Los 3 informes financieros más importantes para pequeñas empresas

Después de un final de trimestre reciente, Oracle informó que sus ingresos trimestrales totales aumentaron un 11% año tras año, con ventas internacionales que representan el 60% de sus ingresos

Cada cuarto, Cualquiera que esté interesado puede echar un vistazo a la salud financiera de una empresa como Apple porque cotiza en bolsa y se le exige que revele su desempeño financiero. Comunica estos resultados en llamadas de ganancias y presentando informes financieros con la Comisión de Bolsa y Valores (SEC).

Sin embargo, la presentación de informes financieros es un ejercicio vital para empresas de todos los tamaños.

¿Qué son los informes financieros?

Los informes financieros ayudan tanto a los líderes internos como a las partes interesadas externas a comprender el estado financiero de la empresa. Aunque pequeño, las empresas privadas solo están obligadas a presentar informes ante la SEC si tienen $ 10 millones o más en activos y 500 o más accionistas, la mayoría de las empresas crean estas declaraciones, incluso si son solo para consumo interno. Adicionalmente, muchos pequeños, En algún momento, las empresas privadas deberán proporcionar informes financieros a las partes interesadas cuando soliciten préstamos a un banco. inversión de una empresa de capital riesgo o financiación de acciones.

¿Por qué son importantes los informes financieros?

En la Encuesta de crédito para pequeñas empresas de los bancos de la Reserva Federal, 43% de los 5, 514 pequeñas empresas encuestadas dijeron que habían solicitado financiamiento en los últimos 12 meses. Usaron más comúnmente esos fondos para expandir el negocio, adquirir nuevos activos o perseguir una oportunidad comercial o pagar gastos operativos. Los tipos más comunes de financiamiento externo que buscaban las pequeñas empresas eran préstamos / líneas de crédito, una tarjeta de crédito, crédito comercial, arrendamiento o una inversión de capital. Para asegurar ese financiamiento, la mayoría fue a un banco, siendo un prestamista en línea la segunda opción más popular.

Para recibir fondos, ya sea de un banco, inversor de capital riesgo u otra fuente, las partes interesadas deberán revisar los informes financieros. Es posible que las pequeñas empresas también necesiten presentar estados financieros a efectos fiscales. Por ejemplo, Las corporaciones C deben completar un balance general como parte de su declaración anual de impuestos federales. La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA) dice que el IRS quiere ver que el balance incluido con el Formulario 1120 se alinee con los libros y registros de la compañía.

¿Qué se incluye en los informes financieros?

Para pequeñas empresas, los informes financieros siempre incluyen el balance general, estado de resultados (también llamado estado de pérdidas y ganancias) y estado de flujo de efectivo. Las pequeñas empresas también pueden publicar un informe anual que incluya estados financieros e información más detallada sobre su año, incluyendo objetivos y logros empresariales clave e información sobre liderazgo.

Los 3 informes financieros más importantes para pequeñas empresas

1. Hoja de balance

   La SBA dice que cualquier empresa que solicite un préstamo SBA 7 (a) por más de $ 350, 000 debe incluir un balance general. Si la empresa está en venta, los inversores y compradores potenciales también revisarán el balance para evaluar su posición financiera.

   El balance general proporciona una instantánea de la salud general de la empresa; en pocas palabras, lo que posee, lo que debe y la equidad de los accionistas. Los balances deben prepararse de acuerdo con el período de informe definido por la empresa (cada trimestre, por ejemplo).

   Los activos se enumeran primero en el balance, seguido del pasivo y el capital contable. La SEC dice que los activos se enumeran en orden descendente de la rapidez con que se pueden convertir en efectivo, con cuentas por cobrar e inventario cerca de la parte superior de la lista. Activos fijos, como camiones, muebles de oficina y otros bienes, se enumeraría debajo de los activos actuales, como el inventario. Los pasivos siguen la misma regla. Un ejemplo de pasivo corriente son las cuentas por pagar. El patrimonio de los accionistas puede incluirse en el pasivo, pero es una categoría separada, no es una responsabilidad.

   Los bancos y los inversores pueden consultar un balance general para determinar el índice de endeudamiento de una empresa. El coeficiente de endeudamiento es la deuda total dividida por los activos totales, luego multiplicado por 100. Por ejemplo, si la empresa tiene $ 100, 000 en deuda y $ 500, 000 en activos, el ratio de endeudamiento es del 20%. Cuanto mayor sea ese porcentaje, cuanto más apalancada está la empresa.

   El cálculo de los elementos enumerados en el balance general se puede completar utilizando el formulario de muestra de la SBA a continuación.

   Este formulario automatizado está disponible como complemento del Kit de herramientas para propietarios de negocios de CCH

   [Nombre de su empresa]
   Hoja de balance
   [Mmmm Dd, 200X]

   Activos Activos circulantes: Efectivo $ 0 Cuentas por cobrar $ 0 Menos:Reserva para deudas incobrables 0 0 Inventario de mercancías 0 Gastos pagados por adelantado 0 Documentos por cobrar 0 Total de activos corrientes $ 0 Activos fijos: Vehículos 0 Menos:Depreciación acumulada 0 0 Mobiliario y accesorios 0 Menos:Dep. Acumulada reciación 0 0 Equipo 0 Menos:Depreciación acumulada 0 0 Edificios 0 Menos:Depreciación acumulada 0 0 Terreno 0 Activos fijos totales 0 Otros activos: Fondo de comercio 0 Total de otros activos 0 Los activos totales $ 0 Pasivos y capital Pasivo circulante: Cuentas por pagar $ 0 Impuestos sobre las ventas por pagar 0 Impuestos sobre la nómina por pagar 0 Salarios acumulados por pagar 0 Ingresos no devengados 0 Documentos por pagar a corto plazo 0 Préstamo bancario a corto plazo por pagar 0 Total pasivos corrientes $ 0 Pasivos a largo plazo: Documentos a pagar a largo plazo 0 Hipoteca a pagar 0 Pasivos totales a largo plazo 0 Responsabilidad total 0 Capital: Capital del propietario 0 Beneficio neto 0 Capital total 0 Pasivo total y capital $ 0

2. Estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias)

   El estado de resultados proporciona un desglose detallado de los ingresos de la empresa, su costo de ingresos, Gastos operativos y no operativos e ingresos no operativos para mostrar a un prestamista o inversor las ganancias o pérdidas de la empresa durante un período de informe determinado.

   La SEC ofrece una metáfora útil para conceptualizar un estado de resultados de varios pasos:considérelo como un conjunto de escaleras. El negocio comienza en la parte superior con todo el dinero que ganó durante ese período de informe y continúa bajando las escaleras. restando costos y gastos hasta llegar al fondo.

   Los estados de resultados de varios pasos comienzan con las ventas brutas de la empresa durante un período específico. El siguiente paso es restar el valor de las devoluciones, Descuentos y bonificaciones. Estas son las ventas netas de la empresa. De las ventas netas, deducir el costo de ventas o el costo de los bienes vendidos (COGS), que incluye todos los costos asociados con la fabricación o distribución de productos, para fabricantes. Para mayoristas y minoristas, COGS es el precio pagado para adquirir inventario para la reventa, incluidas las tarifas de envío entrante. Esta es la ganancia bruta, porque los gastos operativos y no operativos aún no se han deducido.

   Reste los gastos operativos de la ganancia bruta para obtener la ganancia operativa. Algún interés, Los ingresos no operativos o los gastos no operativos se suman o restan de la ganancia operativa para llegar a la ganancia operativa antes del impuesto sobre la renta. Una vez que se deduce el impuesto sobre la renta, la empresa puede ver su ganancia o pérdida neta.

   La SBA ofrece esta plantilla útil para que las empresas les ayuden a crear un estado de resultados.

   Este formulario automatizado está disponible como complemento del Kit de herramientas para propietarios de negocios de CCH

   [El nombre de tu compañía]
   Estado de resultados
   Para el año que terminó [Mmmm Dd, 200X]

   Ingresos: Ventas brutas $ 0.00 Menos:devoluciones de ventas y descuentos $ 0.00 Las ventas netas 0,00 $ Costo de los bienes vendidos: Inventario inicial $ 0.00 Agregar:Compras $ 0.00 Agregar:Flete $ 0.00 Agregar:Direct Labo $ 0.00 Agregar:Gastos indirectos $ 0.00 $ 0.00 Menos:Inventario final $ 0.00 Costo de los bienes vendidos 0,00 $ Ganancia (pérdida) bruta 0,00 $ Gastos: Publicidad $ 0.00 Amortización $ 0.00 Deudas incobrables $ 0.00 Cargos bancarios $ 0.00 Charitab Contribuciones $ 0.00 Comisiones $ 0.00 Trabajo por contrato $ 0.00 Cargos por tarjeta de crédito $ 0.00 Gastos de envío $ 0.00 Depreciación $ 0.00 Cuotas y suscripciones $ 0.00 Seguro $ 0.00 Intereses $ 0.00 Mantenimiento $ 0.00 Varios $ 0.00 Gastos de oficina $ 0.00 Suministros operativos $ 0.00 Impuestos sobre la nómina $ 0.00 Permisos y licencias $ 0.00 Franqueo $ 0.00 Honorarios profesionales $ 0.00 Impuestos a la propiedad $ 0.00 Alquiler $ 0.00 Reparaciones $ 0.00 Teléfono $ 0.00 Viajes $ 0.00 Servicios públicos $ 0.00 Gastos del vehículo $ 0.00 Salarios 0,00 $ Gastos totales 0,00 $ El margen de explotación 0,00 $ Otros ingresos: Ganancia (pérdida) en la venta de activos $ 0.00 Ingresos por intereses $ 0.00 Total de otros ingresos 0,00 $ Utilidad (pérdida) neta 0,00 $

   Un negocio menos complejo que utiliza la contabilidad de caja puede utilizar un estado de resultados de un solo paso. Con una declaración de un solo paso, Las ventas brutas y los ingresos no operativos se incluyen en la parte superior para mostrar los ingresos totales de la empresa. Luego, todos los gastos operativos se restan de esos ingresos totales para calcular la ganancia neta.

3. Estado de flujo de efectivo

   El flujo de caja siempre ha sido un desafío para las pequeñas empresas, y la pandemia solo ha agravado ese problema, como lo demuestra la encuesta semanal Small Business Pulse Survey realizada por la Oficina del Censo de EE. UU. Solo el 28% informó que tenía suficiente efectivo disponible para operar durante tres meses, y casi el 50% esperaba que la empresa tardara más de seis meses en volver al nivel que tenía hace un año.

   Hacer un seguimiento de las entradas y salidas de efectivo y comparar esas cifras mes a mes y trimestre a trimestre es importante para mantener un flujo de efectivo estable. El estado de flujo de efectivo utiliza los números del estado de resultados y el balance general para aclarar la posición de efectivo de la empresa. porque muestra los cambios a lo largo del tiempo y el aumento o la disminución netos para ese período contable en particular.

   Los estados de flujo de efectivo dividen y examinan el flujo de efectivo de tres categorías de efectivo:actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiación. La SBA también ofrece una plantilla de muestra de estado de flujo de efectivo, visto a continuación.

   Este formulario automatizado está disponible como complemento del Kit de herramientas para propietarios de negocios de CCH

   Hoja de trabajo del presupuesto de flujo de efectivo [Mes] [Mes] [Mes] [Mes] [Mes] [Mes] Total Saldo de caja inicial $ 10 $ 10 $ 0 $ 0 $ 0 Entradas de efectivo (ingresos): Accts. Rec. Cobros 0 Cobros de préstamos 0 Ventas y recibos 0 Otro:0 0 Entradas de efectivo totales $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Saldo de caja disponible $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Salidas de efectivo (gastos): Publicidad 0 Cargos por servicios bancarios 0 Credit Card Fees 0 Delivery 0 Health Insurance 0 Insurance 0 Interest 0 Inventory Purchases 0 Miscellaneous 0 Office 0 Payroll 0 Payroll Taxes 0 Professional Fees 0 Rent or Lease 0 Subscriptions &Dues 0 Supplies 0 Taxes &Licenses 0 Utilities &Telephone 0 Other:0 0 0 Total parcial $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 Other Cash Out Flows: Capital Purchases 0 Loan Principal 0 Owner’s Draw 0 Other:0 Total parcial $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 Total Cash Outflows $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 Ending Cash Balance $0 $0 $0 $0 $0 $0

Use Financial Management Software for Financial Reporting

In preparing for an IPO, one of the first steps companies must take is pulling data from their financial software. Companies must provide three years of audited financial data before they go public, and having an accounting system that automates many accounting processes and stores all key records in one place makes it much easier to provide accurate and timely financial reporting.

Financial reporting also improves financial discipline and ultimately puts small businesses in a better spot. A study by the Federal Reserve Banks of Chicago and San Francisco found a direct correlation between financial management and the financial health of small businesses. The study showed organizations with better financial planning and management practices had higher rates of excellent or above-average financial health and were far more likely to have annual revenue of at least $1 million.

Robert Half’s 2019 Accounting &Finance Functions report found that businesses of every size increased their accounting automation over the last year. Some 39% of firms with less than $499 million in revenue use automated software, with invoicing, financial report generation, data collection and document storage and compliance the most likely functions automated. And more than half of those surveyed that they use some or only cloud-based software for accounting and finance, such as ERP.