¿Qué es la gestión de viajes corporativos?

La gestión de viajes corporativos aborda todas las funciones asociadas con el apoyo a los viajes de negocios para los empleados, clientes, proveedores y socios comerciales. Las empresas pueden confiar en equipos internos de gestión de viajes corporativos, agencias de viajes, herramientas de reserva en línea o cualquier combinación de esas opciones para realizar estas funciones. Las políticas de gestión de viajes corporativos crean o hacen cumplir los procedimientos de viajes y reuniones al tiempo que transmiten datos de viajes a los sistemas y equipos de contabilidad y finanzas.

¿Cómo funciona la gestión de viajes corporativos?

Además de garantizar que los empleados cumplan con la política de viajes de la empresa, La gestión de viajes corporativos apoya otras tareas como la organización de viajes de negocios, establecer acuerdos preferenciales con los transportistas (aerolíneas, empresas de alquiler de coches, etc.) y proveedores de hostelería, y la emisión de informes en tiempo real que transmiten los gastos de viaje a los departamentos de contabilidad y otras partes interesadas corporativas.

¿Por qué es importante la gestión de viajes corporativos?

La gestión de viajes de negocios juega un papel clave para ayudar a las empresas a aprovechar al máximo sus presupuestos de viaje al garantizar que no paguen de más por el transporte y el alojamiento. También establece cómo los empleados organizan los viajes de negocios y garantiza que todos los gastos de viaje se asignen en el mejor interés de la empresa. Un programa de viajes corporativos bien gestionado también es importante para garantizar la seguridad de los viajeros.

¿Qué tareas se incluyen en la gestión de viajes?

• Itinerarios
• Precios
• Alojamientos
• Transporte
• Reuniones y eventos
• Cumplimiento de políticas y costos
• Asistencia en viajes
• Informes y análisis de datos

Itinerarios

Las empresas tienen diferentes enfoques cuando se trata de cómo los empleados crean itinerarios para sus viajes de negocios. Las consideraciones incluyen el costo, equilibrado con las responsabilidades comerciales de un empleado y las políticas de viaje de la empresa. En la mayoría de los casos, los empleados ahora usan herramientas de reserva en línea para crear sus propios itinerarios. Algunas empresas más grandes pueden tener personal o recursos de agencias de viajes para crear itinerarios para líderes senior o aquellos que viajan con frecuencia. Las empresas con un programa de viajes corporativos pueden configurar el software de gestión de viajes con herramientas de reserva en línea para garantizar que los viajeros creen itinerarios que cumplan con las pautas de viaje de la empresa al tiempo que proporcionan un mecanismo para la aprobación de viajes y el informe de viajes y gastos.

Precios

La gestión de viajes corporativos es responsable de mantener los costos bajo control, ya que los precios de los viajes son notoriamente variables. La optimización de los precios puede tener un impacto medible en el mantenimiento de los presupuestos y ayudar a las empresas a financiar más viajes de negocios sin ampliar significativamente el presupuesto. La gestión de viajes corporativos puede establecer pautas sobre cuánto pueden gastar los empleados en varios costos de viaje, basado en precios razonables y habituales en un lugar determinado.

Algunas empresas negocian precios con determinados proveedores, mientras que otros dependen de agencias y otros terceros que pueden tener más influencia. Algunos pueden depender tanto de equipos internos como de una empresa de gestión de viajes. Donde tiene sentido Las empresas también deben aprovechar las relaciones comerciales con los clientes que puedan tener con quienes proporcionan transporte. hospitalidad u otras funciones de apoyo a los viajes.

Alojamientos

Los costos de alojamiento son cíclicos dependiendo de las condiciones económicas, localización, época del año y otros factores. El costo del alojamiento también varía considerablemente en todo el mundo. Por lo tanto, La gestión de viajes corporativos puede negociar precios con las principales cadenas hoteleras o con quienes ofrecen alojamientos alternativos, como Airbnb, o supervisar una agencia que lo haga. Además de los costos, las empresas deben considerar adaptaciones que satisfagan las necesidades comerciales de los empleados y tengan políticas de cancelación favorables o estén dispuestas a renunciar a ciertas tarifas.

Transporte

Cuando se trata de transporte, La gestión de viajes corporativos juega varios roles, incluida la determinación del mejor modo de transporte para un destino determinado. Es el conducto a través del cual los empleados hacen sus arreglos con los transportistas preferidos y asegura que los arreglos de transporte cumplan con las políticas de la empresa.

Reuniones y eventos

Las empresas que organizan sus propias reuniones y eventos necesitan recursos con los que reservar restaurantes, hoteles, centros de convenciones u otros lugares que pueden acomodar todo, desde pequeñas reuniones ejecutivas hasta grandes conferencias. Un equipo o herramienta de gestión de viajes corporativos facilita estas reservas.

Para reuniones y eventos importantes, el equipo explorará varios lugares y se asegurará de que cada uno pueda satisfacer las necesidades y presupuestos de una reunión o evento. Si se trata de una reunión importante que reunirá a los clientes, inversores u otras partes interesadas influyentes, Los equipos de gestión de viajes corporativos visitarán el lugar. Además de evaluar la instalación de reuniones, El equipo se asegurará de que el alojamiento y la logística de los alrededores sean adecuados.

Costos y cumplimiento de políticas

Muchas empresas requieren que la gestión de viajes corporativos no solo establezca umbrales de costos, sino que también controle y haga cumplir con los empleados. Idealmente, La gestión de viajes corporativos vincula el cumplimiento con las políticas de reembolso. Es más, sus sistemas deben evitar que los empleados hagan arreglos que no cumplan con las políticas de la empresa.

Debido a que las circunstancias a veces pueden requerir excepciones, La gestión de viajes corporativos debe tener mecanismos de aprobación flexibles. Muchas empresas también emiten tarjetas de crédito corporativas, que permite un mejor seguimiento de viajes y gastos, reserva de viajes simplificada, reembolso más rápido y acceso a datos en tiempo real sobre los costos de los empleados.

Asistencia en viajes

Algunas veces, Los equipos de gestión de viajes corporativos servirán de conducto entre los empleados. sus supervisores y cuentas por pagar. Las organizaciones más grandes pueden subcontratar esta función a agencias de viajes, como American Express, que cuentan con sofisticadas plataformas de gestión de viajes. Algunas organizaciones brindarán niveles más altos de apoyo, como organizar el transporte a los aeropuertos, hacer reservas para cenar o servir como enlace con los viajeros cuando necesitan ayuda. En ambos escenarios, que no sean altos ejecutivos e invitados VIP, Se espera cada vez más que los empleados confíen en herramientas de autoservicio para abordar las necesidades de viaje comunes.

Informes y análisis de datos

La gestión de viajes corporativos debe informar todos los gastos de viaje a la contabilidad. Los departamentos de finanzas usan esa información no solo para rastrear los gastos incurridos durante un período contable, sino también para informar los presupuestos y pronósticos actuales y prospectivos.

Gestión de viajes automatizada frente a contratación de un gestor de viajes

Hasta hace poco, las empresas tenían que decidir si contrataban a personas para que apoyaran y administraran los viajes o si confiaban en agencias externas para supervisar esas funciones y luego dejar que los departamentos de cuentas por pagar hicieran cumplir las políticas al reembolsar los gastos de los empleados. Si bien algunas empresas eligen uno u otro y otras optan por una combinación de ambos, hoy en día las empresas tienen la opción de automatizar gran parte del proceso de gestión de viajes.

Algunas plataformas de gestión empresarial, por ejemplo, ofrecemos capacidades de gestión de viajes corporativos. Muchas de las plataformas líderes tienen características que incluyen gestión de gastos, analítica, gestión de clientes y gestión de proyectos, que en conjunto sirven para automatizar la gestión de viajes. Estas plataformas también brindan a los equipos de contabilidad información en tiempo real sobre el impacto de los viajes en el desempeño financiero.

¿Cómo está cambiando la IA el panorama de la gestión de viajes?

Los viajeros de negocios ahora están utilizando activamente herramientas para automatizar la gestión de viajes. Con los recientes avances en inteligencia artificial (IA), ahora pueden reservar un viaje de negocios con herramientas de reserva en línea aún más rápido. Por ejemplo, American Express Global Business Travel (GBT) se encuentra entre las empresas que utilizan IA para automatizar la planificación de viajes de negocios. La agencia de viajes global ahora tiene un motor de recomendaciones que utiliza el historial de un viajero para ayudarlo a encontrar el alojamiento adecuado al planificar un viaje.

Pero no son solo las agencias de viajes gigantes las que utilizan la inteligencia artificial para ayudar a automatizar la reserva de viajes de negocios y los procesos relacionados. Aerolíneas, Los operadores de hoteles y las agencias de alquiler de automóviles han comenzado a introducir chatbots para abordar consultas y problemas de rutina. La gente usa comandos de voz para hacer recomendaciones y hacer reservas. Estas tecnologías están comenzando a aparecer en la automatización de la fuerza laboral, mesa de ayuda y otros sistemas de gestión de procesos comerciales para permitir un mayor autoservicio para los procesos de rutina.

El verdadero potencial de la IA para la gestión de viajes corporativos proviene del uso de todos los datos acumulados por los viajeros para eliminar tantas tareas en la planificación de viajes como sea posible. según la revista Travel &Hospitality.

Al analizar cómo se comportan los viajeros de las empresas al crear sus itinerarios, Las herramientas de automatización de IA pueden volverse más precisas a la hora de predecir preferencias, según el informe. "Cuando se pueden satisfacer las preferencias sin siquiera preguntar por ellas, el tiempo de búsqueda se reduce considerablemente, y se aumenta la tracción. Incluso los cambios en los socios viajeros se pueden detectar de antemano mientras se negocia con las propiedades. Por último, un mecanismo de recomendación impulsado por la inteligencia artificial podría eliminar la dependencia de las posibles complicaciones de los cambios de última hora ".

Desafíos de la gestión de viajes corporativos

• El deseo de los empleados de tener flexibilidad y comodidad puede entrar en conflicto con los esfuerzos de una empresa por administrar los costos.
• Los servicios que antes estaban incluidos en el costo del pasaje aéreo o en la reserva de un hotel ahora pueden tener un costo adicional, creando disparidades en las políticas de la empresa.
• El aumento de las tarifas de cancelación o cambio es costoso si los empleados cometen errores al reservar.
• Las políticas de la empresa a menudo pueden limitar la capacidad de los empleados para elegir servicios de menor costo que descubren por su cuenta.
• Muchas empresas aún carecen de formas de calibrar las necesidades del negocio con los costos y las condiciones comerciales cambiantes cuando se trata de viajes.
• Las políticas de cuentas por pagar no siempre están alineadas con la gestión de viajes corporativos. El proceso de reembolso es muy manual y requiere importantes recursos para revisar y verificar los recibos de los gastos de viaje.

Cómo instituir una política de gestión de viajes

Toda empresa debe tener una política de gestión de viajes documentada y una que ellos mismos hagan cumplir. La política debe ser razonable e idealmente elaborada con aportes de los empleados que viajan con frecuencia. La recopilación de esa información reducirá el incumplimiento, que según varias cuentas es alto. Las encuestas de viajes corporativos muestran que más de la mitad no comprenden o no cumplen con las políticas de viajes de sus empresas. La Sociedad de Gestión de Recursos Humanos, una asociación comercial sin fines de lucro para profesionales de recursos humanos creó una plantilla que ofrece una política de referencia que las empresas pueden ajustar para cumplir con sus propios requisitos de cumplimiento y lo que los líderes creen que se ajusta a las mejores prácticas de su organización.

Tendencias en la gestión de viajes corporativos

Los viajeros de negocios esperan que todos los aspectos de sus viajes sean accesibles desde sus teléfonos y sus computadoras. Atrás quedaron los días de llamar a un agente de viajes para reservar su viaje y enviar informes de gastos manuales.

Empresas que puedan integrar toda la información relativa a la planificación de viajes, los gastos y la forma en que los empleados pasan su tiempo en la carretera están mejor posicionados para determinar el valor que están recibiendo.

Las mejoras en la tecnología y los avances en la inteligencia artificial están ayudando a las empresas a garantizar que están recibiendo las tarifas más competitivas. más flexibilidad y mejor visibilidad.

Las mejores herramientas para la gestión de viajes corporativos

Muchas empresas gastan importantes recursos en viajes corporativos para el desarrollo empresarial, ventas y marketing. Además de los gastos de viaje muy variables, Existe un costo en términos de gestión del capital humano:las organizaciones que utilizan herramientas modernas de gestión de viajes corporativos de forma eficaz están mejor posicionadas para obtener un mayor retorno de la inversión.

Idealmente, las organizaciones deben asegurarse de que sus soluciones de gestión de viajes corporativos estén integradas con, o incluir, sistemas de gestión de gastos y proveedores. Igualmente, Las organizaciones deben integrar la gestión de viajes corporativos con las plataformas centrales de gestión financiera y contabilidad y las soluciones de planificación y recursos.

En la parte delantera, rastrear los gastos de viaje se ha vuelto más fácil ahora que los empleados pueden usar sus dispositivos móviles para escanear los recibos cuando los reciben. Como resultado, muchas organizaciones han simplificado sus procesos de gestión de gastos, que antes requerían mucho papel.

Respectivamente, Las empresas deben asegurarse de que su solución de gestión de gastos incluya aplicaciones móviles configurables que puedan escanear recibos y permitan a los empleados detallar y clasificar fácilmente cada gasto.

Las herramientas que pueden rastrear las políticas rechazarán automáticamente los gastos no permitidos. La plataforma debe ofrecer flujos de trabajo flexibles y configurables que puedan evitar cuellos de botella que retrasen las aprobaciones. Las mejores herramientas de gestión de gastos también ofrecen conectividad con ERP, gestión de proyectos, contabilidad, facturación, y sistemas analíticos.

Soluciones de gestión de gastos de viaje que ofrecen integración certificada con plataformas líderes y ayudan a las organizaciones a reducir la cantidad de entrada de datos entre aquellos en departamentos de cuentas por pagar. Igualmente, facilitan a los empleados la compilación de datos de gastos, especialmente aquellos que brindan integración con proveedores de tarjetas de crédito aprobados.