Lista de verificación gratuita de 2020 para gastos y deducción de impuestos para pequeñas empresas

Los impuestos son uno de los principales desafíos financieros para las pequeñas empresas encuestadas en el informe anual Problemas y prioridades de NFIB, que ocupa cuatro lugares entre los 10 principales desafíos. Los impuestos federales sobre la renta de las empresas y los impuestos estatales sobre la renta de las empresas ocupan un lugar destacado. Al mantenerse al día con todas las deducciones disponibles para gastos comerciales, una empresa pequeña puede asegurarse de aprovechar al máximo y reducir su carga fiscal al tiempo que se asegura de que sus declaraciones de impuestos cumplan con los requisitos, especialmente a la luz de las nuevas deducciones y cambios implementados por las leyes de reducción de impuestos y empleos. Las Leyes de Reducción de Impuestos y Empleos, que se convirtió en ley en diciembre de 2017, averiguarlo todo puede resultar confuso. Los cambios agregaron nuevas deducciones, como una disposición que permite a las pequeñas empresas cancelar hasta el 20% de los ingresos comerciales calificados de sus impuestos federales sobre la renta; cambió algunos porcentajes de deducción; y eliminó algunas deducciones por completo.

¿Qué son las deducciones fiscales para pequeñas empresas?

Todas las empresas deben presentar declaraciones de impuestos, pero ¿cómo lo hacen realmente? pagar los impuestos dependen de cómo estén estructurados. La mayoría de las pequeñas empresas son las denominadas entidades de "transferencia". Ellos no como C-corps, pagar impuestos corporativos. En su lugar, "transfieren" los ingresos comerciales (su ganancia o pérdida) al propietario, y ese dinero se grava según la tasa de impuesto sobre la renta individual del propietario en la declaración de impuestos del propietario.

Las deducciones fiscales reducen la cantidad de ingresos comerciales gravados. El propietario de la empresa resta todas las deducciones de los ingresos comerciales (o ingresos brutos) para determinar la renta imponible antes de calcular la cantidad de impuestos adeudados.

El IRS define "ingresos comerciales" como ingresos recibidos por la venta de productos o servicios.

¿Cuáles son los pros y los contras fiscales de cada estructura empresarial?

Estructura de negocio Pros de impuestos Contras de impuestos Propietario único

• Entidad de paso
• Estructura empresarial fácil / económica de configurar
• Requisitos mínimos de informes
• Sin impuestos comerciales corporativos

• Responsabilidad personal ilimitada
• Difícil de conseguir financiación empresarial
• Sin existencia perpetua

Camaradería

• Entidad de paso
• Sin impuestos comerciales corporativos
• Estructura empresarial fácil / económica de configurar

• Responsabilidad personal ilimitada (según la clasificación de la sociedad)
• Sin existencia perpetua
• Debe crear un acuerdo de asociación oficial

Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

• De responsabilidad limitada
• Estructura de gestión flexible
• Sin impuestos comerciales corporativos
• Flexibilidad para elegir la estructura fiscal

• No reconocido fuera de EE. UU.
• Sin existencia perpetua
• No reconocido a nivel federal, dictado por el estatuto estatal

Corporación C

• De responsabilidad limitada
• Número ilimitado de accionistas
• Preferido para OPI e inversores externos
• Existencia perpetua

• Doble imposición
• Más difícil y caro de empezar
• Mayor regulación y supervisión

Corporación S

• De responsabilidad limitada
• Entidad de paso
• Existencia perpetua
• Sin impuestos comerciales corporativos

• Solo se permiten 100 accionistas
• Estándares de calificación estrictos
• Solo reconocido dentro de los EE. UU.
• No reconocido por todos los estados

¿Qué puedo deducir?

Con algunas excepciones, el IRS permite la deducción del monto total de los gastos comerciales.

El IRS dice:"Para ser deducible, un gasto comercial debe ser tanto ordinario como necesario. Un gasto ordinario es aquel que es común y aceptado en su industria. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su oficio o negocio. Un gasto no tiene por qué ser indispensable para ser considerado necesario ".

Muchos gastos operativos, pagos de interés, los impuestos y la depreciación son gastos comerciales deducibles. Pero hay excepciones:si un gasto se incluyó en el costo de los productos fríos (COG), no se puede volver a deducir como gasto comercial. Los gastos de capital y los gastos personales tampoco son deducibles.

Algunos de los cambios más importantes en virtud de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos ya no permiten que las empresas deduzcan los gastos de entretenimiento o los beneficios de transporte (desplazamientos). como pases de transporte público, estacionamiento o transporte en un vehículo de carretera de cercanías.

Las 11 principales deducciones fiscales por gastos de pequeñas empresas

La Publicación 535 del IRS proporciona una amplia guía y detalles sobre los gastos comerciales deducibles. Algunos de los más relevantes para las pequeñas empresas incluyen:

Oficina en casa.

Hay dos requisitos básicos del IRS para la deducción de la oficina en casa:Parte de la casa debe usarse regular y exclusivamente para negocios y ser el lugar principal de negocios. Si se cumplen esos criterios, el dueño de la empresa puede calificar para otros gastos de deducción, como el interés hipotecario, seguro, utilidades reparaciones y depreciación de ese espacio.

Debido a que todo esto puede ser difícil de detallar, una nueva opción simplificada permite que un contribuyente calificado multiplique una tarifa estándar (actualmente $ 5 por pie cuadrado) por los pies cuadrados permitidos (que no excedan los 300 pies cuadrados) de la oficina para determinar el monto de la deducción.

Costos de renta.

La empresa puede deducir el alquiler como gasto comercial, Proporcionar, el IRS dice, que el propietario no tiene o no recibirá equidad o título de propiedad. Si la empresa arrienda propiedad comercial, la empresa puede deducir los impuestos pagados al arrendador o por él. Las pautas de gastos de alquiler y arrendamiento se proporcionan en detalle a partir de la página 10 de la Publicación 535 del IRS.

Pago del empleado.

Las empresas generalmente pueden deducir salarios, salarios, bonificaciones comisiones y otras compensaciones no monetarias, tales como asignaciones de vacaciones y beneficios complementarios. Para ser deducible, La paga de los empleados debe ser un gasto comercial ordinario y necesario y la empresa debe pagarlo o incurrir en él. Además, el IRS dice que el pago debe cumplir con los dos requisitos siguientes:debe ser razonable y debe ser por los servicios prestados. Las deducciones incluyen:

• Paga por enfermedad. Las empresas también pueden deducir los montos pagados a sus empleados por enfermedades y lesiones, incluidos los importes a tanto alzado, como salario.
• Pago de vacaciones. Las empresas pueden deducir el pago de vacaciones, pero solo en el año fiscal en el que el empleado recibe las vacaciones.
• Programas de beneficios para empleados. Con algunas excepciones, planes de accidentes y salud, asistencia de adopción, Se pueden deducir los planes de cafetería y los programas de asistencia para el cuidado de dependientes. Dado que cumplen ciertas condiciones, Se pueden deducir los gastos de formación y educación de los empleados.

Gastos comerciales reembolsados.

Cuando se reembolsa en virtud de planes contables, la empresa puede deducir reembolsos de gastos a los empleados. Éstos incluyen:

• Gastos de T&E. La empresa puede deducir el 50% de ciertos gastos de comida y el 100% de ciertos gastos de alojamiento reembolsados ​​a los empleados por viajes de negocios. Las reglas del IRS sobre el reembolso de comidas y alojamiento se proporcionan en detalle en la Publicación 463 del IRS.
• Uso profesional de vehículo personal. Cuando utilice el mismo vehículo para uso comercial y personal, los gastos deben dividirse. Esto puede basarse en el millaje real de uso personal o comercial o en los gastos reales de gasolina, petróleo, llantas, refacción, seguros y pagos por depreciación o arrendamiento. El monto de la deducción son los gastos reales o el millaje multiplicado por la tarifa estándar por millaje.

Interesar.

Las reglas para deducir intereses varían, dependiendo de si los fondos del préstamo se utilizan para negocios, actividades personales o de inversión. El IRS dice que si el producto de un préstamo se utiliza para más de un tipo de gasto, la empresa debe asignar los intereses en función del uso de los fondos del préstamo.

Las empresas generalmente deben limitar los gastos por intereses comerciales pagados o acumulados durante el año fiscal, a menos que se cumpla una excepción a la limitación. Los detalles completos se proporcionan en la página 14 de la Publicación 535 del IRS.

Impuestos.

Las empresas pueden deducir varios estado, impuestos locales y extranjeros directamente atribuibles al negocio en el año en que se pagan. Las empresas no pueden deducir el impuesto sobre la renta federal. Una lista completa de detalles está disponible en las páginas 18 y 19 de la Publicación 535 del IRS.

Seguro.

En general, las empresas pueden deducir las primas pagadas por seguros comerciales que cubren incendios, tormenta, hurto, accidentes o pérdidas similares; seguro de crédito que cubre pérdidas por deudas comerciales incobrables; hospitalización grupal y seguro médico para empleados, incluido el seguro de cuidados a largo plazo, seguro de responsabilidad, seguro de mala praxis; seguro de compensación de trabajadores; y seguro de automóvil si este gasto aún no se ha incluido como parte de la deducción del vehículo.

Depreciación.

En general, el costo total de un gasto de capital no puede deducirse en el año en que se adquiere. Hay algunos cambios temporales a esa regla con la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos. Pero la depreciación es un gasto deducible. El IRS dice que las propiedades comerciales que deben depreciarse incluyen muebles de oficina, edificios maquinaria y equipamiento. Ejemplos incluyen:

• Vehículos de motor . Si bien los automóviles y camiones suelen ser compras de capital, la empresa puede recuperar el costo mediante deducciones anuales por depreciación, dentro de ciertos límites de dólares.
• Herramientas y repuestos. Si las herramientas tienen una esperanza de vida de menos de un año o cuestan $ 200 o menos por artículo, son deducibles. Mantenimiento regular de maquinaria, incluido el reemplazo programado de piezas, También es un gasto comercial deducible.

Amortización.

La parte más relevante de esta categoría de impuestos para las pequeñas empresas es una disposición que permite deducciones por costos organizacionales y de inicio de negocios, generalmente gastos de capital. El IRS permite a las empresas deducir $ 5, 000 de inicio y $ 5, 000 de costos organizacionales pagados o incurridos después del 22 de octubre, 2004. Esa cantidad se reduce en la cantidad que sus costos totales de inicio u organización superan los $ 50, 000, y los costos restantes deben amortizarse.

Gastos varios.

Las deducciones varias son exenciones de impuestos que generalmente no encajan en una categoría de impuestos del IRS en particular. Incluyen:

• Gastos de publicidad. Las empresas pueden deducir los gastos de publicidad directamente relacionados con las actividades comerciales.
• Cargos por conveniencia de tarjetas de crédito. Esta tarifa, que las compañías de tarjetas de crédito imponen a las empresas que aceptan sus tarjetas, se puede deducir cuando lo paga la empresa.
• Honorarios legales y profesionales. Los honorarios de los abogados que son ordinarios y necesarios y directamente relacionados con la operación de su negocio son deducibles como gastos comerciales.

Deducción de la sección 199A o deducción del impuesto sobre la renta de empresas calificadas.

Bajo la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos, Los propietarios de transferencias dentro de ciertos umbrales de ingresos califican para deducir hasta el 20% de sus ingresos comerciales calificados (QBI) para reducir sus ingresos imponibles. El IRS ofrece explicaciones sobre las limitaciones y estipulaciones en torno a esta nueva deducción.

Lista de verificación gratuita de deducción de impuestos para gastos de pequeñas empresas

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La automatización puede facilitar enormemente el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas. Por ejemplo, Las soluciones de automatización de AP pueden reducir los errores relacionados con la escritura manual en los encabezados de las facturas, preservar automáticamente la información fiscal durante los siete años recomendados por el IRS, y enviar facturas automáticamente.

Considere la posibilidad de crear un presupuesto que cubra estos cinco elementos:

• Costes fijos
• Costos variables
• Costos únicos
• Un estado de flujo de efectivo
• Beneficios (lo que queda después de tener en cuenta todo lo anterior)

También recomendamos acumular algunos ahorros para eventos inesperados y consultar con un asesor que pueda ayudarlo a desarrollar un plan financiero adecuado para pequeñas empresas.

Finalmente, obtenga ayuda cuando la necesite. La NSBA dice que una de cada tres pequeñas empresas informa que gasta más de 40 horas cada año en impuestos federales. La mayoría de las pequeñas empresas (63%) gastan más de $ 1, 000 cada año en la administración de impuestos federales solamente.

No es de extrañar, entonces, que aproximadamente dos tercios de las pequeñas empresas paguen a un profesional de impuestos / contable externo para que maneje sus impuestos. Hay incluso más beneficios aquí como propietario único:el costo de contratar a un profesional de impuestos para preparar esa parte de la declaración de impuestos relacionada con el negocio es deducible.