Los 13 principales consejos de gestión de gastos para 2020:Ahorre tiempo en su negocio,

Un cambio a trabajar desde casa puede haber llevado las iniciativas de gestión de gastos a un segundo plano. Después de todo, no nos subimos a los aviones cada dos semanas ni hacemos happy hours de trabajo en equipo. Pero los directores financieros deben ser conscientes de que los empleados están todavía gastando dinero. Es posible que veas más cargos por las herramientas SaaS que por los burritos de aeropuerto, pero dadas las preocupaciones sobre la ampliación de la pista de caja, el seguimiento de los gastos es igual o más importante ahora.

¿Qué es la gestión de gastos?

La gestión de gastos no solo rastrea los gastos de los empleados, sino que también determina cómo la organización reembolsará los costos incurridos. También aplica los procedimientos y políticas utilizados para controlar este tipo de gasto. Por ejemplo, si los empleados reciben asignaciones diarias para las comidas cuando viajan, luego, el proceso de gestión de gastos tiene en cuenta esos límites al generar reembolsos para los trabajadores.

¿Por qué es importante la gestión de gastos?

El hecho es, cualquier empresa que tenga empleados necesita procesos y software para la gestión de gastos. Preferiblemente, la solución será fácil de usar, lo suficientemente inteligente como para detectar fraudes y errores, y capaz de introducir datos en los informes y paneles que las finanzas utilizan para controlar los gastos.

Entonces, ¿cómo empezar? o volver a encarrilar su iniciativa de gestión de gastos?

13 consejos y prácticas recomendadas para la gestión de gastos

Estas son las mejores prácticas que las empresas pueden utilizar para desarrollar con éxito, supervisar y ejecutar sus procesos de gestión de gastos.

1. Establezca una política de gestión de gastos

Desarrolle una política de gestión de gastos para que todos la sigan. Incluya una lista completa de los gastos que pagará la empresa, así como un resumen de los gastos que la empresa no es dispuesto a cubrir. El IRS tiene reglas que rigen los gastos de deducibilidad de impuestos.

Algunos puntos a considerar:

• No podrá deducir los gastos relacionados con los desplazamientos habituales entre la casa de un empleado y el lugar de trabajo.
• Preste atención a las tarifas diarias del IRS para las comidas y las tarifas de millaje calificado, ya que afectan la cantidad que puede cancelar.
• Muchas empresas prohíben los servicios de lavandería y tintorería mientras están de viaje, pero estos pueden ser deducibles en muchos casos.

El lenguaje conciso ayudará a evitar confusiones sobre lo que es reembolsable o no. No es necesario reinventar la rueda; Hay varias plantillas de políticas de gastos disponibles en línea. La clave es hacer que la política sea equitativa, exigible y aplicarlo a todos.

2. Automatice la gestión de gastos donde pueda

Los enfoques de gestión manual de gastos requieren una gran cantidad de papel y hojas de cálculo. Eso era ineficaz cuando la gente estaba junta en una oficina; ahora es completamente difícil de manejar. Un sistema de gestión de gastos automatizado simplifica el proceso de informes de gastos para los empleados, supervisores y equipos contables. Busque minimizar la mezcla de papel y el envío de archivos por correo electrónico.

3. Emitir tarjetas de crédito comerciales

Las tarjetas de crédito corporativas no solo ayudan a las empresas a controlar el gasto, también simplifican el proceso de presentación de informes para los empleados y eliminan la necesidad de que los trabajadores cubran los costos y esperen a ser reembolsados.

Para los empleadores, Las tarjetas de crédito ayudan a maximizar el flujo de efectivo al proporcionar términos (generalmente 30 netos) antes de que se requiera el pago. al mismo tiempo que facilita el mantenimiento de registros al centralizar los datos de gastos. Organizaciones que no quieren dar a sus empleados tarjetas permanentes, a menudo con límites altos, podría considerar tarjetas de un solo uso o de un monto en dólares.

4.Haga que los gastos sean lo más fáciles de rastrear posible

Establezca un sistema de informes que brinde a los empleados una manera fácil de enviar sus recibos e informes de gastos. Sabiendo que los recibos en papel se desvanecen, rasga y piérdete, La fuerza laboral actual utiliza cámaras en dispositivos móviles para capturar imágenes de recibos. Muchas empresas utilizan software automatizado que admite la carga de imágenes, seguimiento y envío de gastos. Con estas herramientas equipos contables, los administradores y aprobadores pueden usar sus propios dispositivos móviles o computadoras para acceder y aprobar o rechazar informes e iniciar el proceso de reembolso de gastos.

Igualmente importante, las buenas capacidades de generación de informes permiten a los equipos financieros detectar tendencias; esto es especialmente importante en 2020, ya que los patrones de trabajo han cambiado drásticamente.

5. Audite sus procesos con regularidad

La gestión de viajes y gastos no es un proceso de “configúrelo y olvídese”. Mediante auditorías periódicas, el personal de contabilidad puede realizar un seguimiento de los gastos a lo largo del tiempo, Identifique problemas potenciales como gastos excesivos o recibos fraudulentos y tome decisiones sobre cómo ajustar la política en el futuro. Incluso un aumento gradual en el gasto de un empleado puede acumularse con el tiempo. Las auditorías periódicas ayudarán a detectar anomalías en forma temprana, antes de que se conviertan en problemas graves.

Los directores financieros saben que hay cosas que dificultan las auditorías para todos los involucrados. Uno es comprar software que carece de capacidades. Las sólidas capacidades de seguimiento de gastos facilitarán que los auditores internos y externos verifiquen la precisión de sus números.

6. Organice un rastro en papel / deje de usar papel

Las empresas que todavía utilizan recibos en papel se están perjudicando a sí mismas y a sus empleados. Una de las mejores formas de simplificar el proceso de informes de gastos es utilizando software que admita la recopilación digital, presentación y revisión de recibos.

Cuando toda la documentación se almacena en una base de datos centralizada, todos, desde el empleado hasta el asociado de contabilidad, el aprobador y los auditores mencionados anteriormente, pueden editar según sea necesario, haga preguntas o envíe informes para su reembolso. Cuando todo esto se puede hacer desde una computadora o un dispositivo móvil, que hace que todo el proceso sea aún más preciso y accesible.

7. Revisar periódicamente los gastos.

No espere hasta el final del año para darse cuenta de que un gasto recurrente nunca debería haber ocurrido, o que un empleado estaba acumulando gastos de entretenimiento no permitidos mientras estaba de viaje, o una aplicación SaaS no autorizada mientras estaba en casa.

Durante el proceso de revisión, ver si cada gasto era necesario y permitido, si la empresa está obteniendo el mejor trato posible y si hay categorías de gastos que han aumentado significativamente desde la última revisión. Este ejercicio identificará las áreas problemáticas que deben abordarse.

8. Eduque a sus empleados sobre el seguimiento de las mejores prácticas.

No mantenga su proceso de administración de gastos y su política en secreto. En lugar de, Involucre a todos los empleados educándolos sobre cómo identificar, establecer y realizar un seguimiento de las mejores prácticas en toda la organización.

Debido a que los gastos reembolsables de los empleados son una partida importante en los balances de la mayoría de las empresas, esta es la oportunidad perfecta para construir una cultura consciente de los costos. Señale la conexión entre la frugalidad y la capacidad de invertir o simplemente salvar puestos de trabajo. La mayoría de las empresas se han visto obligadas a retrasar, reducir o cancelar iniciativas que requieran gastos de capital. El efectivo es el rey ahora mismo por lo que toda la liquidez ayuda.

9. Fomentar la transparencia en todos los niveles

La transparencia y la equidad conducen a una cultura de responsabilidad que ayuda a frustrar el fraude, mantiene los gastos manejables y respalda la rentabilidad.

Permita que todos los líderes de departamento lean y den su opinión sobre las políticas de gastos. Cree comparaciones entre departamentos y destaque y recompense las buenas ideas para reducir costos. No subestime el valor de los incentivos:hay una razón por la que la gamificación es una tendencia creciente para empresas de todos los tamaños.

Si un empleado sugiere una forma de ahorrar $ 5, 000 por trimestre, recompense eso con una tarjeta de regalo o un bono.

Finalmente, empoderar a los gerentes para rechazar si un gasto específico es necesario, y anímelos a aportar ideas para ayudar a que el proceso de aprobación de gastos sea más eficiente.

10. Prevenir el fraude

De los esquemas de fraude interno reportados tanto por pequeñas empresas (aquellas con menos de 100 empleados) como por organizaciones más grandes, la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados (ACFE) dice que el 20% de las pequeñas empresas y el 13% de las firmas más grandes han informado reembolsos de gastos fraudulentos.

Combata esto con claridad y transparencia. Cuando las reglas que rigen los gastos son borrosas o indefinidas, la oportunidad de cometer fraude aumenta drásticamente. En algunos casos, el simple hecho de saber que las finanzas han establecido las reglas básicas y están prestando atención puede disuadir a alguien de cruzar la línea.

11. Negociar mejores tarifas en viajes / gastos.

Cuando se trata de pasajes aéreos, hotel, y gastos de transporte, Los descuentos se otorgan generalmente a quienes los solicitan. El resto pagamos las tarifas publicadas. Para evitar caer en la segunda categoría, a medida que los empleados empiezan a viajar de nuevo, las empresas deben preguntar al hotel nacional, alquiler de coches e incluso cadenas de restaurantes para descuentos por volumen.

Si los empleados estarán en compromisos a largo plazo en la ubicación de un cliente, considere alternativas de alojamiento más asequibles de VRBO o Airbnb. Haga que comparen las tarifas de alquiler de automóviles en un sitio como Hotwire antes de reservar, y aproveche los descuentos que ahora ofrecen las aerolíneas y los hoteles. De nuevo, si un empleado descubre cómo ahorrar una gran cantidad de efectivo, recompensa esa iniciativa.

12. Regístrese para recibir recompensas

Similar, la mayoría de las aerolíneas, Los hoteles y las empresas de alquiler de coches ofrecen programas de recompensas que las empresas pueden utilizar para acumular estancias gratuitas o con descuento. vuelos y transporte. Para maximizar este beneficio, considerar la posibilidad de emitir tarjetas de crédito para empleados que se ajusten a estos programas, y eso agrega aún más puntos al banco ya que la gente los usa para pagar sus gastos.

Para maximizar los puntos, animar a los empleados a quedarse en un hotel específico, coche de alquiler o marca de aerolínea, pero solo si el costo realmente justifica la lealtad.

13. Implementar software de gestión de gastos.

Un proceso de recopilación y envío de recibos basado en software elimina la molestia de los informes de gastos y facilita que los asociados envíen sus recibos e informes de gastos. El software de gestión de gastos también reduce el tiempo que tarda el departamento de contabilidad en procesar estos informes. les permite identificar fácilmente informes de anomalías y agiliza los reembolsos a los empleados.