Cancelaciones de inventario:definición,

Pasos, Y preguntas frecuentes

Cuando se trata de inventario, eventos como deterioro, daño u obsolescencia, junto con el robo y la pérdida de valor de mercado pueden reducir o incluso eliminar su valor. Cuando las empresas experimentan estas pérdidas, cancelarlo correctamente para fines contables puede reducir su obligación tributaria general y ayudarlos a cumplir con las regulaciones y las mejores prácticas contables.

El inventario es un activo, y las cancelaciones impactan su balance general y estado de resultados, en última instancia, reducir la utilidad neta y las ganancias retenidas. Sin embargo, algunas cancelaciones pueden ser elegibles para una deducción de impuestos para aliviar la pérdida.

¿Qué es una cancelación de inventario?

Primero, que es el inventario? El inventario es la materia prima de una empresa, componentes o producto terminado. Si el inventario pierde todo su valor porque está estropeado, dañado, obsoleto o robado, el proceso contable requerido para reflejar esa pérdida se conoce como cancelación.

Cuando el valor del inventario se elimina por completo, esa pérdida se registra en la contra cuenta o en la contabilidad del costo de los bienes vendidos (COGS), dependiendo de la importancia de la cancelación. Una contra cuenta es una entrada en su libro mayor que muestra el valor original y el nuevo valor reducido. En lugar de simplemente cambiar la entrada original, es una forma más clara de mostrar la reducción de valor y puede resultar útil para realizar un seguimiento de los costes históricos. Es especialmente útil para calcular sus ingresos imponibles. Y el COGS es una contabilidad de todos los costos directos e indirectos que implica la fabricación de un producto.

Ejemplo de cancelación de inventario

Un distribuidor de carne tiene muchos cortes de carne costosos en el congelador. Desafortunadamente, el congelador se estropea y la carne se echa a perder, haciéndolo inviable e insalvable. Porque la carne ha perdido por completo su valor, debe ser cancelado. Esto se puede hacer de dos formas.

Digamos que la pérdida se considera insignificante, en este caso $ 500. Solo se rompió un congelador y no tenía mucha carne; la gran mayoría del inventario no se vio afectado. El proceso de amortización de inventario cargará el COGS y acreditará el inventario. Por lo general, una pérdida se considera inmaterial si equivale a menos del 5% del inventario total disponible. La entrada de diario aparecería como tal:

Entrada de débito Entrada de crédito Costo de bienes vendidos 500 Inventario

500

Para calcular COGS, sigue esta fórmula:

COGS = Inventario inicial + compras - inventario final

Si el valor de inventario final disminuye como lo hace con una reducción, el COGS aumentará.

Por otra parte, digamos que la pérdida de inventario se considera importante. Fueron múltiples congeladores con los cortes de carne más caros. El daño es de $ 5, 000. En ese caso, una cancelación de inventario grande debitará una pérdida en una cuenta separada de cancelación de inventario y un inventario de crédito. Se adopta este enfoque porque un gran cargo a COGS distorsionaría el margen bruto de la empresa.

Entrada de débito Entrada de crédito Cancelación de inventario 5, 000 Inventario 5, 000

Amortización de inventario frente a amortización

Una amortización de inventario es casi idéntica a una amortización de inventario; solo difiere en la gravedad de la pérdida. Cuando el valor del inventario disminuye pero no pierde todo su valor, está escrito. Todavía podría venderse, pero no a un precio tan alto. Una cancelación ocurre cuando el inventario se ha perdido todos de su valor. Si bien el grado de pérdida difiere, las circunstancias reales que causan la pérdida y el proceso contable que debe ocurrir siguen siendo los mismos.

¿Cuándo se debe cancelar el inventario?

Los artículos del inventario pueden perder todo su valor debido a una multitud de circunstancias, incluso:

• Cambios en la demanda del mercado
• Robo interno o externo
• Daño
• Obsolescencia
• Deterioro
• Extravío

Muchas de estas situaciones constituyen mermas de inventario, lo que significa pérdida de inventario debido a problemas como robo, daño, error administrativo y fraude.

En todos los casos, se debe realizar una cancelación para eliminar el inventario sin valor de los registros contables para reflejar la pérdida.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) requieren que el inventario se cancele como gasto tan pronto como se determine que ha perdido todo su valor. Las empresas no pueden esperar hasta que sea más ventajoso abordarlo o distribuirlo en varios períodos. como si trataran un activo que se deprecia.

5 pasos para cancelar el inventario

1. Evaluar la pérdida de valor: Determine si el inventario tiene valor de mercado restante. Si lo hace, puede tratarse como una rebaja. Si se ha perdido todo el valor, Continúe con el proceso de cancelación de inventario.
2. Determine la importancia de la pérdida: Si una cancelación de inventario se considera irrelevante para la empresa, se registrará en COGS. Si es significativo, se documentará en una cuenta separada para fines de seguimiento y para evitar distorsionar los márgenes brutos.
3. Crear entrada de diario: Dependiendo de la importancia de la pérdida determinada en el paso anterior, una empresa debitará los COGS y acreditará el inventario o cargue la pérdida en una cuenta separada de cancelación de inventario y acredite el inventario. Este paso debe tomarse de inmediato porque, según GAAP, el inventario no puede amortizarse en una fecha futura ni distribuirse en varios períodos. Toda la cancelación debe reconocerse y documentarse como un gasto de una vez. El software de gestión de inventario puede ayudarlo a cancelar correctamente los bienes perdidos y mantener el cumplimiento de los GAAP.
4. Determine el mejor método de eliminación: Las empresas no tienen que deshacerse del inventario cancelado de inmediato. Pero es importante seguir los métodos de eliminación del IRS.
5. Eliminación de documentos: Si una empresa se liquida, dona o destruye su inventario dado de baja, deben garantizar la documentación adecuada (es decir, recibos, imágenes, etc.) para proporcionar como prueba al IRS si es necesario.

Cómo cancelar el inventario dañado

El inventario roto o dañado se puede amortizar o anotar. Pero es mejor detectarlo lo antes posible y tomar las medidas adecuadas de inmediato.

Examine cuidadosamente el inventario a medida que llega y mientras está almacenado en un almacén. Si encuentra inventario dañado, Empiece por dejarlo a un lado para que no se confunda con productos intactos. Inspeccione el inventario dañado y prepare un informe de daños para cada artículo roto. ¿Podría venderse a precio reducido? ¿O el valor está totalmente perdido? Siga los pasos para registrar la pérdida en su COGS o en su libro mayor.

Busque tendencias en el inventario dañado. ¿Existen áreas o productos específicos con problemas frecuentes que podría abordar? Examine cada paso del proceso desde la recepción y el almacenamiento hasta la selección y el cumplimiento de pedidos para encontrar ineficiencias y áreas problemáticas que puedan reducir la cantidad de inventario dañado. Y el software de gestión de inventario puede ayudar con cada paso de este proceso, junto con el análisis necesario para encontrar y solucionar áreas problemáticas.

¿Cómo afecta una cancelación al estado de resultados?

Con una cancelación de inventario, los efectos específicos dependen de dónde se enumere la cancelación. Si la cancelación no es significativa, se incluirá como parte de los COGS. En este caso, la empresa debitaría la cuenta COGS general en el estado de resultados y acreditaría el inventario. Este enfoque aumentará los COGS.

Sin embargo, si la cancelación del inventario es significativa, la empresa registraría el gasto en una línea separada de pérdida por deterioro (cancelación de inventario) para que se pueda rastrear el tamaño agregado, y los márgenes brutos no están distorsionados.

El tratamiento de la amortización como gasto significa que se reducirán tanto la renta neta como la renta imponible.

Cómo reducir las cancelaciones de inventario

• Evite el exceso de inventario: Los artículos son más susceptibles a estropearse, obsolescencia y daños cuando se solicitan y almacenan en grandes cantidades durante mucho tiempo.
• Proteja los artículos del inventario: La necesidad de una cancelación de inventario puede evitarse instituyendo medidas para disuadir el robo, Daños y extravíos de mercancías. Implementar acciones de protección como instalar cerraduras, jaulas de seguridad, video vigilancia, detectores de humo, alarmas de seguridad, seguimiento, etc. Además, Implementar políticas y auditorías intensivas de control de inventario para ayudar a monitorear y prevenir fraudes y robos.
• Considere una anotación primero: Todavía existe la posibilidad de que el inventario tenga algún valor, incluso si no es el valor contable original. Busque oportunidades para vender con descuento, remarcar o agrupar artículos. En los casos en que se pueda conservar parte del valor, las empresas pueden realizar una amortización en lugar de una amortización.
• Revise los ciclos y tamaños de pedidos: Reevalúe de forma intermitente el tamaño y la frecuencia de los pedidos de inventario para evaluar si la cantidad es adecuada para la demanda. Muchas empresas lo encuentran más pequeño, Los pedidos más frecuentes ayudan a reducir la pérdida de valor del inventario en comparación con los pedidos más grandes. pedidos menos frecuentes.
• Seguimiento de la demanda y las tendencias del mercado: Algunas empresas se encuentran en la necesidad de cancelar el inventario porque el producto se ha vuelto obsoleto en el mercado. Hacer un seguimiento de las ventas anteriores y estar atento a las tendencias en el mercado del producto puede ayudar a las empresas a tomar medidas proactivas, como ajustar el tamaño y la frecuencia de los pedidos para evitar quedarse atrapados en el exceso. Bienes obsoletos y no vendibles.
• Seguimiento de los niveles de inventario: El software de gestión de inventario muestra los niveles de inventario en tiempo real, lo que le ayuda a tomar mejores decisiones de compra y gestión.
• Implementar un sistema de gestión de inventarios: Invertir en software de gestión de inventario puede ayudar a las empresas a evitar pérdidas de inventario mediante funciones como el recuento cíclico, seguimiento de inventario en múltiples ubicaciones y planificación de la demanda.

La gestión de los procesos contables detrás de los bienes perdidos o dañados le ayuda a mantener el cumplimiento y, al mismo tiempo, reduce sus ingresos imponibles generales. Hay pasos que puede seguir para intentar reducir la cantidad de inventario que debe anotarse o cancelarse, como monitorear los niveles de inventario y los ciclos de pedidos. Y el software de administración de inventario puede ayudarlo en cada paso del camino. Desde rastrear tendencias históricas y predecir el inventario necesario hasta registrar correctamente las pérdidas de inventario, El software de gestión de inventarios puede reducir los costes al tiempo que mejora la eficiencia.

Preguntas frecuentes sobre la cancelación de inventario

¿Puedo cancelar el inventario vencido?

El inventario vencido puede amortizarse como si se hubiera perdido o dañado porque ha perdido su valor de mercado y ya no se puede utilizar para los fines previstos habituales.

¿Es deducible de impuestos una cancelación de inventario?

Una cancelación de inventario puede considerarse deducible de impuestos si se cumplen ciertos criterios. Para demostrarle al IRS que el inventario no se vendió de hecho, las empresas deben proporcionar prueba de lo siguiente:

• Venta de buena fe: El inventario cancelado se puede vender a un depósito de salvamento o liquidador y aún ser elegible para una deducción de impuestos del IRS. Luego, una empresa restaría la ganancia recuperada del valor justo de mercado original del inventario y podría reclamar cualquier costo restante como un beneficio fiscal.
• Ejemplo:una empresa tiene $ 10, 000 de inventario devaluado y lo vende a un liquidador por $ 1, 000. La empresa podría cancelar $ 9, 000.
• Donación: Otra opción es donar el inventario cancelado a una organización benéfica, lo que lo haría elegible para una deducción fiscal. Pueden estar disponibles deducciones de impuestos adicionales si el inventario donado ayuda directamente a los empobrecidos, poblaciones enfermas o infantiles. Si haces una donación, asegúrese de obtener un recibo en caso de que sea auditado.
• Destruir: Cuando todo lo demás falla, el inventario que ha perdido su valor puede destruirse. Este debería ser un último recurso, ya que no ofrece tanta deducción como otras opciones. Tome fotografías antes y después de que se destruya el inventario en caso de que necesite demostrarle al IRS que no se obtuvieron ganancias con los productos.

¿La cancelación de inventario es un gasto?

Inicialmente, el inventario se considera un activo para una empresa porque tiene valor económico y el potencial de beneficios futuros. Cuando se da de baja el inventario, ese proceso reconoce que el artículo ya no tiene valor económico y no proporcionará valor futuro a la empresa, convirtiéndolo así en un gasto.