Los 13 errores principales de nómina de pequeñas empresas y cómo evitarlos

La gestión de la nómina es una de las funciones más importantes para un negocio en crecimiento. Pero también es sorprendentemente complejo, y es fácil cometer errores que pueden tener consecuencias costosas y dolorosas.

Los errores comunes de nómina incluyen la clasificación errónea de los trabajadores, calcular incorrectamente los salarios, impuestos o deducciones, y compensación por mal manejo por capacitación o lesiones relacionadas con el trabajo. Este artículo cubrirá algunos de los errores que suelen cometer las pequeñas empresas y cómo evitarlos.

¿Qué sucede si comete un error en la nómina?

Los errores de nómina pueden resultar en sanciones económicas sustanciales, así como juicios y auditorías. Puede enfrentar una investigación por parte del IRS o del Departamento de Trabajo de EE. UU., así como agencias estatales y locales. Y si sus errores implican calcular incorrectamente los salarios o afectar negativamente a los empleados, pueden dañar la moral de la fuerza laboral y generar más problemas, como una menor productividad.

Estos podrían ser descuidos inocentes. Las pequeñas empresas enfrentan muchos desafíos relacionados con la nómina. Pero eso no cambia el hecho de que los errores de nómina son perjudiciales para el negocio y causan daños duraderos. por lo que las organizaciones deben hacer todo lo posible para evitarlos. Y para hacer eso deben ser conscientes de los errores más comunes que es probable que cometan.

Principales problemas y errores de nómina

Aquí hay 13 de los errores de nómina de pequeñas empresas más comunes y cómo su empresa puede evitarlos.

1. No clasificar adecuadamente a los trabajadores. Hay dos clasificaciones principales a considerar con su personal:si los trabajadores son contratistas independientes o empleados, y si los empleados están exentos o no exentos bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).

   A veces puede resultar difícil determinar si un trabajador debe clasificarse como empleado o contratista. El Departamento de Trabajo (DOL) ofrece una guía de seis pasos para ayudarlo a determinar la designación correcta, pero entre los factores decisivos se encuentran la cantidad de tiempo que alguien trabaja para la empresa, si utilizan su propio equipo y quién determina su horario. Alternativamente, puede presentar el Formulario SS-8 para pedirle al IRS que lo determine por usted. Es importante obtener la clasificación correcta:los empleados pueden tener derecho a salario mínimo y horas extra, mientras que los contratistas no lo son. Si alguien es un empleado, debe pagar la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina y retener el impuesto sobre la renta de sus cheques de pago. La clasificación errónea podría resultar en multas además de la necesidad de reembolsar los impuestos con intereses.

   Los trabajadores que están exentos de la FLSA no tienen derecho a algunas de las protecciones de la ley. Por ejemplo, no están obligados legalmente a recibir pago por horas extra. Los empleados exentos generalmente incluyen ejecutivos y algunos otros empleados asalariados, pero debe revisar detenidamente las pautas del DOL antes de tomar una determinación.

2. Calcular mal los salarios de las horas extraordinarias. En general, la FLSA requiere que las empresas compensen a los empleados no exentos en 1,5 veces (tiempo y medio) su tasa de pago estándar si trabajan más de 40 horas en una semana. Pero algunos estados imponen requisitos adicionales que pueden reemplazar la ley federal. En Alaska, California y Nevada, por ejemplo, los empleadores deben pagar horas extra si los empleados trabajan más de ocho horas al día. Comprender las leyes locales es fundamental para evitar sanciones, interesar, pagos atrasados ​​y posibles juicios.

3. Pagar tasas impositivas incorrectas. Los errores fiscales son uno de los errores de nómina más comunes. Eso se debe a que los impuestos sobre la nómina son complicados y cambian con frecuencia. Su negocio puede estar sujeto a locales, estado, e impuestos federales, y debe realizar un seguimiento de los cambios en cada nivel. Es más, las obligaciones fiscales pueden diferir para los empleados que viven en diferentes jurisdicciones.

4. Ejecutar la nómina tarde. Los empleados confían en recibir sus cheques de pago a tiempo para poder pagar sus propias facturas. Pagar tarde puede erosionar la confianza de los empleados y generar problemas con las autoridades estatales. Por lo tanto, es importante controlar el flujo de caja para tener fondos suficientes para pagar a los empleados puntualmente el día de pago. La automatización de la nómina con software o un servicio subcontratado puede ayudar. Si surgen problemas, Informe a los empleados lo antes posible para que puedan planificar en consecuencia.

5. Pagando cantidades incorrectas. Los empleados mal pagados pueden ser más comunes de lo que cree:en 2019, el DOL recaudó $ 322 millones en salarios adeudados a los trabajadores. Si descubre que le pagó mal a un trabajador, Es mejor rectificar los errores de inmediato para mantener una relación positiva y evitar posibles reclamaciones y daños a la reputación. Es importante mantener una documentación clara del problema y su resolución.

   Pagar de más a un empleado puede ser un problema más complicado de abordar. De nuevo, Los registros claros y completos son clave. Nadie quiere escuchar que debe pagarle a su empleador, pero mostrar a los empleados una prueba clara del error puede ayudar. Si el sobrepago es sustancial, Es aconsejable llegar a un acuerdo con el empleado para reclamar el dinero mediante una suma global o pequeñas cuotas.

6. Mala planificación de las vacaciones. Es fundamental planificar las vacaciones y hacerlo con mucha antelación. Deberá notificar a los empleados de cualquier cierre de antemano. Bajo la ley federal, no está obligado a proporcionar días festivos pagados o pagar horas extra a los empleados si trabajan esos días federales, aunque muchas empresas optan por hacerlo. Pero en todo caso, Es una buena idea publicar los horarios de los días festivos con mucha anticipación y tener claro los cambios asociados a la nómina.

   Tenga en cuenta que si un día de pago programado regularmente es un día festivo, los empleados pagados mediante depósito directo no recibirán el pago hasta el día siguiente. Para garantizar que los empleados reciban el pago a tiempo y tengan el dinero que necesitan cuando lo necesitan, deberá programar el pago un día hábil antes.

7. No pagar dentro del período de pago mínimo. La mayoría de los estados tienen leyes que determinan la frecuencia mínima para pagar a los empleados, como semanal, semestral o mensual; en algunos estados, como California, la frecuencia mínima depende de la ocupación. No cumplir con los requisitos de su estado puede dar lugar a multas y posiblemente a demandas de los empleados. El DOL proporciona una tabla que establece claramente los requisitos en cada estado.

8. Confundir la nómina bruta con la neta. Es importante distinguir entre nómina bruta y neta, y calcular los costos comerciales en consecuencia. La nómina bruta se refiere a los salarios devengados por todos los empleados antes de impuestos y deducciones. Para determinar los costos totales de nómina para su negocio, también deberá tener en cuenta la contribución del empleador a los impuestos sobre la nómina y cualquier beneficio. La nómina neta es la cantidad que reciben los empleados, después de las deducciones para federales, estado, e impuestos locales, así como cualquier otra retención obligatoria u opcional.

9. No pagar a los empleados no exentos por cosas como capacitación. En general, tiene que pagar a los empleados no exentos por las horas que pasan asistiendo a capacitaciones relacionadas con el trabajo u otras actividades como asistir a conferencias y reuniones. Esto incluye el tiempo dedicado a la capacitación en línea relacionada con el trabajo, incluso si se lleva a cabo fuera del horario laboral normal. Bajo la FLSA, para una actividad no ser considerado parte de las horas trabajadas, debe ser voluntario, no relacionado con el trabajo, no se realizan al mismo tiempo que otros trabajos y se realizan fuera del horario normal.

10. No mantener registros de nómina. No mantener registros precisos de empleados y nóminas puede conducir a auditorías y multas sustanciales; tenga en cuenta que el IRS multó a las empresas con un total de $ 13.7 mil millones en 2019 por no cumplir con las leyes de impuestos sobre nóminas. El IRS requiere que mantenga registros de todos los empleados, incluyendo información como los montos y fechas de todos los salarios y copias de los formularios de retención de impuestos W-4. Además, la FLSA requiere que mantenga información aún más detallada para todos los empleados no exentos, incluidas las horas trabajadas. Para cumplir con la FLSA, debe conservar esos registros durante al menos tres años.

11. No pagar por el tiempo dedicado a recuperarse de las lesiones. La ley estatal exige que la mayoría de los empleadores tengan un seguro de compensación para trabajadores, que paga parte del salario regular de un empleado si se ausenta del trabajo mientras se recupera de una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. Además, bajo la FLSA, un empleador es responsable de compensar a los empleados por el tiempo que pasen esperando y recibiendo atención médica en sus instalaciones de trabajo o bajo la dirección del empleador.

12. No mantenerse al día con las leyes de nómina. Muchas leyes, a nivel federal, Nivel estatal y local:establezca reglas sobre cómo emplea a las personas y cómo les paga. Además de la FLSA, las leyes federales clave incluyen:

    • La Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA), que da derecho a los empleados elegibles a hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo por necesidades familiares y médicas.
    • Leyes de igualdad de oportunidades laborales como la Ley de Derechos Civiles, que prohíbe muchas formas de discriminación, y la Ley de Igualdad Salarial, que requiere que las mujeres reciban el mismo salario que los hombres por un trabajo igual.
    • La Ley de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA), que está diseñado para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo.

    Cuando dirige una empresa pequeña, puede ser difícil mantenerse actualizado con todas las leyes pertinentes, especialmente si no tiene experiencia legal y de recursos humanos dedicada. Puede ser útil unirse a asociaciones profesionales que realizan un seguimiento de las leyes relacionadas con su industria.

13. Olvidar colocar letreros de legislación laboral. Por ley, debe publicar avisos que informen a los empleados sobre sus derechos. Por ejemplo, el DOL requiere que el empleador publique las disposiciones de la FMLA y la FLSA y los pasos que debe seguir un empleado para presentar una queja. Para ayudar con esto, el DOL le informa qué carteles necesitará y le permite solicitarlos de forma gratuita.

Evite errores y problemas de nómina con el software de nómina

El software de nómina puede reducir en gran medida la posibilidad de errores en la nómina al automatizar cálculos complejos, declaraciones de impuestos y pagos de empleados. Debería aplicar automáticamente la última versión federal, impuestos estatales y locales, aliviarte de los dolores de cabeza y los riesgos de intentar hacer un seguimiento de los cambios en las normativas fiscales y laborales. Puede automatizar el proceso de mantenimiento de registros de nómina según lo exige la ley.

La selección de un software de nómina que sea parte de un conjunto integrado de aplicaciones comerciales puede simplificar la contabilidad al actualizar automáticamente el libro mayor y manejar las conciliaciones. Esta conectividad también permite informes y análisis más rápidos que se basan en datos en tiempo real. También permite a las empresas evitar integraciones, que son costosos y plantean riesgos adicionales, y les brinda un único recurso de soporte si se encuentran con algún problema.

La compleja tarea de administrar la nómina tiene numerosos peligros potenciales. Para muchas pequeñas empresas, es difícil controlar los requisitos cambiantes y asegurarse de manejar todos los aspectos de la nómina correctamente, cada vez. El software de nómina puede aliviar gran parte de la carga al mantenerse automáticamente al tanto de las regulaciones cambiantes y garantizar que usted pague a los empleados con precisión y puntualidad.