Guía de gestión de inventario de almacén:mejores prácticas,

Estudios de caso, y asesoramiento de expertos

Una sólida gestión del inventario del almacén puede significar la diferencia entre hacer negocios y perder dinero. En este articulo, Conozca las mejores prácticas y consejos de los principales expertos para mejorar la precisión y la eficiencia de la gestión de su inventario.

En esta página encontrará:

• Sistema de gestión de almacén frente a sistema de gestión de inventario
• Mejores prácticas en la gestión de inventario de almacén
• Estudios de caso en la gestión de inventarios de almacenes
• Cómo elegir el software de gestión de inventario de almacén

¿Qué es la gestión de inventario de almacén?

La gestión de inventario de almacén es el proceso que utilizan las empresas para organizar, rastrear y manejar mercancías en sus almacenes. Estos bienes pueden incluir materias primas, productos terminados y artículos en producción.

Fabricantes, mayoristas, distribuidores, Los minoristas y los vendedores de comercio electrónico necesitan una potente gestión de inventario de almacén para satisfacer a los clientes y fomentar el crecimiento. El inventario a menudo se cuenta entre los activos físicos más valiosos en el balance de una empresa y representa un compromiso significativo de capital de trabajo.

Una regla general aceptada es que el 90% del inventario está estacionario en un momento dado, con el resto en tránsito.

La gestión de inventario de almacén se ocupa de los bienes almacenados en almacenes y centros de distribución. Algunos sistemas de gestión de almacenes también pueden cubrir el inventario en los almacenes o en los estantes de las tiendas. Los productos en tránsito también son técnicamente parte de su inventario desde una perspectiva legal y contable si las condiciones de venta dictan que la propiedad se transfiere al momento de la entrega, pero estos no siempre forman parte de los sistemas de gestión de inventario del almacén.

La gestión eficaz del inventario del almacén garantiza la precisión y la eficiencia en la preparación y el embalaje de pedidos. contando las cantidades de inventario y las ubicaciones y las proyecciones de cuánto inventario necesitará en el futuro. Esencialmente, desea tener la cantidad adecuada de producto a mano para cumplir con las ventas mientras hace un uso eficiente del capital y evita la acumulación excesiva.

La gestión del inventario implica múltiples procesos como:

• Recibir bienes
• Mantener un recuento exacto del inventario
• Designación de ubicaciones para artículos
• Gestionar pedidos
• Dirección de picking y empaque
• Procesamiento de documentos como facturas, conocimientos de embarque y hojas de pedido
• Manejo de devoluciones
• Auditoría de pedidos e inventarios
• Analizar y pronosticar la rotación, demanda y reorden

La gestión de inventario de almacén se incluye en el ámbito de la gestión de almacén, una aplicación más amplia que incluye otros aspectos de los almacenes operativos, incluida la ubicación, diseño y operaciones.

Sistema de gestión de almacén frente a sistema de gestión de inventario

El software de gestión de inventario (IMS) rastrea y controla los bienes físicos en puntos clave de la cadena de suministro. Los sistemas de administración de almacenes (WMS) son paquetes de software integrales que a veces también abordan funciones adicionales como la administración de mano de obra.

Los sistemas para administrar los almacenes y el inventario a menudo se superponen. Muchos WMS incluyen capacidad de gestión de inventario, y muchos IMS tienen el potencial de agregar módulos con características que normalmente se consideran parte de un WMS. Pero podemos resumir ampliamente las diferencias de la siguiente manera:

Un WMS controla los almacenes y todos sus espacios, como contenedores, estantería, habitaciones, almacenamiento, movimiento de mercancías y flujos de trabajo. Un IMS se especializa en administrar y contar artículos individuales o SKU que se mantienen en esos espacios y procesos relacionados como la recepción.

Los WMS son más complejos y agregan funciones como producción y ventas. Los sistemas de gestión de almacenes pueden crear y designar SKU y respaldar el equipamiento, que es cuando combina varios SKU en un paquete bajo un nuevo SKU. Estos sistemas están destinados a administrar y optimizar todos los aspectos de la operación de un almacén o varios almacenes.

Los IMS son menos complicados y se centran en la manipulación de un producto físico. Los sistemas IMS se utilizan a menudo como soluciones independientes en organizaciones pequeñas y medianas con una gama de productos limitada. Estas empresas no necesitan la complejidad de un WMS. Un IMS rastrea las cantidades totales de inventario en un área específica de un almacén, mientras que WMS es más granular y analiza contenedores o compartimentos individuales.

WMS puede ubicar un artículo específico en el almacén, mientras que IMS generalmente solo le dice una cantidad de un SKU en el almacén.

Los dos sistemas son similares en el sentido de que controlan los niveles de productos y ayudan a gestionar la preparación y el embalaje de pedidos. enviar y recibir. La mayoría de WMS y algunos IMS pueden rastrear y controlar el inventario de múltiples sitios de comercio electrónico en línea, mercados y puntos de venta físicos, por lo que el inventario refleja todas las transacciones en todas partes, un fenómeno llamado venta omnicanal. La creación de búferes de cantidad para que no se sobrevenda se encuentra más comúnmente en WMS que en IMS.

Algunas áreas específicas de apoyo a la gestión de inventarios incluyen:

• Gestión del tiempo de entrega
• Mantenimiento de existencias de seguridad / amortiguadores
• Cálculos y gestión de costos de inventario
• Seguimiento de la vida útil y la caducidad
• Soporte de inventario en movimiento
• Soporte e integraciones de múltiples almacenes con contabilidad
• Planificación de recursos empresariales (ERP)
• Comercio electrónico
• Sistemas financieros y análisis de pedidos. que recomienda el tiempo y las cantidades para el reabastecimiento

Obtenga más información sobre los detalles de la gestión de inventario leyendo nuestra "Guía esencial para el control de inventario".

Metodologías de gestión de inventario de almacén

Varias técnicas y metodologías lo ayudan a administrar los inventarios de manera más efectiva. Todos ellos buscan minimizar el costo de mantener existencias, agilice las operaciones del almacén y mejore su capacidad para atender a los clientes.

Entre las metodologías se encuentran:

Justo a tiempo:
A veces denominado JIT, este método es el más común en la fabricación. El enfoque apunta a tener materiales, los componentes y los bienes llegan a sus instalaciones o al lugar de producción exactamente cuando los necesita. Este proceso reduce la cantidad de inventario que posee, ahorrando dinero y espacio.

Cross-Docking:
Otra estrategia de gestión de inventario eficiente que es similar a JIT. Tan pronto como llegue un producto, se envía. El nombre de cross-docking proviene de la idea de tener muelles de carga y recepción uno frente al otro con mercancías transferidas entre sí.

Análisis ABC:
Bajo el llamado principio de Pareto, El 20% de sus productos representa el 80% de sus ventas. En un análisis ABC, clasifica sus artículos en tres categorías:A para los más vendidos (generalmente el 20% de su inventario), B para sus vendedores medianos (generalmente 30%) y C para sus vendedores más bajos (generalmente 50% del inventario). Utilice estas clasificaciones para determinar cosas como dónde ubicar un artículo en sus instalaciones y la frecuencia de los pedidos.

Método de dos contenedores:
Este método de control de inventarios rara vez se utiliza en la actualidad. Implica mantener el stock de trabajo de un artículo en un contenedor y reservar el stock en un segundo. La cantidad en el segundo contenedor es la cantidad que necesitará durante el tiempo de espera para el reabastecimiento. Reordene tan pronto como el contenedor de trabajo esté vacío, y los reemplazos deben llegar antes de que use todo en el segundo contenedor. Esta técnica asegura niveles de inventario adecuados y elimina las conjeturas de las decisiones de reorden.

Cantidad de orden fija:
Con este sistema, usted ordena una cantidad determinada de inventario nuevo cuando el stock disponible cae a un umbral de reorden previamente identificado. Este método de control de inventario determina cuánto pedir y cuándo hacerlo. Por lo general, se combina con la supervisión automatizada, este sistema reduce el potencial de error humano, como alguien que olvida un pedido de reabastecimiento.

Pedido de período fijo:
Esta técnica de control de inventario requiere realizar pedidos a intervalos regulares, pero la cantidad variará cada vez en función de las fluctuaciones de la demanda. Este método tiene una gran capacidad de respuesta y es adecuado para su uso con elementos que tienen una variabilidad significativa, como vendedores rápidos o aquellos con cambios estacionales en la demanda.

Inventario de proveedor administrado:
Con esta técnica, le da a su proveedor información sobre sus tendencias de ventas y políticas comerciales. Luego, el proveedor asume la responsabilidad de asegurarse de que tenga a mano la cantidad de inventario acordada. Esta opción da como resultado costos de adquisición reducidos y elimina la necesidad de tener a mano existencias de seguridad.

Envío de la gota:
Este método elimina la retención de inventario. Cuando un cliente pide un artículo, lo compra a un proveedor y lo envía directamente al cliente. Sus costos generales disminuyen drásticamente con este enfoque, pero sus gastos de envío son mayores. También corre mayores riesgos de desabastecimiento, y la gestión de proveedores se vuelve más complicada.

Desafíos de la gestión de inventario de almacén

Como has visto, La gestión eficiente del inventario del almacén es complicada de ejecutar. Entre los desafíos más urgentes se encuentra la complejidad de suministrar productos rápidamente cuando tiene múltiples canales de venta, hacer malabarismos con las demandas competitivas de varios compradores y ubicaciones de tiendas y realizar un seguimiento de las necesidades de sus clientes y personal.

Muchos gerentes de inventario dicen que el desafío de mayor prioridad es lograr precisión en los recuentos de inventario. Estos números son necesarios para producir informes financieros precisos y cumplir con leyes como la Ley Sarbanes-Oxley que rige las empresas públicas en los Estados Unidos.

Pero un inventario preciso también es fundamental para la salud financiera de una empresa. Mantenga muy poco inventario y perderá ventas frente a sus competidores cuando no pueda satisfacer la demanda de los clientes. Pero mantén demasiado inventario y su rentabilidad sufre porque inmoviliza capital de forma improductiva, ocupar demasiados bienes inmuebles, pierda oportunidades e incluso puede que tenga que reducir sus precios.

La precisión del inventario afecta su capacidad para cumplir con los pedidos de los clientes y maximizar las ganancias. Si cree que tiene un artículo que no tiene, puede aceptar un pedido de cliente que no puede completar. Si cree que no tiene un artículo que sí tiene, puede pedir más de lo que necesita. Similar, necesita saber dónde está cada artículo porque la búsqueda puede retrasar un pedido o hacer que lo cancele.

Determinar cuánto inventario hay solo bien es complicado. Las tendencias históricas pueden ofrecer un criterio. Todavía, también hay una interacción compleja de otras variables en juego. Estos incluyen la demanda fluctuante, comportamiento de la competencia, perecibilidad del producto, innovación, duración del ciclo de ventas, estacionalidad, tiempo de fabricación y tendencias de la industria.

Si fabrica sombrillas de playa, Es una apuesta segura que querrá tener menos inventario en invierno que en verano. Pero imagine cuánto más complicado se vuelve este cálculo si produce equipos de perforación petrolera que tardan meses en construirse y la demanda de los proyectos de exploración varía con el precio del petróleo. el ritmo de los descubrimientos, cambios regulatorios y otros factores. La gestión hábil del inventario del almacén puede marcar una diferencia fundamental en su rentabilidad.

Beneficios de la gestión de inventario de almacén

Los beneficios de una sólida gestión de inventario incluyen una mejor productividad; recolección más rápida; ahorro de tiempo, dinero y trabajo; mayor precisión en pedidos y recuentos de inventario; disminución de pérdidas; trabajadores más satisfechos; operaciones fluidas y éxito omnicanal.

La aplicación de tecnología a los desafíos de la gestión de inventario de almacén aborda muchas ineficiencias, incluso:

Errores de selección y envíos perdidos:
Los errores en la selección del inventario debido a errores humanos pueden resultar costosos para un almacén en cuanto a tiempo perdido. Cuando un almacén envía esos artículos, se vuelve aún más caro con los envíos devueltos, pérdida de la confianza del cliente y pedidos apresurados. El software puede ayudar a eliminar la mayoría si no todos estos errores con los códigos de barras, Códigos QR y otra tecnología de sensores, así como gestión de contenedores, garantizar que el personal del almacén obtenga el inventario adecuado en el momento adecuado, independientemente del entrenamiento.

Contando errores:
Los controles de inventario anuales o semestrales en los que todo el personal se reúne para revisar el inventario a través de recuentos manuales o físicos deben convertirse en una cosa del pasado. Hacer estos recuentos manualmente presenta la posibilidad de errores. ¿Y qué pasa el resto del año? ¿Están las empresas satisfechas con tener un recuento exacto del inventario solo una parte del tiempo? El uso de sistemas automatizados con escáneres que almacenan datos de manera centralizada y se actualizan en tiempo real asegura recuentos precisos y elimina costos administrativos adicionales e ineficiencias.

Picking manual:
Uno de los gastos más importantes de cualquier almacén es la dotación de personal. El software de gestión de inventario está bien equipado para solucionar este problema. Los paquetes de software modernos pueden informar al personal no solo sobre la ubicación del inventario, sino también sobre la mejor ruta a seguir cuando se realizan varios pedidos. Armados con esta información, el personal del almacén puede hacer más trabajo en menos tiempo. Adicionalmente, cuando ocurre la rotación, Los nuevos miembros del personal no necesitan meses para comprender el diseño del almacén y la ubicación de los artículos.

Exceso de existencias / existencias insuficientes:
Los almacenes enfrentan un dilema en cuanto a la cantidad de inventario que deben tener a mano. Lleva demasiado stock, y su capital está invertido en productos que no se venden. Es más, existen costos para almacenar y administrar ese inventario, particularmente artículos con vida útil limitada. Lleva muy poco sin embargo, y la empresa corre el riesgo de desabastecimiento y la incapacidad de satisfacer la demanda de los clientes. Sistemas modernos de gestión de inventarios, particularmente aquellos estrechamente integrados con el sistema ERP, puede ayudar con la previsión y la planificación de la demanda, asegurando que la cantidad perfecta de inventario esté disponible. Los avances en inteligencia artificial (IA) pueden eventualmente ayudar a las empresas a dar cuenta de circunstancias previamente imprevistas basadas en cosas como el clima, la demanda de los clientes o cualquier variedad de eventos que puedan afectar la demanda del producto.

Conciliación de envíos entrantes:
Demasiados almacenes todavía dependen de procesos manuales para contar y conciliar los envíos entrantes, que puede ser costoso y propenso a errores. Los lectores de códigos de barras y otros sensores conectados a un sistema de gestión de almacén no solo reducen esos errores, sino que también crean mejores condiciones de trabajo para los empleados. lo que lleva a una mayor lealtad de los empleados y a una menor rotación y capacitación.

¿Qué es el control de inventario de gestión de almacenes?

El control de inventario de gestión de almacén lo ayuda a lograr el máximo beneficio con una inversión mínima en inventario sin perjudicar la satisfacción del cliente. La clave es tener la cantidad adecuada de inventario a mano. Los productos de movimiento lento pueden guardarse en relativamente pocas unidades, mientras que los vendedores rápidos tendrán más stock.

El control de inventario eficiente puede tener un gran impacto en su rentabilidad. Según el Banco de la Reserva Federal de St. Louis, Los minoristas estadounidenses tienen $ 1.44 en inventario por cada $ 1 en ventas. El 1, 000 empresas no financieras más grandes tienen un promedio de 51 días de inventario disponible, según un análisis de The Hackett Group.

Para lograr un control de inventario óptimo en su almacén, necesita saber cuándo reponer los suministros y cuánto, monitorear la rotación y la vida útil y tener una contabilidad precisa y actualizada del inventario.

Manejo de inventario físico en la gestión de almacenes

El manejo del inventario físico es un enfoque esencial para la gestión de almacenes, y los objetivos principales son saber con precisión qué cantidad de cada artículo del inventario tiene a mano y dónde encontrarlo. Las mejores prácticas incluyen técnicas para rastrear y contar el inventario.

David Altemir, Presidente de Altemir Consulting, dice que la precisión en la localización de existencias es fundamental.

"Asegúrese de que los artículos estén ubicados correctamente en su sistema de gestión de almacén al recibirlos, " él recomienda.

"Tener un conjunto sólido de ubicaciones de almacén físicas definidas en el sistema, junto con garantizar que los recibos de compra se tramiten con precisión, evitará la percepción de escasez de material y ajustes innecesarios de inventario porque los artículos no se pueden ubicar físicamente ".

Etiquetar todo:
Utilice escáneres, códigos de barras, Etiquetas RFID, Códigos QR, Etiquetas NFC u otros sistemas para controlar el inventario, equipos y ubicaciones. Emplee SKU para identificar artículos. Estas herramientas lo ayudarán en sus esfuerzos para completar los pedidos de manera eficiente y mantener conteos de inventario precisos.

Monitoree constantemente:
Los especialistas en almacenes dicen que el uso de rastreo fijo y móvil es importante para la eficiencia del inventario. El seguimiento fijo es el monitoreo continuo de activos como maquinaria de fabricación o equipos de cumplimiento de pedidos para determinar su ubicación y condición. Monitores de seguimiento móviles donde se encuentra cada producto o unidad de inventario, cuántos tienes y cuáles necesitas reordenar.

Emplear el conteo cíclico:
Si bien muchas empresas realizan un inventario físico completo una vez al año, los profesionales abogan por un método llamado recuento cíclico. Este proceso implica contar parte de su inventario de forma rotatoria para que durante un período determinado, lo habrá contado todo y lo habrá verificado con sus registros. Programe el conteo físico con anticipación.

Algunos expertos recomiendan contar todos los productos al menos una vez por trimestre; otros sugieren enfocarse en el 20% de su inventario que representa la mayoría de las ventas o ganancias. También puede hacer un muestreo aleatorio.

En realidad, su enfoque depende de los recursos, como cuántas personas hay disponibles para dedicarse a la tarea. Si es posible, utilizar un equipo constante de personas capacitadas cada vez, y asegúrese de que no pertenezcan a las filas del personal que puedan crear errores de entrada. De lo contrario, tendrán interés en encubrir inexactitudes. Haga que dos personas cuenten cada artículo, y comparar sus recuentos para verificar su precisión. Publique recuentos para mantener el inventario bajo control.

Si encuentra errores, trate de determinar la causa para que pueda mejorar sus procesos. Recuerde que no es necesario que toque cada elemento físicamente. Para piezas pequeñas, por ejemplo, podría pesarlos.

Realice el recuento cíclico cuando la preparación de pedidos no esté activa y haya contabilizado todo el envío y la recepción. Finalmente, cualquier sistema que utilice para rotar los artículos del inventario, quédate con el mismo patrón. Cuanto más a menudo hagas tu recuento, más precisa será.

No te olvides de los artículos en el limbo:
Los recuentos de inventario pierden su utilidad si ignora los elementos en el limbo, como mercancías en su muelle de recepción que aún no se han procesado y no se reflejan en sus recuentos. Similar, las devoluciones a menudo se arrojan juntas en un contenedor para clasificarlas más tarde. Pero si no los escanea en su sistema, probablemente perderá de vista el hecho de que los tiene y no podrá venderlos. Eso representa ingresos perdidos.

Cómo organizar eficazmente el inventario del almacén

Un arreglo eficiente para el inventario ayuda a agilizar el conteo, almacenamiento recogiendo y tirando. La mejor forma de organizar su almacén depende de sus necesidades específicas. Aquí hay un proceso paso a paso para evaluar su espacio y sus necesidades y luego diseñar la organización adecuada.

• Recopilar información:
  Ya sea que se mude a un nuevo espacio o renueve uno existente, Empiece por recopilar planos o documentar el área midiéndola usted mismo. Luego haga preguntas como:
  • ¿Cuánto espacio necesitan los empleados para hacer su trabajo correctamente?
  • ¿Cómo afectan las tendencias actuales y futuras de nuestro negocio al diseño?
  • ¿Ha habido un aumento significativo en los pedidos desde que se diseñó originalmente el espacio?
  • ¿Se introducirá un producto nuevo importante con diferentes requisitos?
  • ¿Las estrategias de inventario específicas afectarán el diseño? como picking de olas y cross-docking?
  • ¿Cómo podemos maximizar la eficiencia de nuestra operación a través de un diseño inteligente?
• Diseñe un plano de planta eficiente:
  Próximo, esbozar un diseño que designe el espacio adecuado para recibir, almacenamiento de inventario, embalaje, funciones de envío y oficina. Un fabricante también necesitaría incluir espacio de ensamblaje y / o producción. Recuerde dejar espacio libre para palés, puertas y portones. Deje suficiente espacio para las vías y los pasillos para que las personas y el equipo puedan moverse con facilidad. incluso alrededor de las esquinas. Resista la tentación de escatimar en el área de recepción. El personal será más propenso a recibir errores si no tiene el espacio adecuado, especialmente para manejar el papeleo.
• Utilice un diseño de inventario estratégico:
  Ranurado, que es el proceso de designar una ubicación para las mercancías, se puede hacer de diversas formas, pero asegúrese de que sus productos más populares (de un análisis ABC) sean altamente accesibles. La recuperación de productos del inventario es la operación más laboriosa en los almacenes operados manualmente y una operación muy intensiva en capital para los almacenes automáticos. Entonces, mejorar la productividad de la preparación de pedidos es una prioridad absoluta. Muchos expertos en almacenamiento le instan a localizar los productos de venta más rápida más cercanos al área de empaque. Si está en una industria estacional, estos productos variarán según la época del año. No olvide maximizar el uso de su espacio vertical con productos de movimiento más lento en lugares menos accesibles.
• Elija el almacenamiento sabiamente:
  Recoger bastidores, estantería, contenedores y papeleras que son versátiles, permiten un buen flujo de tráfico y son compatibles con su equipo, como carretillas elevadoras. El tipo y tamaño exactos de almacenamiento dependerán de su operación y productos. Tómese el tiempo para decidir si utilizar un sistema de ubicación dedicada / fija (en el que almacena un determinado artículo del inventario en una ubicación en particular) o un sistema de ubicación aleatorio / flotante (en el que coloca un artículo en cualquier ubicación disponible). Las compensaciones son la eficiencia del espacio, accesibilidad y cantidad de manipulación. Se estima que los sistemas de contenedores fijos requieren entre un 65% y un 85% más de espacio.
  

  Disposición eficaz del almacén
  
  

Software de gestión de inventario de almacén y logística de entrada

La logística de entrada es la principal fuente de los costos de transporte de una empresa. Un sistema de gestión de almacén puede garantizar que los productos cumplan con los requisitos de una empresa mediante la automatización de las inspecciones y el seguimiento de la calidad del proveedor con aplicaciones móviles para recibir, picking y recuento cíclico.

A medida que los empleados reciben órdenes de compra, pueden hacer un seguimiento de lo que está atrasado o que se ha identificado como un elemento crítico para el seguimiento.

Un WMS también puede ayudar con la garantía de calidad, proporcionar planes de inspección detallados, rastrear artículos que fallan y acelerar las devoluciones. Los sistemas sofisticados también ofrecerán seguimiento de contenedores para la gestión de envíos entrantes para ayudar a actualizar y recibir todas las órdenes de compra dentro del software y proporcionar cálculos de costos de entrega.

Con un WMS, Las empresas pueden encontrar transportistas de bajo costo de forma rápida y sencilla y administrar el inventario con mayor precisión para ayudar a evitar desabastecimientos. abarrotar, sobrefacturación y maximización del uso eficiente del espacio. Adicionalmente, con un sistema en tiempo real para rastrear la logística de entrada, una empresa puede asegurarse de que cumple con las reglas que los proveedores puedan tener sobre almacenamiento y manipulación.

Software de gestión de inventario de almacén y logística de salida

En el lado de la logística de salida, El software de gestión de inventario de almacén es fundamental para la relación de una empresa con sus clientes. Para la mayoría de los profesionales de la cadena de suministro, La entrega a tiempo es la métrica más crucial del servicio al cliente.

Otros confían en lo que se conoce como el orden perfecto . El pedido se entrega en el lugar correcto, en el momento adecuado, en las condiciones adecuadas, en el paquete correcto, en la cantidad adecuada, con la documentación adecuada, al cliente adecuado, con la factura correcta.

De nuevo, entregar el pedido perfecto se hace considerablemente más fácil con el software WMS, particularmente el software que está estrechamente integrado con, o mejor, construido sobre la misma plataforma que el sistema de gestión de inventario y fabricación.

Por ejemplo, con software integrado, el cumplimiento de un pedido se simplifica. Una vez que se aprueba el pedido, incluso con un flujo de trabajo complejo, el sistema puede enviarlo directamente al cumplimiento para una selección eficiente, Procesos de empaque y envío.

Recoger se vuelve más fácil con la computadora de mano, dispositivos móviles que muestran ubicaciones de picking a través de interfaces fáciles de usar. Los sistemas avanzados pueden permitir a las empresas con múltiples subsidiarias definir qué sitios pueden cumplir con qué elementos en condiciones predefinidas. Estas herramientas hacen que el cumplimiento sea más sencillo y más eficiente. Mientras tanto, funciones comunes de almacén, como la gestión de tareas, estrategias de recogida / almacenamiento definidas por el usuario, inventario cíclico, las órdenes de trabajo y el equipamiento son más simples y automatizados, lo que permite el almacenamiento sugerido y la preparación de pedidos múltiples dentro del WMS.

Las empresas que operan sin software de gestión de inventario de almacén ya se encuentran en desventaja, ya que los procesos manuales engorrosos pueden introducir errores. retrasar el envío, enviar pedidos incorrectos y afectar negativamente la lealtad del cliente. Adicionalmente, Los procesos internos engorrosos pueden resultar en un mal uso de los recursos del almacén, manejo inadecuado de bienes perecederos y gastos innecesarios.

Un WMS estrechamente integrado con la gestión de inventario, la fabricación y las finanzas brindan a los fabricantes, minoristas y distribuidores información en tiempo real sobre el negocio, permitiendo decisiones basadas en datos para operaciones más eficientes y una mejor satisfacción del cliente.

Expertos comparten las mejores prácticas de gestión de inventario de almacén

Las mejores prácticas de gestión de inventario de almacén optimizan el manejo de inventario, métodos de recolección, control de calidad y recuento de inventarios. Los expertos también enfatizan la importancia de una mentalidad de mejora.

• Centrarse en la mejora de procesos:
  Dar prioridad a establecer estándares y procedimientos bien documentados, dice Jeremy Banta, director del Consejo de Investigación y Educación sobre Almacenamiento y coordinador del Programa de Gestión de la Cadena de Suministro en Columbus State Community College.

  "Antes de buscar soluciones de control de inventario externo, o nueva tecnología, las empresas deben buscar en el interior áreas para mejorar la gestión de inventario. ¿Simplemente soluciona problemas de inventario, ¿O encuentras (y resuelves) las causas fundamentales? " él pide.

  “Un programa formal de mejora de procesos es la clave no solo para una mejor gestión del inventario, sino también para maximizar la eficiencia general en sus operaciones, ”, Sostiene.

  “El error más común que vi (y sigo viendo) es tirar el plan cuando las cosas se complican. los solo-hazlo-hecho La mentalidad en su apogeo puede destruir seis meses de arduo trabajo de mejora de procesos en solo unas pocas horas. Si su equipo de administración envía la señal de que los estándares solo se aplican cuando no está ocupado, acaban de decirle a todo el mundo que los estándares no se aplican en absoluto ".

• Invierta en tecnología:
  Automatice siempre que sea posible. La automatización del almacén es cara, pero los sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS / RS) tienen enormes beneficios, como poder actualizar las cantidades de inventario en tiempo real, reducir errores, reducir los costes laborales y aumentar la eficiencia del espacio. Picking guiado por voz, en el que los trabajadores reciben instrucciones de recolección a través de auriculares y dispositivos portátiles conectados al software, como Google Glass, ya están disponibles. Las empresas suelen emplear la automatización parcial. Ya sea que utilice un sistema de hombre a mercancías en el que los trabajadores se mueven por el almacén para cumplir con los pedidos, AS / RS o un híbrido, la elección tendrá un gran impacto en la gestión del inventario de su almacén. El software de gestión de inventario y almacén también es imprescindible para la mayoría de las operaciones. Según un estudio de 2017 de Wasp Barcode, El 43% de las pequeñas y medianas empresas no realizan un seguimiento de su inventario o utilizan un proceso manual. por lo que hay mucho potencial de mejora.
• Ahorre mano de obra con el proceso de selección adecuado:
  El modelo de selección que utiliza depende de factores como el volumen del producto y puede cambiar con el tiempo según las condiciones comerciales. Sin embargo, Las empresas siempre intentan acelerar los tiempos de recogida y entrega al tiempo que reducen los costes y los errores. Muchos almacenes utilizan una combinación de métodos.
  • Recogida de piezas es de la vieja escuela. Un trabajador se mueve por el almacén, recuperar artículos para un pedido.
  • Parte al recolector es lo opuesto. Los recolectores se quedan en un solo lugar, y el equipo les trae artículos automáticamente. Si bien este es técnicamente el método más eficiente, requiere un grado de automatización que la mayoría de las empresas encuentran prohibitivamente caro.
  • Ola, lote, picking de clústeres y zonas son los modelos más eficientes.
    • Recogida de olas designa una secuencia para que los artículos se seleccionen para un pedido en un viaje a través del almacén sin pasos duplicados. Este proceso hace que el diseño del almacén sea crucial, incluso si hay suficiente espacio entre los pasillos para el tráfico en ambos sentidos.
    • Picking por lotes se basa en el método de la ola al completar varios pedidos a la vez. Este método funciona bien cuando varios pedidos requieren el mismo artículo. Los recolectores viajan a la ubicación una vez y pueden llevar todos los artículos a un área de preparación donde pueden clasificarlos en pedidos individuales.
    • Selección de racimos tiene recolectores que se mueven a lo largo de un camino con un carro que lleva un contenedor o una bolsa para cada pedido, recoger artículos para varios pedidos simultáneamente. Existen sistemas automatizados que emulan este método.
    • Selección de zona asigna a cada trabajador a un área específica, y los trabajadores recogen solo los productos de su zona. Entregan los productos a un área de preparación donde se combinan con artículos de otras zonas. El picking por zona suele ser una buena opción si el almacén es enorme o si existen diferentes requisitos de manipulación para algunos inventarios. como artículos refrigerados.
  • Selección prioritaria:
    Elige ciertos pedidos con mayor prioridad según los criterios designados, como si el cliente pagó la entrega al día siguiente; el producto es perecedero, cerca del vencimiento o tiene una vida útil corta; el pedido sigue a una devolución del cliente debido a un producto defectuoso o un error en el cumplimiento del pedido; o el cliente es uno de los más importantes.

• Establecer niveles de existencias equilibrados:
  Analizando sus ventas, tiempo de entrega y datos de facturación, puedes determinar el máximo, mínimo, niveles promedio y de reorden de inventario. Esto mantiene bajos los costos, minimiza el desperdicio, evita retrasos en los pedidos y utiliza el espacio del almacén de la manera más eficiente. Altemir dice que las empresas a menudo establecen los niveles de existencias de seguridad de forma incorrecta.

  “La intuición común es prescribir un nivel mínimo de inventario basado en la demanda promedio. Sin embargo, el propósito de mantener existencias de seguridad es protegerse contra variaciones repentinas en la demanda ..., ”Explica Altemir.

  “Es mejor diseñar niveles de existencias de seguridad utilizando técnicas estadísticas que caractericen la variabilidad de la demanda, en lugar de la demanda media. Al hacerlo, Es posible lograr reducciones de inventario de hasta un 20-70% y, al mismo tiempo, garantizar tasas de cumplimiento superiores al 95% ".

• Asuntos de control de calidad:
  Verifique la precisión del pedido para evitar devoluciones, quejas de clientes y cancelaciones de pedidos. Los recolectores de pedidos pueden verificar un SKU con un escáner de código de barras al seleccionar el artículo, y los empacadores repiten el proceso. Quieres equilibrar la velocidad y la precisión, así que elija los puntos de control según el lugar donde su almacén tenga los errores más frecuentes.
• Mantenga ordenada el área de inventario:
  Construya tiempo al final de cada turno para la limpieza. Asegúrese de que los pasillos estén despejados los pisos están limpios y no hay peligro de resbalones o tropiezos. Guarde el equipo. Estas prácticas ayudan a mantener la productividad, prevenir lesiones y accidentes y ayudar a los empleados a hacer bien su trabajo.
• La seguridad y la protección son importantes:
  Restringir el acceso al área de inventario, y exigir que el personal use credenciales de identificación. Mantener alejados a los extraños y al personal de otras partes de la empresa evita el robo y la pérdida de productos y reduce la posibilidad de accidentes. Mantener altos estándares de seguridad impulsará la productividad de los trabajadores, mantener el equipo funcionando por más tiempo, ayudar en la calidad y reducir las reclamaciones de seguros.

Estudios de casos de gestión de inventario de almacén

Las empresas que mejoran la gestión del inventario de sus almacenes obtienen ahorros de costes y eficiencias operativas reales. Por ejemplo, Akustica Inc, una unidad del Grupo Bosch y fabricante de micrófonos de silicio para electrónica de consumo, implementó el software NetSuite y obtuvo visibilidad y control sobre el inventario interno y en los almacenes de terceros en los Estados Unidos, Europa y Asia. Obtenga más información sobre cómo Akustica usa NetSuite para el control de inventario.

"Porque ahora tenemos datos precisos, datos en tiempo real, we’ve been able to greatly reduce the number of physical inventories we have to perform. We can now schedule inventories every six months to a year, and our process is still very auditable, ” says Bryan Bishop, director of supply chain at Akustica.

Ibex Outdoor Clothing, a Vermont-based maker of natural wool garments, saw its business expand dramatically, but its systems were not able to adapt. This growth caused picking and fulfillment errors.

“As we continue to add products, we have to use every nook and cranny of our warehouse to house our inventory, ” notes IT/operations manager Jay Moltz.

Investing in new software that included mobile functionality resulted in a huge efficiency boost to Ibex’s packing speed — cutting order fulfillment time by more than half and decreasing mispicks by 98%. Read about other inefficiencies Ibex Outdoor Clothing overcame.

Lacrosse equipment retailer SportStop similarly saw inventory efficiency gains from adopting more robust software, saving the equivalent costs of 10 full-time employees. It was also able to reduce inventory waste, enabling the company to increase sales by 34% with just a 10% increase in inventory.

How to Pick the Right Warehouse Inventory Management Software

If you are ready to implement warehouse inventory software management, you will want to assess your needs and the features and functions of different solutions. Below are some of the most significant considerations.

Choose the Features That You Need

You will, por supuesto, want a solution that meets all of your current needs, but you will also want it to grow with you and meet future requirements.

• Verdadero - Time Monitoring:
  To maximize your business, it’s imperative that you know what’s in inventory in real time. This process involves deducting items immediately upon purchase and adding to stock as soon as you receive goods. Having this capability is imperative for JIT or if you want to understand your inventory velocity for more accurate ordering decisions.
• Modular Design:
  Having the ability to add modules that offer other features and functions can accommodate future growth. A benefit of modular design is that you can choose a system that meets your current needs without having complex features that you don’t yet require.
• Location Tracking:
  The feature monitors where you store an item within your warehouse and makes picking more efficient. Location tracking usually works with scanners, RFID and similar systems. You may have set or default locations for certain items, or your putaway may use dynamic strategies. You might even have the same SKUs stored in multiple locations simultaneously, and software can help you track all of this.
• Multi-Warehouse Support:
  Companies with more than one warehouse need software that can support multiple locations and easily accommodate any additions. Look for software that keeps a centralized log of inventory counts and locations.
• Mobile-Friendly:
  The rise of mobile devices has been a game-changer in warehousing and logistics. Como tal, your software should work seamlessly with smartphones, tabletas, scanners and other tools your staff commonly use, so that all stakeholders have access to the same, real-time information.
• Receiving and Putaway:
  Record incoming shipments and where you store every item. Allocate bins and perform slotting in the most efficient way possible.
• Ecommerce Support:
  You want software that will support all your selling channels, which might include your website, Amazonas, eBay, medios de comunicación social, physical locations and more. Look for real-time, two-way inventory syncing to avoid overselling.
• Picking:
  Plan your order picking to eliminate extra movement, including planning for strategies such as wave and cluster picking.
• Inventory Cost Analysis:
  Having good visibility into how much you are spending on inventory is important. Aside from the cost of your products, you need to factor in such expenses as inbound shipping, insurance and carrying costs like utilities and warehouse ease payments. Some software can support cost methods such as FIFO (first in, first out), LIFO (last in, first out) and WAC (weighted average cost), but that capability is more commonly found in ERP and WMS.
• Reporting Tools:
  The ability to generate alerts and notifications is useful. Many solutions can monitor inventory levels and notify you when stock is low or it is time to reorder. Solutions also offer standard and customizable reports. These reports generally include inventory analysis by product, individual customer sales history, reorder reports and inventory by SKU or other characteristics. Dashboards provide a quick visual snapshot of key metrics that matter to you.

Why You Don’t Want to Use Excel for Warehouse Inventory Management

Many businesses start off tracking inventory with manual processes using spreadsheets, but Excel and similar programs have flaws as inventory management tools. While these tools are inexpensive, inventory management mistakes could be eating up your profits. Here are some of the challenges of using Excel for warehouse inventory management:

• Labor Intensive:
  Excel spreadsheets require manual counting, verification and data inputting.
• Error Prone:
  This amount of human involvement creates a big potential for errors in data entry and counting, especially as your product line and inventory grow.
• Access Restricted:
  If you are using one Excel workbook, only one person can edit it at a time. This limitation forces others to act without the benefit of up-to-date information and increases the potential for errors.
• Out of Sync:
  Your spreadsheet will not automatically update in real time, so at any given moment, you never really know exactly where your inventory stands.
• Limited Analysis:
  Generating forecasts and analyzing historical data is much more difficult in Excel.

Expert Tips on Selecting Inventory Management Systems and Software

As you compare solutions and vendors, experts recommend evaluating potential products on several criteria. Be sure to ask the following questions:

• Will the application integrate with your finance or accounting system?
  Integration is essential to eliminate manual workflows, and vendors usually offer multiple integrations. Ensure the solution supports the system your finance department uses currently.
• How disruptive will implementation be?
  Ask vendors how much downtime will be required for installation and setup. See if they will find ways to reduce the impact, such as rolling out the solution during a quiet time or in phases.
• What are the hardware requirements?
  Review the need for barcode scanners, label printers, POS systems and other devices. Many vendors are now making it possible for your staff to use smartphones and tablets rather than specialized equipment for some functions.
• Does the vendor have expertise in your industry?
  It’s critical the inventory management system can handle your products and vertical. A clothing company will have different demands for an IMS than a bulk commodity wholesaler. One might be tracking style, size and color while the other cares about storage temperature and weight. If the solution has never been used in your industry, be wary.
• Does the software support your specialized requirements?
  While IMS providers often promise they can perform many WMS functions, the applications may not be adequate if you want sophisticated functionality like voice-directed picking. También, if you are in a vertical that requires a lot of traceability or one that uses catch weight management (tracking both the average quantity of an item per weight as well as the actual), those usually require specialized applications.

Create a More Effective Warehouse With NetSuite’s WMS and IMS

Being efficient in managing inbound and outbound logistics demands warehouse inventory management software. Warehouse management solutions can track software along every part of its journey within the warehouse down to the bin level. Native NetSuite offers simple inventory management capabilities through multi-location inventory, bin tracking and cycle counting. The WMS module offers functionality that helps streamline your warehouse operations while adding many industry-leading features such as mobile RF barcode scanning, strategy definition for putaway and picking, task management, returns authorization receipt, cycle count plans and more. NetSuite WMS can help you increase efficiency, improve operational excellence and lower costs for warehouses.

Learn more about how NetSuite’s inventory management system and warehouse management system work together to increase efficiencies and improve inventory accuracy.