario para esencialmente ponerlo "en espera" para ese pedido. Es más, cuando el sistema de gestión de pedidos y el sistema de inventario están integrados, el sistema de inventario puede recomendar qué ubicación debe cumplir con el pedido, según dónde estén disponibles todos los artículos del pedido, esto elimina varios envíos para un solo pedido.

Gestión de inventario frente a gestión de la cadena de suministro

La gestión de la cadena de suministro es un proceso de gestión de las relaciones de suministro fuera de una empresa y el flujo de existencias hacia y a través de una empresa. La gestión de inventario puede centrarse en las tendencias y los pedidos de la empresa o de una parte de la empresa.

La gestión de inventario es esencial para una cadena de suministro que funcione correctamente. La gestión de inventario sigue el flujo de mercancías hacia, a través y fuera del almacén. La cadena de suministro incluye la planificación de la demanda, obtención, producción, calidad, cumplimiento, almacenamiento y servicio al cliente, todos los cuales requieren visibilidad de inventario.

Gestión de inventario frente a gestión de almacén

La gestión de almacenes complementa la gestión de inventarios. La gestión del almacén organiza el stock en un almacén. La gestión de inventario gestiona el stock y las tendencias de muchos almacenes o de toda una empresa.

La clave para optimizar las operaciones de su almacén es una instalación cuidadosamente diseñada y meticulosamente organizada. Cuando cada producto tiene un lugar específico en el almacén, evita que el personal se mueva de manera ineficiente y maximiza la eficiencia laboral. Pero estos procesos son tan buenos como los registros de inventario que los impulsan.

Obtenga más información sobre cómo la gestión de almacén y la gestión de inventario funcionan juntas.

Gestión de inventario frente a logística

La logística es la práctica de controlar los procesos en un almacén y en los sistemas de reabastecimiento y entrega. La gestión de inventario mantiene los niveles de existencias y gestiona la ubicación de las existencias.

La gestión de inventario es una parte crucial de cómo las empresas manipulan su logística. La relación entre la gestión de inventarios y la logística es interdependiente. La logística necesita una gestión de inventarios para realizar sus actividades. Los buenos sistemas logísticos mejoran las actividades operativas y de almacén.

Obtenga más información sobre este tema leyendo "Los beneficios de integrar su software de inventario con sus procesos de contabilidad y back-office".

Gestión de inventario frente a ERP

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un software que gestiona actividades comerciales como contabilidad, adquisitivo, operaciones de cumplimiento y cadena de suministro. Por el contrario, La gestión de inventario es parte de un sistema ERP moderno, proporcionar información sobre los niveles de existencias, el inventario en ruta y el estado del inventario actual:esto lo hace visible en toda la organización en tiempo real.

La gestión de inventario ayuda a planificar correctamente los pedidos de reabastecimiento de una empresa. Los sistemas ERP brindan a las empresas datos de inventario precisos, para que tengan la información más actualizada para su plan de gestión de inventario. Los sistemas ERP optimizan los datos para que la gestión del inventario sea exitosa.

Gestión de inventario minorista

El inventario minorista es el almacenamiento de productos que vende a los consumidores. Utilice el sistema para establecer precios rentables y asegurarse de tener la cantidad adecuada de existencias para satisfacer la demanda.

Obtenga más información sobre la gestión de inventario minorista.

Gestión de inventarios de fabricación

La gestión del inventario de fabricación es la práctica de mantener suficiente stock disponible para que las líneas de producción puedan cumplir con los pedidos. El proceso ayuda a los gerentes a ver los niveles de existencias de un vistazo y rastrea las materias primas, partes, trabajo en curso y productos terminados.

Obtenga más información sobre la gestión de inventarios de fabricación.

¿Qué es la gestión de inventario en varias ubicaciones?

La gestión de inventario en múltiples ubicaciones es el proceso de administrar el stock en múltiples ubicaciones, almacenes, y tiendas minoristas o en múltiples canales de venta. Con gestión de múltiples ubicaciones, puede ver los niveles de existencias en todas las ubicaciones y optimizar su inventario para cumplir con los pedidos.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

Un sistema de gestión de inventario combina diversos paquetes de software para realizar un seguimiento de los niveles y movimientos de existencias. La solución se puede integrar con sistemas de ventas multicanal o sistemas de envío.

Un sistema de gestión de inventario optimiza los niveles de inventario y garantiza la disponibilidad del producto en múltiples canales. Proporciona un solo vista en tiempo real de elementos, inventario y pedidos en todas las ubicaciones y canales de venta. Esto permite a las empresas tener menos inventario disponible y libera efectivo para utilizarlo en otras partes del negocio. Un sistema de gestión de inventario ayuda a mantener bajos los costos de inventario al tiempo que cumple con las expectativas del cliente.

Obtenga más información sobre todas las funciones del sistema de gestión de inventario y sobre cómo elegir la solución adecuada para su empresa.

¿Cómo elegir un sistema de gestión de inventario?

La elección de un sistema de gestión de inventario es una cuestión de identificar las características que su empresa necesita. ¿Necesita realizar un seguimiento de los movimientos de stock y la ubicación dentro de un almacén? o planificar el inventario y realizar un seguimiento de las tendencias, ¿o ambos?

Lea “Cómo elegir el sistema de administración de inventario adecuado” para obtener respuestas a sus preguntas de investigación. Al evaluar un sistema, recuerde buscar tres características clave: funcionalidad de planificación de la demanda en tiempo real , herramientas de análisis de datos e informes de datos en tiempo casi real y en tiempo real. Obtenga más información sobre cada uno de ellos leyendo "Tres elementos imprescindibles para su lista de compras de software de gestión de inventario".

Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario

Hay muchas preguntas en un tema amplio y complicado como la gestión de inventario. Aquí están las respuestas a algunas:

¿Cuáles son los objetivos de la gestión de inventario?

Uno de los objetivos de la gestión de inventario es mantener suficientes existencias para satisfacer a los clientes. Otra es invertir lo menos posible en acciones y, al mismo tiempo, obtener el mayor beneficio.

Por qué la gestión de inventario es importante en la cadena de suministro

La gestión de inventario es vital en la cadena de suministro porque una empresa debe equilibrar la demanda de los clientes con el espacio de almacenamiento y las limitaciones de efectivo. La gestión de inventario proporciona visibilidad de la cadena de suministro (adquisiciones, producción, cumplimiento, etc.) para que los gerentes puedan coordinar los plazos de entrega de las entregas con los horarios de producción.

¿Cómo se puede mejorar la gestión de inventario?

Mantener registros contables precisos y realizar recuentos de existencias físicas con regularidad puede mejorar sus esfuerzos de gestión de inventario. Un sistema que proporcione a su organización visibilidad en tiempo real del inventario puede ayudar a las partes interesadas a tomar decisiones comerciales críticas. También debe conocer el estado de una acción, especialmente si se trata de productos perecederos.

Cómo la gestión de inventario afecta el capital de trabajo

Los bienes reales en los almacenes inmovilizan el capital de trabajo hasta que se venden. Hacer que la cadena de suministro sea más eficiente evita que tenga demasiadas existencias. La mejora de los procesos de gestión de inventario le ayuda a evitar el almacenamiento, errores de picking y envío que reducen las ventas.

¿Qué son las políticas de gestión de inventario?

Las políticas de administración de inventario son planes sobre cómo usar el inventario para hacer felices a los clientes y reducir costos. Las políticas describen aspectos como el método de gestión de existencias que utiliza la empresa.

¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión de inventario?

Existen varios tipos de sistemas de gestión de inventario que utilizan las empresas según cómo operan. Tres ejemplos son el inventario manual, inventario periódico e inventario perpetuo. Los métodos manuales son los menos sofisticados y precisos, y los sistemas perpetuos son los más sofisticados y precisos.

• Sistema de inventario manual: Esto implica contar físicamente los elementos y registrarlos en papel o en una hoja de cálculo. Las pequeñas empresas pueden utilizar sistemas manuales.

• Sistema de inventario periódico: Los sistemas de inventario periódico incluyen recuentos manuales y periódicos. Los recuentos periódicos registran los detalles de los artículos a medida que los artículos entran y salen de existencias. Los códigos de barras simplifican el inventario. Una base de datos contiene los registros de niveles y ubicaciones de existencias.

• Inventario perpetuo Sistema: Los sistemas de inventario permanente proporcionan datos de existencias en tiempo real, ya que se basan en etiquetas de identificación por radiofrecuencia activa (RFID) que están siempre encendidas y envían actualizaciones sobre los movimientos de los artículos. Etiquetas RFID pasivas, mientras tanto, utilice un escáner para enviar información sobre las existencias a la base de datos.

¿Qué es el nivel de servicio en la gestión de inventario?

Un nivel de servicio para la gestión de inventario es cuánto cree una empresa que puede almacenar con éxito un stock en particular. es la probabilidad de que una empresa evite el desabastecimiento y apoye las ventas.

¿Cómo ayuda ERP en la gestión de inventario?

La planificación de recursos empresariales (ERP) es útil para la gestión de inventario porque rastrea y proporciona información sobre el funcionamiento de la cadena de suministro. contabilidad y compras, consolidando la información y haciéndola visible en un solo lugar.

¿Qué es una mala gestión del inventario?

La mala gestión del inventario es un desequilibrio entre mantener demasiado y muy poco stock. La definición de un equilibrio perfecto puede cambiar a medida que cambia la demanda:las ventas cambian cuando cambian las tendencias o las estaciones. Una mala gestión de existencias aumenta los costos y, por lo tanto, reduce las ganancias.

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Los responsables de la toma de decisiones saben que necesitan un sistema de gestión de inventario que pueda crecer con ellos. Con reabastecimiento automatizado y rastreo y seguimiento de lotes en múltiples ubicaciones, NetSuite ofrece soluciones de gestión de inventario basadas en la nube que se adaptan perfectamente a empresas de cualquier tamaño. NetSuite ofrece un conjunto de funciones de control y gestión de inventario nativas, incluida la planificación de ubicaciones múltiples, gestión de almacén y cumplimiento, reabastecimiento automático de existencias, seguimiento de lotes y series y recuento cíclico. Obtenga más información sobre cómo puede usar NetSuite para administrar el inventario automáticamente, reducir los costos de manipulación y aumentar el flujo de caja.