¿Qué es el plan de contingencia financiera? Una guía paso a paso para crear uno

Crear un plan de contingencia financiera es un acierto para cualquier negocio. Las crisis y los contratiempos pueden ocurrir de repente, desde desastres naturales hasta recesiones económicas, fallas técnicas, quiebras de socios y deserciones de clientes. La planificación de contingencia establece, por adelantado, cómo responder rápidamente a cada uno de estos escenarios y volver a encaminar el negocio.

¿Qué es la planificación de contingencias financieras?

Planificación de contingencias, en general, se trata de priorizar las acciones que debe tomar frente a amenazas extraordinarias para su negocio. ¿Cuáles son los primeros pasos que debe tomar en caso de crisis? Si eso no es suficiente, ¿Cuáles son los siguientes pasos?

La planificación de contingencias financieras es un aspecto de la planificación de contingencias que se centra en los recursos financieros necesarios para mantener la empresa solvente y operativa cuando ocurre una crisis. Por ejemplo, puede identificar formas de recaudar fondos o reducir costos si se produce una caída repentina de los ingresos debido a una crisis económica.

¿Qué es un plan de contingencia financiera?

Un plan de contingencia financiera identifica los peores escenarios de su empresa y su impacto y presenta posibles respuestas. Las empresas suelen desarrollar planes de contingencia financiera mediante la recopilación y el análisis de datos, luego entregárselo a los gerentes senior y ejecutivos que intercambian ideas sobre estrategias. Una empresa también puede contratar una consultoría para este propósito específico.

Típicamente, una organización desarrolla planes de contingencia financiera para cada uno de quizás media docena de riesgos elegidos por el grupo. Cuando ocurre una crisis, la empresa utiliza el plan de contingencia como un manual.

¿Por qué son tan importantes los planes de contingencia financiera?

Los planes de contingencia financiera proporcionan la base para mitigar el riesgo comercial, acelerar la recuperación ante desastres y garantizar la continuidad y la resistencia del negocio. La pandemia de COVID-19 ha otorgado una nueva importancia a las empresas que establecen esta resiliencia, en particular, la resiliencia de su cadena de suministro, según analistas.

La planificación de contingencias viene acompañada de un sólido argumento comercial, porque las empresas que puedan responder eficazmente a una crisis y recuperarse rápidamente podrían obtener una ventaja competitiva sobre otras empresas.

Beneficios de un plan de contingencia financiera

Mantenerse solvente y mantener operaciones comerciales casi normales pueden ser los beneficios más importantes de un plan de contingencia financiera. pero ofrece otras ventajas importantes. Uno es el beneficio emocional, ya que planificar con anticipación puede reducir el estrés y el pánico durante una crisis real. Con un plan claro en su lugar, su equipo puede cambiar rápidamente su enfoque a la acción en medio de una situación desafiante y, a menudo, dinámica.

También existe el beneficio de reputación, ya que responder con eficacia en caso de crisis se refleja bien en su empresa. Incluso si nunca tiene que poner en práctica el Plan B, el hecho de que tenga un plan de contingencia financiera bien elaborado puede hacer que los clientes y otras partes interesadas se sientan más cómodos.

Y tenga en cuenta que los planes de contingencia financiera no son solo para los peores escenarios. También pueden abordar los mejores escenarios posibles, como una avalancha de nuevos pedidos en línea que no tiene la capacidad de completar. De ese modo, La planificación de contingencias financieras también puede ayudar a las empresas a capitalizar plenamente su éxito.

Finalmente, si bien no puede planificar todas las crisis o contratiempos, una vez que tenga a mano algunos planes de contingencia financiera probados, es posible que pueda aplicar sus elementos de acción a otros escenarios potenciales.

¿Qué se incluye en un plan de contingencia financiera?

La planificación de contingencias financieras tiene dos objetivos fundamentales. Uno es abordar la respuesta inmediata a la crisis; el otro se enfoca en normalizar las operaciones luego de ocurrido el evento, o en áreas del negocio no afectadas por la crisis. Por ejemplo, una respuesta a corto plazo a una crisis financiera en una unidad de negocio central podría incluir aprovechar una línea de crédito existente; Una respuesta a más largo plazo podría implicar desviar el gasto de unidades complementarias o no rentables al área comercial principal en riesgo para ayudarla a recuperarse.

El capítulo y el versículo de un plan de contingencia financiera variarán según el tamaño y el tipo de negocio. En general, un plan debe incluir opciones para reunir recursos y / o reducir costos. Las palancas financieras que debe estar preparado para utilizar pueden incluir:

Fondos: Las reservas de efectivo son el rey en situaciones de crisis. Aunque los expertos sugieren que las empresas tienen suficiente efectivo u otros activos de alta liquidez para cubrir seis meses de gastos operativos, Los estudios muestran que muchas empresas pequeñas no hacen eso. Acceso a líneas de crédito, Los préstamos a corto plazo y el seguro de continuidad del negocio son algunas otras fuentes de financiación que las empresas deben obtener antes de cualquier crisis.

Costos: Gastos, El personal e incluso las unidades de negocio enteras pueden reducirse o venderse en un esfuerzo por proteger las actividades rentables y mantener un flujo de caja positivo.

El software de contabilidad con informes detallados y herramientas de visualización de datos puede ayudarlo a obtener una imagen clara de su situación financiera a medida que sopesa las mejores opciones para su organización. ya que se basa en datos en vivo de su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y otras herramientas.

Ejemplo de un plan de contingencia financiera

Es muy común que las empresas dependan de un cliente para obtener una gran parte de sus ingresos, lo que representa un riesgo importante y demuestra la importancia de los planes de contingencia. Si, por ejemplo, obtiene el 25% de su negocio de un solo cliente, debe tener un plan de contingencia para la posible deserción de ese cliente. Los componentes financieros de dicho plan podrían incluir:

• Organizar el acceso al crédito a corto plazo con su banco por adelantado para cubrir cualquier déficit de ingresos.
• Comprender las opciones para renegociar extensiones de préstamos comerciales existentes.
• Tomando medidas para acelerar el pago de otros clientes, como renegociar los cronogramas de pago y cobrar las cuentas vencidas.
• Despido del personal asociado con el negocio del cliente perdido.

Las respuestas a más largo plazo pueden incluir la reducción del gasto discrecional, recortar las operaciones no rentables y duplicar el desarrollo de nuevos negocios para reemplazar los ingresos perdidos y hacer que su negocio dependa menos de ese cliente. Las áreas comerciales centrales deben protegerse de los recortes que podrían dañar su rentabilidad para minimizar el impacto en el resto de la empresa y mantener el “negocio como siempre” siempre que sea posible.

7 pasos para crear un plan de contingencia financiera

Las empresas deben adoptar un enfoque metódico para elaborar un plan de contingencia financiera con el fin de asegurarse de que cubra adecuadamente los mayores riesgos. Estos son los pasos clave en ese proceso:

1. Identifica los riesgos. Reduzca los riesgos de su empresa a cinco o seis escenarios realistas que realmente podrían descarrilar su negocio. ¿Qué tan probable son? y ¿qué tan severo sería su impacto?
2. Analiza las causas. Comprenda y documente por qué puede surgir cada una de estas situaciones.
3. Indicadores de seguimiento. Basado en este análisis, Haga una lista de los posibles signos de problemas y busque formas de rastrearlos para adelantarse a la situación.
4. Prescribir acciones. Detallar la estrategia para responder a cada crisis especificando y priorizando qué pasos tomar, cómo, por quién y en qué plazo.

A medida que desarrolle el esquema de su plan de contingencia, profundizar en cada uno de los riesgos, los recursos financieros disponibles para usted y cómo puede usar esos recursos para responder:

5. Analiza tu perfil financiero. Utilice todas las herramientas de análisis y planificación financiera que tiene para detallar sus operaciones y los mercados a los que sirve, incluidos los costos, flujo de caja y posicionamiento competitivo. Esto puede brindarle a la empresa información sobre la probabilidad de varios escenarios y su impacto potencial.
6. Haga un inventario de sus activos y fuentes de financiación. Hágase estas preguntas:¿Cuánto tiene en reservas de efectivo? ¿Qué activos son indispensables y deben protegerse? ¿Qué activos consideraría cerrar o vender? ¿Dónde podría recortar el gasto sin arriesgar la rentabilidad? ¿Cuánto puede pedir prestado rápidamente? ¿Tiene seguro de interrupción del negocio?
7. Haga planes para reasignar corte o apalancamiento. Responder a las preguntas anteriores podría sugerirle que se sumerja en sus reservas, generalmente la primera y mejor opción, o que reduzca la producción, utilizando líneas de crédito con su banco o vendiendo una unidad comercial secundaria. Cada opción debe ser calificada por su velocidad y confiabilidad para recaudar fondos. Por ejemplo, vender una unidad de negocio puede resultar más lento, un resultado menos seguro que obtener un préstamo a corto plazo cuando el tiempo es esencial.

Las siguientes mejores prácticas también pueden ayudar a optimizar el desarrollo y mantenimiento de su plan de contingencia financiera:

• Activación: Debe tener una política que describa exactamente cuándo se activará un plan de contingencia, incluido el proceso de toma de decisiones y quiénes están involucrados.
• Reseñas: Examine estos planes trimestralmente, considerando los cambios económicos y los cambios en la fuerza laboral, para tener en cuenta factores económicos u otros problemas relacionados con el negocio, como nuevos datos de contacto o un cambio significativo en las reservas de efectivo.
• Comunicación: Asegúrese de que el plan se comunique a las personas seleccionadas de su empresa en todos los departamentos para que puedan revisarlo y comprenderlo antes de que se materialice cualquier crisis.
• Aprender de la experiencia: Como con cualquier buen plan de negocios, las empresas deben aprender de la experiencia cada vez que recurren al plan de contingencia y hacer ajustes que lo pongan en una mejor posición para la próxima crisis.

Plantilla gratuita de plan de contingencia financiera

Hay una variedad de herramientas disponibles para ayudarlo a desarrollar un plan de contingencia financiera. Puede comenzar a hacer una lluvia de ideas sobre su respuesta a las crisis descargando esta plantilla de planificación de contingencia financiera de alto nivel.

Obtenga nuestra plantilla de plan de contingencia financiera

Esta plantilla lo ayudará a crear un plan de contingencia financiera que sirva como base para mitigar el riesgo comercial. acelerar la recuperación ante desastres y garantizar la continuidad y la resistencia del negocio.

Obtener la plantilla

Adicionalmente, El software de contabilidad y análisis de datos a menudo tiene herramientas de planificación y visualización que ayudan a las organizaciones a trazar los riesgos y las respuestas financieras. Estos podrían ayudar a prepararse para lo inesperado al facilitar actividades como:

Líneas de tendencia: Monitorear métricas críticas a lo largo del tiempo, como el flujo de caja y las cuentas por cobrar, puede proporcionar señales de advertencia tempranas de un gran revés para su negocio.

Mapas mentales: Los mapas mentales organizan y categorizan la amplia gama de riesgos que enfrenta su empresa, para ayudarlo a reducirlos y priorizar las mayores amenazas.

Tablas de impacto de riesgo: Estos gráficos organizan los riesgos en función de su impacto y probabilidad de ocurrencia, para ayudarlo a priorizar las respuestas.

Diagramas de decisión: Los diagramas de decisión mapean visualmente respuestas específicas a eventos específicos, dar a los líderes un plan de acción claro durante una crisis.

Desde riesgos tan variados como perder un cliente importante hasta enfrentar un desastre natural, El desarrollo de planes de contingencia financiera ayudará a su organización a navegar por la crisis como un manual de estrategias.