Gestión de gastos de pequeñas empresas:10 formas en que el software de gastos puede ayudar a las pymes a crecer

La gestión de gastos es el proceso mediante el cual las empresas reembolsan a los empleados el dinero gastado en asuntos relacionados con la empresa. Se asocia con mayor frecuencia con gastos relacionados con viajes, pero para beneficiar realmente a la empresa, La gestión de gastos debe abarcar todo aquello por lo que un empleado pueda solicitar un reembolso. que pueden volverse borrosos, desde suministros de oficina en casa hasta suscripciones de software.

La gestión de gastos presenta muchos desafíos para una pequeña empresa. Hecho manualmente, puede requerir una inversión significativa en dinero y tiempo. Se necesitan $ 58, de media, enviar y procesar un informe de gastos, y $ 52 adicionales para corregirlo, según la Global Business Travel Association (GBTA).

La gestión adecuada de los gastos permite a las pequeñas empresas obtener información sobre los gastos de los empleados y clasificarlos. Garantiza el cumplimiento tributario y completo, Informes de fácil acceso para auditorías. Deja en claro a los empleados cuáles son las pautas y les permite cumplirlas. La gestión de gastos bien realizada significa que las finanzas no tienen que disputar los gastos con un empleado o explicar por qué no se han reembolsado de manera oportuna.

Gastar tiempo y dinero en procesos de gestión de gastos difíciles de manejar no le sirve a nadie. Automatizarlos sienta las bases para el crecimiento:tendrá empleados más felices con más tiempo para hacer lo que los contrató y datos más precisos y accesibles con los que tomar decisiones comerciales.

Diez formas en las que el software de gestión de gastos puede hacer crecer las pequeñas empresas

1. Controla los gastos de viaje.

   Los gastos de viaje comprenden entre el 10 y el 12% del presupuesto anual de una empresa y representan aproximadamente el 1% de sus ingresos. según los datos de referencia de Accenture. Y las pequeñas empresas tienden a gastar más en viajes que las empresas, en parte porque carecen de poder adquisitivo y de negociación con los socios de viaje y, comprensiblemente, están haciendo todo lo posible por ponerse frente a los clientes y reunir a su personal. Las reglas que establecen límites en el gasto pueden ayudar a controlar los costos. Con sistemas de software de gestión de gastos, el liderazgo puede identificar y establecer esos límites.

2. Garantice el cumplimiento de la política de gestión de gastos.

   Esas reglas deben ser producto de buenas políticas de gestión de gastos. Aproximadamente dos tercios de las personas encuestadas por Allstar Business Solutions dijeron que no han leído la política de gastos de su empresa. Esa proporción es mayor entre los empleados de empresas más pequeñas. Una décima parte de estos empleados nunca busca un reembolso como resultado. Mientras tanto, Aproximadamente el 56% de los directores financieros en una encuesta reciente de Robert Half Management Resources dijeron que han visto un aumento en el número de “presentaciones de reembolsos inapropiados” de los trabajadores durante un período de tres años.

   Los sistemas de gestión de gastos funcionan en ambos extremos de ese espectro. Señalan gastos inapropiados o cuestionables y facilitan que los empleados indecisos soliciten un reembolso.

3. Facilita la gestión y el seguimiento de los recibos en papel.

   La mayoría de las políticas requerirán que los empleados registren los recibos. Pero la pérdida de recibos en papel es uno de los mayores desafíos para la gestión de gastos de las pequeñas empresas. Un buen sistema de gestión de gastos comienza con facilitar esta parte del proceso, lo cual es oneroso para los empleados que presentan gastos y los contables que los procesan. El software de gestión de gastos puede incluir tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, en el que una fotografía tomada con un teléfono móvil se asigna automáticamente a los campos correspondientes del informe de gastos.

4. Reduzca los errores de datos que conducen a pagar de más.

   De media, El 19% de los informes de gastos tienen errores. según la GBTA. La gestión manual de gastos requiere una especie de baile entre el empleado, su gerente y el departamento de contabilidad mediante el cual se registran los gastos, revisados, cuestionado re-revisado, negado disputado y así sucesivamente. Por el camino, muchos errores pueden entrar en el reembolso. Automatizando la captura de recibos y el archivo de informes, y marcando afirmaciones cuestionables, El software de gestión de gastos puede reducir significativamente los errores de datos.

   Uno de esos errores comunes es pagar de más al empleado. Ciertas áreas abundan por este tipo de infracciones, incluido el seguimiento manual del kilometraje o los gastos calificados que no requieren que el empleado presente recibos en papel. Una encuesta estimó que el fraude de gastos les cuesta a las empresas estadounidenses $ 2.8 mil millones al año. Eso ni siquiera tiene en cuenta el costo adicional de procesar los informes, qué software de gestión de gastos reduce en gran medida. Las empresas que utilizan software de informes de gastos reducen el costo de procesamiento en un cuarto, según Aberdeen Group, una firma de analistas de la industria B2B.

5. Garantice el cumplimiento fiscal proporcionando informes de fácil acceso.

   Asegurar el cumplimiento interno de su política de gastos también puede garantizar el cumplimiento de las regulaciones del IRS al presentar y pagar impuestos. Para las empresas públicas que necesitan cumplir con las regulaciones Sarbanes-Oxley (SOX), El software de gestión de gastos proporciona controles personalizables y las herramientas para la autoauditoría de SOX. Las reglas del IRS requieren que las empresas almacenen datos durante siete años. El software de gestión de gastos registra toda la información relacionada con los gastos iniciados por los empleados y facilita la obtención de informes con fines de auditoría, ya sean internos o requeridos por los inversores. prestamistas o agencias reguladoras.

6. Acelere el reembolso mediante la integración con cuentas por pagar y sistemas de nómina.

   El tiempo desde que un empleado realiza una compra relacionada con la empresa hasta que se le reembolsa puede ser de hasta cuatro semanas, según un estudio de Allstar Business Solutions. La integración del software de gastos con un sistema de nómina acelera el proceso. Las mejores empresas de su clase convierten los informes de gastos de los empleados en reembolsos en tres días y medio, según Aberdeen.

   La integración con el sistema de contabilidad general también es fundamental para que los datos se registren en el plan de cuentas de la empresa. La integración con los sistemas de contabilidad y nómina hace que sea más fácil desglosar el gasto de los empleados por categoría y comparar los gastos a lo largo del tiempo para identificar valores atípicos. tendencias y oportunidades de ahorro.

7. Acorte los flujos de trabajo para aumentar la eficiencia empresarial.

   Según datos de Aberdeen, las empresas ven en promedio 1 1/2 informes de gastos por empleado al mes. La GBTA dice que las finanzas tardan 18 minutos en corregir cada informe en promedio. Tomados en conjunto, eso significa en una empresa con 50 empleados, Los equipos de finanzas dedican casi 23 horas al mes a corregir informes. marcar gastos o errores inapropiados, notificar a los aprobadores e integrarse en la nómina puede reducir ese tiempo de manera significativa.

8. La facilidad de uso garantiza el compromiso y el cumplimiento.

   La mayor queja sobre la gestión manual de gastos, por parte de los empleados y las finanzas, es que es torpe y nada fácil de usar. Un producto fácil de usar que incluye capacidades de captura de recibos móviles, alerta automáticamente a los usuarios sobre posibles errores y se asegura de que se les reembolse rápidamente, lo que aumenta en gran medida las probabilidades de que los empleados cumplan con las políticas de gastos.

9. Los datos centralizados mejoran el análisis de gastos.

   Los sistemas de gestión de gastos también permiten la integración de tarjetas de crédito corporativas para facilitar la conciliación. Racionalizan los datos en diferentes formatos y los registran todos en una base de datos común. Con una visión completa de los gastos iniciados por los empleados, Las finanzas pueden identificar más fácilmente los valores atípicos en el gasto y profundizar en las razones detrás de ellos, para ver si se deben a la economía o al fraude. El gasto departamental también se vuelve fácil de ver. Los datos se pueden utilizar para identificar o negociar tarifas con proveedores o socios de viajes preferidos. Las empresas pueden tener en cuenta estos costos para determinar los verdaderos costos de adquisición de clientes.

10. Las herramientas intuitivas aumentan el compromiso de los empleados.

    Uno de los mayores desafíos que enfrenta una pequeña empresa es encontrar y retener buenos empleados. Los procesos deficientes de cara a los empleados dañarán rápidamente la experiencia del empleado, y tal vez nada sea más importante que garantizar una adecuada, pago puntual por el proceso a menudo oneroso de los viajes de negocios. Proporcionar herramientas intuitivas para los empleados que faciliten las partes de su trabajo que no agregan valor, como enviar y procesar gastos, es una de las muchas formas de crear una experiencia de calidad para los empleados.

El software basado en la nube es una excelente opción para la gestión de gastos de pequeñas empresas. Las pequeñas empresas no tienen mucha gente a la que dedicar sus proyectos de software. La migración a un sistema de gestión de gastos no puede alejar al personal de sus trabajos durante semanas o meses seguidos. Un buen socio de implementación de software proporcionará las mejores prácticas para definir roles y responsabilidades, evaluar el impacto en diferentes partes interesadas, y herramientas y prácticas sólidas de migración de datos al implementar un sistema de gestión de gastos.

Los mejores procesos de gestión de gastos anticipan cambios en la economía y el medio ambiente. Igualmente, Los sistemas de gestión de gastos basados ​​en la nube se pueden actualizar y actualizar fácilmente. así como escalar cuando la empresa crece y necesita soporte multidivisa y multilingüe. Más importante, los empleados pueden acceder al software basado en la nube dondequiera que estén, que, en el caso de la presentación de informes de gastos, a menudo se realiza fuera de su escritorio.