Consejos esenciales para las finanzas de su empresa

Ya sea que esté iniciando un negocio desde cero o haya estado en el negocio por un tiempo, Obtener un control firme de las finanzas de su empresa es la clave para generar riqueza con éxito con su empresa.

Como propietario de un negocio, es fácil ponerse al día y ponerse al día con el funcionamiento diario de su negocio. Pero no querrás dejar que tus finanzas caigan a un lado. Es importante estar al tanto de la salud financiera de su empresa.

En este articulo, repasaremos los consejos clave para administrar las finanzas de su empresa, cómo crear un presupuesto empresarial, y costosos errores que evitar. Con eso dicho, ¡empecemos!

Consejos para administrar las finanzas comerciales

A continuación, encontrará algunos consejos clave que puede aprovechar para realizar un seguimiento y administrar mejor su dinero como propietario de una pequeña empresa.

1. Abra una cuenta bancaria comercial

Para realizar un seguimiento preciso de las finanzas de su empresa y evitar cualquier problema (por ejemplo, problemas con el IRS, seguimiento financiero, y previsión de imprecisiones) necesita separar completamente sus finanzas personales de las finanzas de su empresa lo antes posible. Esto significa abrir una cuenta bancaria comercial. Si necesita sacar fondos de su negocio para uso personal, planea pagarse un salario (por ejemplo, semanalmente, quincenal, mensualmente) para que se pueda realizar un seguimiento adecuado de los retiros.

2. Revise la estructura de su empresa

La mayoría de los dueños de negocios comienzan como propietarios únicos. Pero a medida que su negocio crece y se vuelve rentable, debería considerar la transición de su estructura comercial a una LLC (Sociedad de Responsabilidad Limitada). También puede considerar una S-Corporation o una C-Corporation si esas entidades comerciales se adaptan mejor a sus necesidades. Esto permite una separación completa entre las finanzas de su empresa y los activos personales en caso de un problema de responsabilidad. Por ejemplo, si un cliente lo demanda. Este tipo de estructuras comerciales pueden brindarle un cierto nivel de protección para sus activos personales. También pueden tener ciertas ventajas fiscales.

3. Organízate

Si desea generar riqueza con su negocio, necesitas ser organizado. Esto significa crear sistemas para realizar un seguimiento de las finanzas de su empresa. Específicamente, debe realizar un seguimiento de las transacciones, documentos financieros, cuentas y más. Hay varias aplicaciones de finanzas comerciales que puede aprovechar para comenzar a organizar sus finanzas. Los ejemplos incluyen waveapps.com, quickbooks.com. Estar (¡y mantenerse!) Organizado le ahorrará mucho tiempo.

4. Consiga un contador

Un contador puede proporcionarle cierta información sobre las finanzas de su empresa. Él o ella también pueden ayudarlo con sus declaraciones de impuestos comerciales. que puede ser una empresa compleja. Una cosa a tener en cuenta aunque, es que si decides contratar a un contador, todavía necesita estar involucrado en lo que está sucediendo con las finanzas de su empresa. Por lo tanto, planifique programar reuniones frecuentes para discutir con ellos el estado de las cosas en su negocio.

5. Cree una cuenta de emergencia empresarial

Una cuenta de emergencia empresarial es para su negocio lo que su cuenta de emergencia personal es para su vida personal. Puede ayudar a proporcionarle una copia de seguridad o un búfer en caso de circunstancias comerciales no planificadas. Por ejemplo, cubriendo la nómina durante una temporada baja, reemplazar una orden de venta dañada, o realizar compras no planificadas pero obligatorias.

6. Cree una cuenta para ahorrar impuestos

Si está ganando dinero en su negocio, entonces lo más probable es que tenga que pagar impuestos. En lugar de dejar que su factura de impuestos lo sorprenda al final del año, comience a planificar con anticipación. Cree una cuenta de ahorros para empresas específicamente para sus ahorros fiscales. Aquí es donde guarda una cierta cantidad (~ 30%) para su factura de impuestos de fin de año. O, puede pagar sus impuestos trimestralmente.

7. Cree un presupuesto comercial

El presupuesto de su empresa le permite administrar adecuadamente las finanzas de su empresa y estar al tanto de sus gastos. Es fundamental para realizar previsiones financieras para su empresa y ser rentable. Un presupuesto le ayuda a establecer sus ingresos y gastos (presupuestados y reales) y le ayuda a tener una idea clara de cómo le está yendo a su negocio financieramente.

8. Pague un salario de su negocio de la manera correcta

Antes de pagarte un salario, asegúrese de que su negocio se mantenga a flote. Esto significa asegurarse de que sus gastos operativos se paguen primero (incluidas sus estimaciones de impuestos).

Debe realizar un seguimiento de los gastos operativos mensuales de su negocio en su presupuesto comercial. En la mayor parte, muchos de sus gastos operativos, como alquilar, alojamiento de páginas web, y salarios, se fijará cada mes. Pero cuando se trata de sus gastos variables, tendrá que hacer estimaciones basadas en lo que sabe que se avecina.

Una vez que haya pagado sus gastos operativos, puede tomar lo que le sobra de las ganancias de su negocio en ese mes determinado y dividir las cosas en porcentajes. Considera lo siguiente:

• Fondo de emergencia:10%. Idealmente, desea tener al menos 6 meses de gastos comerciales disponibles en esta cuenta para ayudar a capear un declive comercial
• Beneficios:10%. Debería tener planes para hacer distribuciones para usted (y sus empleados) como bonificación cada año.
• Impuestos estimados:20%. De esta manera, no se sentirá abrumado al saber cómo conseguir fondos para pagar una gran factura de impuestos.
• Reinversión:30%. Vuelva a poner esta cantidad en su negocio para destinarla a gastos operativos, proyectos nuevos, márketing, marca, y otras necesidades comerciales para que su negocio siga creciendo.
• Tu salario:30%. Este porcentaje es solo una guía. Asegúrese de tener en cuenta qué tan bien le está yendo a su negocio para determinar cuándo y cuánto tomar como salario. Como te pagas a ti mismo no olvide comenzar a ahorrar para la jubilación. Hay varios planes de jubilación y estrategias de ahorro para autónomos.

9. Obtenga un seguro

Tener un seguro comercial es fundamental. Desde seguros de errores y omisiones hasta seguros de propiedad, Es muy importante protegerse del costo de las demandas de los clientes o de la pérdida o daño de la propiedad. Es una buena idea sentarse con un corredor de seguros para discutir su tipo de negocio y obtener recomendaciones sobre el mejor tipo de seguro que debe tener. Nadie quiere que ocurra una circunstancia que requiera seguro, pero suceden cosas y es mejor estar protegido que lamentar.

10. Evite las deudas de tarjetas de crédito

El hecho de que pueda calificar para una tarjeta de crédito comercial no significa que deba endeudar su negocio. Utilice su presupuesto para planificar las finanzas de su empresa y, si utiliza una tarjeta de crédito para sus actividades comerciales, planee liquidar su saldo en su totalidad cada mes.

Crear un presupuesto comercial

Cuando piensa en crear un presupuesto empresarial, puedes empezar a pensar, "Esto se va a complicar". ¡Pero realmente no tiene por qué ser tan complicado! Como propietario de una pequeña empresa, las cosas más importantes que desea rastrear son sus ingresos y sus gastos. Luego, determine cada mes si sus gastos exceden sus ingresos en función de sus datos reales y por qué.

Le recomiendo que cree su presupuesto usando una hoja de cálculo. En eso, Haga una lista de todos sus gastos comerciales y lo que espera que sean cada mes. Tenga en cuenta que tendrá dos tipos de gastos.

1. Gastos fijos

Estos son los gastos que permanecen iguales cada mes y no cambian de un mes a otro.

2. Gastos variables

Estos son los gastos que varían de un mes a otro en función de diferentes factores. Por ejemplo, los costos de producción, costos de envío, etc. Está bien estimar sus gastos variables en función de lo que cree que serán.

También desea enumerar todas las formas posibles de ganar dinero y cuánto espera que sean esos ingresos cada mes. Una vez que haya enumerado sus gastos e ingresos previstos, básicamente tienes tu presupuesto en su lugar. Luego, debe asegurarse de incluir espacio para realizar un seguimiento de sus datos reales en función de su presupuesto para ese mes.

Tenga en cuenta que es una muy buena idea explicar todo esto para comprender completamente el panorama financiero de su empresa. La buena noticia es, no le cuesta nada hacer esto por su cuenta. También existen varias herramientas de contabilidad en la nube pagas que pueden ayudarlo a medida que su negocio crece. Y por supuesto, ¡También está mi herramienta automatizada de hoja de cálculo de Excel para ayudarlo!

¿Con qué frecuencia debo crear y realizar un seguimiento de mi presupuesto comercial?

Debe planificar la creación de un presupuesto para su negocio cada mes (o con varios meses de anticipación). Luego, realice un seguimiento de sus datos reales con respecto al presupuesto que ha creado. Tome nota de las variaciones o razones por las que su presupuesto fue mayor o menor.

Propina: Su presupuesto le ayuda a planificar qué esperar en términos de sus ingresos y sus gastos. En un sentido, esta es una forma de hacerlo simple, previsión financiera a corto plazo. Supongamos que crea un presupuesto empresarial para los próximos 3 meses. Ahora tiene un pronóstico de dinero a 3 meses para su negocio en términos de cuáles serán sus gastos e ingresos esperados.

Errores financieros que debe evitar como propietario de un negocio

Ahora ya sabe lo que se necesita para construir un negocio inteligente desde el punto de vista financiero. Ahora, veamos algunos errores comunes que cometen los propietarios de empresas primerizas. Ojalá, ser consciente de estos peligros evitará que se convierta en una víctima. Los errores que menciono a continuación se pueden evitar fácilmente con una toma de decisiones inteligente y una buena planificación. Evitarlos podría ahorrarle miles de dólares. ¡Así que aquí va!

Error n. ° 1:sobrestimar la rapidez con la que obtendrá ganancias

Muchos dueños de negocios asumen que lanzarán sus negocios y que con unas semanas tendrán un negocio rentable. Rara vez es el caso. De hecho, se necesita tiempo para construir un negocio estable y rentable de manera constante. Asegúrese de incluirlo en cualquier plan que tenga. Especialmente los planes que haces para pagar tus facturas.

Si actualmente respalda su negocio trabajando a tiempo completo o parcial, ¡no renuncies a tu trabajo de inmediato! Primero, realice un análisis de equilibrio para que pueda estimar qué tan pronto puede esperar comenzar a obtener ganancias (suponiendo que todo salga según lo planeado).

Error n. ° 2:mezclar fondos personales y comerciales

Combinar sus fondos personales y comerciales es un gran no-no. Por una cosa, ¡Es una pesadilla en la época de los impuestos! Será casi imposible hacer deducciones comerciales basadas en las ganancias o pérdidas de su negocio. No solo eso, no tendrá forma de saber cuánto gana o pierde su empresa. Eso significa que no tiene idea de cómo le está yendo financieramente a su negocio.

También, si alguna vez tuviera que solicitar un préstamo comercial, tendría que mostrar las finanzas de su empresa a lo largo del tiempo. Si sus finanzas personales y comerciales son mixtas, no tendrías forma de mostrar esto.

Error n. ° 3:no estar al tanto de la contabilidad

La contabilidad lleva mucho tiempo y es molesta. Lo entiendo. Sin embargo, muchos dueños de negocios pierden toneladas de dinero al ignorar su contabilidad. Como propietario de un negocio, es algo que tienes que hacer. Y hacerlo con frecuencia lo hace más fácil. Ponga un par de horas en su calendario una vez a la semana o quincenalmente para revisar sus gastos y estar al tanto de sus facturas. Hay muchas herramientas que pueden ayudar a facilitar el proceso, o puede crear su propia hoja de cálculo simple.

Error # 4:No planificar impuestos

Como propietario de una pequeña empresa, es muy importante que planifique los impuestos. Si posee un negocio rentable, debe planificar la reserva de fondos para pagar los impuestos que le adeudará al gobierno. Si aún no es rentable, entonces podría ser elegible para ciertas deducciones basadas en sus gastos comerciales. De cualquier manera, desea asegurarse de estar preparado para los impuestos. Su contador puede ayudarlo a planificar esto.

Error # 5:No contratar a un buen contador

Hablando de que, un buen contador es realmente importante en su pequeña empresa. No solo ayudarán a presentar sus impuestos, pero también le brindarán recomendaciones que pueden ahorrarle dinero a su negocio y mantenerlo actualizado con las últimas leyes tributarias. Además, pueden ayudarlo a manejar la nómina, ayudarlo a preparar declaraciones anuales y documentación para respaldar la obtención de financiamiento, y mucho más. Quizás lo más importante su contador lo ayudará en caso de que lo auditen. Tener un contador es esencial para las finanzas de su empresa.

Error # 6:No contratar a un buen abogado

Un buen abogado que maneja asuntos de pequeñas empresas es realmente importante en su pequeña empresa. Su abogado puede ayudarlo a asegurarse de que su empresa esté debidamente registrada y estructurada.

Pueden ayudarlo a revisar todos sus contratos y documentación legal, como posibles asociaciones, contratos con proveedores y clientes, o cualquier marca comercial que desee crear. Y si tuviera alguna disputa con proveedores o clientes, ellos pueden brindarle asesoramiento legal y representarlo si es necesario.

Tanto su contador como su abogado le ahorrarán un tiempo valioso y le darán la tranquilidad de saber que las cosas se han hecho de la manera correcta.

Error # 7:No establecer un fondo de emergencia empresarial

El fondo de emergencia de su empresa debe poder cubrir los gastos de su empresa y mantenerlo en funcionamiento durante al menos 3 a 6 meses sin que tenga que incurrir en deudas nuevas o adicionales. Hay personas que le dirían que obtenga un préstamo comercial en caso de una emergencia. Pero soy de la opinión de que si actualmente tiene un negocio rentable, debe crear su propio colchón de efectivo para su negocio en caso de emergencias y hacerlo crecer a medida que crece el negocio.

Error # 8:No tener seguro comercial

El seguro comercial es fundamental. No tener un seguro comercial es un gran error que cometen muchos propietarios de negocios. Y esto puede afectar directamente las finanzas de su empresa. Imagínese si le roban su computadora, ¿O si su tienda minorista sufre actos de vandalismo y no tiene seguro? Usted es el único responsable de los gastos de sustitución. Vale la pena hacer una llamada telefónica a un agente de seguros para analizar los distintos tipos de seguros disponibles para su tipo de negocio.

Error # 9:Contraer deudas comerciales sin un plan

Muchas veces, los dueños de negocios asumen deudas comerciales en forma de tarjetas de crédito o préstamos comerciales. Estos pueden ser de familiares y amigos o de un banco. Y muchos lo hacen sin un plan sólido sobre cómo se utilizarán estos fondos en su negocio o cómo pagarán esta deuda.

Se desvían y luego comienzan a gastar los fondos en cosas que es "bueno tener" porque realmente no tienen un plan para el dinero. Es esencial que antes de considerar cualquier financiamiento comercial que implique la adquisición de deuda, usted planifica cuidadosamente cómo se asignarán los fondos. Luego, Elabore un plan para devolver la deuda lo antes posible.

Para concluir

Si sigue estos consejos y puede evitar estos errores de dinero, establecerá una base sólida para las finanzas de su empresa y, a su vez, su éxito general. Al final del día, fuera de la pasión que tiene por su negocio, Estoy seguro de que quieres hacer (¡y quedarte!) Tu dinero.