Estadísticas de nómina de pequeñas empresas:cifras que necesita saber

Pre-COVID, las pequeñas empresas representaban la gran mayoría de los empleadores estadounidenses. Si bien estas empresas se vieron afectadas de manera desproporcionada por los cierres, aquellos que permanecieron abiertos y pudieron aprovechar el Programa de Protección de Nómina de la Ley CARES enfrentaron una bendición mixta:podían mantener a sus trabajadores en, pero el proceso de nómina se volvió aún más complejo.

De hecho, para pequeñas empresas, la nómina es tradicionalmente uno de los mayores costos operativos y una de las cargas administrativas más pesadas, especialmente para empresas que gestionan la nómina de forma manual. Y por una buena razón, los errores pueden resultar tanto en severas sanciones del IRS como en empleados descontentos.

Los cambios frecuentes en las reglas tributarias y otras regulaciones hacen que el procesamiento de la nómina sea aún más desafiante, especialmente para las pequeñas empresas que continúan siendo afectadas por COVID-19. Una forma de gestionar la complejidad es utilizar software o servicios de nómina para automatizar los cálculos y pagos de la nómina. reduzca los dolores de cabeza administrativos y aumente la precisión.

Las pequeñas empresas emplean a muchos estadounidenses

Las pequeñas empresas siguen siendo el elemento vital de la economía de EE. UU., a pesar de que enfrentan desafíos. El empleo declinó, de media, 27% para empresas con menos de 500 empleados y aproximadamente 28% para empresas con menos de 50 empleados entre mediados de febrero y mediados de abril de 2020, según un estudio de la Academia Nacional de Ciencias de EE. UU.

El sector partió de un lugar de fuerza, según la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. A diciembre de 2019:

• Las 31,7 millones de empresas con menos de 500 empleados representaron el 99,9% de todas las empresas estadounidenses.
• Las pequeñas empresas emplearon a 60,6 millones de trabajadores estadounidenses, el 47,1% de la fuerza laboral del sector privado.
• Las pequeñas empresas representaron el 65% del crecimiento del empleo entre 2000 y 2019, creando 10,5 millones de nuevos puestos de trabajo netos en comparación con los 5,6 millones de nuevos puestos de trabajo creados por las grandes empresas.

Estas empresas fueron golpeadas por fuerzas fuera de su control, y la mayoría tenía menos de un mes de efectivo en reserva, por McKinsey. Aquellos que sobrevivan y regresen a niveles de empleo comparables a finales de 2019 habrán demostrado su capacidad de recuperación.

Aprende más:

Actas de la Academia Nacional de Ciencias de EE. UU .:El impacto de COVID-19 en los resultados y expectativas de las pequeñas empresas

Oficina de Defensa de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU .:Perfil de la pequeña empresa 2020 (pdf)

Oficina de Defensa de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU .:Preguntas frecuentes (pdf)

McKinsey &Co .:efecto de COVID-19 en el empleo en pequeñas empresas en los Estados Unidos

Estadísticas de nómina por industria

Las pequeñas empresas operan en todos los sectores de la economía estadounidense; el cuadro a continuación muestra los 12 sectores principales con la mayor cantidad de pequeñas empresas a partir de 2017, según el Grupo de Innovación Económica.

Las 12 principales industrias de pequeñas empresas

Industria Número de pequeñas empresas con empleados Número total de empleados Número medio de empleados por empresa Profesional, Servicios científicos y técnicos 807, 932 5, 190, 980 6.4 Construcción 700, 393 5, 373, 702 7.7 Otros servicios 695, 268 4, 697, 878 6.8 Asistencia sanitaria y social 650, 689 8, 984, 159 13.8 Comercio al por menor 645, 685 5, 526, 296 8.6 Servicios de alojamiento y alimentación 537, 443 8, 542, 661 15.9 Administración y apoyo y gestión y remediación de desechos 343, 791 3, 754, 463 10,9 Bienes inmuebles y alquiler y arrendamiento 308, 106 1, 451, 546 4.7 Manufactura 244, 098 5, 039, 772 20,6 Finanzas y seguros 236, 657 1, 909, 993 8.1 Transporte y almacenamiento 182, 688 1, 685, 388 9.2 Artes, Entretenimiento, y Recreación 129, 287 1, 428, 531 11

Fuente:Participación del empleo en las pequeñas empresas del EIG por industria

Empresas relacionadas con la asistencia sanitaria y social, incluidos los consultorios médicos y los servicios sociales, empleó a la mayor cantidad de trabajadores de cualquier sector en 2017, casi 9 millones. Empresas involucradas en servicios de alojamiento y alimentación, incluidos hoteles y restaurantes, vino en un segundo cercano, con 8,5 millones de trabajadores.

La Encuesta de Pulso de Pequeñas Empresas de la Oficina del Censo de EE. UU. Informa que los cinco sectores más afectados por COVID fueron el alojamiento y los servicios de alimentación, artes y recreación, servicios educativos, cuidado de la salud y manufactura. Todavía, muchos nichos de servicios profesionales se mantuvieron firmes, y la demanda de viviendas mantuvo fuerte la construcción.

Aprende más:

Grupo de Innovación Económica:Participación del empleo de las pequeñas empresas por industria

U.S. Census Bureau:Small Business Pulse Survey

Cheques de pago y sus empleados

Así como las pequeñas empresas descubrieron que el efectivo disponible era clave para sobrevivir, Pagar a los empleados con precisión y puntualidad es fundamental. Casi el 70% de los empleados que participaron en una encuesta de la Asociación Estadounidense de Nómina dijeron que cumplir con sus obligaciones financieras sería difícil si sus cheques de pago se demoraban una semana.

La buena noticia es que el 93% de los empleados dijo que sus cheques de pago siempre se entregan a tiempo, aunque solo el 60% está "muy seguro" de que las deducciones de su cheque de pago y el pago neto son precisos; otro 27% está "algo seguro".

Una cosa de la que la mayoría no tiene que preocuparse es mantener seguros sus cheques de pago:una gran mayoría, 93%, de los empleados estadounidenses se les paga mediante depósito directo.

El depósito directo es eficiente y los empleados pueden acceder rápidamente a su dinero incluso si trabajan en casa o viajan. Esto es especialmente importante dado el aumento del número de trabajadores remotos. Una encuesta de Gallup encontró que el 62% de los empleados trabajaban desde casa durante la pandemia de COVID-19, y la mayoría de ellos, 59%, dijo que preferirían seguir trabajando de forma remota después de que termine la pandemia.

Aprende más :

American Payroll Association:Getting Paid In America Survey

Nacha:cómo funciona el depósito directo

Gallup:trabajadores estadounidenses que descubren la afinidad por el trabajo remoto

Tiempo y dinero perdidos

El procesamiento de nóminas es desafiante y complejo, y puede llevar mucho tiempo. Los empleadores deben retener y pagar con precisión los impuestos estatales y locales, así como las deducciones por beneficios. Agregando a esa complejidad, las leyes fiscales cambian con frecuencia.

No es de extrañar, luego, que casi una cuarta parte de las pequeñas empresas dicen que los impuestos sobre la nómina son su mayor carga fiscal, de acuerdo con la Encuesta de Impuestos de la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas. Aproximadamente un tercio de las pequeñas empresas encuestadas dedican más de seis horas al mes a manejar la nómina internamente, mientras que un tercio de las empresas con cinco o más empleados dedican más de seis horas al mes a gestionar los impuestos sobre la nómina internamente.

Los cambios en las circunstancias de los empleados crean continuamente nuevos trabajos administrativos de nómina. Casi el 25% de los empleados completaron nuevos formularios W-4 durante 2020, según la encuesta Getting Paid in America de la APA, y la mayoría de esos trabajadores lo hicieron porque querían cambiar su retención de impuestos o cambiaron sus circunstancias financieras.

Las fluctuaciones en el empleo combinadas con interrupciones en los ingresos pueden causar serios problemas de flujo de efectivo:más del 60% de las pequeñas empresas experimentan flujos de salida de efectivo de nómina fluctuantes debido a cambios en el empleo, según JPMorgan Chase. Sin embargo, solo la mitad de las pequeñas empresas tienen suficiente efectivo para continuar operando durante más de 15 días si se interrumpen los ingresos. y las empresas con flujos de efectivo irregulares tienen más del doble de probabilidades de verse obligadas a cerrar de forma permanente, por Chase.

Aprende más:

NSBA:Encuesta sobre impuestos a las pequeñas empresas de 2018 (pdf)

JPMorgan Chase &Co .:Una perspectiva de flujo de caja en el sector de las pequeñas empresas

Sanciones de nómina

Los errores de nómina pueden ser costosos, y no solo en términos de moral. Las empresas pueden enfrentarse a fuertes multas por no pagar a los trabajadores correctamente o pagar tarde los impuestos sobre la nómina.

• Solo en 2019, el IRS impuso casi 5 millones de multas relacionadas con los impuestos sobre la nómina, por un total de $ 13,7 mil millones.
• Un error común es clasificar erróneamente a los trabajadores. Los estudios a nivel estatal muestran que entre el 10% y el 20% de los empleadores clasifican erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes, según el Instituto de Política Económica.

¿Por qué arriesgarse? Las empresas deben pagar el 50% de los impuestos del Seguro Social y Medicare para los empleados, pero no para contratistas. Los empleados no exentos también tienen derecho al salario mínimo y a las horas extraordinarias pagadas. Sin embargo, si una empresa clasifica erróneamente a los trabajadores, puede enfrentar sanciones y adeudar impuestos y salarios potencialmente adicionales.

Aprende más:

IRS:Libro de datos de 2019 (pdf)

Instituto de Política Económica:Clasificación errónea de contratistas (in) dependientes

Automatización en nómina

Gestionar la nómina manualmente mediante hojas de cálculo requiere mucha mano de obra, propenso a errores y cada vez más impráctico a medida que crece el negocio. Las pequeñas empresas pueden aumentar la precisión, eficiencia y ayudar a crear un entorno positivo para los empleados mediante la automatización del procesamiento de nóminas mediante software interno o un servicio subcontratado.

Al elegir una solución de nómina, las pequeñas empresas son, por supuesto, preocupado por el precio. Pero otras áreas que pueden hacer que sus equipos financieros sean más productivos incluyen las actualizaciones automáticas a medida que cambian las leyes tributarias y la capacidad de integrarse con los proveedores de beneficios de la empresa. para que las deducciones de la nómina vayan directamente a cubrir esos costos.

Además de la automatización, el cálculo del costo de la nómina debe sopesar la gestión de la nómina internamente frente a la subcontratación. Las pequeñas empresas también deben buscar un portal intuitivo y seguro donde los empleados puedan verificar su propio pago y administrar los beneficios en línea.

• Hay casi 300, 000 servicios de nómina y teneduría de libros en los Estados Unidos, según IBISWorld.
• Más de la mitad de las pequeñas empresas pagan a una empresa externa para que prepare su nómina, según la encuesta de impuestos de la NSBA.
• La mayoría de las pequeñas empresas en la Encuesta de tecnología y pequeñas empresas de la NSBA de 2019 administran sus nóminas en línea.
• Otro informe de IBISWorld predice que las ventas en EE. UU. De software de nómina y recursos humanos crecerán un 8,7% en 2020 para alcanzar los $ 10,8 mil millones. Las ventas aumentaron en un promedio de más del 10% anual entre 2015 y 2020.

Aprende más:

IBISWorld:Servicios de nómina y contabilidad en EE. UU.

NSBA:Encuesta de tecnología y pequeñas empresas de 2019

IBISWorld:Software de RR.HH. y nómina en EE. UU.

Movimientos inteligentes de nómina

Las pequeñas empresas a menudo comienzan utilizando un paquete de contabilidad y manejando la nómina de forma manual o con sistemas separados de gestión de nómina y tiempo. Sin embargo, El procesamiento manual de nóminas requiere mucha mano de obra y es propenso a errores. Y, utilizando múltiples sistemas de contabilidad, La nómina y la gestión del tiempo pueden dificultar el análisis y la previsión de costes en toda la empresa.

La transición de múltiples sistemas de contabilidad y nómina a un solo paquete de software integrado generalmente ahorra dinero y facilita el análisis de costos. como demuestran varios estudios de caso.

Suministros de mudanza N&N, una empresa familiar que proporciona equipos a los profesionales de la mudanza, trasladó sus propias necesidades de nómina y contabilidad a NetSuite para manejar mejor el crecimiento empresarial. Al cambiar de QuickBooks para contabilidad y un sistema de nómina separado a la solución integrada de NetSuite, N&N pudo reducir el tiempo de procesamiento de la nómina en un 84%, equilibrar las cuentas más rápido y mejorar la precisión.

Cuando St. Hope Community Schools agregó SuitePeople HR and Payroll a su solución NetSuite, redujo drásticamente el tiempo necesario para procesar la nómina de 15 horas a dos horas. Previamente, los empleados realizaban un seguimiento de las horas y las tarifas de pago en hojas de cálculo.

Finalmente, Caucho y sello de Chicago, un distribuidor de repuestos para motores marinos y otros productos, descubrió que cambiar de QuickBooks a NetSuite permitió a la empresa dejar de utilizar un servicio de nómina independiente, ahorrando $ 150 al mes. También pudo realizar un mejor seguimiento del flujo de caja.

Como han aprendido muchas pequeñas empresas, la nómina puede ser una tarea compleja y que requiere mucho tiempo, especialmente si la maneja manualmente. Es más, las sanciones por errores de nómina pueden ser severas. Sin embargo, La automatización del procesamiento de nóminas puede reducir los dolores de cabeza administrativos y aumentar la precisión. Sus empleados agradecerán el esfuerzo.