Guía esencial para el control de inventario

Todo lo que necesita para comenzar y ser más eficiente

Esta guía proporciona todo lo que necesita para comenzar con el control de inventario. El consejo experto fácil de entender, Guia, fórmulas, metodologías, El desarrollo de políticas y la orientación de software ayudarán a cualquier empresa, ya sea grande o pequeña.

Incluido en esta página:

• Comparaciones de métodos de control de inventario
• Asesoramiento sobre cómo controlar el inventario
• Fórmulas para pronosticar el inventario
• Asesoramiento experto sobre optimización, predicciones de software e industria

¿Qué es el control de inventario?

Control de inventario, también llamado control de stock, es el proceso de asegurar que la cantidad correcta de suministro esté disponible en una organización. Con los adecuados controles internos y de producción, la práctica garantiza que la empresa pueda satisfacer la demanda de los clientes y ofrece elasticidad financiera.

El control de inventario exitoso requiere datos de compras, reordena, Envío, almacenamiento almacenamiento, recepción, la satisfacción del cliente, prevención de pérdidas y rotación. Según el “Informe sobre el estado de las pequeñas empresas” de 2017, casi la mitad de las pequeñas empresas no realizan un seguimiento de su inventario, incluso manualmente.

El control de inventario permite obtener el máximo beneficio de la menor cantidad de inversión en inventario sin afectar la satisfacción del cliente. Bien hecho, permite a las empresas evaluar su estado actual en relación con los activos, saldos de cuentas e informes financieros. El control de inventario puede ayudar a evitar problemas, como eventos de agotamiento de existencias (falta de existencias). Por ejemplo, Walmart estimó que se perdió en ventas por valor de $ 3 mil millones en 2014 porque sus procedimientos inadecuados de control de inventario llevaron a desabastecimientos.

Una parte integral del control de inventario es la gestión de la cadena de suministro (SCM), que gestiona el flujo de materias primas, bienes y servicios hasta el punto en que la empresa o los clientes consumen los bienes. La gestión de almacenes también entra de lleno en el ámbito del control de inventarios. Este proceso incluye la integración de la codificación de productos, reordenar puntos e informes, todos los detalles del producto, listas de inventario y recuentos y métodos para vender o almacenar. Luego, la administración del almacén sincroniza las ventas y compras con el stock disponible.

La gestión de inventario es un término de nivel superior que abarca el proceso completo de adquisición, almacenamiento y obtener ganancias de sus mercancías o servicios. Si bien el control de inventario y la gestión de inventario pueden parecer intercambiables, no son. El control de inventario regula lo que ya está en el almacén. La gestión de inventario es más amplia y regula todo, desde lo que hay en el almacén hasta cómo una empresa lleva el inventario allí y el destino final del artículo.

Las prácticas y políticas de control de inventarios deben aplicarse a más que solo productos terminados y crudos. El siguiente gráfico muestra todas las cosas que una empresa puede administrar con estas prácticas.

El alcance del control de inventario:más allá de los productos terminados y crudos

Cómo el control de inventario puede mejorar su negocio

La implementación de procedimientos de control de inventario adecuados puede ayudar a garantizar que una empresa funcione a niveles financieros óptimos y que los productos satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes. Según el “Informe sobre el estado global del servicio al cliente multicanal” de 2015, El 62% de los clientes ha dejado de hacer negocios con una marca cuyo servicio al cliente era deficiente. De esas quejas de servicio al cliente, la frustración por los artículos agotados o pendientes de pedido ocupa un lugar destacado en la lista. De hecho, La investigación sobre las tiendas de conveniencia muestra que la falta de existencias podría hacer que una tienda pierda uno de cada 100 clientes por completo. Adicionalmente, El 55% de los compradores en cualquier tienda no compraría un artículo alternativo cuando su producto habitual está agotado. Otras áreas en las que las empresas incurren en gastos o pierden ventas que las prácticas y métodos de control de inventario podrían abordar incluyen:

• Deterioro
• Acción muerta
• Exceso de costos de almacenamiento
• Eficiencia de costo
• Disminución de ventas
• Perder clientes leales
• Exceso de existencias
• Perder la pista del inventario
• Perder mercancías en el almacén

Según David Pyke, coautor de Gestión de inventario y producción en cadenas de suministro, ahora en su cuarta edición, y profesor de operaciones y gestión de la cadena de suministro en la Universidad de San Diego, “Los propietarios de empresas pequeñas y emergentes se sorprenderían al ver cuánta ayuda pueden obtener y dinero que pueden ahorrar si administran sabiamente su inventario. Muchas pequeñas empresas no están rodando en efectivo, y gran parte de su financiación está inmovilizada en su inventario. Las buenas prácticas equilibran la demanda de los clientes y la gestión del inventario de la forma más inteligente posible ".

Sugerencias y consejos de expertos para comenzar con el control de inventario

Explorar completamente las complejidades de los procedimientos y la teoría de control de inventario puede ser mucho para algunas empresas. Los siguientes consejos pueden ayudarlo a identificar lo que debe hacer antes de implementar un nuevo proceso de control de inventario:

• Un buen plan de control de inventario tiene varios elementos clave: La compra de un sistema de software que se ocupa de su inventario no es suficiente. Un buen plan de control de inventario aborda sus pedidos desde la producción o la compra hasta la venta de los artículos y, en última instancia, eliminándolos de sus libros. Un programa de control de inventario debe tener en cuenta cosas como reducir el espacio desperdiciado en el almacén, realizar pedidos de suministros mediante una fórmula de previsión y establecer relaciones con los proveedores.
• Planifique primero, Luego ejecute: Cualquier gerente que se precie le dirá que la gestión y el control de inventarios son continuos y no viven solo a nivel de almacén. Debe actualizar continuamente su plan, luego póngalo en práctica. Debe realizar un seguimiento de las métricas y actualizar sus pronósticos para los meses futuros semanalmente y realizar los cambios planificados en la gestión de su inventario según sea necesario. También es posible que deba cambiar su plan de gestión de inventario en función de los eventos mundiales.
• Asegúrese de tener siempre existencias críticas: Ya se trate de piezas de máquinas o de un artículo que sea la columna vertebral de las ventas, determinar qué stock es crítico, y asegúrese de que esos artículos nunca se agoten. Para esto, debe tener un proceso de control de inventario en su lugar.
• Revise cuidadosamente todos los envíos: Un punto clave de la pérdida de inventario ocurre cuando su empresa recibe inicialmente un artículo. Revise de cerca las notas de empaque y los productos para detectar cualquier daño.
• Designe a los miembros adecuados del equipo de gestión de inventario: La participación del personal es crucial, pero asegúrese de que las personas asignadas para controlar los procesos de control de inventario sean las personas adecuadas para el trabajo. Las matemáticas deberían estar entre sus puntos fuertes, y deben tener tiempo para realizar la tarea correctamente. Idealmente, su equipo de gestión de inventario incluye personas que tocan cada etapa del proceso, desde gerentes de almacén hasta especialistas en adquisiciones y recolectores en el piso. Las empresas más pequeñas deben considerar incluir a todos los gerentes y alguna representación del personal de primera línea.
• Agrupar elementos similares: Cuanto más se pueda, agrupar como inventario en las mismas áreas. Más lejos, Los productos únicos deben tener una única ubicación de almacenamiento.
• Encuentre el equilibrio entre los costos de inventario y los beneficios de tener existencias a mano: El desarrollo de un sistema de control de inventario verdaderamente eficaz se basa en encontrar el equilibrio adecuado entre el costo de hacer y almacenar el inventario y evitar el desabastecimiento. El dinero de su empresa está inmovilizado en esas acciones. Afortunadamente, conocer su negocio lo suficiente le permitirá elegir los métodos y técnicas de previsión correctos. Está buscando determinar el costo total de su stock, incluidos factores como los costos de almacenamiento y los productos perecederos, y comparándolo con la demanda y el costo de los desabastecimientos para brindarle el equilibrio adecuado
• Mira otros planes de alto nivel: Si no tiene un control positivo sobre su inventario, probablemente necesite abordar otras áreas de su negocio. ¿Tiene un plan de gestión de calidad adecuado? ¿Ha mirado su plan de gestión de instalaciones últimamente?
• Elija un sistema escalable: Es tentador para las pequeñas empresas solicitar sistemas de software que sean de talla única o, en cambio, gratis o de bajo costo. Los sistemas basados ​​en la nube pueden crecer con una empresa y proporcionar los análisis que necesita para continuar con el crecimiento de su empresa.
• Su software es tan bueno como sus procesos: El software no puede resolver malos procesos, simplemente automatícelos.
• Tenga un plan de respaldo: No importa qué tan alta tecnología sea el software o qué tan bien pensado el proceso, asegúrese de que su empresa tenga un plan de respaldo para cortes de energía y robos. La computación en la nube es siempre una mejor opción que un servidor local.

Consejos prácticos de un experto en gestión de inventarios

El Dr. Pyke, experto en control de inventarios, aconseja:“Ha sido mi observación que el mundo empresarial tiene una comprensión débil de la gestión y el control de inventario. Están entrenados superficialmente, ya veces aplican solo una experiencia superficial a sus prácticas. Algunas veces, eso funciona muy bien. En mis 30 años de experiencia, sin embargo, He visto que se puede ahorrar mucho dinero capacitando y administrando el control de inventario en profundidad ".

"Como el sistema Kanban de Toyota para optimizar configuraciones, obviamente hay áreas en las que podemos hacer que fluya mejor. Las empresas deben ser proactivas en su sistema de secuenciación, en lugar de reactivo, todo mientras se hace ese equilibrio. Si observa los mecanismos subyacentes durante la planificación, puedes ir desde allí. El sistema que elija puede variar drásticamente según la situación y puede marcar la diferencia en su rendimiento real ".

Cómo controlar su inventario

En su centro, hacer un balance es solo el proceso de determinar lo que tiene y dónde lo almacena para poder evaluarlo. No todos los procedimientos de control de inventario son ideales para todas las empresas o para las distintas etapas del crecimiento y desarrollo de una organización. Algunos métodos son demasiado complicados especialmente para empresas más pequeñas. Debería poder utilizar su sistema para realizar un seguimiento de los niveles de inventario, crear pedidos y enviar stock. Algunos sistemas básicos para rastrear el inventario incluyen:

• Manual: Ya sea a través de un libro mayor o un libro de acciones, registrar manualmente el inventario con un lápiz y papel es la forma más sencilla de realizar un seguimiento de lo que entra y sale. Las pequeñas empresas con pocos elementos pueden salirse con la suya utilizando este tipo de sistema. Este sistema puede ser un desafío porque es un registro real que no se puede extraer ni utilizar con fines de planificación.
• Tarjetas de stock: Un método un poco más complejo utiliza tarjetas de stock, también llamadas tarjetas bin. Una ficha de existencias es una tabla que registra el precio unitario corriente, precio de venta y recuento de inventario de cada producto. Utilice tarjetas individuales para cada producto en grandes almacenes o salas de almacenamiento. El sistema también rastrea las compras, Ventas, devoluciones y otras razones para retirar stock, como retiros promocionales. Puede incluir notas adicionales en la tarjeta de existencias, como cualquier problema asociado con ese artículo. Para que un sistema de tarjetas de stock sea eficaz, las actualizaciones consistentes son críticas. También debe registrar extracciones inusuales de acciones; de lo contrario, corre el riesgo de que los datos sean inexactos.
• Hojas de cálculo simples: Muchas compañías, especialmente las pequeñas empresas, utilice hojas de cálculo para realizar un seguimiento del inventario. Ya sea que usen Microsoft Excel o algo similar, Las hojas de cálculo son una forma de comenzar a automatizar y capturar datos de productos de forma electrónica. Con actualización constante y codificación básica, puede asegurarse de que dispone de estadísticas y niveles de inventario actuales. Las empresas personalizan rápidamente estos sistemas para satisfacer sus necesidades. Dado que todos los que crean una hoja de cálculo lo hacen de forma ligeramente diferente, los usuarios necesitarán un conocimiento profundo de cómo funciona la hoja. Este método también se considera manual porque la única forma de actualizar automáticamente el sistema de hoja de cálculo es agregando macros de alto nivel o codificación que los conecte con otros sistemas.
• Software de inventario básico: El software de inventario simple suele ser de bajo costo y está dirigido a pequeñas y medianas empresas. Esta simple automatización a menudo se basa en la nube y se vincula con su software de punto de venta, para que pueda generar en tiempo real actualizaciones automáticas de stock. También puede incorporar análisis e informes y realizar comparaciones de costos, crear reordenamientos, Identifique los productos mejores y peores vendidos y desglose los detalles de los pedidos o los patrones de los clientes. Algunos sistemas de software de administración de inventario simples pueden escalar a funcionalidades más complejas a medida que su negocio crece.

Algunas empresas prefieren ceñirse a los sistemas simples de realizar un seguimiento del inventario. Otras empresas planean crecer y escalar. También puede realizar un seguimiento del inventario con:

• Software avanzado: Diseñado para rastrear inventario, la mayoría de estas soluciones de software específicas se pueden integrar con el software existente, son escalables y proporcionan análisis y plantillas. El software avanzado está ahora al alcance de muchas pequeñas y medianas empresas porque ya no tiene un costo prohibitivo.

Tipos de sistemas de control de inventario

Los sistemas de control y monitoreo de inventario son enfoques contables para rastrear la cantidad de bienes disponibles. Las grandes empresas a menudo controlan el inventario en todas las tiendas, almacenes e incluso sitios web. Los dos sistemas principales son los sistemas de seguimiento periódico y perpetuo.

El sistema periódico frente al sistema perpetuo

El sistema de inventario periódico

La mayoría de las pequeñas empresas todavía utilizan la gestión de inventario periódica porque no requiere software sofisticado o escaneo de inventario. Un sistema de inventario periódico se basa en recuentos físicos ocasionales o regulares del inventario. Usted decide los períodos contables en función de las necesidades comerciales, pero no realiza un seguimiento del inventario de forma diaria o continua. En lugar de, registra todas las compras en una cuenta de compras. Una vez que realice el inventario físico, traspasa el saldo de la cuenta de compras a la cuenta de inventario. Finalmente, ajusta la cuenta de inventario para que coincida con el costo del stock final. Puede calcular el costo de finalizar el inventario utilizando FIFO (primero en, primero en salir) o LIFO (último en entrar, primero en salir).

Los desafíos del sistema periódico son especialmente evidentes cuando se realiza un recuento de inventario físico. La mayoría de las actividades comerciales normales deben suspenderse durante este tiempo porque requiere una mano de obra significativa. Muchas empresas contratan personal adicional e intentan realizarlo fuera del horario comercial habitual. como durante un turno de noche. Este tipo de sistema incurre en más fraudes porque no hay nada que rastree el inventario entre recuentos físicos, reducir la responsabilidad entre inventarios, y porque es más difícil determinar dónde se produjeron las discrepancias en el inventario.

El sistema de inventario perpetuo

El sistema perpetuo puede ser más costoso de implementar que el sistema periódico debido a las necesidades de equipos y software. Sin embargo, el sistema actualiza continua e inmediatamente los números de inventario. Este sistema calcula el inventario en función de las ventas y compras a través del punto de venta y el software de gestión de activos. De esta manera, tiene una contabilidad precisa de las existencias disponibles en todo momento. El seguimiento perpetuo es la mejor manera de evitar desabastecimientos cuando sus clientes agotan el inventario de un producto en particular. Con un sistema perpetuo, puede lograr un contacto mínimo de los empleados con los productos.

Los desafíos de este tipo de sistema ocurren cuando lo usas sin realizar también inventarios físicos. En otras palabras, el inventario registrado puede no reflejar con precisión lo que está físicamente en stock a medida que pasa el tiempo, no importa tener en cuenta los envíos directos o el inventario en orden. Debe tener en cuenta las roturas, bienes robados y pérdidas para garantizar que el sistema sea preciso. Más lejos, Los errores y los artículos escaneados incorrectamente afectan los registros de inventario. Puede manejar esto matemáticamente aplicando correcciones que en su mayoría tengan en cuenta estas cosas. Los expertos están de acuerdo, aunque, que aunque los inventarios físicos no son comunes, debe implementar algún proceso de inventario manual para complementar un sistema perpetuo. Puede integrar este tipo de sistemas con la automatización de la cadena de suministro para tomar decisiones más rápidas basadas en datos.

Códigos de barras

Los códigos de barras pueden ser parte de un sistema de inventario permanente o periódico. Algunos pueden considerar los códigos de barras como parte de un sistema de gestión de inventario, pero en verdad este es el equipo que se incluye en su sistema de gestión de inventario existente. Un código de barras es esencialmente una pequeña imagen con texto o números que se coloca en cada artículo de stock. El texto o los números almacenan una gran cantidad de información. Un escáner lee esa información y la transfiere a una base de datos, que rastrea las partes y sus ubicaciones. El sistema realiza escaneos cuando llega el nuevo inventario y cuando se emite. Los códigos de barras tienen un rápido retorno de la inversión (ROI) al reducir los gastos operativos una vez implementados, incluso para pequeñas empresas.

Otros beneficios de los códigos de barras incluyen:

• La eliminación de errores de datos manuales
• Recopilación más rápida de información de inventario
• Actualizaciones automáticas de inventario
• Optimización de la documentación y los informes
• Habilitación del movimiento de inventario entre varios almacenes y departamentos
• Identificación fácil y rápida de niveles mínimos y reordenación de niveles necesarios

Implementar códigos de barras en el inventario es una idea inteligente porque ofrecen escalabilidad y precisión, incluso para empresas pequeñas y en crecimiento.

Identificación por radiofrecuencia (RFID)

Las etiquetas RFID también son un tipo de equipo que se incluye en un sistema de gestión de inventario existente. Las etiquetas RFID son un tipo de seguimiento inteligente. Las etiquetas RFID contienen información almacenada electrónicamente, más información de la que es posible con los códigos de barras convencionales. Las etiquetas pueden ser pasivas o activas:las etiquetas RFID activas incluyen baterías, mientras que las etiquetas pasivas no tienen baterías. El lector RFID suministra energía a etiquetas pasivas a través de ondas de radio, mientras que las etiquetas activas envían sus ondas de radio. Ambos tipos de etiquetas se actualizan automáticamente para identificar el stock y capturar cualquier dato asociado.

Las etiquetas RFID son una forma eficaz de proteger artículos y productos de alto valor que requieren un cumplimiento de seguridad adicional. como los productos farmacéuticos. Las etiquetas activas son el mejor curso en empresas donde la seguridad del inventario ha sido un problema.

Aunque la seguridad es el principal beneficio de RFID, otras características incluyen:

• Lectura remota de etiquetas: El rango de lectura de las etiquetas pasivas es de aproximadamente 40 pies, y el alcance de las etiquetas activas es de 300 pies.
• Lectura de etiquetas simultánea: El sistema puede leer varias etiquetas simultáneamente para poder registrar una paleta completa de productos a la vez.
• Códigos de etiqueta únicos: Para rastrear productos únicos, no solo un tipo de producto, puede asignar códigos de identificación únicos a las etiquetas.
• Actualizaciones constantes: Sin tener que actualizar la etiqueta física del artículo, puede enviarle actualizaciones, como la ubicación del almacén, a través de su etiqueta activa o manteniendo activado el sistema de etiquetas pasivas.

Algunos desafíos con el uso de RFID incluyen:

• Las etiquetas RFID pasivas requieren escáneres o lectores portátiles.
• El costo puede resultar prohibitivo para algunas empresas.
• La cadena de suministro también necesita el equipo necesario para las etiquetas RFID.

Si está considerando usar etiquetas RFID, se han abaratado en los últimos años. Los expertos dicen que el mejor uso de las etiquetas RFID es colocarlas en puntos de alto riesgo cerca de su stock. como en las salidas. Finalmente, para productos con una vida útil limitada, un sistema RFID puede proporcionar información para garantizar el control de calidad, como cuándo fueron traídos y sus fechas de vencimiento (si es relevante).

Una tendencia reciente entre las pequeñas empresas es el uso de códigos QR, que son como códigos de barras, pero no es necesario comprar equipos costosos para leerlos. Puede instalar una aplicación en un teléfono inteligente que lea códigos QR. También llevan más información que un código de barras debido a sus patrones matriciales. Los códigos QR no son sistemas activos como las etiquetas RFID activas y no son tan caros.

Métodos de control de inventario

Los métodos de control de inventario son las formas en que utiliza las fortalezas y relaciones de su empresa, tu experiencia, fórmulas y pronósticos para determinar la cantidad de suministro que mantiene, vender, almacenar y ordenar. El control de inventario efectivo equilibra el control de costos y la satisfacción de las demandas de los clientes.

Los días de inventario en circulación (DIO) de una empresa miden cuántos días una empresa tiene existencias antes de venderlas. El DIO es una medida de eficiencia porque el inventario inmoviliza fondos. Cuanto menor sea el DIO, mejor, especialmente para una pequeña empresa. Las puntuaciones DIO han aumentado en los últimos cinco años en un 8,3%, lo que significa que las empresas tienen prácticas de control de inventario más deficientes. Adicionalmente, existe la necesidad de aumentar el espacio del almacén, lo que significa…

La correlación entre DIO y el espacio de almacén

La metodología de control de inventario más eficaz puede variar entre empresas. Cualquiera que sea la metodología que elija, debe ser claro para los empleados y tener políticas y procedimientos bien definidos. Si usa software con su metodología, mirar los sistemas que cuentan con las características clave que su empresa necesita, no solo un paquete de talla única. El control organizacional comienza con el etiquetado de los elementos, ya sea a través de SKU o un sistema más complejo. El control de calidad requiere tener estándares y políticas de calidad que el personal debe seguir.

Las mejores prácticas de control de inventario incluyen:

• Elija una metodología de mejora de la gestión: Las metodologías de mejora de la gestión implican más que solo control de inventario. Puedes mejorar tu negocio de arriba a abajo, con una metodología de gestión con la que te comprometes. Los ejemplos incluyen Kaizen, Lean y Six Sigma.
• Optimice los procedimientos de compra: Uno de los sellos distintivos de la gestión de inventario adecuada es asegurarse de que utiliza los datos y las previsiones para controlar sus procedimientos de compra. Esto también incluye la identificación de artículos mediante el seguimiento de la demanda de los clientes, eliminar stock obsoleto y ajustar stock de seguridad y puntos de reorden.
• Gestionar relaciones con proveedores: Es fundamental administrar bien las relaciones de la cadena de suministro porque a menudo puede evitar y resolver problemas trabajando en estrecha colaboración con los proveedores. Por ejemplo, los proveedores pueden ofrecer a su empresa una cantidad mínima de pedido negociable, recuperar productos que no se están vendiendo y ayudarlo a reabastecerse rápidamente cuando las ventas se aceleran para un producto específico.
• Cree informes automatizados: Dado que los sistemas de gestión y control de inventario producen cantidades masivas de datos, las empresas necesitan encontrar formas de analizar informar y utilizar estos datos. Muchos sistemas generan automáticamente informes para el estado del inventario, registros de existencias, reconciliación, stock histórico, envejecimiento de inventarios y finanzas de inventarios. Más lejos, las empresas deben decidir en qué punto de su cadena de suministro deben compartir estos informes, para que los proveedores puedan prepararse adecuadamente.
• Realice una evaluación de riesgos: Los problemas surgen regularmente en las empresas, si tiene un pico de ventas inesperado, un déficit de efectivo, no hay suficiente espacio en el almacén, un error de cálculo de inventario, productos de movimiento lento o productos descontinuados. Prepare una matriz de evaluación de riesgos para determinar cuáles son sus peores riesgos y cómo puede abordarlos cuando ocurran.
• Auditoría regular: Realice auditorías periódicas para asegurarse de que sus existencias e informes reales estén alineados. Hay tres formas de realizar una auditoría:inventario físico, control puntual y recuento cíclico. Un inventario físico requiere contar todo su inventario y debe realizarse al menos una vez al año y, a menudo, al final del año para alinearse con los informes de impuestos sobre la renta. La verificación puntual es cuando elige un producto o dos en un momento diferente del inventario completo, Compruébelo físicamente y compárelo con lo que se encuentra en su documentación o sistema de software. Los productos problemáticos o de venta rápida son ideales para realizar comprobaciones al azar. El recuento cíclico extiende la conciliación a lo largo del año. Cada producto tiene su período de auditoría, pero debería comprobar los artículos de alto valor con más frecuencia. Para obtener más información sobre el conteo cíclico, consulte "Uso del software de control de inventario para el recuento de ciclos".
• Control de inventario selectivo (previsión): Muchas técnicas caen bajo el control y la gestión selectiva de inventarios o la previsión, como el análisis ABC. En esta forma de análisis, clasifica el inventario con uno de los siguientes:valor de uso, fuente de adquisiciones, dificultad de adquisición, estacionalidad, precio unitario y tasa de consumo. Elija una fórmula basada en la importancia relativa de cada clasificación y cuánto afecta a la población.

Metodologías de gestión utilizadas en el control de inventarios

Muchas metodologías de control y gestión de inventarios son relevantes para todas las industrias, ya sea un minorista de calzado o una gran empresa petrolera. Las diferentes metodologías de gestión:

• Manufactura esbelta: La manufactura esbelta es una filosofía de gestión de alto nivel que ofrece valor al cliente al impulsar la eficiencia de la fabricación. La manufactura esbelta también usa Kanban, un basico, sistema de programación escalable y visual. Los trabajadores pueden visualizar todas las tareas de un proyecto bajo uno de los títulos:Tareas pendientes, En progreso y terminado. Este proceso resalta cualquier cuello de botella o atraso por su falta de movimiento de una columna a la siguiente, para que pueda abordarlos.
• Seis Sigma: Entre las técnicas de gestión más conocidas se encuentra Six Sigma. La intención de la metodología es reducir la probabilidad de que ocurran errores o defectos utilizando las técnicas de mejora continua del proceso de definir, la medida, analizar, mejorar y controlar (DMAIC). Recurriendo a estos principios básicos de gestión, los profesionales pueden trabajar con Six Sigma y otras metodologías de control de inventario para disminuir problemas como falta de existencias y mejorar la producción y entrega a tiempo.
• Lean Six Sigma: Combinando Lean y Six Sigma, esta técnica se enfoca en la reducción de desperdicios y la reducción de defectos del producto. Lean Six Sigma es especialmente útil para encontrar y eliminar las causas fundamentales de la cadena de suministro y el desperdicio de gestión de inventario. Usando la combinación de técnicas, puede encontrar formas de realizar mejoras, como reducir los costos de inventario y mejorar su proceso de inventario.

Métodos para reponer existencias

Hay muchas formas de controlar las existencias, si utiliza técnicas que especifican cuándo realizar el pedido, fórmulas de previsión o técnicas de venta y almacenamiento.

Las formas de controlar las existencias según el momento o la forma en que solicita bienes o materiales incluyen:

• FIFO y LIFO: Éstos son métodos para dar valor a los productos. LIFO asume que los bienes agregados por última vez al inventario son los primeros bienes que se venden, mientras que FIFO asume que los bienes agregados primero al inventario serán los primeros en vender.
• Control de inventario mínimo-máximo: Esta teoría establece niveles mínimos y máximos de existencias para mantener artículos específicos en su inventario. Entonces, cuando llegue al nivel mínimo de existencias, Ordene solo lo suficiente para alcanzar el nivel máximo establecido. Los críticos de este enfoque dicen que puede terminar con demasiados o muy pocos productos.
• Inventario JIT: La estrategia de gestión de inventario justo a tiempo (JIT) alinea el pedido de materia prima de los proveedores con el programa de producción. Disminuye el desperdicio en forma de costo de inventario porque los bienes están en el sitio solo cuando se necesitan. JIT puede ser un paso en la fabricación ajustada al requerir ligeramente que JIT incorpore lo que el cliente desea en cada producto fabricado. El riesgo con este método es quedarse sin existencias debido a proveedores ineficientes, pero la gestión de las relaciones con los proveedores puede mitigar un poco este riesgo.
• Sistema de dos o tres contenedores :Un sistema de dos o tres contenedores involucra dos contenedores del mismo artículo de stock. Cuando un recipiente se vacía, usas el segundo contenedor (la copia de seguridad), que luego identifica el punto de reorden (ROP). El ROP es cuando el inventario desciende a un nivel que inicia las actividades de reemplazo de existencias. El problema con un método tan básico es evidente en situaciones en las que hay pedidos grandes o rápidos. Es posible que nunca esté seguro de la cantidad de producto disponible en un momento dado, por lo que es posible que no pueda predecir si puede cumplir con un pedido grande o rápido, órdenes sucesivas.
• Cantidad de orden fija: En una regla de cantidad de orden fija, solo puede pedir una cantidad específica de un artículo a la vez. Con esta regla en su lugar, reordenar errores, Los problemas de espacio de almacenamiento y los gastos innecesarios se reducen al mínimo. Puede vincular cantidades de pedido fijas a ROP automáticos.
• Pedido de período fijo: En una regla de ordenación de período fijo, vincula el reabastecimiento de artículos específicos a un intervalo particular. En este caso, la cantidad del pedido siempre es diferente para compensar la demanda del cliente.
• Inventario gestionado por el proveedor (VMI): En este método, a menudo es el representante de ventas el que gestiona las existencias de productos específicos, darse cuenta y ordenar lo que necesita reposición. Por ejemplo, un representante de la compañía de bebidas que realiza las entregas revisa el stock y el espacio disponible para sus productos en la tienda y lo reabastece él mismo.
• Establecer niveles de par: Cuando el inventario cae por debajo de los niveles par, su software debería indicarle que solicite más. Los niveles de par varían según el producto, las tasas de ventas relativas y el tiempo de reabastecimiento requieren investigación y una toma de decisiones sensata. Los niveles de par cambian con el tiempo y deben restablecerse a intervalos regulares. En el lado positivo, Tener niveles mínimos hace que su negocio sea más eficiente y flexible. Cuando llegan nuevos productos al mercado, puede comprarlos porque sus fondos no están completamente inmovilizados en el inventario existente.
  
  Más lejos, los costos de almacenamiento son más bajos, y si su negocio avanza rápido, tener solo los niveles mínimos de existencias puede ser más adecuado. Algunos desafíos que puede enfrentar incluyen posiblemente quedarse sin existencias, cuando ordenar el mínimo podría ser más costoso y la variabilidad de qué tan bien sus proveedores pueden entregar los productos de manera rápida y eficiente. También debe tener un stock de seguridad junto con su inventario mínimo. El stock de seguridad es el stock que mantiene en exceso en caso de que haya retrasos en la entrega. Utiliza este stock solo en caso de emergencia.

Métodos de almacenamiento comparados

Controle el stock con la forma en que lo vende

También puede controlar el stock con la forma en que lo vende. En algunos casos, el stock ni siquiera es parte de su inventario in situ, pero aún puedes controlarlo. A continuación, le indicamos cómo en función de cuándo o cómo vende sus productos:

• Empaquetado: La combinación de bienes o servicios para ofrecer al cliente un valor adicional por un costo se denomina agrupación. En la práctica de gestión y control de inventarios, la agrupación es una forma de mover el inventario antiguo. Por ejemplo, incluye un regalo sorpresa gratis u ofrece un precio reducido en otro artículo basado en una compra. Estas técnicas también mejoran la experiencia de sus clientes.
• Inventario rodante: Cuando el inventario está rodando, en lugar de almacenar mercancías dentro de un almacén, los gerentes lo dejan en el remolque del camión y lo guardan en el estacionamiento del almacén. Un conductor puede enganchar el remolque cuando se necesitan existencias y llevarlo a la tienda minorista. Los empleados del almacén nunca tocan el inventario.
• Envío de la gota: También conocido como cross-docking, El envío directo es cuando un fabricante o proveedor envía directamente sus productos a los clientes en nombre del minorista. El minorista nunca tiene el producto en stock y nunca manipula ni ve el producto. Estas empresas funcionan principalmente a través de ventas por Internet.
• Inventario de consignación: Este acuerdo comercial ocurre cuando una empresa entrega sus productos a otra empresa o escaparate antes de que pague por ellos. El escaparate o la empresa paga los productos una vez que los vende, por un porcentaje acordado del precio de venta. Este arreglo puede ser una situación excelente para las pequeñas empresas que venden los productos porque su costo de propiedad es mínimo.
• Pedidos pendientes: When a company decides to take orders and payments for products that are not in stock, they are taking backorders. For a small number of items (one or two), it is easy to process the order and inform your customer with a forecast of when you will fulfill it. Más lejos, the higher the value of the item, the more patient your customers will be with backorders. Los problemas aumentan, sin embargo, when the backordered products start to multiply. It is not recommended that small businesses whose products are generally stocked on-site mix with many backorders. Positive reasons to offer backorders include increasing cash flow, adding some flexibility for small businesses not capable of handling the logistics and lower holding and overstock costs. Challenges of backordering include possibly disappointing customers, longer fulfillment intervals and other logistical requirements.

Methods to Sell or Store Stock Compared

Forecasting for Inventory Control

Instead of using a manual method to reorder, look at ways to mathematically forecast what is in stock or when to order. These methods can include categorizing your stock, such as in the ABC method, but mainly show what you currently have in store:

• ABC Analysis: This method of supply chain forecasting divides all on-hand inventory into three distinct groups. “A” items are those of high value and low sales frequency. The budgetary impact of these items is significant, but their sales are not predictable. “B” items are those of moderate value and moderate sales frequency. “C” items are those of low value and high sales frequency. These items require less oversight due to their lessened monetary impact and constant turnover. Using these delineations for inventory helps you prioritize by separating out products that need more attention than others. Forecasting done with ABC analyses calculates the number of stock available based on this delineation. Adicionalmente, storage and packing locations can be set up to reflect these delineations.
• Reorder Point (ROP) Formula: The ROP formula mathematically tells you the right time to order or produce more stock. Using existing information, calculate the sum of your lead time demand and safety stock. You may need to know the reorder lead time alongside this formula, which is the time between placing an order and when you receive it. You must account for the lead time when calculating order timing. The formula for reorder point is:

What ROP Means

Let’s say that Ava has to calculate the ROP for the liquid bandages her company manufactures in its facility. She calculates the safety stock (SS) for this product at 50 units.

She then calculates the Lead Time Demand (LTD) for that product.

Her manufacturing department uses 20 units of raw materials per day, and it takes about five days for a reorder of those materials to arrive.

Using this information, she can calculate the ROP:

If stock for liquid bandages falls below 150 units, then Ava must place a reorder.

Follow this handy chart to calculate your ROP:

“Inventory management gets complicated very quickly, explains Dr. Pyke. “For example, a reorder point model has a trigger. Entonces, the order fixed quantity is hopefully set up in a way that optimizes the trade-offs involved (i.e. too much versus not enough). When I am helping a business, this is where I usually start their training. Es más, problems often come in manufacturing when there are lags between the startups and process changeovers—for instance, an ice cream manufacturer changing over from chocolate to vanilla versus vanilla to chocolate. In the latter example, going from vanilla to chocolate, there are fewer complications and problems. También, chocolate covers over a multitude of sins! Sin embargo, when you go from the more complex (chocolate in this scenario) to the less complex (vanilla) process, it can take longer and add unnecessary layers of complexity.”

• Economic Order Quantity (EOQ): The EOQ determines the optimal amount of inventory you should buy or produce to make the costs of ordering and storing minimal. This formula is useful for when the demand, ordering and holding costs are consistent over time. You can modify the EOQ formula to compensate for different production levels or order intervals.

What EOQ Means

Let’s say that Ava wants to know the optimal number of size 12 glass bottles she wants to have in-stock for production. They are quite costly to purchase and store, so she must calculate the EOQ. Ava’s production team uses 1, 000 size 12 glass bottles annually. It costs her firm about $3 per year to hold that bottle in inventory, and the fixed cost to place an order is $5. Por lo tanto,

What EOQ Means

The ideal order size to minimize costs and meet customer demand is a little more than 33 size 12 glass bottles. Now that you have the ideal quantity, you can also use the ROP formula to determine the perfect timing to order these size 12 glass bottles.

Follow this handy chart to calculate your EOQ:

Supply Chain Inventory Control

There are some options for controlling your inventory along the supply chain. Whether you are on the production side or within the warehouse, these techniques can help.

Supply Chain Inventory Control Techniques

• Batch Control: To control inventory you are producing, you can execute batch control. This method produces goods in batches sized to ensure that the right amounts of components are available to produce the required number of the finished product. Batch control is especially useful in concert with methodologies such as Lean manufacturing and just-in-time. Batch control procedures save money and resources.
• Third Party Logistics (3PL): Some companies outsource portions of their supply chain, such as in their warehouse, distribution or fulfillment services. Outsourcing may occur at certain times of the year, such as during the holidays. 3PLs turn over employees constantly, especially when they only hire them seasonally. These inexperienced employees can account for a significant amount of lost or missing inventory.
• Bulk Ordering and Shipping: One way to manage costs is to order items that you consider evergreen in bulk. You can also ship evergreen items in bulk at a discount. Companies lay out more money in advance, but since the items sell quickly and steadily, the risk is low. Bulk stock is easier to manage because of the product consistency, making the management costs lower. Manufacturers offer a discount when ordering multiples of the same product, making the products cheaper. This option may be suitable where the demand is difficult to predict. Sin embargo, bulk ordering means higher storage costs, is challenging for perishable goods, can lead to obsolete stock and ties up capital.

Stocking Methods Along the Supply Chain Compared

Stock Quantities:How Much to Keep

The type of stock (raw, unfinished, finished or consumable) you have can also determine how much you should keep on hand.

For raw stock, look at the following factors:

• The reliability of the supplier and alternate sources of supply
• Whether you produce and deliver the components in batches
• The predictability of demand
• Bulk discounts

Unfinished stock, also called work-in-progress (WIP), costs you in storage space but is often beneficial. You can add an extra level of protection to your production with unfinished stock. Por ejemplo, if you have a machine in the middle of a process that is at risk of breaking down, you can pull the unfinished stock to bypass that part of the process.

Keep extra finished stock around when you identify a product’s demand or when you are confident that your batch productions are adequate. You would also naturally have extra finished stock around when you are completing a large order.

How much consumable product stock you should keep around also depends on the reliability of your suppliers. If the demand for those products is well-known and steady, you may want to keep extra. Más lejos, if you expect price rises or get a significant discount for bulk buying, having additional consumable stock is acceptable.

Inventory Control Policies and Processes

Inventory control starts the moment goods enter your organization, whether through the front door or via a receiving dock. Developing standard operating procedures (SOPs) can help everyone understand their responsibilities related to stock. SOPs are step-by-step instructions that define routine activities.

What to Include in an SOP

In the case of inventory control, the SOP should, at a minimum, Dirección:

• Receiving goods and supplies
• Storage and tracking
• Inspection dates and rotation
• Seguridad
• Transporte

If you are developing new SOPs, clearly define policies and processes, and ask staff members (especially new ones) to review them for understandability. Additional tips for inventory control policies include:

• Separate Administrative Inventory Control From Accounting and Finance: For security purposes, the staff who handle the administration of inventory control should not be the same personnel who perform stock controlling duties in finance or accounting.
• Prioritize Accurate Inventory Counts: Problems occur when trying to fulfill an order with an unknown or inaccurate amount of inventory in stock. Inventory accuracy is a higher priority than order fulfillment.
• Choose the Right Tools: Before drafting your processes, determine what risks are inherent and acceptable in the type of tools you choose. Whether you use dedicated software, RFID tags or spreadsheets and bins, define your systems first.
• Perform Continuous Improvement: To ensure continuous improvement, you must include it as part of your SOPs. Even a short section on the expected intervals for review provides a place for staff to start.
• Consider How Often You Need to Conduct Stock Counts: There are three distinct ways to conduct stock counts:periodically, perpetually and a combination of perpetually and periodically. Decide on the intervals, and write them into your SOPs.
• Factor in All Equipment: As you write your policies, consider the tools available to set realistic expectations. Por ejemplo, if you want your physical inventories completed over a weekend, determine if your employees should have scanners that expedite their work.
• Determine, at a Minimum, Annual Stocking Policies: At the bare minimum, annual stocking policies should include the maximum and minimum levels, safety stock levels and optimum reorder levels. You should also calculate your average inventory levels to help set these policies.
• Prepare an Annual Inventory Budget: Before buying any inventory, and at least once a year, determine your annual inventory budget. This estimate is the total cost of ownership of the goods for the year, including the costs of materials, holding, fixed operation, logistics, redistribution and any miscellaneous items.

Basic Invoice Control Policies

Effective invoice control policies should inform staff about how your business invoices customers, including the schedule, forms and procedures. Developing reliable basic invoice control policies and procedures ensures you collect the hard-earned income from your products or services. Invoices are typically sent after order fulfillment. Your invoice policies can be templates and should be clear and simple so that staff can follow them without many issues.

The invoice types you need to control are:

• Purchase Orders: Before processing an order, clients or sales staff submit purchase orders. These documents should be completed and signed by the customer, ensuring that all details are accurate.
• Order Receipts: Policies around an order receipt should reflect the set of checks you perform upon delivery of a product. These checks should kick off invoicing and include the shipment tracking numbers and receipt paperwork.
• Invoicing Processes: Templates are ideal to use for invoicing, especially if your software automatically creates them. Policies around invoicing should ensure the purchase order number, invoice date and include all the required payment details.
• Software: If your customer base is large or growing, consider investing in invoicing software. Create policies that help support the development of a template, and ensure the software tracks and archives all transactions. Software can also make generating unpaid invoice reports more efficient and straightforward.
• Past Due Payments: Inform all customers of your late payment or nonpayment policy. Be flexible, but ensure that these documents reflect the consequences. Por ejemplo, explain grace periods and procedures about who follows up on tardy invoicing and what leeway they have so customers can make their own decisions about paying an invoice late.

Inventory Control Processes

Inventory control processes are the actions and techniques you use to organize inventory and measure the gaps, opportunities and relative success of ordering and production. Many companies use KPIs to measure the success of their processes and procedures.

Some companies are so worried about not having enough inventory, they overstock, which costs them more than just the price of goods. Since they tie up their capital, they must store their products at a cost, and they can become damaged or depreciated. Break down your inventory into three basic categories:

• Safety stock
• Reposición
• Excess and obsolete

When developing inventory control processes, determine if you should also simultaneously perform a business assessment. You should assess business functions and processes, particularly in the order-to-delivery (OTD) process, in the as-is state to identify the gaps and opportunities for change. Change management principles should take you from the as-is state through the implementation of your to-be changes. If you want to serve customers better, determine how your inventory control policies and processes affect them.

Key Performance Indicators in Inventory Control

Key performance indicators (KPIs) are metrics that demonstrate how well portions of your company are functioning and how well you are achieving your key business objectives. KPIs are also useful for comparing your business to others in your industry. In inventory control, KPIs can help identify pain points and why you are losing money. If you are having stockouts, you will want to fix them so you can keep customers. You will want to look at your long-term and short-term goals using KPIs. Por lo tanto, certain KPIs make sense to run regularly. Por ejemplo, a stock-to-sales ratio is one KPI that can track forecasting:

Another KPI is sell-through-rate (STR), which helps retain customers. Use the STR as a metric to identify how long a product is in stock, if you need to reprice it and when to reorder. This metric is often compared to the inventory turnover rate, which has a longer period to calculate (often a full year). The sell-through-rate KPI compares stock received through a supplier to determine how much you sell monthly:

Average inventory is a KPI that helps you understand how many products you are storing over specified periods:

Finalmente, the fill rate is a KPI that tells you how well you fulfilled your orders for single deliveries or for deliveries over a given time. This KPI is also called line item fill rate (LIFR), with the term “line” referring to the line on an order or manifest. The formula for LIFR is:

Another formula that determines LIFR is:

A fulfilled order is complete when it is at 100%. Por ejemplo, Jack Heinz orders four products:

This company shipped lines one through three (the seamless carbon steel pipes, copper pipes and plastic trench drain with grates) on May 20, 2019. When the company ran the LIFR, it was noted as 75%, because there were four line items, of which only three were filled:

The company shipped out the 90-degree threaded fitting on line four on May 24, 2019, bringing the LIFR to 100%. Sin embargo, if your metric focuses on customer satisfaction based on fulfilling orders immediately, keep the metric for only the initial rate. The initial LIFR is 75% and undoubtedly provides more information than the final LIFR.

You can also calculate fill rates by case and value. When you expedite items outside the total shipment, you cannot count those non-expedited items as having been misses, and you should factor out the expedited items. En otras palabras, your primary concern should be how your business fills orders regularly, not during exceptions. For more KPIs to track, see “3 Critical Inventory Accounting Metrics You Should Be Tracking.”

Inventory Control Software

Manually controlling inventory has its challenges:It can be labor-intensive, difficult to share, prone to human errors, create excess paperwork you do not need and require continuous monitoring and fact-checking.

According to Dr. Pyke, one software solution doesn’t fit all organizations. He says, “there are systems that integrate with existing ERP (enterprise resource planning) systems. Some organizations have developed their own systems, taking their best thinking, and developing what they need exactly in-house. When I consult, I often help small businesses develop their own spreadsheets to start. One of the companies I advise is a large software company, and their software is excellent and can do major things for their company. These systems do exist for smaller companies, but there are also inexpensive options that can do just as good a job.”

4 Questions to Ask Before Buying Advanced Inventory Tracking Software

If you are starting to look at advanced software to track inventory, you will need to approach it carefully and thoughtfully. Choose inventory control software by answering four main questions:

1. What products and quantities of products do I need to manage?
   Your software needs will absolutely be different, depending on what and how much you sell. Por ejemplo, the software priorities are vastly different for companies that sell food versus one that sells high-end electronics. Food sales companies need software that can track expiration dates. Companies that sell high-end electronics require software with security features and analytics that ensure their stock does not become obsolete.
2. What are the critical features I need?
   Some software systems will integrate with existing systems, but some will not. It’s critical to decide whether you need this integration or if you will build in the additional costs to replace the software. For more information on software integration, see “The Benefits of Integrating Your Inventory Software with Your Accounting and Back-Office Processes”. Más lejos, let us assume that your business has a trajectory of massive growth within the next five years. En ese caso, select software that can scale.
3. What can I pay for software?
   Software systems that target inventory control can differ wildly in cost. Good salespeople can quote a price based on your requirements. In that bottom line, include any other software that needs to change to accommodate the new purchase and the cost to transition in staff time. Calculate the return on investment (ROI) for every solution you review and how long it will take to recoup that investment. For more information on lowering your costs, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software.”
4. What does software mean for staffing?
   Determine if your current staff can adapt to vast changes in how you do business. Then decide if you need to hire new staff with different skill sets, reassign or retrain your current team. Por ejemplo, if you employ many low-skilled workers to count inventory, you may not need them with a perpetual inventory system. Más lejos, they may not be able to help you set up your new software or troubleshoot it after installation. You may need to hire a staff member with technical software skills, depending on the complexity of what you buy. If you can reassign loyal staff members to other jobs or train them for the software, excellent. De lo contrario, consider what your business needs are first.

Getting Started With Inventory Control Software

To effectively control your inventory, you need item-level visibility—something software can provide if you use it consistently. En este caso, consistent use means that every staff member uses it the same way every time they produce, sell or receive goods. Software can provide many things at your fingertips. Por ejemplo, you always know what’s been sold and how fast, any unique offers and discontinued products. You have an electronic version of each transaction, which can include the part number, quantity and when and where you sold it. For more information on why to buy inventory control software, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software”.

Other advantages of having dedicated inventory control software include:

• Increase in profits
• Never have stockouts
• Barcodes and label track inventory
• No more inventory write-offs
• Quick and efficient auditing
• Saved time
• More system flexibility
• Quick information retrieval
• Built-in analytics for decision-making

Para empezar, look for the software with features that support your business’s needs and future.

When looking for new inventory control software, consider these features:

• Inventory optimization parameters
• Tracking and forecasting tools to signal stock anomalies
• Tools that automate replenishment, including those that calculate the right stock levels
• Lead time management
• Safety stock calculations
• Cost management
• Logic to call out expired shelf-life and slow-moving products
• Support across multiple locations
• Back office software integration
• Automatic inventory monitoring
• Automatic batch controls
• Supplier data metrics
• Barcoding integration
• RFID system integration
• Multiple pricing for items, based on the customer
• Pricing in different currencies
• The option to update per item or per item group
• Multiple warehouse communication
• Quality control metrics
• Batch tracking
• Support for multiple users

When looking at any system, it’s important to keep in mind future needs and how technology can help. Dr. Pyke shares, “There is a big animal called forecasting coming. Everyone wants to predict everything underlying every purchasing decision that consumers make. Machine learning and the vast data amounts will only make the ability to forecast better. Taking advantage of that ability in a way that does not cost too much is the future of this industry.

“Blockchain in the supply chain is also up-and-coming. You do not need blockchain to be valuable, but the visibility to what is out there will improve. Tiempo extraordinario, it will be interesting to see what is real and what is hype, but it all will have an impact, regardless. My advice is for businesses to sit on the sidelines for a bit and see what happens. Eventually, companies will be able to use it for improvements in inventory management.”

For more information on features you should look for to support your business, see “3 Key Features to Look for When Selecting Inventory Management Software.”

The Best Practices of Using Inventory Control Software

Whether you use a dedicated software system or spreadsheets, you still need to follow some best practices. Use whatever tools are on hand to optimize inventory levels.

Once you have inventory control software set up, follow these tips:

• Use platforms that talk to each other or have everything under the same system.
• Treat each item in your inventory differently; each SKU is different for a reason.
• Ensure your supplies are above board by using the available data.
• Use mobile devices when possible.
• Slot your inventory.
• Perform cycle counts and update the data in your system.
• Link all transactions to your software.

You should also ensure that you do not purchase something too complicated for what your company needs and that the software is worth the cost. If you don’t, it’s not just a waste of money, but you could end up needlessly frustrated. If your software comes with analytics capacity, aunque, make sure you perform the measurement.

If you bought or are looking to purchase inventory control software, use it to perform the following calculations:

• What products are selling and not selling
• Total inventory costs
• Inventory trends and sales data
• The inventory budget

For more information on choosing the right inventory management system, consulte "Elección del sistema de gestión de inventario adecuado".

How to Keep Your Stock Secure

Ensuring your stock is secure should also be top of mind when thinking about inventory control. Whether your concern is thieves and shoplifters or your employees, stock security affects the bottom line. To protect your goods from people who would steal them out your front door, identify which inventory is the costliest or the most desirable. Por ejemplo, laundry detergent and razor blades are high-target commodities. Everyone needs them; they are sure to resell and are amongst the most stolen items in any grocery store. These products should be accessible to customers but placed in a high-visibility place if you have problems with theft.

You should fit expensive, high-end items such as computers and electronics with RFID tags that can add security. An alarm will sound if they are removed. Be sure to secure deliveries after their arrival. Before you log items into your system is a prime time for them to get lost or stolen. Dispose of any additional packing materials, so thieves do not get the idea that a delivery just took place. If possible, install closed-circuit television (CCTV), also called video surveillance, in your parking lots and other vulnerable locations to deflect potential theft.

An outside threat isn’t the only security concern you should have. Staff can steal, también. Train your team on the security systems in place and policies that address theft and its discipline. Many people are unaware of the toll theft takes on a business, including the costs of staff turnover and job security. Entonces, train your staff to understand the true effects of stealing.

By setting up procedures that prevent theft, you can stave it off before it occurs. Por ejemplo, staff who oversee stock should not also monitor the company’s financial records. Restrict access areas to personnel, and distribute responsibility. Consider whether all staff require access to every portion of your warehouse or every supply cupboard. Assign staff responsible for auditing to assist other staff with their supply needs. Regularly reassign staff to stock control to prevent collusion. Finalmente, consider if you’re using the functions in existing software to their best ability. The National Retail Federation finds that internal theft is down a minimum of 11% in businesses that use inventory management software.

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La gestión adecuada del inventario puede hacer o deshacer un negocio, y conocer sus acciones en un momento dado es fundamental para el éxito. Regardless of the type of inventory control process you choose, decision-makers know they need the right tools in place so they can manage their inventory effectively. NetSuite ofrece un conjunto de herramientas nativas para rastrear el inventario en múltiples ubicaciones, determining reorder points and managing safety stock and cycle counts. Find the right balance between demand and supply across your entire organization with the demand planning and distribution requirements planning features.

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