¿Qué es la depreciación? ¿Cómo se calcula?

Para propósitos de informes financieros y obligaciones tributarias, las empresas deben demostrar cómo sus activos disminuyen de valor, un proceso contable conocido como depreciación.

¿Qué es la depreciación?

El concepto de depreciación reconoce que los activos pierden valor con el tiempo y distribuyen su costo a lo largo de su vida útil. La depreciación es una forma metódica de amortizar el costo de un activo fijo poco a poco, a lo largo de su vida útil.

Al suavizar el impacto financiero de la compra de activos, la depreciación afecta el estado de resultados y el balance general de una empresa, dos de los estados financieros más importantes de la empresa, así como sus obligaciones tributarias anuales. Puede eliminar los cambios en la rentabilidad que, de otro modo, se producirían al contabilizar las compras de activos importantes por adelantado.

Conclusiones clave

• La depreciación es el proceso contable de asignar el costo de lo tangible, activos fijos durante el período de tiempo que una empresa espera beneficiarse de su uso.
• Hay varios métodos para calcular la depreciación, cada uno requiere el uso de datos duros y estimaciones informadas.
• Las empresas pueden utilizar diferentes métodos para calcular la depreciación con fines fiscales y declaraciones de pérdidas y ganancias (P&L).
• Es importante calcular la depreciación con precisión, porque puede afectar significativamente los resultados financieros y la responsabilidad fiscal de una empresa.

¿Qué es un activo y qué tipos de activos se deprecian?

Los contables tienen una definición muy específica de activo que difiere del uso cotidiano de la palabra. Los activos de capital son elementos con un beneficio económico futuro que una empresa compra o controla de otro modo. Los activos de capital pueden ser tangibles (como equipos y edificios), o intangible (como patentes o marcas comerciales). Las empresas también tienen activos circulantes, que son a corto plazo e incluyen efectivo / equivalentes de efectivo, inventario, cuentas por cobrar, etc.

La depreciación se aplica a ciertos activos tangibles, conocidos como activos fijos. Un proceso de asignación de costos diferente, llamado amortización, se aplica a los activos intangibles.

Activos fijos son un subconjunto de activos tangibles que se espera duren más de un año y disminuyan de valor con el tiempo. Por ejemplo, una computadora es un activo fijo porque probablemente estará en servicio durante varios años y su valor disminuirá cada año. Los activos fijos son diferentes de los activos corrientes como el inventario, que se espera que se conviertan en efectivo dentro de un año y, por lo tanto, no están sujetos a depreciación. Los activos fijos a veces se denominan activos de capital, propiedades, planta y equipo, Activos a largo plazo o activos no corrientes.

Los activos fijos tienden a ser artículos de mayor valor, pero a efectos de la contabilidad, cada empresa establece su propio umbral en dólares para determinar si un artículo debe tratarse como un activo que se deprecia con el tiempo, en lugar de reconocer su costo total en el período en que se compró. El registro de un artículo como activo fijo también se conoce como capitalización. Sin embargo, a efectos fiscales, el IRS emite un umbral para los activos que deben capitalizarse (consulte la diferencia entre la depreciación contable y la depreciación fiscal más adelante en este artículo).

La tierra es una excepción significativa a esta regla, porque es un activo fijo que no está sujeto a depreciación. Se considera un activo que no se agota porque no se vuelve obsoleto, desgastarse o tener una vida útil finita.

Depreciación explicada

Al pensar en la naturaleza de los activos fijos, especialmente la duración de su vida útil, el costo debe reflejarse en los períodos contables durante los cuales serán útiles, en lugar de solo en el período en el que se pagaron. Este enfoque refleja su uso por parte de la empresa y proporciona una imagen más clara del desempeño empresarial.

La depreciación es un ejemplo del principio de emparejamiento, uno de los principios básicos de los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), donde los gastos se reconocen en el mismo período que los ingresos que ayudan a generar, en lugar de cuando se les paga.

Sin embargo, la depreciación no está diseñada para estimar el valor justo de mercado de un activo en ningún momento, que puede ser subjetivo o difícil de medir. El cálculo de la depreciación combina algunos hechos concretos (como el costo inicial de un activo) con algunas estimaciones (como su vida útil o valor de rescate).

Ejemplos de depreciación en los negocios

Una empresa puede depreciar cualquier activo fijo excepto la tierra. Los activos pueden ser grandes, como aviones, rascacielos o molinos de viento. O pueden ser pequeños como laptops, muebles o teléfonos celulares. La depreciación es un gasto importante para muchas empresas y está representada en los estados de pérdidas y ganancias de las empresas que cotizan en bolsa. Por ejemplo, Coca-Cola registró más de $ 1 mil millones en gastos de depreciación durante 2019. Una aerolínea podría registrar gastos de depreciación anuales aún más altos porque está depreciando una gran cantidad de aviones muy costosos. mientras que una empresa de software puede registrar solo una fracción de esa cantidad porque no tiene muchos activos fijos de alto valor.

Depreciación contable frente a depreciación fiscal

Una empresa puede calcular la depreciación de sus activos fijos de manera diferente para sus pérdidas y ganancias que para la declaración de impuestos.

Depreciación de libros es el monto registrado en el libro mayor de una empresa y se muestra como un gasto en el estado de pérdidas y ganancias de la empresa para cada período de informe. Se considera un gasto no monetario que no afecta directamente el flujo de caja.

Depreciación fiscal se refiere a la forma en que una empresa informa la depreciación en sus declaraciones de impuestos sobre la renta. La depreciación fiscal debe calcularse según las reglas específicas establecidas por el IRS.

Las diferencias entre la depreciación contable y la depreciación fiscal se relacionan principalmente con el período de tiempo durante el cual un activo puede depreciarse. Sin embargo, el gasto total de depreciación durante toda la vida de un activo debe ser similar con ambos métodos.

El IRS también establece pautas para el valor umbral por encima del cual los activos deben capitalizarse para fines fiscales (actualmente $ 2, 500 o $ 5, 000, dependiendo de si la empresa tiene un estado financiero aplicable). Los artículos que cuestan menos de esa cantidad se consideran "de minimis" y pueden contabilizarse en su totalidad cuando se compran. Esas pautas cambian de vez en cuando y las empresas deben monitorear esos cambios.

Registro de depreciación

La depreciación impacta tanto en el estado de pérdidas y ganancias de una empresa como en su balance. El gasto por depreciación durante un período específico reduce los ingresos registrados en las pérdidas y ganancias. La depreciación acumulada reduce el valor del activo en el balance.

Ejemplo de depreciación

A continuación se muestra un ejemplo de los asientos de diario necesarios para registrar la depreciación de una computadora portátil con una vida útil prevista de cinco años.

Para registrar la compra en efectivo de una computadora portátil:

Débito Crédito Activo - Laptop $ 5, 000 Activo - Efectivo $ 5, 000

Para registrar un mes de gastos de depreciación en función de la vida útil de cinco años de la computadora portátil (utilizando el método de línea recta, descrito más adelante en este artículo, y asumiendo que no hay valor de rescate):

Débito Crédito Gasto de depreciación - Computadora portátil $ 83 Depreciación acumulada $ 83

El resultado neto de estas entradas muestra el efectivo gastado y el gasto de depreciación que afecta a las pérdidas y ganancias. El valor del activo también disminuye en el balance de la empresa:

Computadora portátil $ 5, 000 Depreciación acumulada $ 83 Activo neto - Computadora portátil $ 4, 917

¿Qué es un programa de depreciación?

Cada activo tiene su propio programa de depreciación, o gráfico, que muestra un calendario de gastos de depreciación mensual y un valor liquidativo móvil. El cronograma de depreciación generalmente se establece cuando se compra el activo, y se utiliza para calcular los montos de gastos de depreciación recurrentes. Al final del horario, el activo debe depreciarse hasta su valor de rescate.

Los elementos comunes de un programa de depreciación incluyen:

• Nombre y descripción del activo
• Fecha de compra
• Costo de adquisición del activo
• Vida útil estimada
• Valor de rescate estimado
• Método de depreciación

Cómo calcular la depreciación

Hay tres elementos clave a considerar al establecer un programa de depreciación para un activo en particular:

1. Base depreciable: El costo original del activo menos su valor de rescate. El costo original incluye el monto pagado por el activo, así como los costos incurridos para ponerlo en servicio para un uso específico. El valor de rescate es una estimación de cuánto podría venderse el activo cuando se haya retirado del servicio.
2. Vida util: El período estimado que el activo puede estar en servicio antes de que se vuelva obsoleto o se desgaste. La vida útil puede ser diferente a la vida física del activo.
3. Mejor método: El método utilizado para calcular la depreciación. Esto debe ser sistemático y racional en relación con la naturaleza del activo. Algunos métodos asumen que la depreciación es una función del uso, mientras que otros se basan en el paso del tiempo. La selección de un método a menudo se reduce a la simplicidad, para reducir los costos de mantenimiento de registros.

Métodos de depreciación

Los métodos de depreciación más utilizados se dividen en tres categorías, aunque existen otros métodos de especialidad que se pueden aplicar para situaciones específicas.

Métodos basados ​​en el tiempo

Estos métodos asumen que la utilidad económica de un activo es la misma cada año de su vida útil. La estimación precisa de la vida útil de un activo es particularmente importante cuando se aplican métodos basados ​​en el tiempo.

• Depreciación fija , un método basado en el tiempo, es el método de depreciación más simple y más utilizado. Se calcula como:

  (Costo - Valor de rescate) / Gasto Vida útil estimada =Depreciación anual

Métodos de actividad

Los métodos de depreciación de la actividad utilizan la productividad para medir la utilidad de un activo. La productividad se puede determinar en función de la producción que produce un activo, la cantidad de horas que funciona, u otras medidas. Determinar la unidad de productividad más apropiada y luego estimar la producción durante la vida útil del activo son estimaciones desafiantes pero críticas para los métodos basados ​​en actividades.

• Unidades de producción método produce un gasto de depreciación que está vinculado a la producción de activos, lo cual es especialmente útil para empresas que tienen períodos en los que la productividad varía significativamente. La fórmula para las unidades de producción es:

  [(Costo - Valor de rescate / Producción total estimada)] x Unidades producidas este año
  
  =Gasto de depreciación anual

Métodos de cargo decreciente (métodos de depreciación acelerada)

Este enfoque supone que un activo pierde más valor en sus primeros años. Estos métodos generan un mayor gasto de depreciación al principio de la vida del activo y una menor depreciación más adelante. cuando los gastos de reparación y mantenimiento tienden a ser mayores.

• Dígitos de suma de años El método calcula la depreciación utilizando una fracción decreciente de la base depreciable del activo, utilizando el número de años que quedan en la vida útil del activo. La fracción decreciente usa la suma de los años como denominador:para una vida de cinco años, eso sería 5 + 4 + 3 + 2 + 1 =15. El numerador es el número de años que quedan al comienzo del período.

  Año Vida restante en años Fracción de depreciación 1 5 5/15 2 4 4/15 3 3 3/15 4 2 2/15 5 1 1/15 suma de los dígitos del año 15

  La fórmula para cualquier período dado es:

  (Costo - Valor de rescate) x (Vida útil - Período de depreciación + 1) x 2
  /
  Vida útil x (Vida útil + 1)
  
  =Gasto de depreciación anual

• Saldo decreciente El método funciona de manera un poco diferente a los otros métodos en que aplica una tasa de depreciación constante al laminado, disminución del valor en libros del activo en lugar de la base depreciable original. Como resultado, el gasto de depreciación es menor cada año. La tasa de depreciación es un múltiplo del método de línea recta. El cálculo de la depreciación del saldo decreciente es un proceso de dos pasos:

  Paso 1: Determine la tasa de depreciación anual, usando el método de línea recta

  1 / Vida útil =Tasa de depreciación anual

  Paso 2: Aplicar la tasa de depreciación anual al saldo de activos, neto de la depreciación acumulada al comienzo del período.

  Tasa de depreciación anual × (costo - depreciación acumulada) =Gasto de depreciación anual

• Saldo decreciente doble método es similar al método de saldo decreciente, pero fija la tasa de depreciación anual al doble de la tasa de depreciación lineal. Una vez que tenga en cuenta esa diferencia, utilice la fórmula anterior del método de saldo decreciente.

Depreciación fiscal

A efectos fiscales, las empresas deben utilizar un método de depreciación prescrito por el IRS. Para la mayoría de los activos fijos, el IRS dice que las empresas deben utilizar el método modificado del sistema de recuperación de costos acelerada (MACRS). MACRS genera mayores gastos de depreciación en los primeros años de la vida de un activo, lo que a su vez crea una deducción fiscal más alta y una renta imponible más baja en la declaración de impuestos de una empresa.

MACRS utiliza los métodos de saldo decreciente de línea recta y doble para calcular el gasto de depreciación, pero requiere que las empresas basen sus programas de depreciación en vidas útiles determinadas y publicadas por el IRS para varias clases de activos. Algunos ejemplos de vidas útiles MACRS son:

• Tractores:3 años
• Aviones:5 años
• Computadoras:5 años
• Mejoras de la tierra:15 años

Adicionalmente, MACRS deprecia completamente el activo a cero, independientemente del valor de rescate potencial. MACRS no está aprobado por GAAP porque se ignoran los valores de rescate y porque las vidas útiles determinadas por el IRS tienden a ser más cortas que las estimadas usando los principios GAAP.

Comparación de los tipos de depreciación

Para ilustrar el impacto de diferentes métodos de depreciación en las pérdidas y ganancias de una empresa, considere el siguiente ejemplo. Dependiendo del método de depreciación seleccionado, el gasto de depreciación registrado en el primer año puede más del triple.

Una empresa compra un tractor nuevo por $ 50, 000 en enero, ponerlo en servicio inmediatamente. Basado en experiencias pasadas, estima que el tractor durará unos cinco años, o alrededor de 10, 400 horas de funcionamiento. Al cabo de cinco años, la empresa estima que el valor de rescate será de $ 5, 000.

Método de depreciación Costo del activo Valor del rescate Vida util Gasto de depreciación Años Horas de funcionamiento Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Línea recta $ 50, 000 $ 5, 000 5 n / a $ 9, 000 $ 9, 000 $ 9, 000 $ 9, 000 $ 9, 000 Unidades de producción 50, 000 5, 000 n / a 10, 400 8, 654 19, 471 8, 654 4, 327 3, 894 Horas de funcionamiento reales 2, 000 4, 500 2, 000 1, 000 900 Suma de los dígitos de los años 50, 000 5, 000 5 n / a 15, 000 12, 000 9, 000 6, 000 3, 000 Saldo decreciente 50, 000 n / a 5 n / a 10, 000 8, 000 6, 400 5, 120 4, 096 Doble saldo decreciente 50, 000 n / a 5 n / a 20, 000 12, 000 7, 200 4, 320 1, 480 MACRS 50, 000 - 3 n / a 33, 500 11, 055 5, 445 - -

Cómo el software de contabilidad puede agilizar sus cálculos de depreciación de activos

Incluso las empresas más pequeñas pueden tener cientos de activos fijos, cada uno con su propio programa de depreciación. El software de contabilidad puede ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de la depreciación con menos esfuerzo y una menor probabilidad de errores porque elimina las molestias y los posibles errores que surgen al hacer malabarismos con varias hojas de cálculo. La precisión es fundamental, ya que la depreciación reduce el valor de los activos en el balance y afecta las cifras del estado de resultados, así como la obligación tributaria.

Automatizando los cálculos de depreciación de los activos fijos, las empresas pueden redirigir a los empleados, y el equipo de contabilidad en particular, para centrarse en tareas de mayor valor, como la planificación estratégica de capital. El software de contabilidad líder no solo puede calcular la depreciación utilizando varios métodos, pero está integrado con una suite ERP más grande que mide el desempeño de todo el negocio.